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固定资产条码管理系统白皮书

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2

个人收集整理 勿做商业用途

固定资产条码管理系统

白 皮 书

长沙库尔兹网络科技有限公司
二〇〇九年十二月

¨ 前言
一个企业的良性发展，必然会涉及到企业资产的有效管理，而固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分。固定资产具有价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。国内固定资产管理方面普遍存在帐面与实物不符、变动信息反映不及时、盘点工作量极大等问题， 这些问题大大增加了企业的管理成本.国内现有的财务软件（包括ERP）都未能解决这些难题。
传统的固定资产管理模式无论从质量上还是效率上，都难以适应经营管理新形式的需要.海川固定资产条码管理系统,功能强大，适应性强,有效解决了经常出现的实物与财务帐目不符的情况，由于实现了对固定资产全生命周期的跟踪，从而做到了对固定资产的精准化管理。

一、现状分析
　　当前许多企业在固定资产管理中，普遍存在以下的问题:
　 1、企业资产管理中帐、卡、物不相符。
2、不清楚每个资产所在的位置，也很难统计某个位置上究竟有多少资产。
3、资产管理缺乏基础数据以及相对应的管理手段。
　 4、资产当前的状态无法跟踪，如调拨、借用、维修等,没有IT系统支持相关的工作流程。
5、资产的报废无法及时处理,财务上无法及时销账，无法形成报废清单,实物拆下来后,无法与资产上的实物卡片进行核对。
　　6、折旧计算繁复，准确性差，导致固定资产流失.
7、资产缺乏中间跟踪管理,没有资产的历史记录，如移动、调拨、报废、维修等，没有和资产一一对应的设备编码。
　　8、资产的清查、盘点工作量太大.
　　9、资产上报时报表制作过程烦琐。

海川固定资产条码管理系统，改变了固定资产清查数据的采集方式，解决固定资产实物清查的瓶颈问题,大大提高清查效率，同时也增加了固定资产的形态方面的管理,有效解决企业资产的管理难题，使企业更轻松、更有效地管理固定资产。如能在公司内部建立固定资产管理，将使各级相关管理人员及有关领导快速查询、统计固定资产情况，实现合理配置资源，为决策提供依据，大大提高工作效率。

固定资产管理系统效益分析
　　国际数据公司（IDC）权威统计，一套完整的资产管理解决方案可以帮助企业做到：
　　减少75%的审计成本
　　减少50%的设备停机率
　　减少45％的设备“失踪”
　　减少20%的多余测试设备
　　降低40%的备件库存
　　消除99％的资产注销
　　延长10％的设备运行寿命
　　提高30％的资产使用率

节省资产盘点成本

人工操作+盘点清单
自动识别终端操作
每件资产每次盘点时间
5分钟
15秒
盘点、审核，共花时间
10分钟
30秒
所有资产盘点时间
10*10000=100000分钟
30＊10000=300000秒
共花人力*时间
10个人1个月完成盘点
2个人1周完成盘点

二、系统结构及管理流程
1. 系统结构
海川固定资产条码管理系统是以实物管理为基础，以条形码技术应用为特点，以方便、快速、准确、功能全面为优势的管理型软件。本系统实现了对固定资产及低值易耗品的全程跟踪管理。软件包括网络版（C/S结构）和企业版（B/S结构）。

2. 管理流程
每一件新购入资产的相关数据录入计算机以后，都会由计算机自动生成并通过条形码打印机打印出资产标签.标签上的内容可由用户自己设定，其中包括固定资产名称、购置日期、保管（使用部门）、规格型号等内容.将标签贴在固定资产实物上，既明显的区分固定资产的使用部门，又给盘点带来极大的方便。盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点，只须通过专门的条码采集器对固定资产上的条码阅读，条码信息自动存储在条码采集器中。
条码采集器与超市中所用的相类似，但又有极大的不同，这种条形码识别器是采用电池供电，不必用电缆连接,盘点人员可以很方便地携带到任何地方,进行相互核查，读入的信息存储于条码采集器中。条码器中可以存储约20万条固定资产信息,盘点速度提高90%以上，同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后，将条码采集器与电脑相连接，迅速地获得资产的实际情况，通过组合查询可立即发现资产盘赢、盘亏等情况。
“海川固定资产条码管理系统”包括资产入库、出库、增加、借还、调拨、维修、报废、清理、折旧、图形统计、条码标签打印、资产卡片打印、各种报表打印、组合查询、库存查询、人工盘点、采集器盘点等。对于每一件固定资产都可以查询出该资产从购入、入帐、投入使用、使用部门、折旧情况以至退出使用的全部信息都可以有详尽地记录。动态查询功能可以保证管理人员在第一时间掌握全面的信息资料。自动报表编制打印迅速准确，节约了大量手工编制报表的时间。固定资产条码管理系统将原来分散的管理信息集中起来，组合成为一个具有整体固定资产管理功能的信息平台.

