如何建立与完善机械制造业成本管理信息系统.doc

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目前，我国制造业除产品的设计、工艺和制造等“硬实力”与世界制造强国有差距之外，在信息化管理等“软实力”方面也存在着较大差距。成本信息是 “牵一发而动全身”的信息，对制造企业而言，该如何建立与完善制造业产品成本信息系统呢？笔者拟结合多年的实践经验做些探讨，旨在抛砖引玉。
1．各级领导应充分重视
企业成本管理工作本身是一项综合的、全面的系统性工作，与之紧密相联的成本信息化工作更是一项系统的、长期的“一把手”工程。这里的“一把手”是指从企业最高层的董事长（总经理），到中层的部门经理，直至最基层的班组长。他们都必须自始至终参与到成本信息系统的需求调查、功能分析、流程设计、软件实施等全过程，并且要对每一步骤完成的时间和工作质量进行监控、把关与考核。
2．搭建好成本信息共享平台
应建立健全覆盖企业各部门和各业务环节的计算机网络信息系统。该系统要能使企业的生产经营实现物流、资金流、信息流的高度统一和同步流动，并通过网络授权实现企业内、外部信息充分共享。针对企业各职能部门信息不畅、流程“梗阻”等现象，应建立以客户为中心的动态信息监控和反馈体系，实现对产品“项目”从市场调查到销售合同签订、产品结构设计、工艺定额下达、材料采购执行、生产制造、商品发运、销售实现等全过程实时、动态的跟踪、控制和反馈，使每一业务环节的每一经济行为都始终处于成本信息系统科学严密而有效的监控之中。客户基本信息、产品合同信息、原材料订购与到货信息和按成本对象自动累计的成本信息等均可纳入到该信息平台中，以供具有不同权限的人员随时查阅和掌控。　　　　 
3．夯实基础信息与运行ERP系统同等重要
企业应统一建立、发布、维护和管理各种物料数据的编码、产品结构明细、产品设计与工艺定额等基础数据信息，以全面、完整的“数据仓库”供具有不同权限的人员享用。在日常成本管理工作中，业务人员所需基础数据的准确性、全面性和及时性尤应引起高度重视。计算机界的谚语“三分技术、七分管理、十二分数据”足以证明基础数据的重要性。与此同时，还应运行ERP系统。该系统可以实现产品的实物流、成本信息流的同步运动，实现财务、业务“一体化”，不仅可以最大限度缩短产品的报价、设计、制造和服务周期，提高工作质量，而且可对原材料的采购、跟催、检验、入库和发出等进行实时跟踪和严密监控，最大限度降低材料库存和产品成本，也为企业推行准时生产（JIT）、供应商管库房（VMI）等先进管理思想与理念提供了有利条件。目前，ERP软件很多，企业可以根据实际情况选用或开发。
4．报价支持应科学快捷
在建立健全基础数据库、历史成本数据库、原材料和产品市场行情库以及产品结构明细清单（BOM）等的基础上，根据用户对产品不同配置的需求，采用“搭积木”式的灵活组合配置产品零、部件，再适当调整成本对象所涉及到的原材料数量、单价和费用分配率等，就可实现同类产品不同配置以及全新产品快速、精准的报价，基本可以做到成本元素不重复、不遗漏。具体做法是：把“典型产品”的成本作为“标准成本”，按成本对象依附于产品实物进行拆分直至产品结构最底层明细，得到产品最细小单元的“标准成本”即“成本包”。然后，根据用户在“产品结构菜单”上所“点菜”的个性化需求不同，快速“组装产品”，再适当调整“成本包”从而相应组装为整台（套）产品的报价成本。不仅如此，按照同样的思路，目标产品的真实结构明细（BOM）一旦确定，其预算成本就能立即得到，且无论技术部门如何改变设计方案，都可随时得到不同设计版本（BOM）条件下的预算成本。同样的道理，只需在预算成本的基础上稍作调整就可以轻松得到企业的目标成本。
5．实际成本核算应精细化
企业应当利用信息化平台将财务、业务信息高度集成并实现充分共享，整个生产、销售过程均应以产品结构明细中的“零、部件”为主线，进行详细的、全面的成本业务核算和会计核算。这样一来，就把营销、技术、采购、生产、财务、售后服务等业务部门全部串起来了，成本核算既为后端的成本控制、考核和分析提供了详尽的对比资料，又为下一轮成本报价、成本预测、成本预算提供了重要参考。
6．自助式功能丰富多彩
成本信息系统以分类、求和等“数据处理”为主，操作简单、直观、方便和快捷成为业务人员最大的工作渴求，这也是软件能否成功、持续运行的关键。因此，该系统除了要充分考虑其自身的技术先进性和模块与模块间的逻辑性外，还要注重为各级、各类人员提供丰富多彩的“自助式功能”。一方面，要有方便快捷的数据查询和自由组合统计功能，另一方面，要充分考虑市场、生产经营、组织方式和管理需求的变化，允许操作人员在权限和既定规则范围内自行定义“万能报表”，如可以增添报表“行”和“列”、修改报表“标题栏”、报表每一“单元格”可自动定义取数公式等。
 7．可逐级归集、自动更新和校验
系统应能轻而易举地按产品从最低级明细逐步汇总、归集、累加得到不同工序和不同状态的产品成本，并输出在产品、完工产品成本表及补转产品成本表、质量成本表等，系统应能自动更新和校验成本报表栏目与栏目之间、表与表之间数字的正确性和可靠性，彻底打破手工条件下成本管理机构多级、多层，响应速度慢，提供数据欠准确等弊端，促使成本管理机构更加“扁平化”、业务流程更加科学、合理。
8．成本分析应具备一定的人工智能
由于系统将产品报价、目标成本制定、实际成本核算等功能“融为一体”，这就为成本控制关口前移、成本控制适时强制和成本分析具备一定的人工智能提供了现实可能。只要把材料消耗定额、工时定额、目标成本等“标准”事先置入系统，并且日常工作中各业务环节“成本费用”不断发生并得到实时、逐步累计和归集，二者就可立即进行“比对”，当达到或超过“标准”的一定比例时，系统就自动“报警提示”或“暂时拒绝业务发生”以达到强制控制的目的，确保了成本的先进性和合理性。同时，还可实现对产品成本的适时跟踪、分析和纠偏，可以方便快捷地进行成本因素分析、结构分析和动态趋势分析等，并列示出成本升、降或“超标”的可能原因以及成本改善相应的措施与建议等。 
（作者系深圳东方锅炉控制有限公司财务总监)
责任编辑 李斐然
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