1、完整版)文件归档目录范本
文件归档目录范本
一、电子表格的使用
1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的,所列项目不能增减.
2、在计算机中录入时不能加空格和回车.
3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。
4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm）直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。
5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限-年度"，如“永久
2、——2007"、“30年——2007"、“10年—-2007”.
二、归档文件目录填写说明
《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目.归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
——件号：填写室编件号。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。不得重复,不得编附号.
——责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者.责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人.填写时要注意三个问题：
（1）。填写时一般使用全称或通用简称,不能使用“本单位”、“本科"等含义不明、难以判断的简称。领导讲话填写
3、领导姓名.
（2).联合发文时,填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。
（3）。有些“白头文件"可能出现未署责任者的情况,编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”.
——文号：文件的发文字号。文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录,代字、年度、顺序号(包括括号的形式）都不能省略（不能变),否则将给查找和利用带来困难,如“盐委发［2007]1号”,不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一"等文件顺序号，亦不得填写“情况反映
4、等刊物名称。“情况反映第×××期”、“工作动态第×××期”、“会议纪要第×××期”等内容填在“文号”栏内都是不符合要求的。
——题名:题名即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题：
⑴．当文件只有一个题名时，填写应照实抄录；
⑵．当有的文件还有副题名（副题名即文件标题中破折号冒号后面部分，对正题名进行解释说明)或并列题名(并列题名即以其他语言文字书写的题名)时,如果正题名能够反映文件内容时，副题名一般不须抄录，并列题名在需要时与正题名一并抄录；
⑶．当文件没有题名，或题名含义不清,不能提示或不能全面提示文件内容，应重新拟写或补充标题,并在新
5、拟或补充标题之外加“［ ］"号。
⑷．当会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
⑸．正件与附件为一件时，当正文仅仅是一些原则性的东西,而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录,外加“（)"号，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定”(附：市民公约)。
——日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909.有的文件材料有年无准确月日的,如2007年一份材料可填写为20070000。未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加〔〕.
——页数：每一件归档文件的页数。页数是每件文件的总页数。归档文件整理过程中无需对每件文件重新
6、编页码，只需将的页数相加作为该件文件的页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，有的文件落款“此页无正文",然后就是文件落款时间,这样的情况同样也算一页，空白页不计.有些大张的统计表折叠后仍按未折叠前的图文页面数计算页数。多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。
——备注：注释文件需说明的情况.填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“＊”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。
归档文件目录
全宗号：
10年——2009
件号
责任者
文 号
题 名
时 间
页数
备注
7、
8、
9、
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