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进出口业务基本管理制度
进出口业务管理制度

1 目的

为了明确进出口业务的程序， 规范进出口业务操作， 促使进出口业务的顺利开展 和有序进 行，特制定本制度。
2 范围

适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。

3 一般贸易进出口业务

3.1 出口业务

3.11 业务部门向客户寄发样品或客户寄样， 要求凭样生产。 客户确认样品后，双 方签订合 同；

3.12 合同的付款方式，若是采用信用证付款， 业务人员必须要求客户在规定时间 内开出信 用证；

3.13 接单人员必须根据合同下达生产订单给生产部门， 并明确货物完成期限、 质 量标准、
装箱等贸易资料。

3.14 接单人员在生产部门要求的时间内， 提供包装资料给生产部， 提供特殊的质 量要求 给质检部，并提供运输信息与要求给销售部；

3.15 生产部应根据生产订单，评审无误后根据交货期和生产能力合理安排生产， 编制生产 任务书下发给相关车间；

3.16 质检部必须对产品品质进行控制， 在生产过程中进行抽检， 把握出货产品质 量；货 物备齐后，如需法定商检的产品向商检局申请报验。

3.17 销售部在合同要求的出货时间前 3 天应提供以下资料：销售合同、该合同下 的信用证、 货物明细表。

3.18 单证员根据货运委托书向船运公司或货代订舱， 单证员必须在两个工作日内 取得订舱 信息， 若不能订到舱位或目的港不能确认的， 要在当天通知业务员， 以 便及时通知客户。

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3.19 定好船期后，要发装箱通知单给成品仓库； 集装箱拖走后， 相关人员要向成 品仓库索 取发货清单。
3.110 据实际发货情况填制报关文件，报关文件包括：

A、 出口销售发票
B、 出口装箱单

C、 出口报关单

D、 商检通关单或换证凭单
E、 报关委托书

F、 其他特殊文件

3.111 以上报关资料盖好公司在海关备案的法人及法人代表章或报关专用章连同 备案后的 核销单寄给相关单位。

3.112 制作好整套议付单据，在开船后五个工作日内递交整套议付单据。

A、 在 L/C 结汇方式下，若议付行对单据有异议时，单证员必须耐心解释或及时 更正，需要 担保时，认真出具担保书。
B、 在 D/P 或 D/A 结汇方式下，要向客户取得准确的国外代收行详细地址，并提 供给委托 行。
C、 在 T/T 结汇方式下，要求一律要等收到财务部的货款到帐通知后，再将正本 单据寄往国 外客户。
D、 在任何一种结汇方式 下，若客户有要求扣款或减价时，必须取得销售经理 的批准后方 可放单。
E、 业务员对单据要跟踪查询，直到单据安全到达对方手中。
F、 任何正本单据在交接过程中都要做好登记和签收工作。

3.113 议付单据送交银行的同时，根据报关单内容制作 “税务”出口专用发票。

3.114 出货后一个月内，要做好核销单及退税单的退单工作，退回的核销单有收 汇后及时到

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外管局核销。

3.115 所有单据副本，要做好归档工作。

3.2 进口业务

3.21 由采购部与国外出口商签订合同， 财务部根据进口合同向银行申请开立信用 证；

3.22 进口货物涉及进口许可证的， 采购部需事先办妥有关手续， 并领取许可证后， 方可组 织货物进口。

3.23 货物到港后， 委托报关行报关， 缴纳海关税款后， 及时将进口货物拉回工厂 投入生 产。

4 加工贸易进出口业务

4.1 进口业务必须由专门操作员向外经贸局和国税局审批有关手续，到海关申请 办理进口 手册并获得批准才可操作；

4.2 保税货物到港和单证收集后，由报核员委托进口港当地报关行向有关主管单 位办理进 口报关、清关、拖柜和商检等事宜；

4.3 报核员进出口报关时必须控制好手册的使用，手册执行完毕后核销结案并建 立完整的 加工贸易合同档案。

4.5 保税货物入库后， 仓库人员必须严格执行 《加工贸易管理制度》 ，不得擅自挪 用、出
售经海关特准进口的保税货物。

4.6 其他进出口业务管理及手续依照 3.0

5 采购人员必须按国家法律法规及合法途径采购进口货物， 不得非法收购走私进 口货物。

6 公司不得违反国家进出口管理法规，擅自无证进出口货物。

本制度自发文即日起生效，任何人违反应追究行政或法律责任。
报关管理制度

1 目的

为了规范报关管理，使报关业务更加有效，准确与符合法规要求

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6.1 范围

适用于企业货物进出口报关业务。

3 公司属自理报关企业，仅为本企业办理进出口货物报关手续，由于出口口岸的 限制，一般 通过口岸的代理报关企业代为办理手续。

4 货物出口时报关业务员必须在货物装船前一或二个工作日(特殊情况除外)进 行报关业务。

5 报关业务前必须做好以下单据：

出口业务：出口报关缺乏委托书，出口发票、装箱单、报关单、出口商检委 托书，出 口商检换证凭条或凭证， 出口核销单。 如涉及加工贸易业务的必须提供 手册报关。
进口业务：进口报关委托书，进口发票、装箱单、提单和其他特殊单证，如 手册、进 口许可证、无木质包装声明等。
6 报关业务管理

