第二章-MM02-总务请购流程.doc

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第二章-MM02_总务请购流程

1. 流程说明

此流程是针对各相关部门产生的广告投放/型录印刷、培训、固定资产、低值设备（VCD、DVD、TV、手机、白板、碎纸机、传真机）、备品备件的请购作业。
1. 对于各部门产生固定资产和低值设备的需求后，先向财务部申请内部订单号、向总务部申请在建工程号，并填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准，再由系统维护人员在系统中创建PR，由总务部判定是否购买，如可以调拨，由总务部取消PR。
2. 对于产生广告投放/型录印刷和培训服务需求后，由需求部门先向财务部申请内部订单号，并填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准，再由系统维护人员在系统中创建PR。
3. 对于产生备品备件的需求后，先填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准后，再由系统维护人员在系统中创建PR。
本流程涉及二种情形：采购申请的创建、修改。
注意事项：
1. 所有的固定资产请购，都统一在company code F001下创建。
2. 在请购固定资产，必须先向财务部申请内部订单号，向总务部申请再建工程号。
3. 对于低值设备（VCD、DVD、TV、手机、白板、碎纸机、传真机）的采购与固定资产采购相同。
4. 在请购广告投放/型录印刷、培训时，必须先向财务部申请内部订单号。
5. 系统维护人员在系统中创建完毕采购申请后，必须在请采购验收单中的系统维护人员栏位上签字确认。
6. 总务部在取消采购申请后，要及时通知请购部门。
7. 财务主要对专项费用和资本化费用进行内部订单的控制。
1. 专项费用：
1） 广告费用——户外看板、型录、电视广播网络、报刊杂志黄页、赠品
2） 教育训练费用
3） 研发费用
2. 资本化费用

2. 流程图

3. 系统操作
3.1. 操作范例

例1：创建采购申请单：申请购买一台空调，评估价格在5000元。
例2：创建采购申请单：申请广告投放，评估价格在20000元。
例3：取消采购申请单：18000050。
3.2. 系统菜单及交易代码

例1：后勤®物料管理®采购®采购申请®创建
交易代码：MM51或MM51N

3.3. 系统屏幕及栏位解释

栏位名称
栏位说明
资料范例
凭证类型
此栏位为必输项；订单类型共分为3类；ZB为总务类采购申请单，NB为标准采购订单，ZZ为分公司与总部的采购申请。
ZB
采购申请
此栏位不必输，待请购单建立完成后，系统将会自动产生请购单号。

项目类别
系统预设空白，表示此为标准之请购单，如S：第三方，表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。

工厂
此栏位为必输项，工厂是挂在公司下的，总务类工厂为FZ00
FZ00
采购组
此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

按键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
A
此栏位为必输项；科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时，系统进行内部检查并且建议帐户号。系统预设为空白，供一般之物料请购用；科目设置类型可分为：K（成本中心）、A（资产）、Z（专项费用）；如采购办公用品、服务、劳防用品、备品备件等，科目设置为K；采购固定资产、低值设备，科目设置为A；采购培训、投放广告/型录，科目设置为Z
A固定资产
短文本
此栏位为必输项；短文本指所要请购的物料的描述，包括规格、品名、型号等内容
空调2P
申请数量
此栏位为必输项；
1
Un
此栏位为必输项；指所要请购的物料的单位
SET
交货日期
此栏位为必输项；指所要请购的物料的交期限，格式为yy/mm/dd
2001/04/03
物料组
此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一个物料组。
50517

按键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
申请者
此栏位为必输项；输入申请者的名字
CQY
评估价格
此栏位为必输项；输入空调2P的预估价格
5000
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

GR
表示此请购之物料，必将产生收货，（系统自动打√）
√
IR
表示此请购之物料，在供应商交货后，供应商以发票来请款（系统自动打√）
√

按键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
订单
此栏位为必输项；输入内部订单号码；当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的95%时，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的90%时，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的100%时，系统发出警告信息，内部订单的预算已耗尽
100000044
资产
此栏位为必输项；再建工程号码设置为9位数，以4开头。
40000007

按键，系统生成采购申请号码18000050。

例2：创建采购申请单：申请广告投放，评估价格在20000元。
路径：后勤®物料管理®采购®采购申请®创建
交易代码：MM51或MM51N

栏位名称
栏位说明
资料范例
凭证类型
此栏位为必输项；订单类型共分为3类；ZB为总务类采购申请单，NB为标准采购申请，ZZ为分公司与总公司的采购申请。
ZB
采购申请
此栏位不必输，待请购单建立完成后，系统将会自动产生请购单号。

项目类别
系统预设空白，表示此为标准之请购单，如S：第三方，表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。

工厂
此栏位为必输项，工厂指挂在公司下的，总务类工厂为FZ00
FZ00
采购组
此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

按键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
A
此栏位为必输项；科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时，系统进行内部检查并且建议帐户号。系统预设为空白，供一般之物料请购用；科目设置类型可分为：K（成本中心）、A（资产）、Z（专项费用）；如采购办公用品、服务、劳防用品、备品备件等，科目设置为K；采购固定资产、低值设备，科目设置为A；采购培训、投放广告/型录，科目设置为Z
Z专项费用
短文本
此栏位为必输项；短文本指所要请购的物料的描述，包括规格、品名、型号等内容
广告投放
申请数量
此栏位为必输项；
1
Un
此栏位为必输项；指所要请购的物料的单位
PC
交货日期
此栏位为必输项；此栏位为必输项；指所要请购的物料的交期限，格式为yy/mm/dd
2001/04/26
物料组
此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一个物料组。
50701
PGr
采购组此栏位为必输项；采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头
501

按键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
申请者
此栏位为必输项；输入申请者的名字
CQY
评估价格
此栏位为必输项；输入空调2P的预估价格
5000
需求跟踪号
此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪

GR
表示此请购之物料，必将产生收货，（系统自动打√）
√
IR

表示此请购之物料，在供应商交货后，供应商以发票来请款（系统自动打√）
√
按键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
总帐科目
此栏位为必输项，会计系统中记录会计资料时的分类。
l 广告投放/型录印刷：行销费用（5131040300）
l 培训：行销费用（5131010700）、管理费用5141010700
5131040300（销售费用-行销费用-行销广告费）
成本中心
此栏位为必输项，指最小核算单位（或部门）之代码
F0010157市场处
订单
此栏位为必输项；输入内部订单号码；当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的95%以上，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的90%以上，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；内部订单
100000023

按键或回到上一个画面，再按键，系统生成总务采购申请18000060。

例3：取消采购申请单：18000050
后勤®物料管理®采购®采购申请®更改
交易代码：MM52或MM52N

3.4. 系统屏幕及栏位解释

栏位名称
栏位说明
资料范例
采购申请
输入所要取消的采购申请的号码，总务类采购申请ZB的号码分配是从18000000 到18999999采购申请
18000050

按键或进入下一个画面。

栏位名称
栏位说明
资料范例
D
选取所要取消PR的行项目后，行项目由白色变成黄色，点击菜单中的，系统将自动在D栏位上√，整个行项目从白色变成灰色不可修改型。

按键，系统产生采购申请18000050被更改的信息。
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