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1、乐清市精泰紧固件有限公司 文件管理制度 Q/JT-Z-0101-2013 1 目的 为确保本公司在生产、服务等各项质量活动中，都使用有效版本的文件和资料，并确保能及时收回作废的文件和资料。 2 范围 本制度规定了文件的编写、编号、审批、发放、存档、更改、回收及销毁等事项的管理要求与方法。 3 职责 3.1综合办职责 3.1.1综合办是管理性文件的归口管理部门。 3.1.1.1负责组织管理性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。 3.1.1.2负责外来管理文件的管理和控制。 3.2技质部职责 3.2.1技质部是技术性文件的归口管理
2、部门。 3.2.2负责组织技术性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收销毁。 3.2.3负责外来技术文件的管理和控制。 3.3各部门职责 3.3.1负责本部门文件的归口管理。 3.3.2负责本部门支撑性管理文件的编写（修订）、报审、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。 4管理流程图（见附录A） 5管理内容与方法 5.1编写与审批 5.1.1管理文件、工作标准（岗位说明书）由综合办组织编写，报总经理批准。 技术文件、检验文件及作业指导书由技质部组织编写，报总经理批准。 5.1.2部门支撑性管理文件由各部门编写，报总经理批准。 5.2
3、管理标准条款号规定 5.2.1条款号使用多级符号，如1；1.1；1.1.1；1.1.1.1；第五位起用字母a）、b）、 c）、d）…来表示,如还需细分，则用1）、2）、3）…表示。 5.3文件编号 5.3.1技术文件编号形式如下： Q / ×× J - 批准年号（用阿拉伯数字表示） 文件顺序号（用阿拉伯数字表示） 文件分类代号（见附录B） 技术文件代号 企业名称代号 企业文件代号 乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施
4、 Q/JT-Z-0101-2013 5.3.2管理文件编号形式如下： Q / ×× G - 批准年号（用阿拉伯数字表示） 文件顺序号（用阿拉伯数字表示） 文件分类代号（见附录C） 管理文件代号 企业名称代号 企业文件代号 5.3.3工作标准编号形式如下： Q / ×× Z -
5、 批准年号（用阿拉伯数字表示） 标准顺序号（用阿拉伯数字表示） 标准分类代号（见附录D） 工作标准代号 企业名称代号 企业文件代号 5.4 文件发放 5.4.1管理性文件发放由综合办负责，技术性文件发放由技质部负责。文件发放前，发放部门应规定具体的发放范围和数量，填写“文件发放范围规定”（附件一），经部门负责人批准后发放。 5.4.2文件发放时须在文件适当位置加盖发放编号（见附录E）、是否受控章及版本号； 发放文件应登记在“文件发放登记表”（附件二）上，领用部门办理领用签字手续。发放部门登记“文件有效版本一览表”（附件三）。 5.4.3文件破损严重影响使用时，使用人应办理
6、更换手续，交回破损文件，新文件仍沿用原文件发放编号。 5.4.4各单位所编写、修订的本单位内部实施支撑性文件经本部门会签，综合办统一审核、编号，由总经理批准、发布实施。 5.5文件复审 5.5.1每年年底，文件发放单位应组织一次文件的符合性和有效性复审活动；对复审中须更改、换版的文件，按3.3.8规定执行。 5.5.2复审活动结束，文件发放单位组织各单位填写“文件有效版本一览表”（附件二），确保本单位所使用的文件有效性。 5.6文件更改 5.6.1更改方式 a) 发放更改单； b) 修订； c) 划改； d) 换页。 5.6.2文件因管理需要或文件复审中提出，需对标准条文
7、图表作少量修改、补充时， 由提出人或提出部门负责人填写“文件更改通知单（附件四），注明更改原因和更改情况交文件发放部门，经文件发放部门负责人审核后，由文件原批准人批准执行。 5.6.3文件发放部门应及时将经批准后的“文件更改通知单”发给文件使用单位。 5.6.4当文件更改使其结构发生较大变化或公司经营环境、产品结构、管理体制、环境因素发生较 乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施 Q/JT-Z-0101-2013 大变化以及文件复审中要求时，相应的文件应予以修订。文件版本号按A、B、C……变更。 5.7文件
