境外货运销售总代理(GSSA)及销售代理(CSA)管理规定V5.docx

境外货运销售总代理(GSA)及销售代理 (CSA)管理规定

一、国际货运销售总代理( GSA)及销售代理(CSA)基本 概念
㈠ 定义
国际货运销售与服务总代理 (Cargo General Sales Agency， 简称 GSA)，指经由航空公司授权、在一定区域内以授权航空公 司的名义从事航空货物运输销售总代理业务的个体或公司。
国际货运销售代理(Cargo Sales Agent，简称 CSA)，指经 由航空公司授权、在一定区域内以授权航空公司的名义从事航 空货物运输销售代理业务的个体或公司。
㈡ 业务范围
GSA、 CSA 可在授权范围内，开展航空公司销售相关业务。 诸如维护民航局、机场、海关、政府、社团关系；保障航班正 常运营；代理授权航空公司同当地航空公司进行联盟谈判；咨 询和协调当地法律事务咨询；以航空公司名义进行市场推广、 广告宣传、渠道维护等；协助处理我司于境外出现的各种问题。
㈢ 作用
为迅速适应当地市场，提升市场份额，提升航空公司影响 力。 GSA、 CSA 协助航空公司在市场、销售、渠道、信息及疏通 关系等方面起到积极作用，具体如下：
1. 大大降低运营成本，特别针对计划设立销售代表处的情

况尤为明显，可减少人员、办公运营投入；
2. 履行合法的商业需要；
3. 将涉及法律或劳务的问题最小化，有效处理政治情况；
4. 及时全面的了解市场竞争，制定有效策略；
5. 更加专业和高效的拓展分销渠道。

二、国际货运销售总代理(GSA)及销售代理(CSA)的选择
㈠ GSA、 CSA 信息获取
1. 通过公司新开航线计划的宣传作用，发掘有合作意愿的 代理公司，从这些公司中挑选具备一定实力、符合我司相关要 求的优秀代理企业作为候选；
2. 由进口管理中心航线管理员进行市场调研，了解当地及 临近国家的 GSA 、 CSA 状况并寻找具有合作可能的公司。
3. 通过国内货运代理渠道了解其在境外的优秀合作者，从 中挑选有能力及有合作意向成为我司 GSA 、 CSA 的代理机构；
4. 通过当地 GHA 推荐，了解当地有能力及有合作意向成为 我司 GSA、 CSA 的代理机构。
5. 通过中国驻当地大使馆的商务处介绍资深总代理公司， 通过交流洽谈寻求合作机会。
6. 通过 IATA 或者 FIATA 的区域了解当地 GSA、 CSA 信息， 通过交流寻求合作机会。
㈡ Online 国际货运销售总代理 (GSA)及销售代理 (CSA) 的 选择

Online GSA、 CSA 的选择主要按照资质审核，实地考察，对 比评估，谈判签约几个步骤来进行。
1.选择小组构成
选择小组成员将全程参与整个选择过程，并集体选出最终 结果。整个选择小组由考察人员牵头进行工作，无考察安排的 情况由航线管理员负责。选择小组构成如下：
海航货运分管国际业务的公司领导、海航货运国际部总经 理、海航货运国际部副总经理、海航货运进口管理中心经理、 出国考察人员、海航股份市场部货运分部货运总监、其他相关 人员。
2.前期沟通
航线管理员或考察人员在考察出发前，通过邮件方式与获 取到的 GSA、 CSA 进行前期沟通。
第一步：向对方介绍我司情况，与对方确认合作意向。
第二步：向具有合作意向的单位发送我司航相关信息及投 标邀请函(RFP) (附件一)，限时三个工作日反馈。邮件需包含 如下内容：
⑴ 新开航线信息表，包括航班班期、机型、时刻等信息； ⑵ 海航国内航班、卡车转运网络及时效介绍；
⑶ 海航国际航线转运网络及时效介绍；
⑷ 投标邀请函(RFP)
⑸ 海航与GSA、 CSA 合作过程管理注意事项
3. 资质审核

