发文及专业方案审批工作综合流程.doc

秘书处办公室工作职责和步骤

（一）职能：
1、行业管理和综合服务保障；
2、秘书处人事、财务、资产、印章、文件、档案及车辆管理等；
3、制订秘书处内部管理规章制度、规则；
4、日常来访接待、相关会议会务等相关后勤保障；
5、配合资产管理和财务委员会、文体委员会、女律师工作委员会开展工作；
6、其它日常行政事务工作；
7、协会及秘书处安排其它相关工作。
（二）岗位职责
1、主任或副主任岗位职责：
（1）部门实施主任负责制，负责主持办公室各项日常工作；
（2）率领本部门人员认真落实落实协会领导和秘书长工作指示，全方面推行办公室各项职能；
（3）草拟本部门年度工作总结、工作计划和每个月工作小结；
（4）秘书处行政、人事管理；
（5）秘书处各项内部规章制度、规则起草；
（6）律协印章（含公章、钢印及财务专用章）管理及使用；
（7）审核本部门工作人员草拟通知、公告、计划、汇报、
请示、规章制度等各项文稿；
（8）草拟会长办公会、理事会会议议题及通知；
（9）参与秘书长会议，并负责会议统计；组织和协调召开秘书处周会；
（10）联络并确定律协来访接待，并安排落实相关接待事宜；
（11）协调、安排律协会议室和公务车使用；
（12）年度会计档案保管；
（13）指导、检验、督促本部门工作人员完成各项工作任务；
（14）定时召开本部门工作会议，研究处理本部门工作事项和认真听取相关意见和提议，立即处理工作中碰到矛盾和问题；
（15）负责协调本部门和其它部门之间工作关系；
（16）组织秘书处年度考评，负责本部门各岗位人职员作情况考评；
（17）分发会领导指示过相关文件，转送相关部门办理，并催办、督办相关事宜；
（18）汇总、整理秘书处各部门需呈会长审批报销单据，并将审批后单据分发回相关部门；
（19）参与秘书处价值较高（如1000元以上）固定资产采购和询价工作；
（20）完成协会领导、秘书处交办其它工作。
2、行政、文秘岗位职责：
（1）做好周会会议通知、统计并于会后草拟会议纪要报秘书长审定后印发；

（2）负责会长办公会议、理事会会议通知发放、参会人员确定、材料搜集、汇总、印刷装订工作；
（3）草拟相关会议通知、汇报、请示、总结、计划等；
（4）制订律协来访接待工作方案；
（5）秘书处日常各类文件校对、核稿工作；
（6）负责协会相关数据报表统计工作；
（7）负责律协资产管理，定时查对清点，保持账实相符；
（8）秘书处相关物资采购工作；
（9）协会相关文件报送工作；
（10）负责秘书处需租用外部车辆联络和确定工作；
（11）负责联络印刷协会各类材料工作；
（12）完成秘书处和本部门交办其它工作。
3、（兼职）会计岗位职责：
（1）处理日常会计事务，财务原始票据审核，做好记账、入账、结帐、编制报表等会计工作；
（2）定时每个月向市司法局、理事会、监事会、秘书长、办公室报送财务报表；
（3）秘书处职员工资编制及社会保险办理；
（4）依据律协工作要求，建立各专门、专业委员会、秘书处费用台账；
（5）相关税务、统计数据计算和申报工作，其它税务事宜处理；
（6）配合做好每十二个月财务预、决算汇报及其相关财务工作汇报；
（7）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计；
（8）完成秘书处和本部门交办其它相关会计业务。
4、出纳岗位职责：
（1）负责会费、公告费、保险费、培训卡工本费收缴及相关款项代收代付工作；
（2）负责日常现金、银行存款项目标收支管理；
（3）财务相关单据、空白凭据和空白支票，发票领用及使用管理；
（4）秘书处职职员资核定、上报和发放；
（5）草拟每十二个月财务预、决算汇报及相关财务工作汇报；
（6）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计；
（7）物业管理企业、房屋和租赁企业账务结算；
（8）办理律协相关证照年检、变更手续；
（9）负责律协法人印章保管和使用；
（10）完成秘书处和本部门交办其它工作。
5、前台文员岗位职责：
（1）律协各类文件收发、登记、存档等工作；
（2）秘书处办公用具联络购置及管理工作；
（3）秘书处报刊征订及邮件收发工作；
（4）律协名片联络印制
（5）秘书处职员考勤管理；
（6）律协相关文件打印和印刷，会议座位牌和显示器制作等工作；
（7）负责秘书处办公设备如复印件、打印机、传真机耗材联络购置、维护、管理等工作；
（8）秘书处日常饮用水联络订购；
（9）律协每个月水、电使用量审核工作；
（10）各律师事务所文件和资料发放、登记工作；
（11）律协阅览室图书及相关材料摆放和立即更新工作；
（12）完成秘书处和本部门交办其它工作。
6、司机兼外勤岗位职责：
（1）负责协会公务车保养、维护、使用和管理等工作；
（2）严格遵守交通法规及相关规章制度，为协会领导、各专门、专业委员会及秘书处各部门外出公务提供车辆保障
（3）建立律协用车登记台帐；
（4）负责律协相关文件派送等相关外勤工作；
（5）负责律协办公室相关灯具等更换工作；
（6）完成秘书处和本部门交办其它工作。

