文件归档目录范本.doc

(完整版)文件归档目录范本文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的,所列项目不能增减.2、在计算机中录入时不能加空格和回车.3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长宽297mm210mm）直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限-年度，如“永久2007、“30年2007、“10年-2007”.二、归档文件目录填写说明归档文件整理规则所指编目是指对已归档文件逐件编目.归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：填写室编件号。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。不得重复,不得编附号.责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者.责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人.填写时要注意三个问题：（1）。填写时一般使用全称或通用简称,不能使用“本单位”、“本科等含义不明、难以判断的简称。领导讲话填写领导姓名.（2).联合发文时,填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。（3）。有些“白头文件可能出现未署责任者的情况,编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“ ”.文号：文件的发文字号。文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录,代字、年度、顺序号(包括括号的形式）都不能省略（不能变),否则将给查找和利用带来困难,如“盐委发20071号”,不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。“情况反映第期”、“工作动态第期”、“会议纪要第期”等内容填在“文号”栏内都是不符合要求的。题名:题名即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题：当文件只有一个题名时，填写应照实抄录；当有的文件还有副题名（副题名即文件标题中破折号冒号后面部分，对正题名进行解释说明)或并列题名(并列题名即以其他语言文字书写的题名)时,如果正题名能够反映文件内容时，副题名一般不须抄录，并列题名在需要时与正题名一并抄录；当文件没有题名，或题名含义不清,不能提示或不能全面提示文件内容，应重新拟写或补充标题,并在新拟或补充标题之外加“ 号。当会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。正件与附件为一件时，当正文仅仅是一些原则性的东西,而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录,外加“（)号，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定”(附：市民公约)。日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909.有的文件材料有年无准确月日的,如2007年一份材料可填写为20070000。未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加.页数：每一件归档文件的页数。页数是每件文件的总页数。归档文件整理过程中无需对每件文件重新编页码，只需将的页数相加作为该件文件的页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，有的文件落款“此页无正文,然后就是文件落款时间,这样的情况同样也算一页，空白页不计.有些大张的统计表折叠后仍按未折叠前的图文页面数计算页数。多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。备注：注释文件需说明的情况.填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。归档文件目录 全宗号：10年2009件号责任者文 号题 名时 间页数备注朝阳【wlsh0908】整理