考察人员对在投标获得的标书(Proposal)进行汇总查阅， 选出有效标书。提交有效标书的公司即被列为候选GSA、 CSA 。 一般情况下有效标书数量应大于等于2份，且不超过5份。对于 市场相对较小的区域，可降低数量要求，但需提交相应情况说 明进行备案。
4.选择小组第一次会议
由考察人召开，向选择小组成员介绍候选GSA、 CSA基本情 况，整个选择小组共同商议考察的重点工作及重点考察对象。
5.境外考察及报告整理
考察人员对提交有效标书的候选GSA、 CSA进行实地走访调 研，根据候选GSA、 CSA提交的标书，完成投标邀请函中的考察 报告(Open Report)及评分表(附件二)的填写，需在考察回 国后一周内提交国际部审核。
考察报告应包含但不限于以下内容：
⑴侯选GSA、 CSA的人员资质、经营分析等进行审定，了解 市场预期等；侯选GSA、 CSA基本情况、优势，对当地市场的分 析报告，及对推广海航的市场计划；
(2)侯选GSA、 CSA对与我司签署最低保量等保证收益的附加 协议的反馈及具体建议；是否愿意与我司进行舱位管理信息共 享、渠道信息共享并配合相关工作进行各项检查。
(3)侯选GSA、 CSA在当地的商誉，办公场所环境，货运人员 素质与从业资质，与GHA和海关沟通协调能力、保障航班销售及 运营的能力。

评分表主要参考表格中所提及的相关参考因素及问题，实 地对GSA实力进行问询及调查。
6.选择小组第二次会议
此次会议将集体讨论整个选择过程，并在会议上当场打分。 会议内容如下：
⑴ 考察人员介绍考察经过；
⑵ 考察人员汇报考察报告及GSA评分表中各项结果； ⑶ 选择小组成员向考察人员进行提问并讨论。
⑷ 选择小组成员对GSA 评分表的各项内容进行比较，并且 进行打分。
GSA与CSA的选择由海航货运国际部牵头，国际部与境外办 事处共同决策。选择小组各成员的打分权重如下：海航货运分 管国际业务的公司领导 (权重30%)， 海航货运国际部总经理 (权 重10%)，海航货运国际部副总经理(权重10%)，海航货运进 口管理中心经理(权重10%)，出国考察人员(30%)，海航股 份市场部货运分部指派人员(10%)。
评分结束后汇总，最后取分数最高的1-3家候选GSA或CSA进 行后续的谈判及签约(原则上候选GSA和CSA不能超过3家)，选 择会议结束后由会议指派的专人整理会议内容，以将组员所填 写的评分表和最后结果以会议纪要形式下发相关单位。
8.谈判、选定及签约
谈判及选定：按照选择小组打分分数由高至低排列候选GSA 和CSA, 与得分最高者谈判合同细节，如谈判失败，则选择排名

其次者进行谈判签约。另外，第一次合作的销售代理，以独家 CSA的模式开展合作，待通过六个月的考核期后，再签订GSA协 议。
签约及后续事宜：
(1)双方协议达成一致后，由考察人员在五个工作日内将合 同主体邮件发送给股份/集团内其他航司的财务部、股份/现代 物流合规部、海航货运财务部和股份货运分部/集团内其他航司 进行会签。
(2)在邮件会签结束后，由进港中心经理进行公文呈报。
(3)公文通过后，考察人员在三个工作日内将协议邮件发给 GSA， GSA将协议一式四份打印出，签字盖章后将原件快递给考 察人员。
(4)考察人员收到协议后，及时交由海航货运分管国际部领 导在协议上签字，针对HU航班的协议，快递至海口股份秘书盖 章，其留存一份，将剩余三份寄回给考察人员；针对HU之外集 团内其他航司航班的协议，快递至海口货运公司总部盖章，其 留存一份，将剩下三份寄回给考察人员。
(5)考察人员留存两份，在三个工作日内将剩下一份快递至 GSA留存。
(三)Offline 国际货运销售总代理及销售代理的选择
1、签署 offline 国际货运销售总代理及销售代理的原则 在我司尚未开设直飞航线的区域，本着补充我司直达航班
的销售，扩大货源、提升航线收益的原则，在已签署的GSA/CSA

