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办公室工作及流程

一、文件处理
发文流程：
1、起草文件：
①公司相关制度、通知、任命等文件的起草
②对外的合同、协议的起草
2、印发：
起草文件经办公室主任校对、审核，总经理或董事长签发后，方可打印。
3、下发文件
①办公室对批准的文件下发至相应部门，并由各部门在文件发放记录上回收
②根据文件内容及领导指示，对文件进行督办，并做记录。
4、文件存档
下发及外发文件需做台账登记，并留有一份原件存档。
收文流程：
①对外来文件进行台账登记，并分类归档。
②根据来文内容，文件复印件交相应部门，原件存档；如较重要文件，呈送领导，并将领导对文件的批示，反馈相应部门。
③文件督办：根据文件内容和领导批示，对文件进行督办。
二、会务工作
确定会议议题→制定会议方案→准备会议材料→会场布置→组织签到和记录→清理会场→整理会议材料→印发会议纪要
周例会：前两天各部门会议议题收集→各部门协调处理→根据协调结果，调整会议议题→会议召开及纪要→会议纪要督办（下次会议前咨询上周完成情况）
三、档案管理
1、人事档案
按要求将每个员工建档，并补充档案内信息，做好档案内容登记。
2、健康档案
定期人员体检→复印体检表→填写健康统计表及健康档案→存档
3其他档案
应对口行政部门（安全等）要求编制的档案的整理汇编工作。
四、印章管理
用印申请→用印登记→用印
五、车辆管理
1、用车申请→出车登记→收车登记
2、车辆的维护、年审、保险等工作
六、接待工作
1、根据领导安排和通知，提前准备接待工作，保证各类招待物品充足（水、纸杯、水果）等
2、接待时的用车安排，贵宾室的安排。
七、办公、生产用品采购、入库、及领用
①各部门提出采购计划
②办公室审核调整后交董事长审批
③物资采购，到货后验收入库、登记并建立台账
④各部门于规定日期领用，登记并建账
⑤定期做分析
八、各部门基础设备设施维修
维修申请→安排维修→结束验收→记录备案
九、行政事务
负责公司各种资质的申办，各种证照的年审、年检。
十、内部管理
加强卫生监督，保障环境清洁
餐厅、宿舍、消防、安全等工作。
十一、考勤管理
落实考勤制度的执行，规范考勤管理，督查出勤情况。
月初导出打卡机、企业的考勤数据，进行汇总核查，并及时将考勤结果交于财务部以制作薪资。
十二、培训管理
制定年度培训计划，收集培训课件、培养培训讲师。
严格按培训计划落实培训工作及考核，并登记存档，为员工梯队培养做基础。
十三、入离调转：
规范员工入离调转手续的办理，
入职：满七日后填写《入职审批表》及《新员工试用评估表》并审批，提交身份证复印件、学历证明复印件、一寸照片于办公室，登记入职
离职：试用期提前7天申请，正式员工提前1月申请，需有书面申请；离职办理时，需归还工服及其他领用物资，清理欠款，离职单签字完毕后，方可离职并于下次发薪日发薪。
十四、保险
社会保险：
全日制大专以上学历、主管级以上人员，入职半年后，给予缴纳社会保险福利。
参险流程：提交一寸照片2张（红、蓝底）到办公室→劳动局办理劳动备案→每月15日前社保局办理社保增减→将社会保险申报表提交财务部，以通过税务系统缴费（每月25日前）→财务交费后，到税务局打印完税证明→整理参保缴费信息表
商业保险：
2019年预计缴纳意外伤害团体险，此险种为名额缴费，1年期限内，固定名额，可随意更换人员信息。（保费100元，保额伤1万，亡10万，住院30/日）
每半月办公室统计人员离职与新入职信息，及时与保险人员对接，更换名单。