设备文员职责与工作指引.doc

设备组文员工作规范与指导
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一、目的：
文员的重点工作在于文件管理，为了提高文员的工作效率，养成良好的工作习惯，特将具体的工作细化并以指导文件形式制定本工作规范。
二、工作职责
1、部门文件的接收、发放、整理与归档；
2、办理离职及新入职人员的行政手续和行政办公用品的申领，以及记录部门人员的考勤；
3、协助部门程序组工作，通知新产品程序的制作；
4、申购、管理设备配件；
5、管理与盘点部门固定、列管资产；
6、工厂SMT车间新购设备台账的输入；
7、完成上级交付的其他任务。
三、作业程序：
3.1部门文件的接收、发放、整理与归档：
3.1.1接收受控文件时检查文件是否有漏页、漏项、字迹不清晰；
3.1.2及时检查当天所发文件是否有正在生产中的机型，若有需及时通知程序技术员或设备技术员更改；
3.1.3将《生产任务单》、《计划通知单》根据不同的事业部分类归档；
3.1.4每月初更换设备的保养记录，并检查是否有未做、漏做的现象，整理后归档；
3.2办理离职及新入职人员的行政手续以及行政办公用品的申领、部门日薪人员的考勤记录：
3.2.1对新入职人员的个人信息进行登记；
3.2.2为离职人员做离职交接清单并跟进其交接情况（如部门资产、办公用品、相关文件等）；
3.2.3每月20号之前申请部门办公用品，；
3.2.4每日记录部门人员前一天的考勤状况，每月2号之前将部门人员上个月的考勤记录，交行政人事部核对。
3.3协助部门程序组工作，通知新产品程序的制作：
3.3.1将计划通知单中的信息输入在电脑电子档中，并确认该计划是否有程序
（若有则在计划通知单电子档中“程序”项输入“OK“；若没有程序，则填写《程序制作通知单》，以书面的形式通知程序技术员提前制作程序，并在计划通知单电子档中“程序”项输入“已通知”）；
3.4申购、管理设备配件：
3.4.1统计并申请SMT设备的维修配件、工具；
3.4.2配件申领单经厂领导审批后，不定期跟催采购部门，避免出现因没有设备配件，而耽误生产进度；
3.4.3制作配件管理清单，确保配件出入数量准确、无误，根据以旧换新的原则更换设备配件。
3.5管理与盘点部门固定、列管资产：
3.5.1新设备购入后，及时将仓库提供的固定、列管资产编号保存在电脑电子档中，并将正确的固定、列管资产编号贴于设备上；
3.5.2不定时检查设备上的资产标签，看是否有破损、丢失的资产标签，若有，需及时补贴新的资产标签。
3.6工厂SMT车间新购设备台账的输入：
3.6.1工厂SMT车间新购设备经部门验收后，统计设备基本信息（如设备型号、购入时间、编号）后，输入《设备管理清单》电子档中）；
3.6.2不定期对《设备管理清单》进行更新。
四、异常处理：
4.1.文件问题：
4.1.1整理CJY057计划通知单时发现CS-612D MB主板版本号为1.4与BOM单编码（2A1.1.CS612130C）有差异：
处理方法：与 工程部PIE助理联系，确认CJY057计划CS-612D MB主板版本号为VER1.4 ，BOM单编码(2A1.1.CS612140C),已下补充通知；
4.1.2程序技术员在制作程序时发现BOM单位号重复、PCB文件无位号等问题；
处理方法：1、根据实际情况，将出现的问题点详细描述在质量信息反馈单上；
2、跟催质量信息反馈单的办理进度；
3、质量信息反馈单办理完成后，及时通知程序员、技术员更改产品程序。
五、工作总结：
5.1、记录每天的工作内容，并对当天的工作情况进行小结；
5.2、记录工作中遇到的问题点、难点，并在部门例会上提出、解决；
5.3、经常开展批评与自我批评工作，达到持续改善的目的
六、参考资料：
6.1、《设备管制程序》
七、表格：
7.1、《员工考勤记录表》
7.2、《员工加班申请单》
7.3、《质量信息反馈单》勤劳的蜜蜂有糖吃

7.4、《固定资产管理清单》
7.5、《程序产前制作单》
7.6、《办公用品、辅料、工具申购单》