公司档案室管理核心制度.doc

企业档案管理制度
一、总则
1、为了规范企业档案管理，特制订本制度。
2、本制度适适用于企业及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归档案管理部，档案管理部负责本制度修订完善。
二、档案管理机构设置及基础要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本企业过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成对企业有保留价值多种文字、图表、声像等历史统计。
2、企业设置档案室，隶属于档案管理部，并设置档案管理员，负责档案资料归档督促和日常管理工作。企业制订明确档案管理员岗位职责，档案管理员必需严格推行职责。
3、企业档案依据其关键性和保密程度分为企业级和部门级，企业级档案应按标准规范进行分类，有规范档案编号和标签，并建立电子和纸张分类目录。
（二） 各部门资料管理
1、企业所属各部门必需设兼职资料管理员，制订明确资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实施部门档案和企业档案归口管理。
2、各部门依据部门资料性质结合企业级档案管理措施，实施统一标准分类管理。
3、档案借阅和移交、销毁，必需根据企业管理要求实施。
三 、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项根据要求用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能正确反应出卷内文件材料内容。
2、档案文件严禁使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损档案文件要进行修复处理。
3、档案必需遵照文件材料形成规律和特点，保持文件材料之间联络，区分不一样价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名，由档案人员依据内容确定标题。
（二）分类
1、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表示档案内容性质为标准，并要一定范围，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、协议类目等）。
2、企业档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、企业章程等；
（2）文件类：分外来文件和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）协议类：分内部经营管理协议和业务协议两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等
（6）会议纪要类：办公例会纪要等;
(7) 项目类： 完成项目进行归档.
（三）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、企业档案员负责对各部门文件材料搜集、整理，各部门要主动配合企业档案管理工作。
四、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门责任人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在企业借阅记录表上签字。
（2档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅记录表上注明借出日期和归还日期，以备立即催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅统计。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经同意不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门责任人书面请示，经档案管理部同意。
5、借阅人应于要求期限内归还。如有其它人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
（二）销毁
1、每十二个月保管期限已满档案由档案员编制纸质和电子《档案销毁清册》，报企业责任人审核同意，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、企业责任人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，根据清册清点；销后，在清册上署名，并将监销情况汇报本单位责任人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁档案有下列四种：未结清债权债务；未了事项；正在项目建设期间建设单位、经核定仍有保留参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交档案，需由档案员编制《档案移交记录表》，报企业责任人审核同意并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交记录表》需注明：移交档案目录、企业责任人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，根据清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交记录表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室任务是集中统一管理企业已形成全部文件资料档案，维护档案完整和安全，主动做好档案提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为企业各项工作服务思想，主动，正确，快速地为利用者提供档案资料。
3、珍惜档案室一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
（一）在本制度框架下，企业各部门可依据实际情况制订更为具体实施细则，但不得和本制度发生冲突，经报综合管理部立案后，和本制度含有相同效力。
（二）本制度自印发试行之日起实施。

档案员职责
1、负责搜集、统计、整理、立卷、判定、保管企业档案；主动开展档案提供利用工作；
2、认真学习档案管理相关要求、技术和业务知识，掌握归档基础方法，确保档案质量。
3、定时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色资料，应该立即进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹资料，要用纸加以衬边。纸面过大书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以识别资料，应该附上抄件。
4、归档要注意整齐，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，方便归档时全部资料全部能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等方法。

档案移交记录表
序号
文件名称
页数/分数/册数
移交原因
移交时间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

移交人: 接收人: 监交人:
日期: 日期: 日期: