公司公文行文规定制度模版.docx

xxxxxx有限公司
公文行文规范制度

第一章 总 则
第一条 为规范xxxxxx有限公司公文格式，提高办文质量和效率，特制订本制度。
第二条 本制度适用于集团所属各部门、各公司，各部门、各公司须遵照执行。
第二章 公文格式
第三条 公文格式按照行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。
第四条 标准公文格式（附件１）
标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距以固定值26磅为准。
（一）公文眉首是指公文首页黑色横线及以上部分，包括发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4到1/3。
1、发文单位标识一般使用发文单位名称LOGO或者发文单位全称（宋体、一号、加粗）居中排列。
2、发文字号包括职能部门代字、文种、年份、序号，应置于发文单位标识之下、黑色横线之上，并居中排列。
（1） “职能部门”按以下规定执行：
① 公司总部所属部门代字分别为：人力、战略、集团办、品策、财务、业务、运营、投融资；
② 以公司名义下发的文件应把“职能部门”改成“公司”代字，如淄博xx资产运营有限公司；
（2） “文种”按以下规定执行：
① 命令（令）、报告、请示、函、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令”、“告”、“请”、“函”、“纪”；
② 决定决议在发文字号中的文种统一采用“决”；
③ 通知、通报在发文字号中的文种统一采用“通”；
④ 批复在发文字号中的文种标识为“复”；
⑤ 制度在发文字号中的文种标识为“制”；
如“人力令[2011]1号”、“人力告[2011]1号”、“人力请[2011]1号”、“人力函[2011]1号”、“人力纪[2011]1号”、“人力决[2011]1号”、“人力通[2011]1号”、“人力复[2011]1号”、“人力制[2011]1号”。
（3） “发文序号”按部门以年为单位编号，如“[2010]1号、[2011]1号”
3、发文字号与公文标题之间用黑色实线（粗细为2.25磅）相隔。
（二）公文主体是指对黑色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、成文日期、印章等组成。
1、公文标题：标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号；标题应位于黑色横线下方空1行处用小二号宋体加粗书写，并居中排列。
2、主送单位：主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。应在标题下空1行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号。
3、公文正文在主送单位名称下１行处，每自然段前空格两个汉字。文中有结构层次的，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。字体要求：正文标题使用宋体二号字，加粗；正文一级标题使用黑体三号字；正文二级标题使用楷体三号字，加粗；正文三级标题使用仿宋三号字，加粗；正文字体仿宋三号字体。行距固定值28磅，正文段落首行缩进2字符，正文内容两端对齐，落款及日期右对齐。
4、公文附件目录应附在正文下空1行处（发文单位前），左侧空2格标识“附件”，后标全角冒号和名称，并注明附件顺序和名称。
（1）附件名称后不加标点符号。
（2）若有多个附件，则用阿拉伯数字依次标识。
（3）附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，若有多个附件需标识序号。
5、发文单位应在正文下空3行（至少空1行）靠右侧书写。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距等措施，务必使发文单位、印章与正文同处一页；不得采用标识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。
6、公文应当加盖印章。单一发文须加盖印章，用印应端正、清晰，上不压正文，下压发文单位和成文日期。
（三）公文版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、呈报、抄送、印发单位、印发日期、共印份数等部分组成。
1、公文应当在成文日期（或附注）下空１行顶格用四号黑体标注主题词。
（1）主题词一般由3个词目组成，先标类别词，中间为关键词，最后标类属词：
① 类别词有人力、运营、投融资、财务、集团办等；
② 关键词可从公文标题中选取最关键的1个词目;
③ 类属词有命令（令）、决议、决定、通知、通报、制度、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。
（2）主题词的词目用四号仿宋体标注，各词目之间空１格。
2、抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。
3、印发日期为拟制公文的时间。
4、主题词、呈报、抄送、印发单位（印发日期）、共印份数之间用平行细实线（粗细为0.75磅）相隔。
第五条 简化公文格式（附件2）
简化公文格式一般保留标准公文格式中的眉首和公文主体部分，省略标准公文格式中的版记。
第六条 对外正式行文中一般采用标准公文格式，并可省略版记。
第七条 公司内部行文中，公文格式按照以下规定执行：
（一）命令（令）、决议、决定、通报、制度的行文格式采用标准公文格式（附件1）；
（二）通知、批复、意见、月报的行文格式可采用简化公文格式（附件2）；
（三）报告、请示的行文格式采用报告公文格式（附件3）；
（四）通知的行文格式按照以下要求执行：
1、以公司名义下发（加盖公司印章）的通知，采用标准公文格式（附件1）；
2、以职能部门名义在本部门下发的通知，采用简化公文格式（附件2）。
（五）会议纪要的行文格式按照以下要求执行：
1、以公司名义下发的会议纪要，采用标准会议纪要格式（附件4）；
2、以职能部门名义下发的会议纪要，采用简化会议纪要格式（附件5）。

