档案管理现状及其改进方案样本.doc

档案管理现实状况及改善方案

做好档案管理工作，是一个企业健康连续发展需要，档案管理工作是企业管理工作一部分，是提升企业工作质量和工作效率必需条件，是维护历史真实面貌一项关键工作。董事长在经营工作会议上讲话中强调，“要本着规范化、信息化、安全化标准，完善集团及下属企业档案管理体系，完善相关管理制度，尤其是协议谈判相关工作步骤”。所以，档案管理工作是目前行政工作重中之重，现将档案管理工作现实状况及改善措施整理以下。
一、集团企业档案管理现实状况
1、行政档案由行政管理部整理、归档、保留
2、财务档案由财务部整理、归档、保留
3、人事档案由人力资源部整理、归档、保留
4、监审档案由监察审计法务部整理、归档、保留
5、项目资料（包含工程资料和营销资料）由项目部整理、保留
二、存在问题
1、档案管理分散，没有集中管理，不便查找。
2、部分档案归档不立即，造成档案遗失。
3、项目资料保留不完整，部分报批报建资料不齐全，部分批阅件原件查找困难。
4、档案密级设定和保管未根据未《档案管理要求》实施，部分关键档案保留不够安全（如财务凭证等）。
4、档案管理工作不够专业，没有经过系统培训。
三、改善措施
1、强化档案意识。 档案意识是对档案性质和价值认识，和对档案工作地位和作用认识。包含各分子企业领导、各部室工作人员及档案管理员全部要强化档案意识。作为档案员，不管是专职，还是兼职，全部要了解自己工作关键性，要热爱自己工作。
2、召开专题会议安排布署档案工作。提议借3月份月度会议契机，召集专题工作布署会议，安排布署集团档案管理工作。
四、工作布署方案
1、管理部门和岗位：
集团企业档案管理工作由行政管理部负责，行政管理部增设档案管理员岗位（可招聘专职，也可内部兼职），设置专门档案室，全部档案资料全部按年限归档。
2、集团企业档案管理分工：
① 行政档案、人事档案、监审档案、项目档案（包含工程资料和营销资料）由各分管部门整理，按步骤登记审批后交档案室分类归档、保留；
② 财务档案分别由人力资源部、财务总部整理，归类，存档案室保管。
3、归档步骤
各部门将需归档资料立即整理，提交档案管理员处，填写《档案归档记录表》，经办人和档案管理员共同签字确定后归档。
4、归档材料要求：
① 归档文件材料应为原件。
② 归档文件材料内容必需齐全、完整、正确、系统。
③ 文件材料应字迹清楚，图样清楚，图表整齐，签字盖章手续完备。
④ 图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面。
⑤ 组卷所用多种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采取档案行政部门监制产品。
5、具体要求见《档案管理制度》。
6、物流企业档案管理工作：
暂由集团企业行政管理部进行档案管理工作，由物流企业前期工作人员，对前期项目资料进行整理、分类后，交集团企业档案室存档
7、其它各企业档案管理工作：
各子企业应高度重视档案管理工作，安排专员负责。尤其是建设企业，要处理好长沙总部和张家界本部档案关系，避免出现未归档资料。
五、附件：《档案管理要求》

