大数据时代加强党校档案管理的几点思考_林伟红.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S145兰台论坛Lantai BBS大数据时代加强党校档案管理的几点思考林伟红（中共怀化市委党校，湖南 怀化 418000）摘要：大数据时代背景下，党校档案管理部门以及相关工作人员要积极引入先进的管理技术，构建信息化档案管理系统，充分挖掘和利用大数据的优势，提高党校档案管理的质量和效率，以更好地为党校各项工作的开展服务。关键词：大数据；党校档案；档案管理当前大数据背景下，党校档案管理既迎来了前所未有的机遇，也面临着十分严峻的挑战。这就要求党校档案管理部门以及管理者要认清形势，制定积极的应对策略，这样才能够更好地保障党校档案管理工作的现代化建设。一、大数据时代党校档案管理的意义（一）党校档案是党的历史文化记载党校档案是学习社会主义思想、党的政策方针，开展理论研究等活动的记录。党校档案是记录党的活动以及发展的真实凭证，在对党校档案进行研究之后，能够知道党的发展，了解党的历史，设计党的未来，党校档案是一笔十分珍贵的历史性资料。在大数据时代背景下，借助大数据技术可以构建系统化、信息化的档案管理体系，将党的历史进行清晰展现，进而让人们对党的历史有更加全面的了解。（二）党校档案是教学研究和改革的主要支撑党校中的档案内容，是对党校中所有教学过程的真实记录。档案资料中清晰地记录着教学科研、教学的成果及相关思想创新和教学经验，这些都是十分重要的历史资源。档案资料不仅会促进教学研究，还能为相关的教学活动提供基础的数据支持，进而促进党校的教学改革进程持续推进。二、大数据时代党校档案管理存在的问题（一）缺少新时代档案管理观念目前，有些党校在档案管理过程中，还沿用一些传统的档案管理观念，按照传统的方式进行档案管理，使得档案管理工作效率比较低，并且很难适应新时代档案管理的发展需求。党校在新时代缺乏档案管理观念，没有充分利用大数据技术，使得档案管理缺乏规范性和统一性，所有归档的档案信息都不完整，缺乏系统性，甚至有些档案存在丢失的现象，这会在很大程度上影响档案管理的效率，影响党校档案信息的利用效率。（二）缺乏高素质的档案管理人员党校在开展档案管理过程中，应该匹配对应的档案管理专业人员，充分利用大数据技术的优势开展档案管理工作，这样才能保证档案管理的效率，做好档案数据的高效整理。然而，有些党校的档案管理人员都是非档案专业的人员，其档案管理素质相对比较低，在实际开展档案管理工作时，只依靠以往的档案管理经验，很难利用先进的大数据技术开展档案管理工作，这样不仅会影响档案管理的效率和质量，还会浪费较多的资源。三、大数据时代党校档案管理面临的机遇（一）可以大幅度提升储存空间新时代，党校的规模不断扩大，档案信息的数量也呈现爆发式增长，传统的档案管理模式已经不能满足档案数据的管理需求。在大数据时代背景下，党校利用大数据技术能够扩大档案存储的空间，增加档案信息存储的容量。（二）可以有效分析，提供便捷服务在传统的档案管理过程中，党校档案都是采取纸质版的形式保存，受到存储空间的限制，在进行检索利用时会降低档案的使用效率，在某种程度上会直接影响党校事业的可持续性发展。而在大数据时代，服务器的增加能够有效解决纸质档案的存储限制，提高档案信息的利用效率，充分分析档案数据，提供更多便捷的服务。2022 年 第 6 期黑龙江档案146兰台论坛Lantai BBS四、大数据时代党校档案管理面临的挑战（一）档案管理理念创新大数据时代背景下，党校档案管理理念发生了改变。在传统的档案管理过程中，坚持“存”“整”“管”的观念理念，侧重于管理；而在大数据技术应用到档案管理工作后，档案管理的观念更加侧重于以用户为中心，提供档案信息的分析和利用服务。所以，档案管理的流程和方式都发生了变化。（二）档案信息安全性维护大数据时代，网络中存在一些敏感数据，这使得网络攻击有了目标，会给大数据应用带来较大的威胁和冲击。