前台文秘职位新版说明书.docx

前台文秘职位说明书
岗位名称：前台文秘
岗位编号：
所在部门：人力资源＆行政组
岗位定员：1
直接上级：
人事行政主管
直接下属部门/岗位：
职系：
所辖人员数目：
工资等级范围： 等 级至 等 级
岗位分析日期： 年 2月
本职概述：
处理企业日常事务性工作，管理企业固定资产、办公用具等，维护企业日常办公活动正常开展
职责和工作任务：
职责一
职责描述：负责处理日常后勤事务
工作时间百分比：60
工作任务
1. 负责接听电话，收发传真、信件
2. 接待来访客人
3. 饮用水、水杯、茶叶管理
4. 管理企业报刊、杂志、信件、包裹、汇款收发等事务
5. 办理订票事宜
6. 订制名片、定时统计需要印制胸卡职员，并统一进行办理和发放
7. 办理快递费、名片费、加班餐费、出差飞机票费缴纳
8. 整理企业内部多种申请单，和相关部门沟通，确保申请单供给
9. 不定时更新通讯录
职责二
职责描述：负责管理企业图书
工作时间百分比：5
工作任务
1. 登记企业每一本公用图书，妥善管理
2. 借阅图书登记
3. 要求购置图书，经过企业步骤，进行购置后登记入库
4. 催还图书，在归还日期栏中登记
5. 图书借阅情况随时更新到企业网站上
职责三
职责描述：负责办公设施采购和管理、维护工作
工作时间百分比：30%
工作任务
1. 办理办公设施采购工作
2. 登记办公设施，确保帐物相符
3. 负责企业钥匙管理和领用
4. 检验办公设施及设备，发觉问题立即处理
职责四
职责描述：负责办公用具和礼品订购和管理
工作时间百分比：10
工作任务
1. 选择供给商，购置适宜办公用具
2. 确保公用办公耗材供给和贮备
3. 定时办理结算和统计库存
4. 办理企业礼品采购和领用
职责五
职责描述： 协调物业、保洁工作
工作时间百分比：5%
工作
任务
1. 和物业、保洁单位沟通，联络相关事项
2. 定时办理房租、物业费、水电费缴纳
3. 传输物业通知
职责六
职责描述：负责办公环境管理
工作时间百分比：5
工作任务
1. 天天对十层办公区进行检验
2. 检验完成填写《办公环境管理清单》
3. 监督保洁职员作情况，有问题立即指出
4. 当发觉办公环境中问题，立即找相关部门进行处理
职责七
职责描述：负责企业车辆年检和保养，办理车位停车证和车辆保险
工作时间百分比：10%
工作任务
1. 办理企业车辆年检和保养
2. 办理企业车辆车位停车证及付费
3. 办理企业车辆保险
职责八
职责描述：负责统计职员考勤
工作时间百分比：5
工作任务
1. 每个月汇总职员考勤情况，进行考勤管理
2. 统计职员请假、出差、迟到等情况
3. 在上级同意下，联络制作和发放出入门禁卡
职责九
职责描述：完成上级交办其它工作
工作时间百分比：5
相关权限：
§ 对办公用具采购确定供给商选择权和费用使用权
§ 对发送快递、订票、印制名片和胸卡确定供给厂商选择权
§ 对物业卫生工作监督检验权
§ 对企业各部门办公秩序监督检验权
§ 对办公用具领用调配权
§ 对企业图书管理工作监督权
§ 对企业固定资产监督权
§ 相关每个月费用预算制订权
§ 在权限范围内，有代表企业对外联络权力；
§ 本事域（专业）获取信息、知识工具使用权；
§ 学习、研究权和接收再教育、培训权利；
§ 办公工具和劳动工具使用权；
§ 相关事情知情权
汇报关系：
§ 以上职责，向人事行政主管汇报
工作协作关系：
§ 内部协作部门：企业全部部门
§ 外部协作单位：办公用具供给商 、快递企业、名片社、物业、保洁企业、方正集团、维修企业、订票点
工作环境：
§ 通常工作环境
使用工具设备：
§ 通常办公自动化设备
所需统计文档：
§ 职员出入登记、职员出差登记、未打卡登记、来访客人登记、投影仪录音笔借用登记、钥匙和电话领用登记、办公用具领用登记
任职资格：
最低学历要求：
大学专科
所需教育专业背景：
§ 不限，以文科为主
所需工作经验：
§
所需培训科目：
§ 沟通技能
§ 行政管理

所需胜任能力：
§ 团体合作；
§ 责任心；
§ 诚信；
§ 主动性；
§ 人际了解力；
§ 用户服务导向；
§ 应变能力；
§ 组织了解力；
§ 能按要求进行文件档案管理，起草相关文件管理制度；
§ 独立完成行政公文，语言表示正确，语法基础无误；
§ 能依据企业要求，联络、协调外部关系；
§ 能依据企业要求进行工作督办跟进；
§ 进行资产管理，并起草相关管理步骤；
§ 依据要求，做好会议组织、协调工作
备注：
§

财务&商务组