三、功能介绍

图 1.1 海川固定资产条码管理系统

本系统分为C/S网络版和B/S企业版，主要功能如下：
（一） 系统设置
1、用户管理
——超级管理员登陆系统后可以增加或删除用户，并为每一个用户指定一个用户组,每一个用户组都有自己特定的权限，这个权限是由超级管理员在“权限设置"里设置的。
2、密码修改
——所有用户修改自己的密码。
3、权限设置
—-为每一个用户组设置每一项操作的权限，权限细化到每一个操作的查询、新增、修改、删除、导出、打印等方面.该文档中所提到的一切功能性的操作，都需要有足够的权限才能进行.
4、日志查询
-—所有用户的每一个操作,系统都会自动以日志的形式记录下来，当系统中有可疑的数据时，可以查看系统日志来跟踪此数据的形成过程。
5、数据备份与恢复
——在任何时候，用户都可以备份数据库，恢复数据库。
6、帐套设置
—-系统采用多帐套的管理,用户可以选择建立多个帐套来管理不同分公司或区域的固定资产.
7、重新登陆
8、退出系统

（二） 配置设置
1、资产编码设置
—-资产编码的生成是按照用户所设置的生成规则自动生成的，用户可以在资产类别编码、使用部门编码、流水号、常量 四个项目中选择适合自己单位的资产编码组合方式.
2、资产录入设置
——本系统中资产一共有50多个属性再加上7个自定义属性,在这些众多的属性中，用户可以选择自己需要的属性，去掉自己不需要的属性，这样设置之后将会使资产的录入界面看起来更适合自己。
3、查询显示设置
—-在每一个资产查询的界面,用户都可以设置哪些属性是需要显示的，哪些属性是不需要显示的.这样，在查询的时候，显示出来的内容都是用户所关心的,而使查询结果一目了然。
4、盘点内容设置
——在使用采集器盘点，当扫描到资产条码的时候，采集器显示屏上会显示出该资产相关的信息（例如：使用部门、资产原值、存放地点等），显示的信息是由用户设置的。
5、资产汇总设置
-—用户在资产汇总的时候可以随时更改汇总的设置，例如既可以按资产名称汇总，也可以按使用部门汇总，或者同时选择多项进行汇总,完全取决于用户的需要。

（三） 数据维护
1、数据字典维护
——在资产的多项属性例如形成渠道、资产状况、使用类型等等，这些属性都是选择性的，可选择的值都是用户预先设置好的，这样用户可以定义适合自己单位的个性化的值.
2、部门信息维护
—-系统中的部门树是由用户去维护的，用户可以按照自己单位的部门结构去设置部门树。
3、资产类别维护
——系统中默认的类别树是湖北省财政分类标准中的固定资产类别分类，用户可以在此基础上去掉自己不需要的分类，增加自己需要的分类，也可以删除现有所有的分类来完全由自己定义分类。
4、职员档案维护
-—用来存储职员有关的信息。

（四） 库存管理
1、资产入库
-—在新购的资产还没有投入使用的时候进行入库操作
2、资产出库
——在需要将仓库的资产投入使用的时候进行资产领用操作。

（五） 资产登记
1、资产录入
-—在当前已经投入使用的资产只进行资产录入操作。录入资产之后可以对该资产进行修改和加载照片。
2、低值易耗品登记
——低值易耗品的入库,出库。

图 1。2 固定资产照片

（六） 资产异动
1、资产借还
-—当单位内部有资产借用情况发生时办理资产借用手续。
2、资产维修
-—当单位内部有资产维修情况发生时办理资产维修手续。
3、资产调拨
—-当单位内部有资产调拨情况发生时办理资产调拨手续.
4、资产自然报废
—-当资产到达使用年限时将进入自然报废。
5、资产强制报废
——当资产还未到达使用年限但由于某种原因已不能使用时，做强制报废处理。
6、资产退出
--当需要将某资产的信息完全从系统中清除时，做资产退出。

