发文及专业方案审批工作综合流程.doc

秘书处办公室工作职责和步骤（一）职能： 1、行业管理和综合服务保障；2、秘书处人事、财务、资产、印章、文件、档案及车辆管理等；3、制订秘书处内部管理规章制度、规则；4、日常来访接待、相关会议会务等相关后勤保障； 5、配合资产管理和财务委员会、文体委员会、女律师工作委员会开展工作；6、其它日常行政事务工作；7、协会及秘书处安排其它相关工作。（二）岗位职责1、主任或副主任岗位职责：（1）部门实施主任负责制，负责主持办公室各项日常工作；（2）率领本部门人员认真落实落实协会领导和秘书长工作指示，全方面推行办公室各项职能；（3）草拟本部门年度工作总结、工作计划和每个月工作小结；（4）秘书处行政、人事管理；（5）秘书处各项内部规章制度、规则起草；（6）律协印章（含公章、钢印及财务专用章）管理及使用；（7）审核本部门工作人员草拟通知、公告、计划、汇报、请示、规章制度等各项文稿； （8）草拟会长办公会、理事会会议议题及通知；（9）参与秘书长会议，并负责会议统计；组织和协调召开秘书处周会；（10）联络并确定律协来访接待，并安排落实相关接待事宜；（11）协调、安排律协会议室和公务车使用；（12）年度会计档案保管；（13）指导、检验、督促本部门工作人员完成各项工作任务；（14）定时召开本部门工作会议，研究处理本部门工作事项和认真听取相关意见和提议，立即处理工作中碰到矛盾和问题；（15）负责协调本部门和其它部门之间工作关系；（16）组织秘书处年度考评，负责本部门各岗位人职员作情况考评；（17）分发会领导指示过相关文件，转送相关部门办理，并催办、督办相关事宜；（18）汇总、整理秘书处各部门需呈会长审批报销单据，并将审批后单据分发回相关部门；（19）参与秘书处价值较高（如1000元以上）固定资产采购和询价工作；（20）完成协会领导、秘书处交办其它工作。2、行政、文秘岗位职责：（1）做好周会会议通知、统计并于会后草拟会议纪要报秘书长审定后印发；（2）负责会长办公会议、理事会会议通知发放、参会人员确定、材料搜集、汇总、印刷装订工作；（3）草拟相关会议通知、汇报、请示、总结、计划等；（4）制订律协来访接待工作方案；（5）秘书处日常各类文件校对、核稿工作；（6）负责协会相关数据报表统计工作；（7）负责律协资产管理，定时查对清点，保持账实相符；（8）秘书处相关物资采购工作；（9）协会相关文件报送工作；（10）负责秘书处需租用外部车辆联络和确定工作；（11）负责联络印刷协会各类材料工作；（12）完成秘书处和本部门交办其它工作。3、（兼职）会计岗位职责：（1）处理日常会计事务，财务原始票据审核，做好记账、入账、结帐、编制报表等会计工作；（2）定时每个月向市司法局、理事会、监事会、秘书长、办公室报送财务报表；（3）秘书处职员工资编制及社会保险办理；（4）依据律协工作要求，建立各专门、专业委员会、秘书处费用台账；（5）相关税务、统计数据计算和申报工作，其它税务事宜处理；（6）配合做好每十二个月财务预、决算汇报及其相关财务工作汇报；（7）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计；（8）完成秘书处和本部门交办其它相关会计业务。4、出纳岗位职责：（1）负责会费、公告费、保险费、培训卡工本费收缴及相关款项代收代付工作；（2）负责日常现金、银行存款项目标收支管理；（3）财务相关单据、空白凭据和空白支票，发票领用及使用管理；（4）秘书处职职员资核定、上报和发放；（5）草拟每十二个月财务预、决算汇报及相关财务工作汇报；（6）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计；（7）物业管理企业、房屋和租赁企业账务结算；（8）办理律协相关证照年检、变更手续；（9）负责律协法人印章保管和使用；（10）完成秘书处和本部门交办其它工作。 5、前台文员岗位职责： （1）律协各类文件收发、登记、存档等工作；（2）秘书处办公用具联络购置及管理工作；（3）秘书处报刊征订及邮件收发工作；（4）律协名片联络印制；（5）秘书处职员考勤管理；（6）律协相关文件打印和印刷，会议座位牌和显示器制作等工作；（7）负责秘书处办公设备如复印件、打印机、传真机耗材联络购置、维护、管理等工作；（8）秘书处日常饮用水联络订购；（9）律协每个月水、电使用量审核工作；（10）各律师事务所文件和资料发放、登记工作；（11）律协阅览室图书及相关材料摆放和立即更新工作；（12）完成秘书处和本部门交办其它工作。 6、司机兼外勤岗位职责：（1）负责协会公务车保养、维护、使用和管理等工作；（2）严格遵守交通法规及相关规章制度，为协会领导、各专门、专业委员会及秘书处各部门外出公务提供车辆保障；（3）建立律协用车登记台帐；（4）负责律协相关文件派送等相关外勤工作；（5）负责律协办公室相关灯具等更换工作；（6）完成秘书处和本部门交办其它工作。7、清洁工岗位职责（经过清洁企业指派，不属秘书处编制）：（1）负责秘书处办公场所清洁卫生，保持墙面、墙角、地面清洁，每日立即清理、更换垃圾袋，天天定时检验卫生清况；（2）负责协会召开相关会议、接待来访茶水服务工作；（3）负责律协大门及秘书处相关办公室钥匙保管工作；（4）负责天天秘书处办公场所电源、灯管、大门关闭工作；（5）完成临时性或秘书处安排其它工作。发文及方案审批步骤一、 由主办部门拟文并填写发文审批表，假如是委员会提 交，则该委员会应先行审核；二、 部门主任审核该文或方案；三、 秘书处领导审核；假如是通常性信息或文件，经秘书处领导签发后，直接即予公布或实施。