协议中尚未覆盖的地区可新签 offline GSA/CSA.
2、签署 offline 国际货运销售总代理及销售代理的流程
offline 国际货运销售总代理及销售代理候选人的选取由 负责该管辖区域的境外办事处货运负责人牵头海航货运国际部 协助，通过国内外各种渠道了解其在境外的优秀合作者，从中 挑选有能力及有合作意向成为我司 offline GSA 、 CSA 的代理
机构；
3、 offline 国际货运销售总代理及销售代理的确定
Offline GSA 候选人向负责该管辖区域的境外办事提交标 书， 境外办事处负责考察候选人资质、 营运状况， 测算对 online 航线的销售支持情况，整理以上资料后以候选人考察报告形式 上报国际部审批。
4、谈判及签约
同Online GSA与CSA谈判及签约
5、 Offline GSA因新开航线变更为Online GSA/CSA的流程 因新开航线Offline GSA需要变更为Online GSA时，按照
Online国际货运销售总代理及销售代理选择相关规定进行重新 选择，原Offline GSA直接通过资质审查，但仍需经过其余考评 步骤。

三、 国际货运销售总代理及销售代理的更换
(一)评估现有 GSA/CAS 是否有更换必要
当现有 GSA/CAS 出现以下情况，由海航货运国际部提出是

否有必要进行更换：
1.连续 6 个月未达到海航货运下发的境外回程销售任务指 标；
2.对于连续两月考核结果在 H 区间的 GSA、 CSA； 3.拖欠货款已超过银行担保金额的 7 0%； 4.销售业绩出现明显下滑，且未呈现扭转的势头；
5.未执行海航货运下发的 GSA/CSA 管理规定及相关业务通 告，且经过警告后未进行整改；
6.有新的代理提出合作意向，且合作条款较现有 GSA/CSA 更利于航线发展；
7. 不遵守已签署协议，存在违反协议或商业欺诈的现象， 经过海航货运评估后终止协议。
(二)更换细则
1.更换 GSA 标准和程序与新签 GSA 相同；
2.原 GSA 不得参与竞标。
(三)新 GSA 的签署
当确定中标 GSA 后，由海航货运国际部通知现有 GSA 终止 现有协议(需满足现 GSA 协议的提前通知截止期限)，并签署新 的协议。

四、 GSA、 CSA 合作过程管理
过程管理是优化合作的主要途径；通过日常业务合作，加 强合作管理，实现资源优势互补，达到互惠互利。

(一)常规管理
1、定义
对GSA、 CSA常规管理是指在选定GSA、 CSA的基础上，在日 常经营中对GSA、 CSA进行指导、监控、督促和规范，使GSA、 CSA 切实履行协议对其规定的义务，正确行使协议赋予的权利。
2、常规管理的内容和方法
管理内容涉及订舱管理、市场调查与开发管理、服务管理 和结算管理，操作管理，反馈机制。
3、订舱管理
GSA、 CSA必须按照我司的规定履行订舱程序，订舱、更舱、 推舱、撤舱等须符合我司要求。
(1) GSA、 CSA代行我司舱位出售和预订职责。
(2) GSA、CSA需在我司货运系统上完成订舱， 订舱数据应真 实、预定航班应准确。订舱以FFR形式或者EXCEL表格导入均可。
(3) 订舱数据变化时， GSA、 CSA应及时更改、确认落实。
(4) 推舱时， GSA、CSA应根据实际舱位情况予以配舱计划的 调整 ,并及时在系统上确认落实。
(5) GSA、 CSA需提供当天起后三天的货量预报，数据需准 确，发送需及时，预报发送通过邮件形式来发送。
4、市场调查与开发管理
GSA、 CSA应时刻掌握市场信息，收集市场信息、开发与维 护客户、及时结算、提升服务。市场信息管理涉及市场信息的 获取、整理与分析、信息跟踪、和定期反馈。

