OA行政办公系统用户操作基础手册.doc

OA办公系统用户操作手册一、 序言为充足发挥信息化平台作用，提升工作效率，学校启用了新行政办公系统（OA），将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块布署到电子系统上，方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。本手册是学校行政办公系统软件（OA系统）用户使用手册，关键是为指导用户使用本产品而编写。 期望本手册能够帮助您在短时间内对 OA系统有一个概括了解，让您亲身体验到它所带来方便和快捷。二、 登录系统OA行政办公系统为网络版，登录形式简单方便，只需在浏览器中输入服务器地址，即可访问系统。现在学校OA行政办公系统服务器支持内网、外网访问，不管在学校还是在校外，只要能够上网，即可经过浏览器登录办公系统进行工作处理。同时OA行政办公系统配置有手机用户端，经过下载安装手机用户端，亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口以下：学校官网行政办公系统入口； 服务器内网地址：http:/ 192.168.168.104:5007；服务器外网地址：:5006；手机用户端服务器地址：58.47.177.160:5005。登录页面以下：各用户登录帐号详见通知，初始密码为123456，首次登录系统，请修改个人密码，预防她人盗用。三、 系统首页1. 个人空间个人空间用于展现和个人工作紧密相关信息，如待办工作、表单审批、跟踪事项、我模板、日程事件、我计划、常见文档等。用户个人可自行配置，预置个人空间图所表示：个人空间管理：若单位管理员设定用户能够自定义个人空间，则用户本身可对个人空间管理，进入【个人事务】-【空间栏目】，一样能够设置布局，并进行栏目设置。图，用户设置个人空间：四、 功效模块介绍1. 公文管理本节具体介绍公文应用部分具体操作：【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功效操作。 公文处理：第一步：点开待办列表，选择要处理公文，进入处理界面： 发文管理：用于完成发文件笺拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档处理过程，形成公文单和正式公文。全部这些处理节点名称和权限，用户均可自行定义，由此确保了系统灵活性。同时提供公文催办、督办等操作，确保公文流转严厉性。发文管理首页以下图：功效键：【拟文】含有发文拟文权用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿起草。【已发】列表显示已经发送出去公文。【待办】列表显示未处理公文，能够进行公文办理、手写批注、文字批注、文件批阅、修改、指示等操作。【在办】列表显示【暂存待办】过公文。【已办】列表显示目前节点已经办理完成公文。拟文操作步骤：l 第一步:点击【调用模板】，选好模版以后点击确定，直接调用公文发文步骤模板。以下图：l 第二步：填写发文单。依据设置文单信息进行填写，如文件标题等信息。送往单位能够自行选择。l 第三步：书写公文内容。点击【正文】，系统支持word、excel、wps等格式，也能够点击左上角【文件F】，直接选择打开当地文件，或能够直接在编辑页面编辑内容，编辑完成，点击菜单栏“绿色箭头”，保留退出。以下图编辑正文：l 第四步：按实际需要增加附言和附件。点击【发送】，即可发送到下一个节点人员。 收文管理：用于完成外来电子公文自动登记、纸制公文手工登记，和拟办、指示、承接、办理、阅读、归档处理过程。全部这些处理节点名称和操作权限，用户均可自定义。收文管理首页以下图：【收文管理】页面下各功效键说明以下：【待登记】对公文进行登记，能够经过【登记纸质公文】来进行公文登记。【待发】临时不想发送公文被保留在这个列表中。【已发】已经发送出去公文保留在这个列表中。【待办】列表显示未处理公文，能够进行公文办理、手写批注、文字批注、文件批阅、修改、指示等操作。【在办】列表显示【暂存待办】后公文。【已办】已经办理了公文操作文件保留在这个列表中。操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面，l 第一步：登记。点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，经过待登记公文列表，选择公文，点击【登记】，按以下步骤进行公文登记。l 第二步：收文处理：文件登记发送后，下一个进行公文办理人员会收到公文提醒信息，在系统首页【待办事项】中显示该公文。办理人员能够直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】待办事项中也列出了全部要办理公文。办理者能够对文件内容以手写批注，手写批注等方法进行文件批阅，指示等操作。2. 会议管理会议是针对一些议题进行讨论、研究和处理过程，起到沟通信息、协调关系、集思广益、制订计划、科学决议目标。