四、 协会领导审核、签发；如是包含到经费方案，参考协会财务开支步骤进行审批。五、 实施或印发。包含到用文号发文，由办公室统一印发；包含外单位发文或是关键性文件，承接部门应将发文在办公室留存立案。发文及方案审批工作步骤如委员会提交，先由委员会现行审核。包含到用文号发文，由办公室统一印发，包含外单位发文或是关键性文件，请具体办理部门将发文在办公室留存立案。实施或印发如是包含经费方案，参考财务开支步骤进行审批。公布或实施会领导审核、签发主办部门部门主任审核秘书处领导审核如是通常性信息或是文件，由秘书处领导直接签发。来文办理工作步骤一、秘书处办公室负责核收、登记各单位、部门来文；1、 对于不属于秘书处受文办理范围退回发文单位，同时做好登记说明工作；2、 对于不符合行文规范及相关要求下级来文，退回来文单位重新办理并说明理由；3、符合受理来文立即给予登记、编号。二、由办公室依据来文提出拟办意见，并填制深圳市律师协会文件处理表；依据来文内容，由办公室根据领导分工和部门职责提出初步拟办意见，填制深圳市律师协会文件处理表上报送批。三、秘书处领导、会领导指示；秘书处领导阅批来文及文件处理表后，由办公室按阅批意见呈送相关协会领导指示；依据会领导指示要求，继续转呈相关领导阅批或直接交予承接部门办理。四、办公室分办指示后来文（通常转发来文复印件）；办公室分办指示后来文予承接部门；需转呈分管副会长或其它专门、专业委员会领导来文，由秘书处对应部门转呈批阅，并依据批阅意见办理。五、督促对应部门承接进展；由秘书处领导及办公室负责催办、督办，具体承接部门应实时、主动通报进展。六、办公室留存、归档已办结来文及深圳市律师协会文件处理表。各承接部门将已办结来文立即交办公室留存、归档，并填写清楚办理情况；未在要求时间内办结应说明理由。来文办理工作步骤各单位、部门来文对于不属于办理范围退回制文单位，同时做好登记工作。对于不符合行文规范及相关要求下级来文，退回来文机关创新办理并说明理由。办公室收文审核、登记由办公室依据领导分工和部门职责提出初步拟办意见，形成文件报秘书处领导阅批，并按阅批意见呈送相关领导或直接交分办部门。办公室草拟拟办意见依据会领导批阅要求，继续转呈相关领导阅批，或直接转至分办部门。各办理部门将办结文件立即交办公室归档，并写清办理情况。对于在要求时间内未办结文件应说明理由。办公室留存、归档由秘书处领导及办公室负责催办、督办，具体承接部门应立即通报。催办、督办转呈分管副会长或其它专门、专业委员会领导文件，由秘书处对应部门转呈批阅，并依据批阅意见办理。办公室分办（通常转交分办部门复印件）具体办理部门，依据会领导批阅要求并结合来文，在要求时间内办理并反馈办理结果。秘书处、会领导批办深圳市律师协会会长办公会议工作步骤依据深圳市律师协会章程要求及25月29日深圳市律师协会第五届理事会第十一次会议，会长办公会议由会长、副会长组成，秘书长列席会议。会长办公会议最少每个月召开一次。监事长和副秘书长能够列席会议。监事长是否列席会议由监事长决定；副秘书长是否列席会议由会长决定。会长办公会议有2个以上（含2人）组成人员不能到会时，会议不再召开。会议通知至迟在会议前5天由秘书处用书面和电子邮件送达会长、副会长和列席人员。会议议题及具体材料至迟在会议前4天由秘书处用电子邮件送达上述人员，书面文字材料则在会议时由秘书处面呈上述人员。会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报会长、副会长审定。会议由会长办公会议秘书负责统计，在会后5个工作日内起草会议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发。深圳市律师协会理事会工作步骤依据深圳市律师协会章程，理事会会议由全体理事组成，监事长或监事、秘书长、副秘书长能够列席会议。监事长或监事是否列席会议由监事长决定，秘书长、副秘书长是否列席会议由会长决定。召开理事会会议应汇报市司法局，并请市司法局派人参与会议。会议通知应该至迟在会议召开前7天由秘书处用书面和电子邮件形式送达全体理事和监事长。会议议题及其会议材料应该至迟在5天前由秘书处用电子邮件送达上述人员，文字材料则在会议召开时由秘书处提供给参与会议人员。会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报全体理事审定。会议由理事会秘书负责统计，在会后7个工作日内起草会议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发，并在签发后7个工作日内用电子邮件送达理事和列席会议监事长或监事。深圳市律师协会财务开支审批步骤经手人提出申请经费支出真实性，合理性。开支审批事项应先有行政审批或工作方案；借款按审批权限找相关领导审批；报销单据应附有行政审批单或工作方案。1、 会长3千至1万元；2、 会长办公会1万至3万元。部门责任人审核1千元以上款项支付，须经过银行办理转账结算，不得使用现金，紧急情况除外。审核不合格单据由会计退回经手人。会计审核秘书长审核（1千元以下）开展活动真实性。费用支出是否合理，若超出预算内开支费用，须由五位会长会签。专门、专业委员会主任审核费用支出合理性、真实性。主管副会长、财务副会长审批（1千元至3千元）以现金支付须提前一天通知出纳做好准备，银行转账须提供收款人银行账户信息。会长审批（3千元至1万元）1万元至3万元经费开支由会长办公会审批，3万元以上经费开支由理事会审批。出纳资金支付