公司档案室管理核心制度.doc

企业档案管理制度一、总则1、为了规范企业档案管理，特制订本制度。2、本制度适适用于企业及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归档案管理部，档案管理部负责本制度修订完善。二、档案管理机构设置及基础要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本企业过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成对企业有保留价值多种文字、图表、声像等历史统计。2、企业设置档案室，隶属于档案管理部，并设置档案管理员，负责档案资料归档督促和日常管理工作。企业制订明确档案管理员岗位职责，档案管理员必需严格推行职责。3、企业档案依据其关键性和保密程度分为企业级和部门级，企业级档案应按标准规范进行分类，有规范档案编号和标签，并建立电子和纸张分类目录。（二） 各部门资料管理1、企业所属各部门必需设兼职资料管理员，制订明确资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实施部门档案和企业档案归口管理。2、各部门依据部门资料性质结合企业级档案管理措施，实施统一标准分类管理。3、档案借阅和移交、销毁，必需根据企业管理要求实施。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项根据要求用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能正确反应出卷内文件材料内容。2、档案文件严禁使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损档案文件要进行修复处理。3、档案必需遵照文件材料形成规律和特点，保持文件材料之间联络，区分不一样价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名，由档案人员依据内容确定标题。（二）分类1、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表示档案内容性质为标准，并要一定范围，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、协议类目等）。2、企业档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、企业章程等；（2）文件类：分外来文件和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）协议类：分内部经营管理协议和业务协议两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；（6）会议纪要类：办公例会纪要等;(7) 项目类： 完成项目进行归档.（三）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并确定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、企业档案员负责对各部门文件材料搜集、整理，各部门要主动配合企业档案管理工作。四、档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门责任人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在企业借阅记录表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅记录表上注明借出日期和归还日期，以备立即催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅统计。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经同意不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门责任人书面请示，经档案管理部同意。5、借阅人应于要求期限内归还。如有其它人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（二）销毁1、每十二个月保管期限已满档案由档案员编制纸质和电子档案销毁清册，报企业责任人审核同意，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、企业责任人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，根据清册清点；销后，在清册上署名，并将监销情况汇报本单位责任人。档案销毁清册需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁档案有下列四种：未结清债权债务；未了事项；正在项目建设期间建设单位、经核定仍有保留参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交档案，需由档案员编制档案移交记录表，报企业责任人审核同意并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交记录表需注明：移交档案目录、企业责任人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，根据清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交记录表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密1、档案室任务是集中统一管理企业已形成全部文件资料档案，维护档案完整和安全，主动做好档案提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为企业各项工作服务思想，主动，正确，快速地为利用者提供档案资料。3、珍惜档案室一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则（一）在本制度框架下，企业各部门可依据实际情况制订更为具体实施细则，但不得和本制度发生冲突，经报综合管理部立案后，和本制度含有相同效力。（二）本制度自印发试行之日起实施。档案员职责1、负责搜集、统计、整理、立卷、判定、保管企业档案；主动开展档案提供利用工作；2、认真学习档案管理相关要求、技术和业务知识，掌握归档基础方法，确保档案质量。3、定时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色资料，应该立即进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹资料，要用纸加以衬边。纸面过大书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以识别资料，应该附上抄件。4、归档要注意整齐，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，方便归档时全部资料全部能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等方法。档案移交记录表序号文件名称页数/分数/册数移交原因移交时间备注1234567891011121314151617移交人: 接收人: 监交人:日期: 日期: 日期: