公务接待规定.docx

公务接待管理制度(草案)

第一章 总则
第一条 为进一步加强公司公务接待管理，本着既满足合理需要又体现勤俭节约的 原则，树立周到细致、廉洁高效的良好风尚和公司形象制定本制度。
第二条 公务接待指因工作需要，接待政府部门、社会各界重要人士和上级单位、 兄弟单位、 业务单位来宾的相关活动(因公赴外地举办会议、 宴请、馈赠属于公务接待 管理范围)。
第二章 接待范围
第三条 代表与我司有业务关联的上级单位来我司检查指导工作的领导及工作人 员。
第四条 兄弟单位工作人员来我司联系工作、洽谈业务，根据来宾事由，接待部门 或主管领导认为需要接待者，由接待部门提出申请，主管领导认可按本办法规定报批， 批准后方可安排接待。
第五条 经营工作方面的甲方(或客户)代表及项目联系等有关人员。
第三章 接待原则
第六条 因公接待原则。公司所有公务接待均要符合工作需要。非公务接待活动， 包括出差期间的餐费及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。
第七条 规格恰当原则。根据来宾情况安排合适的接待规格。
第八条 对口接待原则。对因公来访的来宾，实行分级负责，对口接待。
第九条 申报审批原则。公务接待一般由对口部门编制接待方案，先申报批准后安 排执行。 节、 假日等特殊情况不能及时编制审批的，经办人经分管领导同意后按规定标 准接待，随后及时补办。
第四章 接待工作的组织及程序
第十一条 承接任务。凡接到任务通知，必须准确记录好客人的有关资料，详细填 写《接待审批标准及申请表》 ，内容包括：姓名、性别、单位、职务、人数、有无配偶 随行；启程地点、出发时间、乘搭何种交通工具、抵达或衔接地点等；生活上有无特殊 要求；来我司的目的，在我司停留的时间；联系人的姓名、电话号码。
第十二条 拟制方案。接待负责人根据客人的身份、来访时间、目的、意愿和领导 的要求等情况， 围绕以下内容按时间顺序拟制接待方案：接待标准、 食宿地点、 活动安 排、接陪领导、费用预算、是否需要记者采访、录像、用车安排等事宜。拟制好的接待 方案，要及时征询公司领导或对方联系人意见，适当作出修改。

第十三条 审定方案。接待方案的审定应遵循以下原则：
重要客人(如市、区以上级别来访客人、港澳知名人士、外宾或参观学习团等)的 接待方案，由总裁办报请董事局主席审定；一般客人由部门负责人提出申请副总级别审 定；普通客人由经理或一般员工报请部门负责人审定。
方案审定后由提出申请人员及时送给有关领导和客人，并交行政办公室协调落实。
第十四条 实施方案。接待方案审定后，接待负责人应根据接待方案的有关要求， 及时安排接待人员承办。承办人员接受任务后，应迅速组织实施方案。
第十五条 提前做好准备工作
一、预订住房、会场、会客厅、宴会厅等；
二、根据接待方案拟定的参观、活动内容，提前与有关参观点(办公区域、关联商 铺等)联系，落实参观、 活动内容和汇报(介绍)情况人员、 场地以及陪同参观的领导、 资料简介等工作。
三、准备好介绍公司业务的有关资料，如业务概况、行业前景和活动安排方案等， 于客人到达后分送给客人，或提前摆放在客人入住的房间。
四、总裁办(或行政办)根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落 实会晤时间及场所。
五、 大型活动或重要客人来访要编制好 《嘉宾须知》、 《客人住房安排表》、 《行程安 排表》和会议、宴席座位水牌，视情况准备互赠礼品。
六、 提前检查接待客人的各项生活和活动场所设施，如用餐地点、 膳食菜单、 保安 措施(有要求时)等情况，酌情安排酒水、香烟、水果等。如发现问题或客人提出合理 要求要及时解决。
七、因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设 备、领导席位、横幅、制作欢迎牌(电子屏)、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒 体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。
八、联系落实出面接待的公司领导。接待人员应提前将客人来访的时间、 行程安排、 来访目的和生活安排等情况向主陪领导汇报，如需领导迎送的，应提前将客人预定到达 (离开)时间报告有关领导，提请有关领导迎送客人。
九、 行政办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆整洁，安全性能良好，司机 听从办公室主任和负责接待人员的协调安排，统一调度。
十、 根据需要行政办陪同迎送客人的有关领导，并和领导一起迎送客人，根据审批 结果提前购买车票或机票。
第十六条 认真实施方案

来访客人到达后，接待人员须严格按照方案的要求，认真组织实施，热情、礼貌、 周到地接待好客人，使客人留下良好的印象。在实施方案过程中，应注意以下事项：
一、 加强请示汇报。 一般情况下，如需对接待方案作出修改的，应逐级报原审定方 案的领导或出面接待的领导同意后，方能修改方案；在接待过程中，遇到特殊情况临时 改变方案的，要及时报告办公室领导并按领导要求予以解决。
二、 保证客人的人身安全。 接待人员要在确保客人安全的前提下，安排好客人的工 作和生活。客人抵达后，要主动了解，细心观察客人的饮食、生活习惯、健康状况等， 并根据客人的实际情况，尽可能作出相应的安排。
三、 接待的公司领导如有特殊原因，无法亲自出面接待客人的，接待人员在客人到 达后，应立即将客人的具体名单、住地房号、活动安排等情况，及时报告有关领导，以 便领导联络和拜访客人或者经授权后请代替领导接待。
第十七条 认真做好任务完成后的工作
一、 接待用餐费原则上每次用餐完毕后即时结帐签单，住房、会场、电话等费用 也应在客人离开时立即结帐签单。 所有接待费用开支，接待人员在结帐签单时要认真核 对，防止费用超支浪费。
二、 在接待任务完成后，接待人员须将在酒店消费记帐的底单送主要领导审签后， 交给财务人员报销结帐。
三、 收集整理资料。每次接待任务的接待资料，由经办的接待人员编入《接待宾 客情况表》 ，作为接待资料归档。重要客人的具体资料(含本章第十一条的全部内容和 菜单、酒水、客人的身体状况等)，由接待部门指定专人编入《重要宾客接待档案》。重 要客人活动期间的照片、 题词、 讲话录音、 记录等资料， 由经办的接待人员收集并归入 本部门接待档案或送交行政中心存档。
第五章 接待分工
第十八条 上级单位、地方政府、兄弟单位领导和社会各界重要人士接待。
一、由总裁办负责，行政和其他业务部门协助。
二、 总裁办应及时掌握来宾有关情况，制定接待方案和费用预算，报总裁审批后实 施。
三、总裁办负责通知行政及其他相关部门做好接待准备工作和配合工作，并做好落 实和检查。
四、总裁办责成行政中心负责安排来宾接送及现场参观的公务用车。 第十九条 专业团组接待
一、 来公司检查和调研的专业团组，由业务对口部门负责资料准备和接待，总经办

(或行政办)协助安排。
二、 事前由业务对口部门会同总裁办共同制定出接待方案和费用预算，并按内控权 限规定报公司领导批准后执行。
三、若有变更,有关部门应及时与总裁办沟通，并报告审批领导同意再另行安排。 第二十条 来公司参观、学习、交流的企事业单位和一般客户接待。
一、 由行政办根据公司领导指示，指定相关部门负责组织和安排，其他相关部门协 助。
二、指定部门负责制定接待方案和预算，报总裁审批后组织实施。
三、 参加对口学习、 交流的各有关部门应按照总裁办的通知做好准备，按时参加活 动。
第二十一条 会务接待
一、来公司召开的一般会议(普通招商会)，由主办部门提出，行政办公室依据惯 例发出会议通知并做好会议准备工作。
二、 重要会议(大中型招商会)接待由招商中心主要负责，总裁办及其他相关部门 协助配合。
三、 规格较高、 规模较大的会议， 由总裁办负责召集有关部门召开会前协调会，共 同协商、组织、落实好各项会务准备及接待工作。
第六章 接待标准
第二十二条 用餐标准
一、 工作简餐： 20 元/人/餐(陪同人员也按此标准执行)，一般业务往来单位或 企业普通办事人员确因工作需要就餐的，由接待责任人向部门负责人申请，报总裁批准 方予以报销。
二、工作餐：50 元/人/餐(陪同人员也按此标准执行)，业务往来单位或企业较重 要办事人员确因工作需要就餐的，由相关部门向总裁办提出用餐申请，总裁或分管副 总签字同意后安排就餐，原则上不安排烟酒和饮料。
三、 宴请标准：重要人士或团组来公司，经负责接待部门向公司领导申请同意后， 总裁办或接待部门可根据来宾的重要性安排宴请。
(一)在指定饭(酒)店用餐，一般人员不超过 80 元/人/餐；监管单位或政府部 门科级干部、重大业务关联企业副总以上(包括随行工作人员，下同)不超过100 元/ 人/餐；监管单位或政府部门处级及以上干部、重大业务关联企业副总以上不超过 200 元/人/餐。
(二)在指定饭(酒)店以外用餐，依照本款第一项各标准上调 50 元执行。