(1)市场信息的获取。 GSA、 CSA及时密切关注销售区域的宏 观经济动态和微观的经济行为，洞察行业间销售政策及反应。
(2)市场信息的整理与分析。 GSA、 CSA将掌握的信息去伪存 真的筛选，分析经济形势的影响和行业间行为的冲击。
(3)信息跟踪。关注经济政策的效应和行业经济行为的效 果，对其政策变化和后续措施有完成的跟踪。
5、客户开发与维护的管理
货运代理公司(Forwarder)是GSA、 CSA和航空公司收益的 源泉，开发和维护业务广泛、实力雄厚和信誉良好的货运代理 公司(Forwarder)是双方共同的目标。
(1)客户开发。 应加大开发当地客户， 培养稳定的合作关系， 利用我司产品、政策，拓展客户范围。建议货运经理参与新客 户开发过程，新客户开发结果须向海航货运国际部建档备案。
(2)客户维护。以良好的信誉配以我司的产品形象，积极跟 进客户需求，提升服务内容，将客户培养成有价值的合作伙伴。
(3)GSA、 CSA应定期向我司更新客户数据，提供前10大主要 合作伙伴信息。
6、服务管理
(1)GSA、 CSA有责任在其代理区域树立海航的品牌形象。通 过广告等形式宣传海航，维护海航形象。
(2)GSA、 CSA需代表海航协助保障货物，协调海关、机场， 联络卡车、飞机联运等业务。
7、结算管理

(1)GSA、 CSA严格遵守公司的结算规定。在规定的周期内进 行结算。按要求发送销售报表，经我司核对后，及时支付。
(2)报表核算不一致时，双方追溯实际销售，有理有据的解 决问题，严谨出现拖账赖账的情况。
8、操作管理
(1) GSA， CSA发货前需对单据核实确认，做到单货一致， 无不对应信息传输，发送。
(2) GSA， CSA需确认单号正确，避免单号重复使用。
9、反馈机制
(1) GSA， CSA需及时发送Weekly report ，内容需详细， 包括市场动态分析，我司业务实时表现，新增客户通报，航班 存在问题等等。
(2)外站货运经理需首先审阅Weekly report后需对其审 查并做出评判，提出自己意见。
(3)货运经理对Weekly report给予意见后提交航线管理 员后由航线管理员审查并对存在问题给予解答和反馈。
(4) GSA， CSA对我司存在问题及时提出反馈并给予改正意 见。
(5) GSA， CSA定时向我司发送contact report汇报与客户 走访情况，与客户之间良好沟通提升我司在市场上知名度，也 使我司能够了解客户动向及需求。
(二)特殊时期的管理
特殊时期的管理是在常规管理之外一些特殊情况下对GSA、

CSA做出的合作管理，范围包括货运销售淡季、法定节假日、航 班取消等。
1.形势预判。 GSA、 CSA应于事件前期对整体经济形势和当 前市场做出判断，如传统西方，中国的节假日，特别是比较长 的节假日对我司航班造成的影响和评估。
2.制定应对策略。针对受影响的航班制定积极有效的应对 政策。淡季促销政策、优惠政策、保障政策等并及时反馈到当 地货运经理和航线管理员，货运经理和航线管理员审核通过后 回复GSA， CSA并实时实行。
3.特殊时期之后的后续政策需随市场情况逐步恢复正规， 货运经理、航线管理员需及时取消各项特殊政策并恢复正常运 价及操作的管理。
(三)协议中最低保量的管理
合同有效期内，针对非GSA/CSA销售原因引起的无法按时完 成协议中规定的最低保量等销售要求， GSA/CSA可根据实际情况 申请保量调整或减免。
申请保量调整或减免的流程：由GSA/CSA填写一份保量调整 申请表(见附件三)提交至航线管理员，由航线管理员审核后 邮件报领导逐级审批同意，否则将不予调整或减免。
邮件审批流程如下： GSA/CSA-航线管理员-进口中心经理- 国际部副总经理- 国际部总经理、海航货运财务总经理、股份/ 首航/天航财务总经理-公司分管领导
五、 GSA、 CSA 考核和激励

(一)GSA、 CSA 考核
GSA、 CSA的经营情况直接影响航空公司的货运进口收益和 我司货运品牌建设， 从销售业绩和服务水平两个方面对GSA、CSA 进行综合考核和评估，牵头、发起人为海航货运国际业务部。
1、业绩考核
航空公司按周期综合分析历史数据、财务报表、市场预期 和GSA、 CSA数据报表后调整未来周期内的销售任务。
(1) 任务公布
根据公司总体任务与上年末或本年初制定本年的年度总任 务；按照数据分析和市场预期对四个季度的任务进行初步整体 划分；细分每季度任务至每月，考核周期按月度、半年及全年 进行。我司将对制定的月度任务对GSA、 CSA进行公示，并按照 实际情况与GSA、 CSA意见对月度任务进行调整并最终确认。本 年度的销售考核即以最终确认版本为主。其中遇到班次变化或 机型变更等客观原因， GSA、 CSA与我司商议按照实际情况调整 相应任务。
(2)考核指标
销售业绩考核指标为公布任务完成率： 航线销售收入/公布 任务*100%。为与我司其余考核保持一致，故采用航线净收益任
务完成率作为相应考核指标。任务公示时应向各GSA、 CSA说明。
销售业绩
98%以下
98%— 102% (含)
考核
有待改进
达到要求

