物业档案管理办法范本(标准版).docx

物业档案管理办法范本

1、物业档案建立的内容

业主入伙资料

业户家庭资料

业户联系电话

包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位 电话、手机、呼机、 E-mail 地址等。

业户室内装修管理资料

包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

业户日常维修资料

包括:维修、维修回访等记录情况。

业户反馈资料

包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录 等。

2、物业档案管理的具体措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、 家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理::资料及 物业独用部分使用及保养维修情况等。

业户档案的收集

____物业设立档案室 ,建立相应规章制度 ,对业户档案进行严格管理。

资料收集坚持内容丰富的原则。

在实际工作中从需要出发 ,扩大资料来源 ,从时间上讲是在业主入伙时开始 收集归档 ,实行业户一户一档。

业户权籍资料管理

从业户入伙开始 ,应着手权籍资料的收集工作 ,权籍资料的收集、整理、归 档 ,应做到条理清晰、完整齐全 ,便于查阅。

管理和使用好权籍资料 ,动态反映业户权籍状况 ,为业户需求提供服务。

业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料 ,统一交档案员集中整理 ,整理的重点根 据资料内容、来源进行分类 ,做到条理清晰、便于查阅。

3、业户档案的归档

____广场____号楼项目 (---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五

日前提交档案中心。

____物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序 地保存 ,并输入计算机存档 ,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

4、档案的利用

为业户服务工作及时提供档案资料 ,直接或间接地为业户管理服务 ,从而有 效地提高服务质量和服务水平。

5、业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定 ,借阅必须由具备规定条件 :: 的人员经登记 后方可借出 , 归还时须由专人进行检查 ,如有破损 ,立即修复 ,严重时追究有关 人员的责任。

业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病 毒侵入。

预防制度

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