变更洽商管理办法.doc

文件名称
变更、洽商管理办法
业务类别
变更、洽商管理
版本号
V2.0
生效日期
2015年3月1日
拟制责任人
---
文件审核人

文件审批人

1. 总则
为了规范京南片区变更、洽商管理工作，保证变更、洽商质量，满足施工进度要求和及时办理成本线上审批，特制定以下管理办法：
原则上变更、洽商必须按公司变更、洽商管理实施细则执行，严格执行先审批后实行、一月一备案的原则。
2. 变更、洽商的发起及责任部门
2.1设计变更发起及编写部门：项目部；
2.2四港类工程洽商发起及编写部门：项目部，不得由施工单位人员起草；
2.3基地类项目工程洽商发起及编写部门：工程部；
2.4变更、洽商编制质量责任部门：成本部；
3. 变更、洽商紧急放行备案原则
3.1考虑片区接待任务多、变化多及工程特性，对影响关键、一级节点的变更、洽商实行紧急放行备案制度。
3.2变更、洽商实施前无法及时发起或完成变更、洽商申请的，根据变更、洽商估算造价≤1万元，得到片区工程总监同意后方可实施；＞1万元请示片总同意后方可实施。
3.3在得到工程总监或片区总批准（非洽商变更开始实施）后7日内，经办人发起《变更、洽商申请单》的内部审批及公司线上成本系统审批。
3.4变更、洽商的内容执行完毕后，经办人28日内发起《变更、洽商确认单》的公司线上成本系统审批。
3.5变更、洽商未请示或未在规定时间内发起申请或成本系统确认流程的，片区原则上不予认可办理，不计入结算。特殊情况下，由变更、洽商的经办人及部门负责人向片区总申请获批后方可办理，但对经办人、部门负责人采取片区内通报批评，同时对经办人处以50元，项目经理或部门经理处以100元的经济处罚。
4. 变更、洽商编制、审批质量
4.1必须明确变更、洽商发生的原因，提供要求方的确认文件或要求函件（如有）。因超出原承包范围增加的施工内容，或实际工艺做法与招标清单不一致（包括实际施工图与中标清单描述不一致，也包括现场地基、供水供电不符合原合同约定）超出了合同范围，要一一明确。
4.2变更、洽商内容：要注明施工方法、施工部位、施工范围、工程量、附图等，涉及图纸的要明确注明图纸编号；涉及拆改内容的变更、洽商，需要提供拆改前后的详图，并标注拆除范围。
4.3现场实际情况：描述变更、洽商发生现场前后的影像对比，影像上要有必要的计量工具。
4.4项目部、成本部充分沟通并明确拟发生变更、洽商的计价原则；成本部明确拟发生变更、洽商的费用是否计入结算；
4.5变更、洽商报价编制说明充分、清晰。
4.6对于发生拆除的变更、洽商要明确拆除材料、设备的重复利用及处理办法。
4.7申请单、确认单附件中要有依据：涉及要计算工程量的，必须有变更前后的对照图纸或者示意图；涉及按现场实际发生人工、台班的，要有三方签字单涉及拆改的，要有拆改数量、范围、示意图、照片、三方签字单；合同及清单中没有的单价，要有认价单、比价单，还是注明先按暂估价，确认单中再附认价单。
4.8其它应该附的变更洽商附件：照片、施工方案、说明、招商或平台发的工作联系函等内容。
4.9申请单编写及准备附件的工作按2.1、2.2、2.3条规定执行，成本部审核其完整性、合理性、合规性。成本工程师审核申请单或确认单时，要注明审核意见，特别注意计价依据、计价方法是否合理和正确，具体审核内容和意见参照5.9条。