(四)各项标准均包括烟、酒、饮料等用餐时的一切费用。
(五)确需宴请的，填写 《公务接待申请单》按程序报批后由总裁办或指定接待人 员按标准安排。
(六)随行服务人员用餐标准，原则上自行用餐，确因工作需要离不开的，一般安 排工作餐( 50 元/人/餐)。
第二十三条 会务标准
一、公司原则上不接待与公司生产经营、改革发展、管理等无关的会议。
二、外单位在我公司召开的会议原则上按实收费。 由主办部门提前按规定申请上报 获得批准后由行政办公室统一安排协调。
三、 一般招商会由主办部门根据会议时间、 地点、 人数、 内容提前通知行政办公室 按惯例协调落实。
四、其他重要招商会议按照《会议营销管理程序(暂行)》标准执行，但要提前通 知相关部门及公司领导，需要请示的获得批准后方可组织。
五、 会议或检查由主办部门与总裁办、 行政办公室根据各自分工， 明确责任，通力 合作，共同做好接待和会务工作。
六、 所有会务和活动安排均必须提前确定，接待期间及会议召开时间不可随意更 改。
第二十四条 住宿标准
一、 由我司承担住宿费用的来宾，原则上安排指定宾馆。 一般业务往来单位或企业 普通办事人员和科级及以下的来宾安排标准间；监管单位或政府部门处级及以上领导、 重大业务关联企业副总以上安排单间或套间。住宿费自理的来宾，由其自行决定。
二、来公司参观、学习、交流、开会的人员，住宿费原则上自理。
第二十五条 交通标准
来我司人员的交通费原则上自理，特邀而需我公司承担交通费的来宾，参照公司同 级别差旅政策执行。
第二十六条 礼品标准
赠送礼品须从严控制，确实需要赠送礼品的必须经过总裁批准后执行。 礼品应突出 企业形象宣传、 突出纪念意义，同时要兼顾我国的传统文化和民族习惯，尽可能节省费 用。礼品单价、数量根据总裁办指示确定，由负责接待的部门根据《公务接待申请单》 审批同意的品种和数量填写采购单或领料单，行政办审核发放。 原则上馈赠礼品从公司 已有的物品中选择。
第二十七条 外出参观标准

一、外出参观统一由总裁办负责安排。
二、来公司检查、调研、学习交流的上级领导、重大客户，由总裁办安排，对口单 位陪同随行。
三、 参观范围原则上不超出公司内部办公区域，确实需要到本市或其他范围(商 户、合作单位)参观的由总裁办报总裁批准后确定落实。
第七章 接待等级
第二十八条 一级接待标准：
一、陪同人员：主席、总裁、副总裁其中一人并相关部门负责人或办公室主任。
二、迎接：一名公司领导、相关部门负责人或办公室主任在高速路口、机场、车站 或公司门口等处迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主 宾时，要注意顺序。
三、参观：主席、总裁、副总裁其中一人并相关部门负责人或办公室主任陪同，视 具体情况由公司领导、相关部门负责人或办公室主任介绍公司基本情况以及业务特点、 成绩、发展前景等相关信息。
四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将 公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席 签、横幅、欢迎牌(电子屏)、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
五、用餐标准、车辆标准、住宿标准均依照本制度执行。
六、总裁办根据情况需要请示后确定是否购买礼节性礼品或赠送公司纪念品。 第二十九条 二级标准：
一、陪同人员：副总、相关部门经理、办公室主任。
二、迎接：由相关部门经理到公司门口迎接，引导来宾。
三、参观：副总、相关部门经理、办公室主任陪同，由相关部门经理或办公室主任 介绍公司基本情况以及业务特点、成绩、发展前景等相关信息。
四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将 公司简介或相关资料、茶水、摆放于接待室。
五、一般不需要用餐、车辆、住宿。 第三十条 三级标准：
一、陪同人员：相关对口的部门经理及其他人员。
二、迎接：前台引导、相关对口部门送离办公区域或指定范围。
三、参观：不安排参观，只允许在指定范围内活动。
四、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、