7、清洁工岗位职责（经过清洁企业指派，不属秘书处编制）：
（1）负责秘书处办公场所清洁卫生，保持墙面、墙角、地面清洁，每日立即清理、更换垃圾袋，天天定时检验卫生清况；
（2）负责协会召开相关会议、接待来访茶水服务工作；
（3）负责律协大门及秘书处相关办公室钥匙保管工作；
（4）负责天天秘书处办公场所电源、灯管、大门关闭工作；
（5）完成临时性或秘书处安排其它工作。

发文及方案审批步骤

一、 由主办部门拟文并填写发文审批表，假如是委员会提
交，则该委员会应先行审核；
二、 部门主任审核该文或方案；
三、 秘书处领导审核；
假如是通常性信息或文件，经秘书处领导签发后，直接即予公布或实施。
四、 协会领导审核、签发；
如是包含到经费方案，参考协会财务开支步骤进行审批。
五、 实施或印发。
包含到用文号发文，由办公室统一印发；包含外单位发文或是关键性文件，承接部门应将发文在办公室留存立案。

发文及方案审批工作步骤

如委员会提交，先由委员会现行审核。

包含到用文号发文，由办公室统一印发，包含外单位发文或是关键性文件，请具体办理部门将发文在办公室留存立案。
实施或印发
如是包含经费方案，参考财务开支步骤进行审批。
公布或实施
会领导审核、签发
主办部门
部门主任审核
秘书处领导审核
如是通常性信息或是文件，由秘书处领导直接签发。

来文办理工作步骤

一、秘书处办公室负责核收、登记各单位、部门来文；
1、 对于不属于秘书处受文办理范围退回发文单位，同时做好
登记说明工作；
2、 对于不符合行文规范及相关要求下级来文，退回来文单位
重新办理并说明理由；
3、符合受理来文立即给予登记、编号。

二、由办公室依据来文提出拟办意见，并填制深圳市律师协会文件处理表；
依据来文内容，由办公室根据领导分工和部门职责提出初步拟办意见，填制深圳市律师协会文件处理表上报送批。

三、秘书处领导、会领导指示；
秘书处领导阅批来文及文件处理表后，由办公室按阅批意见呈送相关协会领导指示；依据会领导指示要求，继续转呈相关领导阅批或直接交予承接部门办理。

四、办公室分办指示后来文（通常转发来文复印件）；
办公室分办指示后来文予承接部门；需转呈分管副会长或其它专门、专业委员会领导来文，由秘书处对应部门转呈批阅，并依据批阅意见办理。

