医院公文处理实施细则.doc

医院公文处理实施细则
生效日期：2016年3月18日 修订日期：

第一章 总则
第一条 为使我院公文处理工作进一步科学化、规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《广东省国家行政机关公文处理实施细则》精神，结合我院实际，制定本实施细则。
第二条 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，交流经验，指导工作的一种重要工具，也是我院各项政策制度上传下达的重要载体。正确地掌握和运用这一工具，认真搞好公文处理，是加强我院行政管理，改进工作作风，提高工作效率的重要内容。
第三条 公文处理是指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。
第四条 院办公室是我院公文处理的管理部门，主管全院公文处理工作，并对各部门公文处理进行业务指导。各部门应指定专人(专、兼职秘书)负责日常公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条 适用于我院的公文种类主要有：
（一）“决定”适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门和人员。
（二）“公告”适用于向院内外宣布重要事项。
（三）“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（四）“通知”适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
（五）“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（六）“报告”适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。
（七）“请示”适用于向上级请求指示、批准。
（八）“批复”适用于答复下级请示事项。
（九）“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。
（十）“意见”适用于对重要问题提出见解或处理办法。
（十一）“决议”适用于经职工代表大会、院长办公会等讨论通过的重要决策事项。
（十二）“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、
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签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。保密期限应视文件内容而定，如“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。其中，绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；份数序号用五位阿拉伯数码标注在文件首页版心左上角第一行。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特级”、“加急”、“平急”。紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；如需同时标注秘密等级、紧急程度，应先标紧急程度后标秘密等级。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号用3号仿宋字体，居中排布，年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入。如需标注签发人，发文字号居左空l字，签发人姓名居右空l字。签发人姓名用3号楷体字。我院行政公文版头主要有“彭湃纪念医院文件”和“彭湃纪念医院办公室文件”两种，对内一般事务使用“彭湃纪念医院办公室文件”。实际工作中经常使用的“信函式”公文，版头用发文部门全称或规范化简称。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起，其附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号（形式为“×××[2015]××号附件1” ）。
（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆
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括号标注在成文日期之下。
（十二）公文应当标注主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标注，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点符号。主题词的标引应先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。
第七条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第八条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订：天头为37mm，订口为28mm，版心为156mm×225mm。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第九条 计算机电子公文的储存格式和传输规范，应当符合统一的行政机关公处理通用软件标准。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，注重实效，不搞重复行文，节约用纸，严格控制发文数量和发送范围。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（一）上行文，主要以“彭医[ ] 号”行文，且应当主送一个上级机关；如需其他上级机关阅知，可以抄送。一般不得越级行文，对因特殊情况不得不越级行文的，应当同时抄送被越过的上级机关。
（二）平行文，主要以院“彭医[ ] 号”行文。不相隶属部门之间一般用函行支。
（三）下行文，一般情况以“彭医办[ ] 号”行文。院内各职能部门就其主管工作，可以对内行文，并报院办公室备案。涉及多部门工作或重大事项，报经分管副院长同意后，可由院办公室行文。
第十二条 我院内设行政机构除院办公室外一般不得对外行文。经院长办公会议同意的事项可由院办公室行文。院内各工作部门需向上级有关部门行文时，一律由院办公室行文。
第十三条 上级下达的重要文件，除规定有阅读范围的外，一般应先翻印下发。其中，需要院内拟定具体贯彻执行意见的，按分工范围，由分管副院长责成有关部门提出。
第五章 发文办理
第十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复
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核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十五条 以院行政名义印发的公文，除综合性公文由院办公室组织拟稿，凡属涉及各职能部门职权内事项的公文，由职能部门拟稿。对涉及多部门职权范围的公文，主办部门应主动与相关部门协商并会稿，取得一致意见后方可行文。
第十六条 公文送负责人签发前，院办公室应当进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。秘书部门要把好公文处理质量关，拟制公文要符合国家法律法规，文风准确、鲜明、生动、简练，公文程式力求简易，文字力求简洁，条理清楚，合于文法，切忌冗长杂乱。
第十七条 医院印发的上行文、下行文或平行文均需由院长签发。
第十八条 文件分发一般由制文部门负责，请示由经办部门报送上级有关单位，并要求签收。寄往院外的请示、重要报告须用挂号发出，机密文件以机要方式发出。
第六章 收文办理
第十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十条 各部门收到的外来文件及呈报院领导的请示、报告，应当统一送交院办公室，进入文书处理流程。
院领导一般不接受各工作部门越级提交的报告、请示。“请示”应一文一事，“请示”需同“报告”严格分开。对下属部门的请示事项，除按规定必须正式行文批复外，亦可采取抄告领导批示等方式予以答复。
第二十一条 院办公室要及时认真签收、登记、审阅收到的公文，并由办公室主任提出拟办意见，呈请有关负责人批办。办公室秘书根据领导批示或文件内容要求将公文分送有关部门人员阅知。传阅秘密公文，必须执行保密工作的有关规定，确保安全。翻印上级重要文件，由办公室主任审批。
第二十二条 建立文书处理催办检查制度。文书部门对分送处理的文件，要及时进行催办检查。紧急公事，随到随办。一般公文，分送处理时间一般以三个工作日为限。在文件送出五个工作日后，未见处理结果的，即应问明情况，催促办理。对重要文件拖延积压的，要向有关领导及时报告。承办人员对催办的情况要作出记录。
第七章 公文管理
第二十三条 公文办理完毕，应根据《档案法》和医院有关规定，实行部门立卷归档。公文由院办公室或部门文书人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第二十四条 公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保
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管和利用。电报传真随同文件一起立卷。联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其他
部门保存复印件。
第二十五条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期移交档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十六条 没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。
第二十七条 工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照规定移交、清退。
第二十八条 公文撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十九条 本细则由院办公室负责解释。

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