出口业务

6.1.1 业务员必须在货物出运至少 7 天前制作好出口报关单证；

报关资料须经公司单证审核员复核，尤其在产品规格、数量、金额、港口 等方面进 行严格检查，并作好复核合格率的登记，作为年终考核的依据。
6.1.3 出口业务操作员在报关日至少 2-3 个工作日前，寄全套报关资料给报关行 / 报关公司， 并做好交接手续，同时要求报关行 /报关公司回传交接单；

6.1.4 报关行 /报关公司必须在报关日向海关申报并递交所需的报关资料；

6.1.5 货物出运二个月内，报关行 /报关公司须将海关签发的核销单、报关单退回

企业。

进口业务

6.2.1 业务员先取得进口货物正本单据。

货物到港口后，业务员必须将进口发票、装箱单、提单、报关委托书及其 他特殊单 证寄往指定报关行，委托当地报关行办理进口成本清关手续。

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海关等有关主管部门一经放行，业务员应及时安排拖柜并通知公司指定仓 库做好卸 货准备。
货到公司后，业务员应及时报告海关和检验检疫部门前来查验，不得擅自 开箱卸货。 查验合格后方可投入生产使用。
7 进出口业务操作人员必须做好进出口各种报关单据及记录的留档。

8 企业必须每次在海关备案满三年前参加年审工作。

9 本制度随相关的新出台的政策和法规作相应调整，未尽事项参照海关有关规

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外汇核销管理制度

1 目的

外汇核销是进出口业务重要组成部分， 直接影响企业进出口业务的进度以及退税 是否按时 到位。 按国家政策法规制定该制度是为了完善外汇核销工作， 加快业务 流程，规范企业进 出口行为。
2.范围

适用于本企业出口外汇核销管理

6.2 公司指定专人负责外汇核销工作， 操作员必须接受外汇管理局培训并取得核销 员资 格。

6.3 出口核销

3 核销员必须通过企业向外汇核销主管单位申请，取得外汇核销员资格，电子 口岸 IC 卡后才可上岗操作。

3 核销员必须通过电子口岸，在网上申请外汇核销单的申领。

4.3 外汇核销主管单位同意申请后， 凭核销员证和电子口岸 IC 卡到当地外汇管理 局领取纸 质核销单。

核销员必须在空白核销单上盖好公章和企业名称 +代码章，并作好空白出口核 销单登记 工作。
出口业务操作员在寄发出口报关资料时，必须向核销员领取核销单，并在登 记本上详细 记录。
核销员必须根据登记表上的出口口岸， 在电子口岸作好相应出口港口的备案。 核销员必须在出货后 1-2 个月内，负责核销单位的催退工作。
收到报关后的核销单及报关单后，核销员应及时进行网上交单。

公司财务部门在出口收汇后， 应尽快将正确的出口收汇水单递交外汇核销员， 并作了交 接手续，同时核销员必须作好水单登记工作。

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进出口业务基本管理制度

核销员必须在规定地核销期内， 整理好整套核销资料， 包括出口外汇核销单、 出口报关 单核销专用联、出口发票、出口收汇水单等，如有特殊情况，则根据要求提供特殊的单据。 要在五个工作日到当地外汇管理局办理核销手续。
4.11 核销员核销后，必须整理好税务资料，递交财务部。

4.12 核销员作好已核销登记，把已核销的核销退税联及报关单退税联移交财务 部，并作好 签收登记。

4.13 核销员在出口外汇核销过程中遇到问题与困难，要及时向部门主管反映。

6.4 进口外汇核销工作制度

4 核销员必须在远期信用证付款到期日， 将进口合同项下的金额通过银行付汇， 并根据 要求填写《付汇核销单》 ；

4 核销员及时持进口报关单、进口发票、进口装箱单、提单、进口合同、付汇 核销单到
当地外汇管理局办理核销。

6.企业对进出口核销单、报关单及进出口以票内容的真实性负责。在核销过程中 有任何单 据内容不符合， 核销员必须按外管局要求， 写出详细说明并提供真实有 效的证据。
于不能在外管局要求的时限内收汇的，要提前报告外管局并取得有效的解 决方案。 销单在传递过程中一旦遗失，要及时向外管局报告，并配合外管局做好挂 失工作。
7 核销员必须做到档案内容完整、装订齐全、统一编号、归档齐全。保管工作必 须责任到 人，具体按《档案管理制度》执行。

8 本企业内核销员变更，要及时报外管局备案。

9 未尽事宜参照《出口收汇核销管理办法实施细则》执行。
出口退税管理制度

1 目的

出口退税是使出口商品以不含税价格进入国际市场， 避免对跨国流动物品重复征 税，以促 进对外贸易的发展。

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进出口业务基本管理制度

范围

本公司出口货物已缴的增值税或消费税等间接税税款。

财务部指派专人负责出口退税事务，出口退税办税人员应符合税务部门的要 求。 办税员应严格按照税务机关对出口退税的要求进行操作。
公司出品的货物应严格区分自产货物出口、进料加工出口。