茶水杯摆放于接待室或指定区域内。
第八章 审批程序
第三十一条 审批程序只包含一级标准和特殊需要接待的二级标准。
第三十二条 总裁办负责接待的，由总裁办制定接待方案、预算报总裁审批执行。
第三十三条 相关部门负责的接待，由部门制定接待方案，按权限报分管副总、总 裁审批。其中涉及招待费、礼品事项需经总裁办备案。
第三十四条 相关部门为主、总裁办协助的接待，应由相关部门提出申请，报总裁 办审核，并按审批权限报总裁审批。
第三十五条 所有的活动必须先做方案和预算，批准后严格按照方案和预算执行， 超出审批范围的一律重新书面审批。
第九章 费用管理
第三十六条 接待费主要用于重要的来宾接待及业务往来活动。会议费主要用于公 司重大招商会议或外出召开的各类工作会议。 公司总裁办(或行政办)是公司接待费和 会议费的归口管理部门。
第三十七条 总裁办(或行政办)每年根据公司经营计划及各部门年度预算，编制 公司接待费用预算草案，报董事局批准执行。总裁办(或行政办)依据批准的招待费指 标，分解下达各部门年度控制指标， 由其按月安排使用。 超出预算的费用一律由有关部 门提出申请，分管副总签署意见后报总裁审批、财务部门追加费用指标后方可安排。
第三十八条 招待费、会务费、按内控权限审批报支，其中招待费、会务费需由总 裁办审核、行政办备案，财务部依据批示核销并备案。
第三十九条 公务接待费包括交通、住宿、用餐、烟酒、饮料、茶叶 (含工作茶)、 礼品等。 费用的使用必须先申请批复后方可执行，特殊情况必须向总裁请示后获得批准 的才给予安排接待。
第四十条 费用结算必须依据批示标准执行，超出部分一律由接待直接责任人承担。
第四十一条 费用统计方式，公司宴请、有关部门参加的，接待费用记入总裁办名 下；部门宴请，包括邀请公司领导参加的，接待费用记入主办部门名下。 礼品费用记入 主办部门名下。
第四十二条 为便于各部门掌握接待费的发生情况，合理控制使用接待费用，总裁 办或行政办于每月 15 日前将上月发生的费用通报给各部门和公司领导。
第四十三条 公司组织活动邀请嘉宾出席的费用计入活动预算不另行申请。
第十章 接待礼仪：
第四十四条 仪表：面容清洁，衣着得体。

第四十五条 举止：稳重端庄，从容大方。
第四十六条 言语：语气温和、礼貌文雅。
第四十七条 态度：诚恳热情，不卑不亢。
第四十八条 迎接来宾时，要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场， 接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 遵守介绍时的先后次序。 正规的做法，是要先 介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。 即先介绍主人，后介绍客人；先介 绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈； 先介绍个人，后介绍集体。 在接待国外来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方 进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。 不过在介绍各方人士时，通常应当 由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客 人先伸手后，主人再相握。 握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时， 时间一 般控制在 3 秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊 贵的一方。
第四十九条 接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
第五十条 经过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转 弯处伸右手示意，并说“这边请”。
第五十一条 进入电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
第五十二条 座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同 事。
第五十三条 送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、 汽车旁，招手待客人远 去，方可离开。
第五十四条 注意事项：接待中涉及机要事务、 秘密文电、 重要会议，要特别注意保 密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影 摄像的场合，应向参观人员说明。
第五十五条 信息反馈：接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得 的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交行政办汇总存档。
第五十六条 商务接待中的座次安排
一、 主席台必须排座次、 放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。
二、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位 置， 3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1、 2 号领导同时居中， 2 号领导 依然在 1 号领导左手位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。
三、几个领导同时上主席台，通常按公司隶属关系排列次序。可灵活掌握，不生搬

硬套。 如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可 适当往后排。 另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来 排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导 的，可安排在主席台适当位置就座。 这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较 为得体。
四、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志 到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。 如主席台人数 很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名 签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。
第十一章 附则
第五十七条 本规定适用于公司各部门， 由行政中心负责修订和发布。 第五十八条 本规定自印发之日起试行。

附件： 1、接待审批标准及申请表
2、商务接待中的座次安排(图)