超越要求
102%以上

2、服务水平考核
服务水平考核周期同销售业绩考核，具体考核指标如下表， 其中各指标的权重可以根据航线的具体情况进行调整，但权重
求和为 1。
权重
5%
10%
指标内容 得分
客户针对GSA、 CSA和航空公司的投诉。
错运、漏运、偷重偷泡、运单不符，以及
指标名称
投诉率
不正常率
货运原因造成的航班延误。
10%
客户开发和维
新客户的开发数量、常客户数量。
护
品牌和形象建
设
执行力
5%
评估GSA、CSA在其辖区内为航空公司进行
形象宣传和品牌建设的效果。
50%
考察GSA、CSA对我司的各项政策和要求的
执行程度， 如市场信息， 运价水平等信息
的传达及时性和准确性等， 是否按时周反
馈。
财务结算
10%
财务结算的及时性， 是否存在拖欠货款的
行为。
注1： 得分从0- 10分， 0分为最低分， 10分为最高分， 小于8分为有待改进，
大于等于8分小于9分为达到要求，大于等于9分为超越要求，评分精确到
小数点后一位。
表格中前4项为境外货运经理(无相应编制由相应航线管理

员评分)进行评分反馈；执行力由相应航线管理员统计各项政 策及反馈的应反馈次数与实际反馈次数进行打分。财务结算由 股份货邮结算室进行打分。得分精确到小数点后一位，各项得
分加权平均后即为最终得分。
服务水平最终得分
小于8分
大于等于8分小于9分
大于等于9分
考核
有待改进
达到要求
超越要求

3、考核结果评定及应用
销售业绩

A
D
B
超越要求

F
B
C
达到要求

H
E
G
有待改进

有待改进 达到要求 超越要求 服务水平
(1)考核结果在A、 B区间的， 我司在运价、 佣金， 市场开拓， 产品政策等方面考虑给予更大的支持。
(2)对于考核结果在D、 F区间的，限令整改，提高服务意识 和品质，限期未改者，考虑与其终止协议。
(3) 对于考核结果在E、 G区间的，限令和协助GSA、 CSA拓

展销售渠道，提高销售业绩，限期未达标的，考虑与其终止协 议。
(4) 对于连续两月考核结果在H区间的，查找原因考虑直接 与其终止协议。
5、其他情况说明
以上考核方案主要应用于我司国际 online 航线独家 GSA 、 CSA 考核。如签署的 offline GSA、 CSA 或 online CSA 是用于 补充现有航班销售，同时对 online 航班的舱位没有控制权并接 受 onlineGSA、 CSA 的舱位分配管理的销售代理不适用本考核方 案。
六、 GSA 与 CSA 档案管理制度
(一) GSA 与 CSA 选择和更换档案的管理
在 GSA/CSA 公文审批后的 15 日内，海航货运国际部进口管 理中心负责整理 GSA/CSA 选择的相关资料，建立档案进行存档，
包括但不仅限以下内容：
(1)候选 GSA 资格审查表
(2)向具有合作意向的单位下发投标邀请函(RFP)
(3)候选 GSA/CSA 提交的标书(Proposal)
(4)考察报告(必须含文字及照片资料)
(5)候选人得分表
(6)候选 GSA/CSA 选择会会议纪要
(7)选择小组商议过程的邮件记录或会议纪要

(8)被更换的 GSA/CSA 经营报告以及更换理由的分析报 告
(9)呈报的 GSA/CSA 公文以及签批意见
以上资料需以电子版和纸质版本归档保存。
(二) GSA 合作过程的档案管理
(1) GSA 考核表
(2) GSA 周反馈表
以上资料每月统计汇总并建立相应档案。
七、附则
1 、海航货运对本方案具有最终解释权；
2、本通知自 2017 年 X 月 X 日起实施。

