01-文件管理制度.doc

乐清市精泰紧固件有限公司
文件管理制度
Q/JT-Z-0101-2013

1 目的
为确保本公司在生产、服务等各项质量活动中，都使用有效版本的文件和资料，并确保能及时收回作废的文件和资料。
2 范围
本制度规定了文件的编写、编号、审批、发放、存档、更改、回收及销毁等事项的管理要求与方法。
3 职责
3.1综合办职责
3.1.1综合办是管理性文件的归口管理部门。
3.1.1.1负责组织管理性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。
3.1.1.2负责外来管理文件的管理和控制。
3.2技质部职责
3.2.1技质部是技术性文件的归口管理部门。
3.2.2负责组织技术性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收销毁。
3.2.3负责外来技术文件的管理和控制。
3.3各部门职责
3.3.1负责本部门文件的归口管理。
3.3.2负责本部门支撑性管理文件的编写（修订）、报审、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。
4管理流程图（见附录A）
5管理内容与方法
5.1编写与审批
5.1.1管理文件、工作标准（岗位说明书）由综合办组织编写，报总经理批准。
技术文件、检验文件及作业指导书由技质部组织编写，报总经理批准。
5.1.2部门支撑性管理文件由各部门编写，报总经理批准。
5.2管理标准条款号规定
5.2.1条款号使用多级符号，如1；1.1；1.1.1；1.1.1.1；第五位起用字母a）、b）、
c）、d）…来表示,如还需细分，则用1）、2）、3）…表示。
5.3文件编号
5.3.1技术文件编号形式如下：
Q / ×× J   - 

批准年号（用阿拉伯数字表示）
文件顺序号（用阿拉伯数字表示）
文件分类代号（见附录B）
技术文件代号
企业名称代号
企业文件代号
乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施
Q/JT-Z-0101-2013
5.3.2管理文件编号形式如下：
Q / ×× G   - 
批准年号（用阿拉伯数字表示）
文件顺序号（用阿拉伯数字表示）
文件分类代号（见附录C）
管理文件代号
企业名称代号
企业文件代号
5.3.3工作标准编号形式如下：
Q / ×× Z   - 
批准年号（用阿拉伯数字表示）
标准顺序号（用阿拉伯数字表示）
标准分类代号（见附录D）
工作标准代号
企业名称代号
企业文件代号
5.4 文件发放
5.4.1管理性文件发放由综合办负责，技术性文件发放由技质部负责。文件发放前，发放部门应规定具体的发放范围和数量，填写“文件发放范围规定”（附件一），经部门负责人批准后发放。
5.4.2文件发放时须在文件适当位置加盖发放编号（见附录E）、是否受控章及版本号；
发放文件应登记在“文件发放登记表”（附件二）上，领用部门办理领用签字手续。发放部门登记“文件有效版本一览表”（附件三）。
5.4.3文件破损严重影响使用时，使用人应办理更换手续，交回破损文件，新文件仍沿用原文件发放编号。
5.4.4各单位所编写、修订的本单位内部实施支撑性文件经本部门会签，综合办统一审核、编号，由总经理批准、发布实施。
5.5文件复审
5.5.1每年年底，文件发放单位应组织一次文件的符合性和有效性复审活动；对复审中须更改、换版的文件，按3.3.8规定执行。
5.5.2复审活动结束，文件发放单位组织各单位填写“文件有效版本一览表”（附件二），确保本单位所使用的文件有效性。
5.6文件更改
5.6.1更改方式
a) 发放更改单；
b) 修订；
c) 划改；
d) 换页。
5.6.2文件因管理需要或文件复审中提出，需对标准条文、图表作少量修改、补充时，
由提出人或提出部门负责人填写“文件更改通知单（附件四），注明更改原因和更改情况交文件发放部门，经文件发放部门负责人审核后，由文件原批准人批准执行。
5.6.3文件发放部门应及时将经批准后的“文件更改通知单”发给文件使用单位。
5.6.4当文件更改使其结构发生较大变化或公司经营环境、产品结构、管理体制、环境因素发生较

