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1、采购操作简单手册 一． 一般采购步骤：请购单—>采购订单—>采购到货单—>到货检验单—>采购入库单—>采购发票 步骤说明 序号 部门及岗位 输入单据 步骤说明 输出单据 处理状态 00 需求企业PMC 依据上个月和往年用量情况编制下个月月度用量标准； 系统外处理 01 需求企业原材料仓管员 依据生产计划和库存现存量确定采购需求； 系统外处理 02 需求企业原材料仓管员 依据物料需求在系统下请购单； 请购单 系统内处理 03 采购中心-采购员 采购员归集各需求企业请购单后向供给商询价议价； 系统外业务、 系统内
2、处理 04 采购中心-采购员 请购单 完成询价议价后在系统中引入请购单制作采购订单； 采购订单 系统内处理 05 采购中心-采购员 采购订单 采购订单完成审批后，通知供给商送货； 系统外业务 06 供给商 采购订单 按采购需求送货； 系统外业务处理 07 采购中心-采购员 采购员跟进供给商订单实施情况； 系统外处理 08 采购中心-采购员 送货单 仓管员收货并制作到货单；到货单在系统内参考采购订单生成 到货单 系统内处理 09 采购中心-采购员 到货单 审核到货单 到货单 系统内处理 质检部-质检员 到货单
3、 检验合格产品、录入到货单检验，调整到货单 到货检验单 系统内处理 10 需求企业原料仓管员 到货单 总裁办确定特指或产品检验合格后，仓管员依据调整后到货单办理入库并制作采购入库单。 采购入库单 系统外业务、系统内处理 11 需求企业原料仓管员 到货单 检验不合格而且总裁办审批不经过，则退货并在系统制作退货单。 退货单 系统外业务、系统内处理 12 需求企业原料仓管员 采购入库单 审核采购入库单 系统内处理 12A 供给商 供给商开票； 系统外处理 13 采购中心-采购员 接收供给商发票； 系统外处理 14 采购中
4、心-采购员 供给商发票 采购入库单 采购员在系统匹配入库单并参考入库单制作采购发票。 采购发票 系统内处理 15 需求企业财务部门-应付会计 采购发票 财务应付会计审核采购发票，系统自动确定采购应付业务； 主应付单 系统内处理 16 需求企业财务部门-应付会计 采购入库单 采购发票 应付会计在采购结算进行发票和入库结算，系统自动产生采购存货核实单； 存货核实采购入库单 系统内处理 17 需求企业财务部门-应付会计 采购暂估 当月发票没到时，在系统内进行采购暂估处理 暂估应付单 系统内处理 1. 请购单 2. 采购订单 3.
5、到货单 4. 到货检验单 5. 采购入库单 6. 采购发票:采购发票审核后系统自动生成未审核采购应付单。 二． 低值易耗品采购：请购单—>采购订单—>采购入库单—>采购发票 步骤步骤描述 序号 部门及岗位 输入单据 步骤说明 输出单据 处理状态 00 需求各部门 依据上个月和往年用量情况编制下个月月度用量标准；申请本月使用量。 系统外处理 01 采购中心-采购员 统计依据各部门提供申请表。 系统外处理 02 采购中心-采购员 在系统下请购单； 请购单 系统内处理 03 采购中心-采购员 采购员
6、归集各需求企业请购单后向供给商询价议价； 系统外业务 04 采购中心-采购员 请购单 完成询价议价后在系统中引入请购单制作采购订单； 采购订单 系统内处理 05 采购中心-采购员 采购订单 采购订单完成审批后，通知供给商送货； 系统外业务 06 供给商 采购订单 按采购需求送货； 系统外业务处理 07 采购中心-采购员 采购员跟进供给商订单实施情况； 系统外处理 08 原料仓管员 送货单 仓管员收货并制作在系统中维护库存采购入库单 库存采购入库 系统内处理 12A 原料仓管员 库存采购入库单 检验不合格而且总裁办