档案都是通过云存储技术等方式进行管理，虽然档案安全防护技术和设备在不断升级，还是会被一些黑客所攻击，甚至是被不法分子非法入侵，造成档案信息泄露，会给党校以及相关人员带来一定的安全风险。五、大数据时代做好党校档案管理的有效对策（一）提升党校档案制度化管理能力在大数据时代，党校应该充分利用大数据技术的优势，树立大数据档案管理思维，创新档案管理的模式，优化档案管理工作的方式，进而可以适应大数据时代档案发展的需求。党校应该转变思想，树立大数据档案管理思维模式，广泛收集党校内部的数据资料，构建一个档案信息数据库，利用现代信息技术搭建一个信息化、技术性的服务平台，满足使用者的个性化档案信息利用需求，提高档案的利用效率，发挥档案的价值。党校还应该构建档案管理的各项制度，设计出科学化的工作流程，做好档案制度化管理，保证档案管理的质量。党校档案管理人员工作的开展情况与绩效进行挂钩，激发档案管理人员的工作积极性，从制度上约束档案管理人员的工作效率，进而确保档案管理工作的质量，实现党校档案真实完整的存储、高效查询和有效利用。（二）创造以大数据为基础的安全管理环境大数据时代，党校档案管理工作模式已经更新，同样档案的安全管理环境也要不断优化。党校档案管理过程中利用大数据技术可以带来较大的便利，但是也带来了档案安全管理的问题。如果档案管理的安全性比较低，那么很容易被黑客攻击，造成档案信息的泄露。档案管理的安全环境建设应该以大数据为基础，构建一系列的档案安全管理体系，保证档案信息的安全性。一是数据保护。利用大数据技术、云计算技术存储档案资料，在这种档案存储模式下，使用者能够直接操作档案资源，这使得档案资料在被破坏时很难被发现。所以，党校在构建档案数据库时，应该构建有效的安全防护体系，降低档案数据被盗的风险。二是数据备份。针对海量档案数据资源进行管理时，应该做好档案数据的备份工作，保证所有档案安全的基础上，还要保证所有档案数据的完整性。利用数据备份、归档技术保证数据的安全，以免档案数据遇到永久丢失的问题，给档案数据带来毁灭性的灾难。（三）建立大数据队伍，夯实党校档案管理基础党校档案管理工作的有效开展，不仅要适应大数据技术所带来的智能化发展机遇，还应该做好档案管理专业人才的培养，打造出一支专业性、综合素质高的档案管理队伍。档案管理专业人才队伍的建设直接决定档案大数据管理的质量。因此，档案管理专业人才不仅要具备基本的档案专业管理能力，还要具备大数据思维，能够熟练运用各项先进的技术和设备来开展档案管理工作。首先，党校要重视档案管理人员的素质培养，不断提高档案管理人员的专业素质，培养其大数据素养。定期对当前的档案管理人员进行专业的培训，丰富档案管理人员的理论知识，提高档案管理人员的实践能力。其次，党校还要引进一些专业人才，党校可以从学校和社会中招聘一些档案管理专业人才，壮大档案管理队伍。大数据人才应该具备大数据技术的运用能力，可以对档案数据进行分析和处理，按照相关的需求完成档案管理的工作。最后，党校应该增加和外界的合作，实现借才借智优化管理和服务的目标。党校还应该培养档案管理队伍形成团队合作精神，相互配合，共同提升党校档案管理工作的质量。（四）理顺档案工作体制，统一档案标准规范在党校档案管理工作开展过程中，应该坚持“统一领导，分级管理”的原则，充分发挥档案部门管理的职能，重视档案馆的建设，发挥档案管理在党校中的重要作用，完善统一化、标准化的管理制度。党校开展档案管理工应该遵守中华人民共和国档案法等法律法规，结合党校内部的实际情况，完善档案管理机制的建设，确保党校的档案管理制度符合国家档案局的管理要求和标准。目前，我国党校的档案管理方式、手段都还不成熟，还需要不断优化完善。党校档案服务没有统一规范的标准，使得档案管理人员都是按照传统的2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S147兰台论坛Lantai BBS方式开展档案管理工作。档案管理工作的质量和档案管理人员的责任心有直接的关系。