OA办公管理制度.doc

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吉奥集团有限公司 发布
2010-01-01实施
2009-12-21发布
OA办公管理制度

Q/GA GL1005—2010
替代 GA/ M 10·05C

Q/GA
吉奥集团有限公司企业标准

前 言

本标准的附录A为规范性附录。
本标准由吉奥集团有限公司企业标准化委员会提出。
本标准由吉奥集团有限公司经营管理部归口。
本标准由吉奥集团经营管理部计算机中心负责起草、修订并解释。
本标准主要起草人：李留生。
本标准审核人：陈 敏。
本标准标准化审查：周新国。
本标准批准人：金瑞林。
本标准于2009 年12月21日首次发布。
本标准为吉奥集团一级管理标准。

OA办公管理制度

1 目的

为提高工作效率，节约办公成本，规范办公程序，严格工作纪律。

2 范围

本标准规定了吉奥集团企业办公自动化的管理职责、管理内容与要求等。
本标准适用于吉奥集团有限公司企业办公自动化管理。

3 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
Q/GA GL1405—2010 授权管理制度
Q/GA GL1001—2010 企业信息化系统管理标准

4 术语与定义

4.1 办公自动化（Office Automation，简称OA）
办公自动化就是采用nternet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
4.2 使用者
使用者即使用OA的全体人员。

5 职责

5.1 经营管理部计算机中心
5.1.1 负责办公自动化系统（OA）的开发。
5.1.2 负责OA服务器的维护和对客户端的维护工作。
5.2 业务功能使用归口管理部门及职责
5.2.1 总裁办
5.2.1.1 负责最新公文栏中的公文类通知的拟稿、报审、报批、下发、回收等全部管理。
5.2.1.2 负责电子公告栏中所有涉及向全体工友下发的行政通知文件审核及统一归口发放管理。

5.2.2 集团经营管理部
5.2.2.1 通报类公告文件的审核及统一归口发放管理，包括考核类结果通告。
5.2.2.2 负责在电子公告栏中管理类结果及经验交流的公示、通报、通告的统一归口管理。
5.2.2.3 负责在电子公告栏中管理制度、流程起草、修订、废除、收回、试行、正式运行的通知统一归口发放管理。
5.2.2.4 负责制度管理文件栏中的维护、更新等全权管理。
5.2.2.5 负责事务管理中授权管理的维护、更新、最新发布等归口管理。
5.2.3 集团人力资源部的职责负责电子公告栏中所有人事类公告、公示及通知的审核及归口发放管理，主要内容有：内部招聘信息、培训通知、内部员工调动信息公示、工友获证公告信息等。
5.2.4 集团品质管理部负责对质量信息及通报的归口发布管理。
5.2.5 各子公司的管理部负责在公告栏中对本公司内的通报归口发布管理。涉及跨公司的通报必须上报集团经营管理部，同时可整理提供先进管理经验交流上报集团经营管理部统一审核并传递。
5.2.6 各子公司的人力资源部负责在公告栏中对本公司内的人事类公告、公示及通知的审核及归口发放管理。
5.2.7 各子公司的办公室负责在公告栏中涉及本公司内的行政通知文件审核及统一归口发放。

6 管理内容与规定

6.1 使用规定
6.1.1 使用者不得使用原始密码（原始密码：123456），应及时修改密码并自行保管，不得让他人知道，否则后果自负；遗忘密码者要及时与信息管理部联系。
6.1.2 使用者在上班期间上午、下午至少各打开OA一次，查看邮件中有没有待处理的或阅读的文件，当天的文件必须当天处理完毕。
6.1.3 对企业邮箱的大小进行了限额设定，公司领导限额到500M、部门正级领导限额到300M、其他人员限额到100M；对一封邮件的大小限额到30M，超过30M的文件不得通过邮件发送。
6.1.4 当邮箱的邮件过多时，要及时删除邮箱的文件，以免邮箱的大小超过限额的大小，导致服务器的负载量过大。
6.1.5 在OA里面涉及到的办公流程必须通过OA完成，不得再通过原始的使用手工办公方式。
6.1.6 使用者不会使用OA或者有疑问的要及时与计算机管理中心联系，由计算机管理中心协助完成。
6.2 功能使用、内容规范要求及权限管理部门
6.2.1 日常办理中所涉及内容有：个人邮箱、部门邮箱及待办事项。个人邮箱及部门邮箱为接收邮件所用的日常办公邮箱，待办事项为记录待办备忘。使用OA账户的全体工友对此部份功能具备使用权限。
6.2.2 最新公文里所涉及的内容：为集团公司人事任免，组织机构调整及职能职责调整，集团重要通知及要求各子公司贯彻落实的通知，集团级委员会成立及职责确定，子公司五级以上干部任免，子公司公司组织机构调整及职能职责调整。此部份管理权限部门为集团总裁办。
6.2.3 事务办理所涉及内容：
6.2.3.1 请示或报告：主要用于向上级主管领导请示报批或汇报的文件，主要步骤可设定为：拟稿—审核—审批—核发，可根据文件涉及审批人的权限选择审核人与审批人。此部份功能为全体工友日常办理请示或报告所用功能。

6.2.3.2 授权管理：主要用于经集团总裁批准并签批的授权人及授权权限的管理，可根据不同时期的被
授权的权限范围查询，可及时更新与调整，但必须保证原授权书的备案及历史查询。另凡子公司中有涉及财务审批转授权的也需纳入管理。此部份功能为集团经营管理部管理、维护。
6.2.4 会务管理：主要用于会议通知发布及会议纪要报批与发布。此部份为各分公司、部门、科室会议组织、发布使用。
6.2.5 信息发布
6.2.5.1 公示公告：主要为公告栏中内容，是向全体工友发布的信息，包括通知、通报、公告、通告等内容，各子公司总经理出差授权可在此功能中发布，其他日常管理授权均不允许在此公告，其他内容均不得在公告栏中出现。
6.2.5.2 公共信息：一般为全体工友互相交流学习的各类信息，包括企业文化、企业介绍、企业理念、企业规划等可供全体工友了解的信息。此部份功能为全体工友学习交流等使用平台。
6.2.5.3 公共资料：一般为全体工友在日常工作中经常使用的记录表格及可向全体工友传递使用的材料等资料。此部份功能为经营管理部归口管理发布各类日常使用表格格式的平台。
6.2.5.4 管理文件：主要为管理制度、管理流程的发布、更新、查询与管理。
6.2.5.5 通讯录：主要为集团各级工友的通讯方式的发布、更新、查询与管理。
6.2.6 短信息：主要为短信息发布使用、管理平台。
6.2.7 各相关管理部门必须设专人维护与信息发布，各管理部门负责对各相关信息的涉及面，格式及内容是否符合发放负有审批权。
6.2.8 各分公司的通知、通报等信息凡只涉及本公司内部人员时，那么在选定发放对象上，只允许选定本单位人员查看。

6 激励细则

条款号
考核内容
责任人（部门）
负激励金额
执行部门
1
当天的文件当天未处理完毕
责任人
50元/次
业务联系部门
2
拒用OA已有的办公流程
责任部门主管
20元/次
经营管理部
3
未按功能使用
责任部门主管/责任人
20元/次
经营管理部
4
管理部门未及时维护、更新与管理
责任部门主管/责任人
20元/次
经营管理部

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