办公室工作及流程.doc

办公室工作及流程一、文件处理发文流程：1、起草文件：公司相关制度、通知、任命等文件的起草对外的合同、协议的起草2、印发：起草文件经办公室主任校对、审核，总经理或董事长签发后，方可打印。3、下发文件办公室对批准的文件下发至相应部门，并由各部门在文件发放记录上回收根据文件内容及领导指示，对文件进行督办，并做记录。4、文件存档下发及外发文件需做台账登记，并留有一份原件存档。收文流程：对外来文件进行台账登记，并分类归档。根据来文内容，文件复印件交相应部门，原件存档；如较重要文件，呈送领导，并将领导对文件的批示，反馈相应部门。文件督办：根据文件内容和领导批示，对文件进行督办。二、会务工作确定会议议题制定会议方案准备会议材料会场布置组织签到和记录清理会场整理会议材料印发会议纪要周例会：前两天各部门会议议题收集各部门协调处理根据协调结果，调整会议议题会议召开及纪要会议纪要督办（下次会议前咨询上周完成情况）三、档案管理1、人事档案按要求将每个员工建档，并补充档案内信息，做好档案内容登记。2、健康档案定期人员体检复印体检表填写健康统计表及健康档案存档3其他档案应对口行政部门（安全等）要求编制的档案的整理汇编工作。四、印章管理用印申请用印登记用印五、车辆管理1、用车申请出车登记收车登记 2、车辆的维护、年审、保险等工作六、接待工作1、根据领导安排和通知，提前准备接待工作，保证各类招待物品充足（水、纸杯、水果）等2、接待时的用车安排，贵宾室的安排。七、办公、生产用品采购、入库、及领用各部门提出采购计划办公室审核调整后交董事长审批物资采购，到货后验收入库、登记并建立台账各部门于规定日期领用，登记并建账定期做分析八、各部门基础设备设施维修维修申请安排维修结束验收记录备案九、行政事务负责公司各种资质的申办，各种证照的年审、年检。十、内部管理加强卫生监督，保障环境清洁餐厅、宿舍、消防、安全等工作。十一、考勤管理落实考勤制度的执行，规范考勤管理，督查出勤情况。月初导出打卡机、企业的考勤数据，进行汇总核查，并及时将考勤结果交于财务部以制作薪资。十二、培训管理制定年度培训计划，收集培训课件、培养培训讲师。严格按培训计划落实培训工作及考核，并登记存档，为员工梯队培养做基础。十三、入离调转：规范员工入离调转手续的办理，入职：满七日后填写入职审批表及新员工试用评估表并审批，提交身份证复印件、学历证明复印件、一寸照片于办公室，登记入职离职：试用期提前7天申请，正式员工提前1月申请，需有书面申请；离职办理时，需归还工服及其他领用物资，清理欠款，离职单签字完毕后，方可离职并于下次发薪日发薪。十四、保险社会保险：全日制大专以上学历、主管级以上人员，入职半年后，给予缴纳社会保险福利。参险流程：提交一寸照片2张（红、蓝底）到办公室劳动局办理劳动备案每月15日前社保局办理社保增减将社会保险申报表提交财务部，以通过税务系统缴费（每月25日前）财务交费后，到税务局打印完税证明整理参保缴费信息表商业保险：2019年预计缴纳意外伤害团体险，此险种为名额缴费，1年期限内，固定名额，可随意更换人员信息。（保费100元，保额伤1万，亡10万，住院30/日）每半月办公室统计人员离职与新入职信息，及时与保险人员对接，更换名单。