自产货物出口，每月应统计当有月的出口总值并记录每一张出口发票的外币 FOB 价，计 算当月的进项增值税金额并据此填制纳税申报表及进行纳税申报； 同时应及时整理相应的 一票二单， 做到票单相符， 如票据不齐全的应建立跟踪档 案并提醒相关人员及时提供各种 单证。
对于收购的出口货物，除作好相应的销售额统计及填制申报纳税申报表外， 要特别注意 购发票及专用缴款书的商品名称、数量等内容是否与出口发票一致， 同时应与相应的出口 报关单进行核对， 报关单位未及时退回的应查询网上报关资 料，如发现差异的应及时查明 原因并做好相应补救措施。
每月应根据税务机关的要求及时做好各类税务报表并及时上报，对于出口单 证未及时获 得的，要建立跟踪档案并每月进行检查。
办税员应经常与税务机关保持联系，及时了解国家有关出口退税政策，如发现 有政策变 动的应及时作相应调整并及时汇报领导， 对税务机关退回的税款应及时 通知出纳作好接收 工作。
单证议付管理规定

1 目的

单证议付是出口业务中至关重要的环节， 直接影响到收汇的及时与否。 为了规范 出口业务 单证议付工作，特制定本制度。
范围

适用于本公司进出口业务单证议付操作

内容

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进出口业务基本管理制度
信用证及客户议付要求资料的分析和传递；

合同的管理及传递
议付单证的审核

议付单证的交付及管理
议付单证的留存

操作制度

要求贸易部门在出货前一个月提供合同、信用证(如是其他付款方式，则提 供客户要 求和银行资料)及生产部门的生产任务书
客户开立信用证，收到银行到证通后，单证议付操作员必须到通知行取证， 并作好到 证登记。
单证员及时根据合同、形式发票对信用证进行核对分析，列出不符合项及软条款项目， 反馈给国际贸易部门和生产部门
生产制造部门与国际贸易部门根据信用证或合同中规定的出货条件，确认是 否对出货 前一系列工作计划的安排作适当调整
单证员必须在货物出运前一周，根据信用证或合同条款审核出口单证，并作 好单证审 核记录，同时根据信用证规定，做好其他单证的准备工作
货物出运后，单证员应督促单证操作员取得海运单据及各类议付单证

单证备齐后，单证员应重新进行审核，严格根据 “单单一致，单证一致 ”的要 求：

在信用证规定的交单和有效期限内，单证员应及时将规定提交的单证交到议 付行进行 议付， 并请银行在议付登记本上作好相应的单证交接手续。 若议付行对 单据有异议时， 单 证员必须耐心解释或及时更正， 需担保时， 汇报主管出具担保 书
4.9 在 D/P 或 D/A 结汇方式下，单证员要向业务员取得准确的国外代收行详细地 址。并提 供给委托行

4.10 在 T/T 结汇方式下，单证员一定要收到财务部的货款到帐通知后， 再将正本

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进出口业务基本管理制度

单据寄国外客户或业务员

4.11 在任何一种结汇方式下， 若客户有扣款或减价要求时， 必须取得销售副总以 上的批 准方可放单。

4.12 议付单据送交银行的同时， 根据报关单内容制作出口专用发票。 银行审核单 证无误 后，将单证寄往付款行

4.13 单证员对单据要跟踪查询，直至收汇或单据安全到达对方面的手中。

4.14 任何正本单据在交接过程中都要做好登记和签收工作。 在规定期限内， 收到 付款；

4.15 出货后一个月内， 要做好核销单及退税单的退税工作， 退回的核销单在收汇 后及时 到外管核销

本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。
进出口业务单证档案管理规定

1 目的

为了规范进出口业务单证的存档管理， 符合《中华人民共和国海关法》 、《中华人 民共和 国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。
范围

适用于本公司进出口业务单证档案管理

存档项目

一般贸易项下进出口业务单证的管理

存档内容：进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱 单、进出 口报关单、进出口商检证书、核销单) ，进出口议付资料(包括进出口 信用证或其他单证 要求、议付发票、议付装箱单、提单、产地证、其他规定存档 交单据)；
3.1.2 按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细

3.2 加工贸易进出口业务单证的管理

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存档内容：进出口报关资料(包括进出口发票、进出口装箱单、进出口报 关单、进 出口提单) ，进出口合同资料(进出口合同、进出口信用证、手册、加 工贸易审批进程中 各主管部门所有审批文件、手册核销资料) ；
3.2.2 单证员必须根据手册号进行存档管理

工作制度

每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；
月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；

进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档资料是否合格； 每一年度一次将当年产生的全部留档资料递交公司档案室
留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容
保管人员因工作调动，需作好书面工作交接

根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料， 一般贸易应自办结海关手续后保存三年， 加工贸易应自办结海关核销 手续后保存三年， 减 免税设备应自办结海关解除监管 (监管期：生产设备为五年) 手续后保存三年。
查阅档案，必须经档案管理负责人批准。

档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。
本制度未尽事宜，在工作不断补充完善。
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