档案管理没有统一规范的标准，使得档案管理工作缺乏科学性、规范性，进而影响档案管理的水平。所以，党校应该理顺档案管理工作体制，统一档案标准规范，全面提升档案管理部门的档案服务能力和管理水平。党校在制定档案管理制度时，应该结合其他部门的生产、服务制定出符合党校实际情况的制度内容，并且要在实际应用过程中不断优化升级，加大标准化建设，使得档案数据资源管理更加标准化、合理化、规范化，利用先进的数字技术、信息技术完成档案数据的规划和管理，使得档案管理工作能够促进党校其他工作的有序开展。实际进行档案管理和利用时，党校档案管理人员应该主动和其他部门员工进行沟通，借助信息技术为其他部门提供更加科学合理的档案服务，使得所有档案利用行为都能按照相关的规范执行。党校内部应构建出一套系统化的管理体系，实现档案的高效共享，提高档案资源的利用效率。（五）升级档案管理系统，加强电子文件归档党校的档案管理系统基本都是以单机、局域网为基础建立的，这也是大数据时代发展的必然趋势。在大数据时代，党校档案管理部门需要对档案管理系统进行优化升级，进而实现高效档案管理目标。党校应该利用大数据技术构建大数据档案管理系统，实现对档案数据的存储、管理和利用，满足更多个性化的服务需求，为更多的使用者提供档案资源服务。当前，党校中产生的电子文件越来越多，类型越来越复杂，面对大量的电子文件，党校需要对电子文件制定出明确的归档和分类标准，保证电子文件的有效归档和分类管理。随着信息技术不断升级，电子文件归档的载体也在发生变化。为了保证电子文件能够长久保存，需要严格按照相关的标准来完成电子文件的归档工作。虽然可能会存在技术上的应用困难，但是还要应用先进的技术打破技术壁垒，做好电子文件的归档工作。党校档案管理如果在电子文件归档上存在方式不对、管理系统不完善等问题，会直接影响电子文件的资源利用效率，进而影响电子文件的长期存储效果，将会增加电子文件的安全风险。所以，党校档案管理部门在实际开展档案管理工作时，应该做好电子文件的归档工作，确保电子文件档案信息的真实、全面、准确。（六）优化档案馆藏结构，实行资源整合党校在开展档案管理过程中，档案管理的综合能力，主要是在下面几个方面体现出来：首先，档案资料的总体占比上；其次，档案工作的实际地位，在档案部门和其他部门进行信息协调时，能够提供有效的管理和协调动作；最后，党校内档案资料的管理和开发手段是否处于先进水平。在大数据时代背景下，党校为了适应档案管理的发展需求，应该做好档案资料的有效整合。党校内部的各个部门针对所有保存的档案信息，都要按照分散到集中、无序到有序的规则进行整理，实现档案科学化的整理和有机组合，进而可以满足各级部门对档案的需求，提高档案的利用效率，构建出一套高效的服务体系，为使用者提供更多针对性的服务内容。同时，党校还应该按照内部员工的层级，为其提供公共档案服务，同时结合党校内部员工对档案资源的利用情况，对档案资源进行整合和挖掘，进而使得档案资源可以最大化的被利用。此外，党校应重视档案馆以及电子化档案数据库的建设，配齐档案管理的各项基础技术和设备，使得各类档案资源都能集中在一起，进而提高档案的整合效率，为各个部门提供更加有效的档案信息。（七）深化档案加工处理，开展档案知识服务在大数据时代，党校的档案管理部门不仅要做好传统的档案管理等相关基础工作，还要对当前的档案进行加工处理，使得档案材料能够为各个部门提供服务。档案管理部门在对大量的档案数据进行收集之后，应该结合档案使用人员的需求开展档案知识服务，对档案资料的内容进行深入分析和挖掘，进而构建出一个档案数据模型，为相关决策提供数据支持，从而提高党校档案的利用效率。参考文献 1 齐艳梅,钱桂灵,汪玥.大数据时代党校档案管理的几点思考 J.兰台内外,2020(36).2 于淑红.大数据时代党校档案管理的突破形式 J.今日财富,2021(24).3 任海鹏.大数据时代下“互联网+”党校档案管理措施研究 J.林区教学,2022(09).4 吴晓梅.“互联网+”背景下的党校档案管理探讨 J.办公室业务,2021(21).责编：蒋立民