QESC-32外来文件的管理制度(EPC三标体系-作业文件)2-5.docx

QESC-32 外来文件的管理制度( EPC 三标体 系-作业文件) 2-5

**-QESC-32 外来文件的管理制度 版次:A/1 ** – QESC-32 版次 : A/1 外来文件的管理制度
xx- 12-20 发布
xx- 12-25 实施 4
1、目的 对外来文件进行控制，确保其有效性、适宜性与充 分性。
2、 范围 本程序适用于设计院之外的所有外来图样、技术文 件、技术协议、检验规范、工程规范等资料；同时也适应于所有 外来标准文件(即设计院外收集或购买的国家标准、行业标准、 国际标准、国外标准等文件)、图书资料等技术资料的纸质版本 和电子版本，计算机存储介质(光盘、硬盘、软盘)。
3、工作程序
3、 1 技术质量部负责建立和维护外来文件数据库，统一管 理。
3、 2 有关人员对收到外来文件应负责并及时存档。
3、 3 项目负责人负责识别外来文件的适用性，确保外来文件 清晰、有效，定期将最新版本的外来文件信息通知到各相关部门 并实行有效控制。

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3、 4 档案室负责外来文件的归档登记、存档和发放，并按技 术档案管理的规定运行。
4、参考文件 无
5、定义/缩略语
5、 1 外来技术文件 外来技术文件主要是指外部提供的图样、 技术文件、技术协议，检验规范、工程规范、外来的招投标文件 等技术性文件。
5、 2 外来标准文件 外来标准文件是指国家标准、行业标准、 国际标准、国外标准等标准文件。
5、 3 外来文件 外来文件是对外来技术文件和外来标准文件的 统称。
6、工作程序
6、 1 外来文件接受应有《外来文件审批表》、并接收登记， 建立《外来文件清单》。外来文件编号按各自原来的编号，外来 文件应加盖“技术部”印章进行控制。
6、 2 外来文件在使用过程中如发现有异常时，使用部门不得 私自更改其中内容，如需更改应由技术部及时联络文件提供方， 共同探讨，所做的任何修改均应由文件提供方确认。
6、 3 外来文件只能局限于使用部门应用或参考，他人不能随 便借阅或申请影印。如特殊情况需借阅或申请影印时，应得到技 术经理或其授权人的批准。

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6、 4 对于业务原因，需将顾客资料发给供应商的，必须获得 顾客的事先确认；否则应将其进行转化才可以发放，发放应由发 放部门做好发放记录。
6、 5 当外来文件由于修改等原因作废，技术部应及时将作废 文件收回，发放新的文件。
6、 6 对外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止 丢失，一旦发生丢失，应及时报告技术部，经技术经理或其授权 人批准后，重新发放，做好文件发放记录。
6、 7 对已经作废的外来文件，均应加盖作废印章的标识，以 防止误用。
7、 记录
7、 1 《外来文件审批表》 QESC-32-01
7、 2 《外来文件清单》 QESC-32-02 外来文件清单 编号：
QESC-32-01 序号 文 件 名 称 编 号 受控号 份数 接收人 日期 备注 外来技术文件审核表 编号： QESC-32-02 项目名称 合同编 号 文件类别 组织审核部门 审核时间 文件编号 记录人 审核记 录： 图样形状及尺寸： 各项技术要求： 设备能力是否满足：
试验检测： 其它事项： 最终审核结果(包括存在的问题或待澄 清疑问)： 参加审核部门及人员(签名)： 部门/姓名： 部门/ 姓名： 部门/姓名： 部门/姓名： 部门/姓名： 部门/姓名： 5
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