7、审批不经过，则退货并在系统制作退货单。 退货单 系统外业务、系统内处理 13 仓库 采购入库单 审核采购入库单 系统内处理 14 仓库 采购入库单 仓库依据采购入库单拉式生成其它出库单 其它出库单 系统内处理 14 仓库 其它出库单 审核其它出库单 系统内处理 14 仓库 依据采购员提供部门申请单发放。 系统外处理 15 供给商 供给商开票； 系统外处理 16 采购中心-采购员 接收供给商发票； 系统外处理 17 采购中心-采购员 供给商发票 采购入库单 采购员在系统匹配入库单并参考入库单制作
8、采购发票。 采购发票 系统内处理 18 需求企业财务部门-应付会计 采购发票 财务应付会计审核采购发票，系统自动确定采购应付业务； 主应付单 系统内处理 19 采购中心-采购员 将采购发票和仓库物品发放单提交给财务 系统外处理 20 财务 凭证 依据采购提供表格制作费用凭证 系统内处理 三． 固定资产采购（在采购订单里面订单类型选择固定资产采购步骤）：请购单—>采购订单—>采购入库单—>采购发票 1. 采购入库生成转固单 2. 采购转固单 3. 资产增加 四． 借入转采购步骤：原
9、材料价格未确定，先由供给商送货来使用，待价格确定后作采购正常步骤 库存借入单—>采购订单—>库存采购入库单（只走系统单据）—>采购发票—>采购应付单—>采购付款单 序号 部门及岗位 输入单据 步骤说明 输出单据 处理状态 00 采购 供给商送货到企业，价格未确定，先入库使用 系统外处理 01 仓库 借入单 依据供给商提供送货单来维护 系统内处理 02 仓库 借入单 审核借入单 系统内处理 采购中心 跟供给商联络还回数量 系统外处理 采购中心 借入还回单 依据实际使用结果和供给商协商结果制单 借入还回单
10、 系统内处理 仓库 依据借入还回单实际数量发货给供给商 系统外 03 采购中心 跟供给商协商采购价格 系统外业务 04 采购中心 采购订单 依据借入单维护采购订单 系统内处理 05 采购中心 采购订单 审核采购订单； 系统内处理 06 仓库 采购入库单 依据采购订单维护入库单，实际物料已经入库。 系统内处理 07 仓库 采购入库单 审核采购入库单 系统内处理 08 采购中心 接收供给商发票 系统外处理 09 采购中心 采购发票 依据采购入库单维护采购发票 系统内处理 10
11、 财务 采购发票 审核采购发票，并传采购应付单 采购应付单 系统内处理 1. 借入单 2. 采购订单：参考库存借入单来制作 3. 库存采购入库单 4. 采购发票 五． 采购退货 序号 部门及岗位 输入单据 步骤说明 输出单据 处理状态 01 采购部门-采购员 由采购员和供给商确定是否要退货处理 系统外处理 02 采购部门-采购员 确定能够退货处理后，录入系统采购退货订单（可选） 红字采购订单 系统内处理 03 仓库部门-仓管员 红字采购订单 依据采购员通知，再办理采购退货出库手续后，在系统参
12、考原采购入库单或红字采购订单录入红字采购入库单，并填入正确仓库、实收数量等信息 红字采购入库单 系统外处理 系统内处理 04 采购部门-采购员 红字采购入库单 采购员做退货暂估 暂估处理 系统内处理 05 06 07 采购部门-采购员 红字采购入库单 收到供给商发票后，先在系统中确定是否有退货，并参考红字和蓝字采购入库单合并生成采购发票，发票审核后，会自动结算生成财务应付单和采购入库成本单，并将相关单据提交给财务做账 红字采购发票 红字入库核实 红字采购应付 系统外处理 系统内处理 采购订单退货：（需要查找到原来采购订单，做退货处理）或直接做负数采购订单。 后续依据库存采购入库单维护负数采购发票，采购应付单等 六． 采购应付单 4. 制作凭证 七． 采购付款单
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