会议管理将会议通知，召开过程和会议纪要集合在一起，规范了工作，协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议，会议纪要，登记会议室，会议室使用统计等功效，达成灵动管理，高效工作之目标。功效菜单：包含【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。会议室申请操作步骤：点击菜单【会议管理】，出现功效列表，依据操作需要，选择对应子菜单。l 第一步:申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签，打开会议室申请页面； l 第二步：点击“会议室”输入框，弹出会议室选择窗口，鼠标拖动选择空闲区域，图：l 第三步：会议室选择窗口点击【确定】按钮，选择会议室和对应时间会自动录入会议室申请信息，图：l 第四步：点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核经过后，即可使用。新建会议操作步骤：点击菜单【会议管理】-【会议安排】，点击新建会议，进入新建会议页面，填写相关会议信息，点发送即可。以下图：3. 文化建设文化建设模块是单位内文化建设公布平台，也是学校内部职员交流沟通平台。如学校公布公告、通知，值班安排，校历、作息时间表等。操作说明：点击页签【单位空间】进入通知公告页面，或点击菜单【文化建设】，出现功效列表，依据操作需要，选择对应子菜单。公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定，管理员可对该类型公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作，并可将该类型公布权授予其它一般用户。一般用户能够查看单位空间各模块内容，被授权用户含有公布信息权限。公布通知公告操作步骤： l 第一步：点击横向菜单【文化建设】，选择【公告】下【单位公告】或【部门公告】。 l 第二步：选择一个公告板块，点该板块下面【公布公告】按钮。l 第三步：点击【新建】按钮，编辑通知标题、公布范围、公告格式等内容。l 第四步：点击公布，公布通知。4. 文档中心文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其它模块归档信息和历史公文查询，支持自定义文档库，提供文档推送到单位、个人学习区及文档中心等功效。文档中心包含【我文档】、【单位文档】。我文档：存放个人文档，提供文档新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。新建文档夹操作步骤： l 第一步：单击【新建文档夹】，弹出新建文档夹窗口，输入文档夹名称。 l 第二步：单击【确定】，在我文档中显示新建文档夹。 新建文档操作步骤：l 第一步：单击【新建】，出现下拉菜单，选择要新增文档类型。 l 第二步：进入文档编辑界面，填写名称、高级属性、编辑正文，上传当地文件及关联文档，保留退出。 l 第三步：编辑要修改文档，进行修改，保留。上传文件操作步骤 ：l 第一步：点击【上传文件】，弹出上传当地文件对话框。 l 第二步：点击【浏览】，选择当地要上传文件，确定。单位文档：单位文档关键用于学校各部门存放各自文档，由学校单位文档库管理员管理及向下授权；单位文档也能够在文档库管理中共享给其它单位。新建文档、上传文件等操作和我文档中对应操作类似。查看历史公文步骤：点击菜单【文档中心】-【单位文档】 ，进入文档中心，选择单位文档，查看对应历史公文。以下图：5. 协同工作协同工作是个人、团体、组织之间传输信息和实施组织管理规则事务处理工具，用它来完成事务提议、处理和管理，并统计事务发展过程和结果，由人经过步骤规则来完成事项办理，并支持规则成型和管理,协同工作通常见来进行非公文类业务处理，如：表单审批、需其它部门配合处理工作、部门工作计划、工作总结汇报等。功效菜单：包含【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。操作步骤：点击菜单【协同工作】，出现功效列表，依据操作需要，选择对应子菜单。【新建事项】 ：以调用模板方法或自建步骤方法来提议一项跨组织协同工作。选择【协同工作】【新建事项】，进入新建事项界面；或经过左侧快捷键【新建】【新建协同】进入新建事项页面，图所表示： 新建事项中具体操作：（以自建步骤方法新建协同具体操作）l 第一步：依数据项说明，在新建事项界面，填写协同标题、正文信息等。l 第二步：建立步骤，点击步骤输入框中，在弹出选人界面，选择接收人员。在下拉框中显示系统设置全部组织结构，有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应信息；左边区域罗列该组织全部些人员；右边区域是选定需要在协同步骤中实施人。鼠标点击左边区域，选择部门，依据选定组织人员，选择人员，按【】，选定到实施人区域。假如直接选择右边【】，表示整个部门被选定；按【】【】进行已选项次序调整。依据工作具体情况选择【并发】、【串发】。1、并发：提议人提议步骤后，各节点同时收到信息。2、串发：提议人提议步骤，步骤中每个节点依次处理（上一节点处理完成后，下一节点才能收到）。