8、回收 5.7.1使用单位合并、撤消或使用人调离时原文件应收回。 5.7.2文件发放部门对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作废”印章，按规定及时销毁，如需保存的文件、资料，应加盖“存档”印章，予以归档保存。 5.7.3文件回收时，发放部门应验收，在“文件发放登记表”上签字，注明回收日期。 5.8文件销毁 5.8.1经清理和鉴定，确属无法使用及无保管价值的文件由发放部门填写“文件销毁清单”（附件五），经部门负责人批准后方可销毁。 5.8.2销毁时应由部门负责人或部门负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的人员和监销人员应在“销毁清单”上签字，并注明销毁日期。 5
9、9外来文件的管理参照本标准执行。 6 记录 《文件发放范围规定》 《文件发放登记表》 《文件有效版本一览表》 《文件更改通知单》 《文件和资料销毁清单》 《文件评审记录单》 编 制 日期 标 准 化 日期 审 核 日期 标记 处数 更 改 文 件 号 签 名 日 期 批 准 日期 附录A（规范性附录）
10、 管理文件管理流程图 开始 管理需求；组织目标；组织结构调整；文件资料复审结果；维护公司利益 管理需求 由管理事项归口部门组织编写或修订 编写/修订 N 总经理或授权人审批文件资料 审批 Y 由文件资料主管部门规定发放范围和数量 规定范围与数量 N 由文件资料主管部门对发放范围和数量进行审批 审批 发放 由文件资料主管部门负责 发放/回收 回收 各有关单位执行文件资料的有关规定并形成相应记录 执行 N 由文件资料主管部门资料员负
11、责按 要求填写并经本单位负责人批准 1.由文件资料主管部门按规定销毁作废文件 2.各单位存档保管所属文件资料 Y N Y 文件资料主管部门定期 组织复审 复审 销毁确认 销毁清单 结束 销毁 附件一 修订码：00 表 号： 乐清市精泰紧固件有限公司 文件发放范围规定 文件名称 文件编号 发文日期 编号 部 门 发放数量 编号 部 门 发放数量
12、 编制： 审核： 批准： 乐清市精泰紧固件有限公司 附件二 修订码：00 表 号： 文件发放登记表 文件名称
13、 文件编号 发文日期 编号 部 门 领取人 回收情况 编号 部 门 领取人 回收情况 验收人 日期 验收人 日期
14、 乐清市精泰紧固件有限公司 附件三 修订码：00 表 号： 文
15、件有效版本一览表 序 号 文件名称 编 号 版本号 发布 时间 实施 时间 适用范围 备注
16、 编制： 审核： 日期： 乐清市精泰紧固件有限公司 附件四
17、修订码：00 表号： 文件更改通知单 更改文件名称 文件编号 更改原因 更 改 前 更 改 后 更改页码 更改条款 申请更改部门 修改人 审核 批准 备 注 修订码：00 表 号： 附件五 乐清市精泰紧固件有限公司 文件和资料销毁清单 序号 代 号 名 称 单位 数量 备 注
18、 批 准 人 销 毁 人 监 销 人 销毁日期 修订码：00 表 号： 附录六 乐清市精泰紧固件有限公司 文件评审记录单 文件名称 文件编号 文件用途：
19、 评审记录 原条款 拟修改 评审结论： 评审人员 姓名 部门 职务 签 署 姓名 部 门 职 务 签 署 附录B 技术文件分类代号 序号 类别 代号 1 技术管理文件 01 2 检验文件 02 3 作业指导书 03 4 产品标准（内控标准） 04 附录C 管理文件分类代号 序号 类 别 代 号 1 管理基础标准 01 2 经营综合管理 02 3 技术管理 03 4 采购管理 04 5 生产管理 05 6 质量管理 06 7 包装、搬运、贮存管理 07 8 安全/健康/环境管理 08 附录D 工作标准分类（单位）代号 序 号 单位名称 代 号 1 决策层 01 2 管理人员 02 3 操作人员 03 附录E 发放编号 序 号 单位名称 代 号 1 综合办 01 2 技质部 02 3 生产部 03 4 采购部 04 5 销售部 05 6 配送中心 06 7 财务部 07
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