设备零部件采购流程.doc

设备、备品备件采购流程
一、填写购置申请表
1、设备购置应由申购部门填写《设备购置申请表》
2、备品备件购置应由申购部门填写《备品备件物资申购表》
3、当月重点设备生产急需时负责车间应填写《计划外急用备品备件申购表》，交设备科审批，交副总批准后，采购部购买。
二、《常用设备购置申请表》由车间提报，经生产部、设备科审核，交分管副总审批生效；《计划外急用备品备件申购表》由设备科申报，分管副总审批生效，交由采购部购买。
三、重点设备购置应由设备科牵头，按照供应商审计流程写出详细考察计划，报分管副总审核后对设备生产厂家及使用厂家进行考察。按照优质、优价，货比三家的原则，由设备科牵头，由考察小组形成考察意见，确定供应商二家或三家后交总经理批准，最终由采购部确定厂商购买。
四、申购表应由申购部门填写设备名称、型号、规格、生产能力、申购数量、申购理由、主要用途、技术要求及特殊要求。
五、设备（备件）进公司后应由设备管理部门、使用部门、技术部门、采购部门（主要大型设备及特殊设备）共同开箱验收。
六、对设备及备件在使用中出现的问题，使用部门应及时向设备管理部门通报，设备管理部门对处理不了的问题应及时通报生产厂家，以便在质保期内修复。
七、大型备件到货后申购部门应及时更换试用，及早发现问题以便在有效的质保期内及时解决。
八、备件领用时应现场相关维修负责人进行质量检定，备件出库后使用过程后应在五天内（以领料单为准）向设备科反馈质量信息，不及时反馈的视为合格。

备件购置流程：
设备管理部门审核
审核
生产部依据
生产计划审核
使用部门
提报申购表

问题
反馈
车间
领用
入库
验收
转采购部购 买
分管副总
审批

问题
反馈
车间
领用
入库
验收

采购部负责购买
设备科提报
计划外申购表

主管副总审批
计划外急需重点备件流程：

确定数量及价格等相关条件后，签订合同，并做订单，财务、采购各存一份合同备案，打款后催促发货。
货到后，验收合格，办理入库手续
货到后，验收不合格，与厂家协商，并立刻进行调换，对于造成的损失按合同索赔，待货合格后再办理入库手续
入库单与发票一起，让相关人员签字后，交财务报账
采购部以电话，或合同形式报采购计划与相应的供应商，供应商按期送货采购订单。
货到后，库管验收，供应商自己办理入库手续
月底前，供应商开清当月所欠发票，交供应部审核后，到财务挂账
车间根据需求并结合库存报计 划
常用物资采购
现购类物资
批量的车间进行月报
其它零星物资通过
采购流程报计划
配件：和设备管理部门结合，确定原厂家采购
不常用物资：通过相关手段，进行比价、议价采购，如上网、或通过相关厂家

设备及备件验收制度及流程
为了规范设备、备件、材料等验收工作程序，作以下规定：
一、设备管理部门负责全公司设备、备件、材料等验收管理工作，采购部及相关部门做好配合工作。
二、验收工作依据采购订单和采购合同、协议进行，设备必须有合同，备件订单金额比较大的（无特殊情况）必须有合同。
三、各部门验收分工如下：
1、一般材料验收：如低值易耗品（拖把、扫帚、棉纱、铁钎、钎把等）、三角带、塑料材料、普通钢材、滤布、常用劳保用品（毛巾、手套、口罩等），由设备科、仓库等相关人员参加。
2、专用劳动保护用品验收：如安全带防毒面具等，由设备科、仓库、采购部等相关人员参加。
3、电气仪表类验收：由设备科、仓库、车间电气维修等相关人员参加。
4、通用设备和备件验收：如阀门、轴承、泵类等，由设备科、仓库等相关人员参加。
5、重要设备和备件验收：凡扩建、新建的设备及材料、特种设备等，由设备科仓库等相关人员共同参加，生产系统技改、设备升级的重要设备和备件等，由设备科相关负责人、仓库、等相关人员共同参加。
四、验收程序
1、重点设备、备件等到公司后，仓库管理员先查看物品是否有订单，并对设备名称、规格、型号、数量、材质、价格、厂家等进行核对，然后及时通知设备科，设备科根据设备、备件申报情况在货到一周内通知相关部门共同参与验收。原则上每周一、三、五集中验收，各部门准时参加，特殊情况灵活处理。
2、参与验收人员都到现场后方可进行开箱（裸装设备除外），开箱后以随机的到货清单作为到货数量的验收依据。
3、开箱后的所有资料均由设备科收缴保存并详细记录存档。如设备说明书、操作规程、检修手册、产品检验合格证书、竣工图纸、仪表规格书、合同及技术附件等，在验收单上做详细记录，使用者可以复印需用的相关资料。对于未能随机到货的资料，要求采购经办人务必在验收一周内将资料寄到，否则暂不办理入库，项目或车间急用，经设备科负责人同意后可先给仓库打借条使用。
4、初检(目测、尺检、材料复检)合格，设备科填写《设备到货单》或在《备件验收单》上签字，一式两份，交仓库一份办理入库手续。根据合同和技术协议及图纸要求，继续跟踪设备整体质量，若出现质量问题，车间填写《事故报告单》交设备科按合同和技术协议进行处理，同时通知厂家来人处理或维修，填写《设备维修单》。
5、对于需要调试或试用的设备，试用时间为三个月，根据合同及技术协议的要求进行性能、参数的使用验收，根据使用结果出具《使用验收单》
6、验收完毕，根据验收情况，填写结论，参加验收人员在验收单上签字，设备科根据验收情况进行资源统计分析监督操作。对于需要化验，试压等暂时无法给出验收意见的应在验收记录中注明。
7、验收不合格禁止办理入库手续，验收小组拿出处理意见，并做好验收记录，必要时拍照，特殊情况由经办人填写《不合格品使用申请单》，经主管副总签字批准后方可办理入库手续，重要设备提请总经理同意。
五、验收标准
1、普通设备备件
（1）检查设备内外包装是否完好。有无破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况。
（2）以订单、合同及装箱单为依据，逐件清查核对主机、附件的规格、型号、数量。
（3）认真检查铭牌是否完整，随机资料是否齐全。
（4）检查设备及附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。
（5）对蒸汽、酸碱性介质的阀门需试压验收，按相应的操作规程执行。
（6）对于标准件等按照国家标准或行业标准执行。
（7）批量订购的一次仪表类包含位号牌，集中包装的，外包装上应有设备明细。
（8）仪表类设备及备件严格参照仪表规格书进行，确认无误后先办理入库手续，使用前再进行测试，校验，如发现有问题再提交设备科统一汇总反馈给供应部门。
（9）发现有质量缺陷进行拍照留据，做为验收处理依据。
2、材料验收（碳钢、不锈钢、合金钢、合金焊丝、电缆电料等）项目。
（1）供应商应提供相应的合格材质检验报告书，大批和特种材料（不锈钢、合金）金额大的必须作相应的材质复检，在验收记录中注明。
（2）钢材需检测规格尺寸相符，以检斤为结算依据。
（3）电料除作截面检验外，需作相应的物理性能检验。
3、精密、贵重设备
（1）相关科室认真初检。
（2）必要时邀请其他专业单位或质量检验监督部门共同检验，出具检验报告。
（3）跟踪设备质保期内质量情况详细记录
（4）发现问题写出报告并反映给相关部门和领导，由设备科结合相关部门作出处理意见，责令供货单位检修、退货及索赔。 

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