5. 变更、洽商内部审批及上线成本系统的统一要求
5.1变更、洽商分申请阶段、确认阶段两次线上系统审批。
5.2变更、洽商申请单发起时“主题”栏中(OA系统)/“名称”栏中（成本系统）应写“***片区***项目****变更/洽商”格式进行规范命名，并按照申请单的要求准备齐全附件。
5.3对于变更、洽商申请已经成本系统审核通过、实施完成、一审核价完成后的变更、洽商确认单/通知单审核的二次OA/成本流程发起时，“主题”栏中(OA系统)/ “名称”栏中（成本系统）应写“***片区***项目****变更/洽商-(变更、洽商编号)确认单审核”；“变更原因”栏中应注明：“***片区***项目****变更/洽商-(变更、洽商编号)申请”已于****年**月**日经事业部/片区审核通过，现施工单位*****已经按要求实施完成并通过现场验收，片区成本部门已对施工单位上报的预算书完成审核，特报请事业部/片区领导审核该变更、洽商的确认单；原申请单申报时的预估金额是****元，本次施工单位上报的待审金额为****元，一审审核完成后确认金额为****元；请审核。
5.4二次OA/成本流程发起时，“变更原因”栏中注明5.7条的说明即可，不要再重复一次审批时申请单中注明的变更原因，因为一次流程审批时已说明且已通过审批。
5.5附件中要包括：该变更、洽商申请单审核通过的流程截屏图、签字到片区总的变更、洽商申请单、签字齐全的记录单/通知单、现场实际发生的工程量或台班签认单（如有）、验收单（如有）、拆改前后的详图并标注拆除范围（如有完工前后前后的照片对比（如有）、施工单位上报的预算书（签字或盖章）、造价咨询单位审核后说明单（签字）、施工单位和监理单位签字的洽商变更确认单。
5.6对于2万元以上的变更、洽商，除注明（如有）外，上述附件缺一不可，特别是该变更、洽商申请单审核通过的流程截屏图；对于2万元以下的洽商变更，可以不要截屏图，其它附件相同。
5.7附件中的变更、洽商确认单上不需要甲方成本、项目经理和片区总签字；该部分签字在二次成本系统流程审批通过后再签字下发施工单位;
5.8变更、洽商的核价相当于洽商变更的结算，各成本人员和咨询公司务必重视，严格把关；不合理的费用坚决不同意；任何数量、单价确认必须有依据，必须按合同约定的变更、洽商定价原则结算；需认价的主材要履行认价程序；施工单位的上报的预算书中要有编制说明，说明预算书编制依据、工作范围、界面、工程量计算依据（采用何种定额组价）、人工主材计价依据（人工费、主材费价格、取费如何计取）、取费依据、拆除方法（人工、机械）、废物利用原则，是否符合合同约定。
5.9成本或者咨询公司的审核意见需要说明计价依据（与施工单位上报一致）或判定施工单位计价依据合理与否，是否符合合同约定；明确上报预算书中存在的问题；工程数量、定额套用、市场价和取费合理，申请单阶段预估费用为*****元；确认单阶段审核确认价*****元。
6. 办理变更、洽商的部门分工及审核要点
6.1设计部
6.1.1负责配合设计变更发起所需设计院的协调工作，根据变更申请单的内容负责完成设计变更通知单及变更图纸资料，并对变更图纸资料的真实性，可靠性，合理性负责；
6.1.2负责组织重大变更、洽商的技术协商和处理；
6.1.3对各类变更、洽商的技术方案的确定进行审核；
6.1.4审核各类变更、洽商是否影响交楼标准。
6.2项目部
6.2.1负责设计变更、工程洽商的发起，经办人对变更、洽商的原始资料初步审查，对资料的真实性，可靠性，合理性，完整性负责；
6.2.2填写变更、洽商申请单，洽商记录单，变更、洽商确认单；
6.2.3明确洽商发生的依据及责任单位的认定；
6.24变更、洽商涉及到拆改及可重复利用的材料时，在拆除前与施工单位谈定材料的可重复利用情况及处理方法；
6.2.5负责监督变更、洽商的执行，对于隐蔽工程和事后无法计算工程量的变更、洽商，组织成本管理人员、监理单位、施工单位共同完成工程量的确认；
6.3成本部
6.3.1负责审核设计部、项目部提交的变更、洽商待审文件的完整性、真实性、合理性和合规性；
6.3.2负责及时对变更、洽商进行成本预估，并确认是否计入结算，为决策提供依据；
6.3.3与项目部共同确认等变更、洽商工程的计价原则（重点关注涉及拆改的变更、洽商）；
6.3.4配合项目部现场确认隐蔽工程和事后无法计算工程量的变更、洽商的工程量；
6.3.5负责对变更、洽商的结算费用进行审核；填写洽商结算金额，由双方代表进行最终的签字确认作为附件；
6.3.6片区内《变更、洽商申请单》阶段成本部门估价工作原则上在资料提交齐全的情况下不得超过3个工作日；《变更、洽商确认单》确认阶段内变更、洽商结算金额一审审核，成本部原则上在资料提交齐全的情况下不得超过10个工作日。
6.3.7建立变更、洽商汇总台账，每月与设计部、项目部核对；
6.3.8变更、洽商累计发生额接近已发生合同额的2%时，及时预警。
6.4招采部
6.4.1办理变更、洽商申请阶段过程中，对于需要认价的主材、设备、机械台班及合同内未约定的人工单价等，由招采部在申请单批准后10个工作日完成比价、认价工作，并提供认价单。
7. 其他：
7.1本管理办法由片区工程总监负责解释；
7.2本管理办法自2015年3月1日开始实施；

工业地产事业部京南片区
2015年2月28日
5