行政管理部
二〇一二年二月二十四日

档案管理要求

第一条 为了加强集团档案管理工作，有效地推行档案服务于集团各项工作职能，依据《档案法》和相关档案管理工作要求，结合集团企业实际，制订本措施。
第二条 档案管理工作是企业工作关键组成部分，担负着服务其它工作和统计企业历史关键任务，全企业全部要高度重视，严格遵守相关要求。
第三条 行政管理部负责集团企业范围内档案管理工作，各部室负责本部门档案搜集、整理，按年度上交行政管理部。
第四条 档案分类
集团档案分为行政档案、人事档案、财务档案、监审档案。
行政档案包含：企业章程、企业证照、企业文件、会议（股东会、董事会、总裁办公会、监事会等）统计、上级发文、企业制度、诉讼卷宗、大事统计（音像、图片、报刊）、企业荣誉、相关合相同，由集团档案室整理、分类、归档。
人事档案包含：个人档案（劳动协议、履历、培训、奖励、处罚、晋升、降职、异动）、基础档案（职员名册、定编定岗、人事异动、步骤监控、招聘培训、绩效考评、工资发放、劳动保险等台帐），由人力资源部整理、分类，交档案室存档。
财务档案包含：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务相关资料、和其它基础档案（股本结构、授信额度、贷款数量、企业担保、固定资产等台帐）等，由财务部整理、分类，交档案室存档。
监审档案包含：举报信函、案件卷宗、审计汇报、监察提议和监察决定等，由监察审计部整理、分类，交档案室存档。
工程档案包含：项现在期文件（立项、可研、设计）、项目管理文件（招投标、协议、协议、征地、施工管理）、施工文件（开工汇报、技术交底、材质证实设计变更、质量评定、工程统计、设备调试统计、完工验收汇报等）、项目完工文件（完工验收汇报、完工图、项目质量评审材料、工程声象材料等）及其它资料，由工程部整理、分类，交档案室存档。
营销档案包含：基础资料（购房合相同）、业主资料、按揭资料、活动资料（文案、宣传资料、图片信息）、策划方案、招商资料等，由营销部整理、分类，交档案室存档。
归档文件材料必需完整、正确地反应企业经营管理活动中真实内容。平时归档文件材料，要依据事先拟好类目，进行整理，并归入相关卷内。
第五条 密级设定
档案资料按密级分类，应分为绝密、机密、秘密和通常四类。保密文件应在首页右上角注明密级；以电脑形式存放保密文档须设置密码，专员专用。
绝密档案：①集团开发项目、施工项目标设计、工艺、技术等资料；②市场营销方案；③股东会或董事会重大战略决议和布署；④其它在企业经营发展中直接影响企业权益尤其关键文档。
机密档案：①还未公开招投标文件及相关资料；②企业发展生产、经营、技术、管理关键决议计划和步骤；③企业财务档案；④其它对企业产生关键影响合相同文档。
秘密档案：①包含企业利益情报资料、调研汇报；②企业内部基础标准、专业标准和内控标准；③企业章程、关键文件、会议等内容；④开发项目、施工项目标地形、地质、水文勘测科技资料及供电、供水、供气、排水等管路系统完工图；⑤企业财务计划、概算、预算、决算资料；⑥企业未对外公开各类统计报表；⑦其它一切应该保守秘密文档。
通常档案：通常事务性文件。
第六条 档案入库
各部门将需归档资料立即整理，提交档案管理员处，填写《档案归档记录表》，经办人和档案管理员共同签字确定后归档；入档文件，由档案管理员负责建立电子文档编号管理方便查阅；档案归档时应依据密级设定标准（见第五条）设定密级，必需时可请示集团领导设定密级。
第七条 档案查借
因工作需要查、借档案人员，必需先填写《查借申请单》，通常资料由部门责任人审批后查借；财务档案、集团聘用人员人事档案等保密档案必需由实施总裁同意后方可查阅，如需借出只许可使用复印件，不得借出原件；绝密资料只许可本企业相关关键人员借阅，不准摘抄、复印、摄录等，如确实需要，必需经董事长同意，并注明复印部门、时间。
档案管理员进行查借登记，并立即收回档案，查借人员必需严守机密。
第八条 补救和处罚
档案管理人员应严守职责，不停提升业务水平，做好档案防潮、防火、防虫、防盗工作，确保档案质量和安全，一旦发觉泄露或遗失秘密文件，要立即汇报集团行政总监及实施总裁，并立即采取补救方法，最大程度地降低损失。若相关键档案遗失，根据《职员奖惩要求》实施处罚。
第九条 本制度自公布之日起实施。

附表1：《档案归档记录表》
附表2：《档案查借申请单》
附表3：《档案查借记录表》

附表1：
档案归档记录表

序号
日期
来文
单位
文件
字号
文件标题/内容
份数
编号
经办人
接收人
备注
原件
复印件

附表2：
档案查借申请单
查借单位

经手人

联络电话

查借（阅）档案
名称和编号
内 容
用 途

查借（阅）
部门责任人

行政经理

实施总裁

档案室
经办人

办理时间

原件借出
查 阅
复 印
归还时间

附表3：
档案查借记录表
查借日期
部门
同意人
查借（阅）
档案名称
档案号
密级
借阅人
归还日期
归还情况
收档人
备注