1、公司实物档案管理办法
一、实物档案归档范围、时间、移交原则和保管期限
（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（一）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。
（二）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（三）单位机构成立以来使用过的牌、匾、印章。
（四）单位第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
（七）其他有保存价值的实物。
（八）实物档案的归档时间和移交原则。实物自形成后次年六月底前向本单位档案管理部门移交；公司所属单位以公司名义获得的省部级以上各类荣誉实物由各单位
2、档案室统一收集。特殊原因，应归档的实物确需在本部门暂时保留，应先将实物档案移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（九）实物档案的保管期限暂定为永久。
二、实物档案归档要求
（一）凡形成实物档案的部门或单位都应按归档要求，及时向本级档案部门移交归档，任何单位和个人不得据为己有或拒绝移交归档。
（二）归档的实物要保持整洁、无破损，并附相关的文字说明。
（三）获奖的实物档案归档时应注明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁发单位。
（四）字画及礼品实物档案归档时应付清单和说明，其内容包括物品名称、接受时间、地点、事由及赠送人。
（五）印章实物档案归档时应附印模。
实物档案说明卡样式：
3、
（六）归档的实物档案应当拍照归档，所拍照片纳入本
单位声像档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
三、实物档案的整理
（一）实物档案的分类。实物档案以件为单位进行整理（成套实物为一件），实物档案可按物品种类进行分类。
（二）实物档案的档案号编号。
1、由种类、分类二级项目代号组成。每一件实物档案保管单位的档案号应包括：种类代号、分类代号和实物排列的流水号组成。案卷目录号由种类代号、分类代号和保管期限代号组成。实物档案分类编号的代号，采用汉语拼音字母，取物品种类的第一个大写字母。详见实物档案种类、分类代号表。
实物档案种类、分类代号表
种类
名称
种类
简称
4、
种类
代号
分类名
称
分类
简称
分类
代号
保管
期限
备注
实物
档案
实物
SW
锦旗
锦旗
JQ
永久
证书
证书
ZS
永久
奖状
奖状
JZ
永久
奖牌
奖牌
JP
永久
奖杯
奖杯
JB
永久
奖章
奖章
JZ
永久
印章
印章
YZ
永久
其他
其他
QT
永久
2、档案号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，
固定和反映档案排列顺序的一组代码，既是存取档案的标记，又具有统计监督作用。档案号应用不粘胶纸固定在实物的背部或底部，以不影响实物档案的
5、美观为原则。
例1： 2011年公司办公大楼获中国建筑工程鲁班奖奖杯该实物档案号为：
SW-JB- 2011 — 09
实物（件）流
水号
年度：获奖时间
分类：“奖杯”代号
种类：“实物”代号
（三）归档实物的排列。归档实物可按分类结合时间进行排列。
（四）实物档案的编目。档案部门应编制实物档案案卷目录和各种必要的检索工具，为利用者提供方便。
（五）实物档案的移交。实物档案归档时应履行归档手续，移交单位要编制移交清册一式两份，交接双方签字，作为档案存档，以备查考。
四、实物档案的保管、利用、统计、鉴定和销毁
（一）实物档案的保管
1、实物档案应专库或专柜保管。
2
6、存放实物档案的库房和装具应符合《企业档案工作规范》的要求，库房内定期除尘，保持整洁，做好“八防”工作，确保实物档案完好无损。
3、有序保管：实物档案可按分类采取不同的方式进行保管。例如：锦旗的保管采用折叠，按归档顺序放入抽屉保存；奖状、证书的保管，按归档年度排序放入档案盒保存或抽屉保存；奖牌、奖杯、纪念品等的保管，按归档年度排序竖立在档案装具中保存；对较大且不能入柜的实物档案，要进行拍照归档将照片按归档顺序排列在实物档案的同一类别中，并在照片上标明实物档案实际存放位置；印章档案的保管采用在其章柄上贴档号章，按归档顺序装盒保存，钢印等特大型印章，可不装盒，直接存放在档案装具中。
4、实物档
7、案库房的适宜温度为14〜24C,日变化幅度不超过±2C；相对湿度控制在45〜60%范围之内，日变化幅度应控制在±5%以内。
（二）实物档案的利用
1、企业因生产经营投标、资质申报等确实需要使用实物档案原件，应严格执行档案借阅制度，须报相关部门领导批准，办理借用使用手续；外单位借用实物档案时，应持有单位介绍信和个人证件，经办公室主任和公司分管领导批准后方可借用。
2、珍贵的或不易搬动的实物档案，提实物档案照片使用。
3、借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，必须保持实物的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏和丢失。
4、实物档案如有遗失，污损或造成损失者，按《档案法》规定给予处罚直至追究法律责任。
5、借用实物档案时，须认真登记、签字。归还时，档案人员要详细检查、注销，并注意收集、积累、利用效果实例。
（三）实物档案的统计
实物档案以件为单位进行统计。要建立实物档案统计制度，做好收进、移出、现存和利用情况的统计工作，并对统计数据进行科学的分析和研究，发现问题及时改进，充分发挥实物档案的作用。
实物档案收进移出应填写实物档案接收（移出）登记表。
（四）实物档案的鉴定与销毁
各单位档案部门对已归档的实物档案要定期组织鉴定，提出保存或销毁意见。对确实失去保存价值的实物档案，要编造销毁清册及销毁目录，报请实物档案鉴定销毁领导小组审查批准后销毁。
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