步骤中如有需要调整地方，可选中某个步骤节点进行修改，如【增加节点】：能够在目前节点后面增加一个或多个节点，也能够在会聚节点后面再增加新节点，可增加空节点。【删除节点】：能够删除选中节点。【替换节点】：能够重新选择该节点人员或部门。【节点属性】：能够对选中节点权限进行修改。修改完成后，按【确定】按钮，确定步骤后，自动退出该页面，回到【新建协同】操作页面，同时步骤节点信息显示在数据项【步骤】中。l 第三步：依据工作情况，能够将该事项选择预归档，选定预归档目录，协同发送后，该协同会自动归档到预归档目录里。l 第四步：依据工作需要，设定其它数据信息，设置步骤期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。l 第五步：点击【发送】，所建立好协同事项进行处剪发送，页面自动跳转到已发事项下，发送后协同显示在已发事项列表页面中。 以调用模板方法新建协同具体操作：用户新建协同时，能够直接调用已经建立好系统预置模板和个人建立模板。其中，系统模板是公用模板，由单位管理员或表单管理员创建，用于解释组织管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常见步骤和格式存放使用，可降低工作量和增加易用性。l 第一步：在【新建事项】页面，点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。l 第二步：在左边列表中选择模板，如选择表单模板中类别下行政审批【公务接待清单】，点击【确定】按钮。l 第三步：选择模板将显示在新建事项中，包含标题信息、步骤信息。l 第四步：用户能够依据需要依次修改关键程度、步骤期限、提前提醒等数据项。l 第五步：点击【发送】，所建立好协同事项进行处剪发送。发送以后该协同显示在已发事项列表中。已发事项：系统列出目前用户全部已经发出协同事项，能够实时查看协同处理情况及处理人员意见，能够给未处理人员发送催办消息；还能够对已发协同进行转发、归档、撤销步骤、反复提议、删除等操作。待发事项：存放新建协同事项过程中【保留待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】协同事项。用户能够对已创建但还未发出协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作；也可将该事项以协同或邮件形式转发给相关人员。待办事项：关键是查看、处理待办协同事项，和经过关键字对待办事项进行查询。用户能够对接收到协同进行步骤查看，能够进行转发、加签、知会等处理操作，并能够对其它处理人意见进行回复。已办事项：支持用户对已经处理协同事项处理情况进行查看，也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。督办事项：督办是确保政府、机关、机关政令通畅，各项决议落实落实，完善工作秩序，改善工作作风一项关键工作。经过督办，能够使各项工作责任到人，做到事事有些人承接、有些人负责，避免推诿扯皮，提升工作效率。协同督办由协同提议人设置督办人员，能够在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员能够跟踪催办协同处理人员，能够更换处理人员或处理步骤，并查看处理情况。6. 计划日程计划日程：计划日程用于制订工作计划、工作任务、安排工作事件。计划管理目标在于和领导和同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检验地去完成各阶段任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调需要。功效菜单：包含【时间视图】、【工作计划】、【日程事件】子菜单。 l 【时间视图】：时间视图能够直观地看出时间具体安排情况，能够从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周和某一月时间安排情况。l 【工作计划】：用于建立个人目标计划、查看她人报送给“我”计划和进行表单计划查询和统计，包含【我计划】、【她人计划】两个页签。l 【日程事件】：用于安排日常工作事项。能够建立个人、安排她人，或委派事件给她人。系统是从起止时间、关键程度、优先级、工作类型等多个纬度帮助用户提升时间管理能力。同时，经过事件公开属性，使相关组员知晓该事件，达成信息沟通和协作效果，避免时间安排上撞车。包含【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】四个页签。操作步骤：点击菜单【计划日程】，出现功效列表，依据操作需要，选择对应子菜单。五、 系统设置菜单设置：设置系统菜单栏菜单显示、菜单次序等。图：个人事务：用于对个人信息、日常事务进行管理，包含对个人登录密码修改、消息提醒设置、系统菜单导航设置等功效。 功效菜单：包含【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功效模块。以下图：六、 支持和服务各用户如在系统使用操作过程中碰到问题，能够同事之间相互请教指导或联络系统管理员帮助处理。