第三章　排版、印刷格式
第八条　公文用纸一般采用A4型210mm×297mm）。
第九条 公文在排版时，一般使用“普通”页边距设置：上2.54cm、下2.54cm、左3.18cm、右3.18cm，页眉1.5cm、页脚1.75cm。
第十条 插入页码：凡超过两页的公文，都需居中插入页码。页码的格式统一为“第几页/共几页”，字体为：宋体小五号字。
第十一条 公文应在左侧装订，保证不掉页。

第四章　附 则
第十二条　本制度由公司集团办公室负责解释和修订。
第十三条　本制度自下发之日起执行。

附件：1、标准公文格式
2、简化公文格式
3、报告公文格式
4、标准会议格式

5、简化会议格式
6、呈集团领导签批文件表
7、传真函格式
8、函（使用公司信签纸打印）
9、公司制度文件格式

xxxxxx有限公司
二〇二〇年二月十七日

主题词： 集团办 公文 制度
呈报： 集团领导
抄送： 各公司行政人事部负责人
xxxxxx有限公司 2020年2月17日
（共印1份）
附件1 标准公文格式
LOGO 公司名称
（发文单位为公司LOGO名称，居中
公司代号（部门代号）X[2020]X号（四号仿宋，居中）
（黑色横线，粗细为2.25磅）（空1行）
标 题（小二号宋体加粗，居中）
（空1行）
XXXX：（主送单位）
XXXXXXXXXXXXXXXX。（公文均采用黑色四号仿宋体、固定值26磅）
（空1行）
附件：1、XXXXXX（段首空2格）
2、XXXXXXXXX
**公司

（空3行，至少空1行）

xxxxxx有限公司（右空两格）
二〇二〇年 月 日（空1行）

主题词：（四号仿宋体，词目之间空1格）
呈报：（自此以下均为四号仿宋体，段首空1格）
抄送：
XXXXXX公司 2011年X月X日
（共印X份）
附件2 简化公文格式
LOGO 公司名称
集团办X[2011]X号（可无）

标 题
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）
附件：1、XXXXXX
2、XXXXXXXXX

XXXX部门

888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888二〇二〇年X月X日
附件3 报告公文格式
LOGO 公司名称
To 致：
Date 日期： 年 月 日
CC 抄送：
Pages 页数：
From 由：
核稿人：
Re 有关：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）

附件：1、XXXXXX
2、XXXXXXXXX

内部文件
严禁外传
附件4 标准会议纪要格式

LOGO 公司名称
XXXX会议会议纪要
会议主题： 会议时间：
会议主持： 会议地点：
出席人员：

会议记录： 编 号：ⅹⅹ部门纪【20ⅹⅹ】ⅹ号

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）

xxxxxx有限公司
二〇二〇年X月X日
附件5 简化会议纪要格式
XX部门会议纪要
会议主题：
会议时间：
会议地点：
会议主持：
参会人员：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(正文)

XX部门
2020年X月X日
附件6 呈集团领导签批文件表
LOGO 公司名称
呈集团领导签批文件表

日期： 年 月 日
呈： □ 总经理 □ 副总经理
经 办 人

经办部门

部门负责人

经办公司

需
签
字
事
项

部门负责人意见

集 团 领 导 意 见

注：正文附后 页
附件7 传真函格式
LOGO 公司名称
地址：
电话：
传真：
网址： 邮编： (页眉)
发件人Sender：
至To：
联络电话Tel No：
收件人Attn：
传真号码Fax No：
总页数Total No. of page：
事由Re：
发出日期Date：
传真函

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）
附件8 函 （公司信签纸）

关于XXXX的函
集团办函[2020]X号

XXXXX：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）

xxxxxx有限公司
二〇二〇年X月X日

附件9 公司制度文件
LOGO
公司名称
编 号：HTH-XZHY-02

生效时间：2020-02-13
文件体系类别（例：管理类体系文件）
编号：公司简称首字母缩写-分类和具体事项首字母缩写-编号
例：zz行政会议-02

标题

正文
xxxxxxxxxxxxx