五、督促对应部门承接进展；
由秘书处领导及办公室负责催办、督办，具体承接部门应实时主动通报进展。

六、办公室留存、归档已办结来文及深圳市律师协会文件处理表。
各承接部门将已办结来文立即交办公室留存、归档，并填写清楚办理情况；未在要求时间内办结应说明理由。

来文办理工作步骤

各单位、部门来文

对于不属于办理范围退回制文单位，同时做好登记工作。

对于不符合行文规范及相关要求下级来文，退回来文机关创新办理并说明理由。

办公室收文审核、登记

由办公室依据领导分工和部门职责提出初步拟办意见，形成文件报秘书处领导阅批，并按阅批意见呈送相关领导或直接交分办部门。

办公室草拟拟办意见

依据会领导批阅要求，继续转呈相关领导阅批，或直接转至分办部门。

各办理部门将办结文件立即交办公室归档，并写清办理情况。对于在要求时间内未办结文件应说明理由。
办公室留存、归档
由秘书处领导及办公室负责催办、督办，具体承接部门应立即通报。
催办、督办
转呈分管副会长或其它专门、专业委员会领导文件，由秘书处对应部门转呈批阅，并依据批阅意见办理。
办公室分办
（通常转交分办部门复印件）
具体办理部门，依据会领导批阅要求并结合来文，在要求时间内办理并反馈办理结果。
秘书处、会领导批办

深圳市律师协会会长办公会议工作步骤

依据《深圳市律师协会章程》要求及25月29日深圳市律师协会第五届理事会第十一次会议，会长办公会议由会长、副会长组成，秘书长列席会议。会长办公会议最少每个月召开一次。监事长和副秘书长能够列席会议。监事长是否列席会议由监事长决定；副秘书长是否列席会议由会长决定。
会长办公会议有2个以上（含2人）组成人员不能到会时，会议不再召开。
会议通知至迟在会议前5天由秘书处用书面和电子邮件送达会长、副会长和列席人员。会议议题及具体材料至迟在会议前4天由秘书处用电子邮件送达上述人员，书面文字材料则在会议时由秘书处面呈上述人员。
会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报会长、副会长审定。
会议由会长办公会议秘书负责统计，在会后5个工作日内起草会议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发。

深圳市律师协会理事会工作步骤

依据《深圳市律师协会章程》，理事会会议由全体理事组成，监事长或监事、秘书长、副秘书长能够列席会议。监事长或监事是否列席会议由监事长决定，秘书长、副秘书长是否列席会议由会长决定。
召开理事会会议应汇报市司法局，并请市司法局派人参与会议。
会议通知应该至迟在会议召开前7天由秘书处用书面和电子邮件形式送达全体理事和监事长。会议议题及其会议材料应该至迟在5天前由秘书处用电子邮件送达上述人员，文字材料则在会议召开时由秘书处提供给参与会议人员。
会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报全体理事审定。
会议由理事会秘书负责统计，在会后7个工作日内起草会议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发，并在签发后7个工作日内用电子邮件送达理事和列席会议监事长或监事。

深圳市律师协会财务开支审批步骤

经手人提出申请

经费支出真实性，合理性。
开支审批事项应先有行政审批或工作方案；借款按审批权限找相关领导审批；报销单据应附有行政审批单或工作方案。
1、 会长3千至1万元；
2、 会长办公会1万至3万元。

部门责任人审核

1千元以上款项支付，须经过银行办理转账结算，不得使用现金，紧急情况除外。

审核不合格单据由会计退回经手人。
会计审核

秘书长审核
（1千元以下）

开展活动真实性。

费用支出是否合理，若超出预算内开支费用，须由五位会长会签。
专门、专业委员会主任审核

费用支出合理性、真实性。
主管副会长、财务副会长审批（1千元至3千元）

以现金支付须提前一天通知出纳做好准备，银行转账须提供收款人银行账户信息。
会长审批
（3千元至1万元）

1万元至3万元经费开支由会长办公会审批，3万元以上经费开支由理事会审批。

出纳资金支付