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广州市海诚国际货运代理有限公司
文件编号
版本/次号
A/O
合同管理办法执行情况内审报告
页次
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审核目的
通过检查，督促工作部门及工作岗位提高受控文件执行力
依据标准
合同管理办法
审核范围
商务部及财务部
审核组长
黄建龙
审核日期
2015.8.21~24
审核组员
无
审核情况综述
审核员依据审核标准，对商务部及财务部进行了为期（3）天的现场监督审核，完成了审核计划预定的检查内容和检查要求，根据现场收集到的审核证据，得出如下结论：
●商务部
抽查7、8月份期间报备财务合同，包括（中物储代理协议（无合同编
2、号）、穿梭巴士服务协议（G15074）玖龙木浆代理协议（WL-JZX-2015-047）、废纸报检代理协议（WL-JZX-2015-033）、银州废纸代理协议（WL-JZX-2015-022）、泰昌废纸代理协议（WL-JZX-2015-020）、玖龙废纸代理协议（WL-JZX-2015-034）、金洲废纸代理协议（WL-JZX-2015-021）、顺裕废纸代理协议（WL-JZX-2015-019）、金红叶运输临时协议（金红叶（储运）字2015第003号）、德龙运通代理协议（HC-KH-2015-0010），共11份。通过访谈麦景波、陈玉燕，对合同管理办法认识比较到位，能回答本审核人员提出的3、
3、4条合同管理办法条款。
做得好的方面：
（1）合同管理设专职专管员一名。
（2）《合同管理台账表》、《报备合同签收表》登记，核对11份合同均已登记，正本合同统一摆放。
做得不好的方面：
（1）审查11份合同，2份德龙运通代理协议、金红叶运输临时协议有签署日期，1份穿梭巴士服务协议无日期签署位置、其他8份签署日期空白。
（2）审查11份合同，1份（德龙运通代理协议）有进行资信调查，其他10份合同签订与续签均无进行资信调查。
（3）根据合同管理办法规定，商务部需组织公司内部有关合同管理知识的培训工作，审核期间访谈陈玉燕，未进行培训工作。
（4）抽查介宏计费系统数据，提单号：
4、MSCUIH272180（7月31日到港）、HX1508064（8月5日到港）、NP1508008（8月10日到港）。 其中MSCUIH272180费用已录入完整。 HX1508064、NP1508008换单费、EIR费、文件费、服务费、港建费缺少录入。
（5）《合同正本借阅登记表》登记不到位，本审核人员8月14日借阅合同正本46份、8月21日借阅合同正本11份。两次借阅均未登记。
（6）审查11份合同，中物储代理协议无合同编号，未按合同管理办法要求执行。
（7）审核期间访谈陈玉燕，合同规范版本尚未建立，无审核依据。
●财务部
抽查7、8月份期间报备财务合同，数据如上。通过访谈陈
5、玉莲，查阅11份合同副本均归档保存。
做得好的方面：
（1）审查11份合同，合同副本保存妥当。
做得不好的方面：
（1）了解得知，发票管理存在混乱。8月14日商务经理黄金宁整理中物储（亚太）7月份期间发票时，多次来往于财务部，期间财务人员告知无正本发票，通过查找财务账本留档、查询梁松费用登记数据找回发票正本。出现情况：.发票正本作账本留档、发票号码金蝶系统登记出错、发票交接未通知到位。
建议：
（1）完善合同管理办法，注明要求对签署日期的填写
（2）建议定期进行培训工作，特别是相关主导人员必须定时要求培训
（3）建议将合作方的主体资格审查作为会签前必备资信管
6、理或形成《合同会签审批表》随附资料
（4）建议设专员负责计费系统开发，设定时限，开发进度必须周会汇报。
（5）计费系统费用登记需在费用发生后3~4工作日完成录入，对账单出具前必须录入完毕
（6）对各报表登记建议归入绩效考核制度，部门负责人对登记是否到位进行考核
（7）建议《合同管理台账表》删除合同金额登记，增加签订日期、台账编号、信用评级。
审核结论
（1）合同归口管理部门（商务部）对本合同管理办法实施不到位，存在问题多为人员执行力或监督力不足导致。
（2）本次审核发现（8）个不符合项
整改措施及意见
年 月 日 时召开内审总结会， 公司（/部门）对上述问题进行了讨论确认，同意对上述整改项目进行限时改正，定于 年 月 日完成整改， 年 月 日审核组对以上问题进行验证。
被审核人
签名确认
附件
分发
编制： 审批： 日期：
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