二〇一一年二月十四日

附件 1、接待审批标准及申请表

接待审批标准及申请表
明细 来 姓名： 职务：政府部门局级、总经 单位：监管、重大业务关联企业、其 目的：参观、检查、调研、业务洽谈
等级 访 电话： 理、 重大客户以上级别人员 他总裁认为有必要接待的相关单位
接 姓名： 职务：主席、总裁、副总裁 部门： 董事局、 大客户中心、 总裁办、 地点： 1、 2 号贵宾室、主席办公室
待 电话： 招商、拓展 陪同： 副总一人、 经理一人、 其他相关人员
接待室(或会议室)配 上等茶水、饮料、点心、糖果、香烟、公司简介、宣传资料、书报刊、业务介绍、
置标准： 服务人员、纪念品或礼品(礼金)等。前台及采购依据审批结果准备。
一 来访人数： 陪同人员：
接待车辆： 驾 驶 员： 联系电话： 接送级别：全天陪同
欢迎字幕(编排及内容)：企划部、接待部门草拟，行政中心网管设置

二 级
三 级
来 访 接 待

参观范围：办公区域、分公司等
级 是否住宿： 住宿标准：
是否宴请： 宴请标准：
返回方式：飞机、软卧 是否订票：
申 请
事 由
审 总裁批示：
批
票价标准： 元/人

申请人： 年 月 日

年 月 日
元/人/间/天
元/人/餐
责任人：

接待审批标准及申请表
明细
等级
职务： 政府部门科级、副总、 重要客户以上级别人员
职务：副总、经理
单位：监管、业务关联企业、其他总 裁认为有必要接待的相关单位
部门： 董事局、 大客户中心、 总裁办、
各分公司、各职能中心
目的：参观、检查、调研、业务洽谈、了解 业务情况
地点： 3、 4 号贵宾室、小会议室、办公室
陪同：经理一人、其他相关人员
来 姓名：
访 电话：
接 姓名：
待 电话：
茶水、公司简介、宣传资料、业务介绍、服务人员。前台及采购依据审批结果准备。
接待室(或会议室)配
置标准：
陪同人员：
驾 驶 员：
联系电话：
接送级别：自行往返或短距离接送
来访人数：
接待车辆：
欢迎字幕(编排及内容)：企划部、接待部门草拟，行政中心网管设置
住宿标准： 否/是
宴请标准： 否/是
是否订票：
元/人/间/天
元/人/餐
参观范围：办公区域内
是否住宿：一般不需要
是否宴请：一般不需要
票价标准： 元/人
责任人：
返回方式：
申 请
申请人： 年 月 日
事 由
年 月 日
审 总裁批示：
批

接待审批标准及申请表
职务：一般客户、来宾、求 职面试人员
职务：经理、主管、员工
目的：业务洽谈、了解业务情况、面试、走 访、
地点： 3、 4 号贵宾室、小会议室
陪同：视情况确定，一般不需要陪同
明细
等级
单位：人力资源部、用人部门、相关 业务部门
部门：总裁办、各分公司、各职能中
心
姓名：
电话：
姓名：
电话：
接待室(或会议室)配 茶水、公司简介。前台或受访部门准备。
置标准：

来访人数：
接待车辆：无

陪同人员：无
驾 驶 员：


联系电话：


接送级别：自行往返

欢迎字幕(编排及内容)：无
参观范围：办公室指定区域内、受访部门负责送至门口，前台负责引导离开，避免闲杂人员随意走动。
是否住宿：否 住宿标准： 元/人/间/天

是否宴请：否
返回方式：

宴请标准：
是否订票：

元/人/餐


责任人：


票价标准： 元/人

申 请
事 由 申请人： 年 月 日

总裁批示：否
年 月 日
审 批

附件 2、商务接待中的座次安排(图)
主席台人数为奇数时

主席台人数为偶数时

(二)、关于宴席座次的安排
宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面， 1 号客人在主陪 的右手，2 号客人在主陪的左手，3 号客人在副主陪的右手，4 号客人在副主陪的左手， 其他可以随意。 以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。
中餐桌

西餐桌

(三)、仪式的座次安排
签字双方主人在左边，客人在主人的右边。 双方其他人数一般对等，按主客左右排 列。
(四)、关于乘车的座次安排
小轿车 1 号座位在司机的右后边， 2 号座位在司机的正后边， 3 号座位在司机的旁 边。 (如果后排乘坐三人，则 3 号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排， 1 号座位在临窗的位置。

乘车座次安排

(五)、合影座次安排与主席台安排相同。
附：会议座位安排
长条桌

注： A 为上级领导， B 为主方席

沙发室

与外宾会谈

注： A 为主方， B 为客方

与上级领导座谈

注： A 为上级领导， B 为主方领导