（七） 查询统计
1、数据综合查询
——用户可以进行自定义查询、打印、导出为EXCEL。打印包括资产明细报表、资产标签、资产卡片。
2、固定资产汇总
—-用户可以按自己的汇总设置进行资产汇总，并可导出或者打印汇总报表。
3、库存资产查询
——查询库存中的资产入库以及领用记录，并可打印库存资产报表。
4、盘点数据查询
-在盘点任务结束并上传盘点结果后，在此可以看到盘点的详细信息。
5、资产异动查询：
——包含资产借还查询、资产维修查询、资产调拨查询、强制报废查询。
6、固定资产折旧
—-提供3种折旧方法：平均年限法、双倍余额递减法、年数总和法进行资产折旧。
7、低值易耗品查询
-—查询低值易耗品的入库以及出库记录，并可打印低值易耗品报表.
8、系统日志查询
——所有用户的每一个操作，系统都会自动以日志的形式记录下来，当系统中有可疑的数据时，可以查看系统日志来跟踪此数据的形成过程.
9、分析统计图表
——提供饼状图、直方图和拄形图对现有资产进行统计分析。

八） 资产盘点
1、人工盘点
——将盘点任务导出成EXCEL文件进行人工盘点。盘点结束上传盘点结果.
2、采集器盘点
——将盘点任务下载到条码采集器,进行采集器盘点。盘点结束上传盘点结果.
3、清空盘点记录
——将旧的不需要的盘点记录删除。

（九） 报表标签设计
1、报表设计
—-本系统采用完全自定义的报表样式，用户可以随心所欲设置自己想要的报表。这些报表包括综合查询报表、资产汇总报表、资产借还报表、资产维修报表、资产调拨报表、强制报废报表、库存资产报表、盘点计划报表、低值易耗品报表。
2、固定资产卡片设计
——设计固定资产卡片的打印样式。
3、固定资产标签设计
——设计固定资产标签的打印样式。

图 1。3 固定资产标签

本软件安装简洁，界面友好,使用方便，系统数据库采用SQL SERVER 2000大型关系数据库，安全,稳定，可靠。

四、硬件设备（推荐品牌）
¨ 鸿图HT-800数据采集器
1、功能特性：
　　①采用可置换激光或拍摄式条码采集组件。
　　②采用32位高速CPU，8M内存,FLASH存储空间32M;
　　③待机长达160小时。
　　④产品防水、防尘、抗静电、抗跌落等重要指标达到或超过IP54工业等级。
　　⑤产品充分考虑人机效应，外形美观大方，使用方便。
⑥屏幕液晶采用160×128像素, 4级灰度, EL背光，可显示12行13列字符。23 个按键，以及丰富多样适应各种环境操作的功能选项。
⑦产品提供丰富的外设驱动和通信接口，主机可通过全功能RS232口或者IrDA直接驱动打印机或者MODEM及其他外设。

2、产品图片：

3、技术规格:
处理器（ CPU ） ARM7, 32 bit RISC， 100MIPS
内存（ Memory ） RAM： 8M SDRAM
电池（ Battery ） 850mAH 可充电锂离子电池
电源（ Power ） DC5.6V， 1。5A
AC Power： AC100~240V, 50~60HZ
外形（ Dimensions ） 最大部分: 200mm(L） X 72mm（W) X 35mm(H)
手握部分： 55mm(W） X 22mm（H）
重量（ Weight ） 350g ( with GPRS module ）
功耗（ Consumption ） Standby：20mW， Normal：500mW， Max：1.5W （Laser On）
识读组件（ Scan Modul ） Symbol SE1200WA
一次充电识读次数 〉 5000次
识读方式（ Reading Mode ） Laser
识读距离（ Scan Distance ） 38 ～ 584mm
识读精度（ Precision ） 5 ～ 55mil
识读码制( Symbologies ) 1D ： UPC， EAN， Code39， Code128， Interleaved 2 of 5
工作温度 ( Operating Temperature ) -5℃ to +40 ℃
工作湿度 （ Operation Humidity ) 5% - 95% ( non—condensing ）
环境照度（ Ambient Light ） 0 ~ 100,000 Lux
跌落高度（ Drop ） 1。2 meter， to concrete
工业等级 （ Construction Features ） IP54

¨ 条码标签打印机 (INTERMEC PF8T)
1、基础参数
分辨率：203DPI
打印方式:热转印
打印宽度（Max）：104mm
打印速度（Max）：102mm／s
CPU： 32bit　RISC微处理器
存储器SDRAM：4MB 可以选择1GB闪存卡
标准DRAM：8MB
通讯接口：：RS—232串口、CENTRONICS并口和USB接口
字符/字体:5种常驻字母数字字体，可水平放大8倍，垂直放大9倍。4种双字节字体，包括韩语、日语、中文GB2312和中文BIG-5。可打印图形、符号并下载更多字体.
2、耗材规格
纸张类型:连续纸、标签纸、打孔纸
标签卷轴： 最大直径：127 mm
纸芯直径：最小25.4 mm    最大 38.1 mm
纸张宽度：最大118 mm  最小 25.4 mm
标签长度:最小12 mm
色带滚筒：最大宽度：274.32 m
操作界面： 一个多颜色LED指示灯和一个打印/进纸键
适配器:输入:交流100～240V，50／60Hz,1.9A
输出：直流24V,3A
工作环境：＋5℃～40℃，20%～90％（40℃）
贮存环境:10～90％相对湿度,无冷凝
物理特性:外形尺寸285mm（L）×226mm(W)×172mm（H）
重量：约2。5Kg