乐清市精泰紧固件有限公司2013-03-31批准 2013-04-01实施
Q/JT-Z-0101-2013
大变化以及文件复审中要求时，相应的文件应予以修订。文件版本号按A、B、C……变更。
5.7文件回收
5.7.1使用单位合并、撤消或使用人调离时原文件应收回。
5.7.2文件发放部门对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作废”印章，按规定及时销毁，如需保存的文件、资料，应加盖“存档”印章，予以归档保存。
5.7.3文件回收时，发放部门应验收，在“文件发放登记表”上签字，注明回收日期。
5.8文件销毁
5.8.1经清理和鉴定，确属无法使用及无保管价值的文件由发放部门填写“文件销毁清单”（附件五），经部门负责人批准后方可销毁。
5.8.2销毁时应由部门负责人或部门负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的人员和监销人员应在“销毁清单”上签字，并注明销毁日期。
5.9外来文件的管理参照本标准执行。
6 记录
《文件发放范围规定》
《文件发放登记表》
《文件有效版本一览表》
《文件更改通知单》
《文件和资料销毁清单》
《文件评审记录单》

编 制

日期

标 准 化

日期

审 核

日期

标记
处数
更 改 文 件 号
签 名
日 期
批 准

日期

附录A（规范性附录） 管理文件管理流程图
开始

管理需求；组织目标；组织结构调整；文件资料复审结果；维护公司利益

管理需求

由管理事项归口部门组织编写或修订
编写/修订

N

总经理或授权人审批文件资料
审批

Y

由文件资料主管部门规定发放范围和数量

规定范围与数量

N

由文件资料主管部门对发放范围和数量进行审批
审批

发放
由文件资料主管部门负责
发放/回收
回收

各有关单位执行文件资料的有关规定并形成相应记录
执行

N

由文件资料主管部门资料员负责按
要求填写并经本单位负责人批准
1.由文件资料主管部门按规定销毁作废文件
2.各单位存档保管所属文件资料
Y
N
Y
文件资料主管部门定期
组织复审
复审
销毁确认
销毁清单
结束
销毁

附件一
修订码：00
表 号：
乐清市精泰紧固件有限公司
文件发放范围规定

文件名称

文件编号

发文日期

编号
部 门
发放数量

编号
部 门
发放数量

编制： 审核： 批准：
乐清市精泰紧固件有限公司
附件二
修订码：00
表 号：
文件发放登记表

文件名称

文件编号

发文日期

编号
部 门
领取人
回收情况

编号
部 门
领取人
回收情况
验收人
日期
验收人
日期

乐清市精泰紧固件有限公司
附件三
修订码：00
表 号：
文件有效版本一览表
序
号
文件名称
编 号
版本号
发布
时间
实施
时间
适用范围
备注

编制： 审核： 日期：
乐清市精泰紧固件有限公司
附件四
修订码：00
表号：
文件更改通知单

更改文件名称

文件编号

更改原因

更 改 前
更 改 后

更改页码

更改条款

申请更改部门

修改人

审核

批准

备 注

修订码：00
表 号：
附件五
乐清市精泰紧固件有限公司
文件和资料销毁清单

序号
代 号
名 称
单位
数量
备 注

批 准 人

销 毁 人

监 销 人

销毁日期

修订码：00
表 号：
附录六 乐清市精泰紧固件有限公司
文件评审记录单
文件名称

文件编号

文件用途：
评审记录
原条款
拟修改

评审结论：

评审人员
姓名
部门
职务
签 署
姓名
部 门
职 务
签 署

附录B
技术文件分类代号
序号
类别
代号
1
技术管理文件
01
2
检验文件
02
3
作业指导书
03
4
产品标准（内控标准）
04
附录C
管理文件分类代号
序号
类 别
代 号
1
管理基础标准
01
2
经营综合管理
02
3
技术管理
03
4
采购管理
04
5
生产管理
05
6
质量管理
06
7
包装、搬运、贮存管理
07
8
安全/健康/环境管理
08
附录D
工作标准分类（单位）代号
序 号
单位名称
代 号
1
决策层
01
2
管理人员
02
3
操作人员
03

附录E
发放编号
序 号
单位名称
代 号
1
综合办
01
2
技质部
02
3
生产部
03
4
采购部
04
5
销售部
05
6
配送中心
06
7
财务部
07