公司实物档案管理办法.docx

公司实物档案管理办法
一、实物档案归档范围、时间、移交原则和保管期限
（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（一）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。
（二）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（三）单位机构成立以来使用过的牌、匾、印章。
（四）单位第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
（七）其他有保存价值的实物。
（八）实物档案的归档时间和移交原则。实物自形成后次年六月底前向本单位档案管理部门移交；公司所属单位以公司名义获得的省部级以上各类荣誉实物由各单位档案室统一收集。特殊原因，应归档的实物确需在本部门暂时保留，应先将实物档案移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（九）实物档案的保管期限暂定为永久。
二、实物档案归档要求
（一）凡形成实物档案的部门或单位都应按归档要求，及时向本级档案部门移交归档，任何单位和个人不得据为己有或拒绝移交归档。
（二）归档的实物要保持整洁、无破损，并附相关的文字说明。
（三）获奖的实物档案归档时应注明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁发单位。
（四）字画及礼品实物档案归档时应付清单和说明，其内容包括物品名称、接受时间、地点、事由及赠送人。
（五）印章实物档案归档时应附印模。
实物档案说明卡样式：

（六）归档的实物档案应当拍照归档，所拍照片纳入本
单位声像档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
三、实物档案的整理
（一）实物档案的分类。实物档案以件为单位进行整理（成套实物为一件），实物档案可按物品种类进行分类。
（二）实物档案的档案号编号。
1、由种类、分类二级项目代号组成。每一件实物档案保管单位的档案号应包括：种类代号、分类代号和实物排列的流水号组成。案卷目录号由种类代号、分类代号和保管期限代号组成。实物档案分类编号的代号，采用汉语拼音字母，取物品种类的第一个大写字母。详见实物档案种类、分类代号表。
实物档案种类、分类代号表
种类
名称
种类
简称
种类
代号
分类名
称
分类
简称
分类
代号
保管
期限
备注
实物
档案
实物
SW
锦旗
锦旗
JQ
永久

证书
证书
ZS
永久

奖状
奖状
JZ
永久

奖牌
奖牌
JP
永久

奖杯
奖杯
JB
永久

奖章
奖章
JZ
永久

印章
印章
YZ
永久

其他
其他
QT
永久

2、档案号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，

固定和反映档案排列顺序的一组代码，既是存取档案的标记，又具有统计监督作用。档案号应用不粘胶纸固定在实物的背部或底部，以不影响实物档案的美观为原则。
例1： 2011年公司办公大楼获中国建筑工程鲁班奖奖杯该实物档案号为：
SW-JB- 2011 — 09
实物（件）流
水号
年度：获奖时间
分类：“奖杯”代号
种类：“实物”代号
（三）归档实物的排列。归档实物可按分类结合时间进行排列。
（四）实物档案的编目。档案部门应编制实物档案案卷目录和各种必要的检索工具，为利用者提供方便。
（五）实物档案的移交。实物档案归档时应履行归档手续，移交单位要编制移交清册一式两份，交接双方签字，作为档案存档，以备查考。
四、实物档案的保管、利用、统计、鉴定和销毁
（一）实物档案的保管
1、实物档案应专库或专柜保管。
2、存放实物档案的库房和装具应符合《企业档案工作规范》的要求，库房内定期除尘，保持整洁，做好“八防”工作，确保实物档案完好无损。
3、有序保管：实物档案可按分类采取不同的方式进行保管。例如：锦旗的保管采用折叠，按归档顺序放入抽屉保存；奖状、证书的保管，按归档年度排序放入档案盒保存或抽屉保存；奖牌、奖杯、纪念品等的保管，按归档年度排序竖立在档案装具中保存；对较大且不能入柜的实物档案，要进行拍照归档将照片按归档顺序排列在实物档案的同一类别中，并在照片上标明实物档案实际存放位置；印章档案的保管采用在其章柄上贴档号章，按归档顺序装盒保存，钢印等特大型印章，可不装盒，直接存放在档案装具中。
4、实物档案库房的适宜温度为14〜24C,日变化幅度不超过±2C；相对湿度控制在45〜60%范围之内，日变化幅度应控制在±5%以内。
（二）实物档案的利用
1、企业因生产经营投标、资质申报等确实需要使用实物档案原件，应严格执行档案借阅制度，须报相关部门领导批准，办理借用使用手续；外单位借用实物档案时，应持有单位介绍信和个人证件，经办公室主任和公司分管领导批准后方可借用。
2、珍贵的或不易搬动的实物档案，提实物档案照片使用。
3、借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，必须保持实物的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏和丢失。
4、实物档案如有遗失，污损或造成损失者，按《档案法》规定给予处罚直至追究法律责任。
5、借用实物档案时，须认真登记、签字。归还时，档案人员要详细检查、注销，并注意收集、积累、利用效果实例。
（三）实物档案的统计
实物档案以件为单位进行统计。要建立实物档案统计制度，做好收进、移出、现存和利用情况的统计工作，并对统计数据进行科学的分析和研究，发现问题及时改进，充分发挥实物档案的作用。
实物档案收进移出应填写实物档案接收（移出）登记表。
（四）实物档案的鉴定与销毁
各单位档案部门对已归档的实物档案要定期组织鉴定，提出保存或销毁意见。对确实失去保存价值的实物档案，要编造销毁清册及销毁目录，报请实物档案鉴定销毁领导小组审查批准后销毁。