3、产品图片：

五、所需耗材
条形码标签打印所需耗材主要分为两种：资产标签、碳带.
1、资产标签
标签的种类有许多，常见的是PET高级标签纸
PET是聚脂薄膜的英文缩写，是一种高分子材料,其颜色常见的有亚银、亚白、亮白等几种，PET具有较好硬脆性及良好的防污、防刮、耐高温等性能,另外，PET纸具有较好的天然可降解性。

2、碳带
和PET高级标签纸配套使用的是全树脂碳带
产品特点：
卓越的高质、高速打印性能 。优异的耐磨擦、耐热、耐腐蚀、耐久性能，能满足各种苛刻环境要求。

六、实施方案
步 骤
实 施 内 容
时 间
一
首先对客户基本情况进行初步的交流：了解客户传统管理模式存在的问题及希望解决的问题
1天
二
客户提出初步的项目书面需求
1天
三
我方到现场和客户相关人员一起座谈，对需求进行细化，并进行确认
1天
四
我方根据双方确定的需求，提出详细的解决方案
3天
五
双方针对甲方认可的解决方案，确定软件架构，功能，硬件配置及预算.
1天
六
双方签订合同
1天
七
我方培训客户实施人员，操作人员与维护人员
2天
八
我方指导客户人员整理数据电子文档（最好为Excel表格）
7天
九
客户配合我方人员对软件安装，导入基本数据
3天
十
打印固定资产卡片，生成固定资产标签
3天
十一
客户安排人员粘帖固定资产标签
10天
十二
双方对软件功能进行全面测试，项目实施结束
2天

七、培训方案
为了保证系统的顺利运行，针对不同的职位，我公司提供相应的培训课程：
培训对象：系统维护员和操作员
培训方式：上门实物面对面培训
培训时间：三天（可根据实际情况调整）
培训目标：达到初级维护工程师水平.
培训内容包括：软件及设备原理；
软件及设备结构；
软件及设备安装知识；
软件及设备设置方法;
软件及设备常见故障及处理方式
软件及操作方法
通过我们的培训，这些人员能够完全独立处理80％以上常见问题，通过我们工程师电话联系指导，能处理余下的10％问题，剩下的10%问题只能通过我们工程师来解决

八、售后服务
1、服务内容：软件及产品的维护、维修.
2、服务方式:上门或远程。
3、响应时间:4小时之内电话响应,并回复处理方式。
4、技术咨询：远程服务免费。每周一至周五，上午9：00至下午5:00。分别由软件、硬件、系统工程师提供专业技术支持和服务。解答客户在设备使用中所发生的问题，可通过电话、传真和网络三种方式进行.

5、售后维修：系统交付后一年以内,因系统软、硬件本身的质量问题导致的故障免费维修；因人为原因引起的故障，只收配件费或者差旅费,免人工费。

九、附录
典型客户
通 讯： 湖南移动通信工程公司 中国移动（武汉)
中国网通（湖北） 宁夏广播电视网络有限公司
政 府： 山东国资委 湖北省政协 青岛海洋管理局
国家认定认可监督委员会 武汉国土资源局 武汉市工商局
山西昔阳政府管理局 山东省东营市公安局
军 警： 67XXX部队 宜昌武警支队
教 育: 湖南省体育职业学院 华中科技大学 中国地质大学
中共湖北省委党校 武汉市电子仪表学校 华农楚天学院

湖北大学知行学院 湖南省安化县第二中学
医 疗： 武汉同济医院 临沂市人民医院 武钢总医院 河南宏力医院
能 源： 湖南桃花江核电有限公司 武汉阳锣电厂
商 业： 东风本田汽车公司 北京首创集团
中国化学工程十六建 安徽宣城烟草公司
交 通： 武汉地铁集团公司
金 融： 中国人民银行济南分行

【海川固定资产管理软件湖南总代理】
长沙库尔兹网络科技有限公司
地址：长沙市人民中路538号百脑汇数码港A座704室
电话:0731—84128518 84152252
联系人：龚长贵 13873177041

THE END

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