附件一

公司名称
Company Name
公司地址
Company Address
申请代理区域
Application
Territory
总部注册地
Corporate
Headquarters
Location
成立日期
Business Start Up
Date
分支机构
Branch Offices
beyond
headquarters
location
法人代表
Corporate
Representative

联系人
Contact Person

GSA 基本情况表(RFP)
GSA (CSA) COMPANY INFORMATION

申请日期
Application Date

注册资金
Registered Capital

员工数量
Number of employees

年营业额
Sales revenue
year

联系方式
Contact
Information
联系方式
Contact
Information

是否具备 IATA 资格(注1)
□是 □否
Accreditation by IATA?
□yes □no
是否具备经营许可证(须附经营许可证复印件)
□是 □否
Legal Business License?
□yes □no
经营情况是否良好
□是 □否

Sound Business Operations?
□yes □no
是否加入 CASS 系统(注2)
□是 □否
Member of CASS settlement?
□yes □no
□ 双方首次合作，但对方以前从事过同类 工作，且对方商誉及经营情况良好。
□双方首次合作，对方以前也未从事过同种 工作，但经我方经办人了解，对方设备及人 员有能力保障本合同的实施。
□否
□ Have you partnered with Hainan
双方是否初次合作
Airlines previously? Is your company
Hainan Airlines Partnership?

experienced in the air cargo industry?

□ Is your company new to the air cargo

industry and have the training and

ability to perform the requirements of

the agreement?
□no

是否代理其他航空公司到中国的货运业务
Also as the GSA for other Airlines Company?
是否有固定的办公场所和设备
Would your company establish a local
office?
是否具备销售货运产品的设备设施
Equipped with office facilities
consummate for cargo sales?
是否有查询网站
Track and trace website?
是否有卡车等联运渠道
If has SPA channel as trucks options?
是否有数量稳定的从业员工
Solid employee base?

□是
□否

□是
□yes

□是
□yes

□是
□yes
□是
□yes
□是
□yes

请列明相应航空公司及航线

□否
□no

□否
□no

□否
□no
□否
□no
□否
□no

从业人员是否具有相当的业务水平(注3)
□是 □否
Employees have relevant business skills
□yes □no
in:

附件二

候选GSA (CSA)评分表

评价指标

1.营销能力

2.人力配备及

沟通能力

3. 商业信誉

4. 资金能力

5.合作意愿

6.专业度

权重

20%

20%

10%

10%

30%

10%

评分
1分：低
3分：中
5分：高

相关参考因素

近18个月分别到中国大陆、港、台的货量
销售收入在当地排名
主要合作的货运代理公司(Forwarder)
主要的货源地
是否安排专门的销售经理、以及相应的销售手段、销售
硬件
负责人与业务人员处理问题的写作能力、灵活性、创新
性以及包容性等
主要代理的航空公司
行业内声誉
经营时间
注册资本
结算周期
交纳银行担保额与计划领单数量
是否是CASS成员
对海航的认可及市场设想
是否愿意承诺航班最低货量保证
是否有明确的销售预期及计划
是否愿意按周期提交市场情况分析报告以及完成客户走
访记录
是否愿意使用我司系统并对其进行维护
对当地市场认知、分析

附件三

GSA (CSA)保量调整申请表
Minimum Guarantee Adjustment Form

最低保量调整之申请表
Minimum Guarantee Adjustment Form

销售代理名称 Name of GSA/CSA

XXXXXXX

申请理由 Reasons for application

申请保量调整幅度
Adjustment range

Percent of discount:XX%
由原定协议中规定的xxxx申请调整为xxxx；
Apply to change the Minimum Guarantee from XXXX TO XXXX 期望生效日期： 20xx年x月——20xx年x月
Effective date:

1、

2、

3、

4、

……
备注：申请理由必须为非GSA/CSA销售原因，包括但不限于以
下原因引起的未完成销售保量：战争、当地罢工、地面操作 服务质量引起的大规模客户流失等。
Notes: GSA/CSA’s sale behavior can’t be the reasons for adjustment application, proper reasons for
application should be as follows: war, strike, customer
loss caused by GHA poor service, etc.