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大学会议管理暂行办法
**校发[**]221号
（**年十二月七日）
为了加强学校各类会议的组织与管理，做好统筹和协调工作，确保会议质量和效率，结合学校实际，制定本办法。
一、会议安排的原则
会议安排遵循精简高效、大局为重、急缓有序和力求节约的原则进行。
会议召开应确有必要，主题鲜明，准备充分，注重实效；能合并召开的会议，要合并召开，并尽可能缩短会期，合理安排与会人员；部门职责范围内或主管领导权限内可以决定的事项，尽量不上会。
二、会议类型及负责部门
（一）校内会议
1．学校党委常委会、党政联席会、校长办公会、党建工作例会和行政工作例会由党委办公室、校长办公室负责组织。
2．以党委或学校名义召开的大型综合性会议，由党委办公室、校长办公室牵头组织，相关部门配合。
3．各种专题性、业务性会议，由业务主管部门牵头组织会务，相关部门予以配合。
4．单位内部召开的各种会议，由各单位自行组织。
5．为解决紧迫问题所召开的现场办公会议，由主持会议的校领导指定一个参会部门负责组织，相关部门予以配合。
6．各部门组织的需要在校外召开的会议，须报主管校领导同意，由主管校领导提前在党政联席会上进行通报，获得批准后方可举行。会议的组织及会务工作由牵头部门负责。
（二）承办校外会议
1．会议承办单位(含校内主办、协办单位，下同）必须提前一个月向学校党委办公室、校长办公室递交承办校外会议的书面申请。申请中应包括会议名称、会议内容、会议日程、会议地点、主办单位、承办或协办单位、会议规模、主要代表职务和人数、经费来源和经费预算，以及学校承担的任务等内容。
2．党委办公室、校长办公室根据学校情况进行研究，提出是否接受的具体意见，请示主管校领导，并提前在党政联席会上通报获得批准；需要学校给予经费支持的，须报主管财务的副校长或校长批准。
3．会议承办单位在接到党委办办公室、校长办公室关于可以接受校外会议的通知后，方可告知主办单位发出会议通知，并与校内有关单位接洽。未征得学校同意，各单位不得自行接待校外会议。单位自行接待校外会议者，校属其他单位有权拒绝提供食宿、交通、会场等条件；由于自行接待会议而对学校工作、声誉造成不良影响的，要追究相关单位负责人的责任。
三、会议召集的基本程序
（一）确定会议中心议题。全校综合性会议议题一般由学校党委常委会、党政联席会或校长办公会确定；业务会议由业务主管部门根据工作的实际需要提出，报主管校领导审定。各部门在确定会议中心议题时，要本着集中、精简的原则进行安排，确保会议达到预期目的。
（二）确定会议议程、日程和主持人。
（三）确定与会人员名单。全校综合性会议与会校领导名单由学校党委办公室、校长办公室进行安排；各种业务会议，除安排主管校领导和必须出席的校领导外，一般不安排其他校领导参加；一些应酬性的会议，只安排主管校领导出席各单位不得自行确定或邀请校领导参加会议。各单位出席人数应控制在最低限度，应选派最有代表性的人员出席，一般情况下院（系）党政主要负责人不必同时出席同一个业务性会议。
（四）履行会议报批手续。 由部门组织的全校业务性会议或部门承办的校外会议，需借用学校公共会议场所的，应提前一周报党委办公室、校长办公室，以便统筹安排。
党委办公室、校长办公室在接到部门会议申报计划时，要对会议内容和相关事项进行审查。内容包括：
1．是否符合党和国家的有关政策和法律、法规；
2．是否确有必要召开，能否通过其它形式达到会议的目的；
3．出席会议的校领导人数是否过多，校领导有无时间出席；
4．能否与相关会议合并召开；
5．会期能否缩短，规模能否缩小；
6．会议在时间、地点、与会人员等方面是否与其它已安排的会议相冲突；
7．会议材料是否齐备；
8．会议场所设施、安全、保密是否符合要求；
9．会议经费是否落实，会议经费来源渠道是否合理，开支事项是否符合财务规定等。
（五）会议通知。学校党委和行政召开的会议及大型综合性会议，由党委办公室、校长办公室根据会议决定或校领导指示负责会议通知；各类专题性、业务性会议，由负责组织的职能部门做好会议通知。会议通知应含以下要素： 会议内容、会议时间、地点、与会人员和会议要求等。
党委办公室、校长办公室每周星期一上午安排好本周所有会议。未及时办理申报手续的会议，一般不再临时安排。
（六）会议材料的准备。 会议组织部门负责会议材料的起草、修改、打印、装订和发放。所有材料应按文件所要求的规格尺寸制作，不得有错字、错页、漏页、污渍。会议组织部门邀请校领导出席会议时，应负责草拟领导的发言材料。
（七）会场布置。会议组织部门负责会场布置，相关部门予以协助。会场布置包括：会标、主席台、会场座次、姓名标牌、音响、多媒体投影、鲜花、茶水及分会场准备等，具体视会议的规模和重要程度而定。
大型业务会议，主席台领导或来宾座次方案，须提前与党委办公室、校长办公室商定。
（八）会场服务。大型的重要会议必须签到，内容重要且需要一段时间斟酌的材料，应提前两天发给会议代表；其它会议材料可在会前发放。
特别重要的会议还应制发会议证件，安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。
（九）会后工作。会议组织单位应尽快根据会议精神，将校领导和上级领导的重要讲话整理成文稿，必要时草拟会议纪要，送党委办公室、校长办公室按程序制文；重要会议，需将全套会议材料整理后送学校综合档案室存档；会议的决议、决定，由会议组织部门负责督促落实。
四、会议纪律
（一）与会人员应按要求出席会议，如因特殊情况不能出席，必须提前向会议组织者或主持人请假，并在获准情况下，安排其他人员出席。
（二）出席会议的人员，一般应提前3—5分钟到达会场，不得迟到、早退。会议期间，应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态，并不得办理与会议无关的事情。
（三）与会者发言时必须有所准备，紧扣主题，重点突出，内容精炼。
（四）凡涉密事项，与会人员必须严格按保密要求办事，妥善保管会议文件，需要退回的文件要及时退回。
（五）凡属学校部门在校内外召开的会议，必须严格履行报批手续，做好“HSE （健康、安全、环保）准则”说明，明确责任人。
五、会议经费
会议确需一定费用的，由会议组织单位在办会之前进行明细预算，并报主管校领导审查，党政联席会批准。任何单位和个人不得挪用学校专项教育经费用于会务。
六、本办法自发文之日起实行，由党委办公室、校长办公室负责解释。