设备文员职责与工作指引.doc

设备组文员工作规范与指导文件编号页 码第 3 页 共 3 页发行日期一、目的：文员的重点工作在于文件管理，为了提高文员的工作效率，养成良好的工作习惯，特将具体的工作细化并以指导文件形式制定本工作规范。二、工作职责1、部门文件的接收、发放、整理与归档；2、办理离职及新入职人员的行政手续和行政办公用品的申领，以及记录部门人员的考勤；3、协助部门程序组工作，通知新产品程序的制作；4、申购、管理设备配件；5、管理与盘点部门固定、列管资产；6、工厂SMT车间新购设备台账的输入；7、完成上级交付的其他任务。三、作业程序：3.1部门文件的接收、发放、整理与归档：3.1.1接收受控文件时检查文件是否有漏页、漏项、字迹不清晰；3.1.2及时检查当天所发文件是否有正在生产中的机型，若有需及时通知程序技术员或设备技术员更改；3.1.3将生产任务单、计划通知单根据不同的事业部分类归档；3.1.4每月初更换设备的保养记录，并检查是否有未做、漏做的现象，整理后归档；3.2办理离职及新入职人员的行政手续以及行政办公用品的申领、部门日薪人员的考勤记录：3.2.1对新入职人员的个人信息进行登记；3.2.2为离职人员做离职交接清单并跟进其交接情况（如部门资产、办公用品、相关文件等）；3.2.3每月20号之前申请部门办公用品，；3.2.4每日记录部门人员前一天的考勤状况，每月2号之前将部门人员上个月的考勤记录，交行政人事部核对。3.3协助部门程序组工作，通知新产品程序的制作：3.3.1将计划通知单中的信息输入在电脑电子档中，并确认该计划是否有程序（若有则在计划通知单电子档中“程序”项输入“OK“；若没有程序，则填写程序制作通知单，以书面的形式通知程序技术员提前制作程序，并在计划通知单电子档中“程序”项输入“已通知”）；3.4申购、管理设备配件：3.4.1统计并申请SMT设备的维修配件、工具；3.4.2配件申领单经厂领导审批后，不定期跟催采购部门，避免出现因没有设备配件，而耽误生产进度；3.4.3制作配件管理清单，确保配件出入数量准确、无误，根据以旧换新的原则更换设备配件。3.5管理与盘点部门固定、列管资产：3.5.1新设备购入后，及时将仓库提供的固定、列管资产编号保存在电脑电子档中，并将正确的固定、列管资产编号贴于设备上；3.5.2不定时检查设备上的资产标签，看是否有破损、丢失的资产标签，若有，需及时补贴新的资产标签。3.6工厂SMT车间新购设备台账的输入： 3.6.1工厂SMT车间新购设备经部门验收后，统计设备基本信息（如设备型号、购入时间、编号）后，输入设备管理清单电子档中）；3.6.2不定期对设备管理清单进行更新。四、异常处理： 4.1.文件问题：4.1.1整理CJY057计划通知单时发现CS-612D MB主板版本号为1.4与BOM单编码（2A1.1.CS612130C）有差异：处理方法：与 工程部PIE助理联系，确认CJY057计划CS-612D MB主板版本号为VER1.4 ，BOM单编码(2A1.1.CS612140C),已下补充通知；4.1.2程序技术员在制作程序时发现BOM单位号重复、PCB文件无位号等问题；处理方法：1、根据实际情况，将出现的问题点详细描述在质量信息反馈单上； 2、跟催质量信息反馈单的办理进度； 3、质量信息反馈单办理完成后，及时通知程序员、技术员更改产品程序。五、工作总结：5.1、记录每天的工作内容，并对当天的工作情况进行小结；5.2、记录工作中遇到的问题点、难点，并在部门例会上提出、解决；5.3、经常开展批评与自我批评工作，达到持续改善的目的六、参考资料：6.1、设备管制程序七、表格：7.1、员工考勤记录表7.2、员工加班申请单7.3、质量信息反馈单勤劳的蜜蜂有糖吃7.4、固定资产管理清单7.5、程序产前制作单7.6、办公用品、辅料、工具申购单