3.内外部沟通管理程序.doc

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香港金亨实业有限公司
东莞市凤岗圆峰五金加工部
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GH-QPM-003
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文件修订记录

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GH-QPM-003
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内外部沟通管理程序
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1．目的
为了确保内外部所有质量管理资讯能得到及时准确的收集、传递、回馈及有效的处理与管理，特制定本管理程序。
2．适用范围
本程序适用于对本公司内外部质量管理资讯的沟通与处理。
3．定义
质量管理资讯：是指与本公司质量管理有关的需要传递的各种内外部信息。
4．职责
4．1 业务部：负责客户资讯的收集、传递、沟通与处理。
4．2 采购：负责供方及采购市场信息的收集、传递、沟通与处理。
4．3 品管部：负责客户、供方及内部质量要求等综合讯息的收集、传递、沟通与处理。
4．4 行政部：负责政策法规、人力资源及公司相关决策事项信息之传达。
以及相关投诉信息的处理与答复。
4．5 各部门负责各自工作范围内之资讯的传递与沟通处理。
4．6 文控中心:负责需要保存的内外部资讯的收集与保存。
5．工作程序
5．1资讯的分类
a．外部资讯包括:
1. 客户、供方、认证机构、检测机构、媒体等机构的相关信息。
2. 与产品有关的政策、法规、条例、标准及产品标准类信息等。
b. 内部讯息包括:
1. 正常讯息。如：质量方针的有效性、适宜性与充分性之审查、质量目标达成情况、产品的测量记录、内部审核与管理评审报告，以及公司决策需传达或体系运作的其它记录、员工的合理建议等。
2. 不符合讯息。如：体系内部审核时开出的不合格报告，纠正预防措施处理单、日常质量检验异常报告等。
3．紧急讯息。如：出现重大质量事故情况的讯息与处理记录等。
5．2 讯息的收集/处理与沟通工具
讯息可采用书面记录、公告栏、会议讨论交流、电子媒体、声像设备、

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GH-QPM-003
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厂报厂刊及内部网络等工具进行沟通与传递。
5．2．1外部讯息的收集与处理
a．业务、品管部：负责客户有关产品质量与服务方面的要求、结果回馈及与产品有关的法律法规、检测结果等信息的收集、处理与传递。
b．采购、品管部负责对供方来料质量、检测报告、承诺书，来料交期及相关服务要求等信息的沟通、传递与处理。
c．人事部：负责政府主管部门媒体等机构的讯息收集及来自上述相关方投诉的处理和答复。
d．各部门：负责本部门内部及跨部门工作信息的传递、沟通与处理。
5．2．2内部信息的收集与处理
a．正常信息的处理：各部门依照相关文件规定直接收集并传递日常的信息，品管依照相应程序文件规定，向相关部门传递质量目标的达成及产品监测情况等。管理者代表负责内部的审核与管理评审结果等信息的传递。
b．不符合信息的沟通处理方式依照《不合格品控制程序》、《纠正与预防措施控制程序》中之规定进行。
c．紧急信息的沟通处理：发生重大质量问题时，由发现部门速将信息传递给相关权责部门进行处理。必要时可召开紧急沟通会议。
5．3 在沟通处理过程中产生的各种记录，依照《质量记录管理程序》中之相关规定执行。
5．4 各单位应依照《文件与资料管理程序》中之规定，对接收传递的各种信予以分类保存。保存期限依《质量记录管理程序》之规定执行。
6．相关文件
6．1文件与资料管理程序 GH-QPM-001
6．2质量记录管理程序 GH-QPM-002
6．3不合格品控制程序 GH-QPM-019
6．4纠正与预防措施控制程序 GH-QPM-021
7．相关记录
7．1会议记录 （GH-QER-012）
7．2内部联络单 （GH-QER-013）
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