前台文秘职位新版说明书.docx

前台文秘职位说明书岗位名称：前台文秘岗位编号：所在部门：人力资源行政组岗位定员：1直接上级： 人事行政主管直接下属部门/岗位：职系：所辖人员数目：工资等级范围： 等 级至 等 级岗位分析日期： 年 2月本职概述：处理企业日常事务性工作，管理企业固定资产、办公用具等，维护企业日常办公活动正常开展职责和工作任务：职责一职责描述：负责处理日常后勤事务工作时间百分比：60工作任务1. 负责接听电话，收发传真、信件2. 接待来访客人3. 饮用水、水杯、茶叶管理4. 管理企业报刊、杂志、信件、包裹、汇款收发等事务5. 办理订票事宜6. 订制名片、定时统计需要印制胸卡职员，并统一进行办理和发放7. 办理快递费、名片费、加班餐费、出差飞机票费缴纳8. 整理企业内部多种申请单，和相关部门沟通，确保申请单供给9. 不定时更新通讯录职责二职责描述：负责管理企业图书工作时间百分比：5工作任务1. 登记企业每一本公用图书，妥善管理2. 借阅图书登记 3. 要求购置图书，经过企业步骤，进行购置后登记入库4. 催还图书，在归还日期栏中登记5. 图书借阅情况随时更新到企业网站上职责三职责描述：负责办公设施采购和管理、维护工作工作时间百分比：30%工作任务1. 办理办公设施采购工作2. 登记办公设施，确保帐物相符3. 负责企业钥匙管理和领用4. 检验办公设施及设备，发觉问题立即处理职责四职责描述：负责办公用具和礼品订购和管理工作时间百分比：10工作任务1. 选择供给商，购置适宜办公用具2. 确保公用办公耗材供给和贮备3. 定时办理结算和统计库存4. 办理企业礼品采购和领用职责五职责描述： 协调物业、保洁工作工作时间百分比：5%工作任务1. 和物业、保洁单位沟通，联络相关事项2. 定时办理房租、物业费、水电费缴纳3. 传输物业通知职责六职责描述：负责办公环境管理工作时间百分比：5工作任务1. 天天对十层办公区进行检验2. 检验完成填写办公环境管理清单3. 监督保洁职员作情况，有问题立即指出4. 当发觉办公环境中问题，立即找相关部门进行处理职责七职责描述：负责企业车辆年检和保养，办理车位停车证和车辆保险工作时间百分比：10%工作任务1. 办理企业车辆年检和保养2. 办理企业车辆车位停车证及付费3. 办理企业车辆保险职责八职责描述：负责统计职员考勤工作时间百分比：5工作任务1. 每个月汇总职员考勤情况，进行考勤管理2. 统计职员请假、出差、迟到等情况3. 在上级同意下，联络制作和发放出入门禁卡职责九职责描述：完成上级交办其它工作工作时间百分比：5相关权限： 对办公用具采购确定供给商选择权和费用使用权 对发送快递、订票、印制名片和胸卡确定供给厂商选择权 对物业卫生工作监督检验权 对企业各部门办公秩序监督检验权 对办公用具领用调配权 对企业图书管理工作监督权 对企业固定资产监督权 相关每个月费用预算制订权 在权限范围内，有代表企业对外联络权力； 本事域（专业）获取信息、知识工具使用权； 学习、研究权和接收再教育、培训权利； 办公工具和劳动工具使用权； 相关事情知情权汇报关系： 以上职责，向人事行政主管汇报工作协作关系： 内部协作部门：企业全部部门 外部协作单位：办公用具供给商 、快递企业、名片社、物业、保洁企业、方正集团、维修企业、订票点工作环境： 通常工作环境使用工具设备： 通常办公自动化设备所需统计文档： 职员出入登记、职员出差登记、未打卡登记、来访客人登记、投影仪录音笔借用登记、钥匙和电话领用登记、办公用具领用登记任职资格：最低学历要求：大学专科所需教育专业背景： 不限，以文科为主所需工作经验：所需培训科目： 沟通技能 行政管理所需胜任能力： 团体合作； 责任心； 诚信； 主动性； 人际了解力； 用户服务导向； 应变能力； 组织了解力； 能按要求进行文件档案管理，起草相关文件管理制度； 独立完成行政公文，语言表示正确，语法基础无误； 能依据企业要求，联络、协调外部关系； 能依据企业要求进行工作督办跟进； 进行资产管理，并起草相关管理步骤； 依据要求，做好会议组织、协调工作备注： 财务&商务组