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镇江金港产业投资发展有限公司 办公设备及办公用品管理规定
一、总则
第一条为规范公司办公设备与办公用品的使用与管理， 防止铺张浪费，特制定本规定。
第二条 本办法所指 “办公设备”涉及公司所有用于办公 的电脑设备、网络设备、音响设备、打印机、投影仪、相机、 摄像机、碎纸机、保险柜、传真机、扫描仪、电话机、镭射 笔及冰箱、空调、微波炉、饮水机、吸尘器及办公家具等。
第三条 本办法所指“办公用品”涉及办公用文具用品、 印刷单据、办公设备耗材、计算机软件及相关用品、清洁用 品等。
第四条 公共办公设备及办公用品的采购、 维护、 保管等 事项由办公室负责，费用控制在预算额度内。
第五条 各部门专用办公设备的采购、 维护、 保管等事项 由各部门负责，费用控制在预算额度内。
二、 办公设备管理
(一) 办公设备的购置
1、 属于固定资产范畴的办公设备的购置： 在批准的固定 资产年度预算范围内的，由办公室汇总各部门办公设备需求 并提出申请(附件一： 《办公设备采购申请单》 )，报总经理

审批，批准后方可购置；预算外固定资产购置，由办公设备 需求部门向办公室提出申请(附件一： 《办公设备采购申请 单》)，经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统 一购置；
2、不属于固定资产范畴的办公设备的购置由办公设备需 求部门向办公室提出申请(附件一： 《办公设备采购申请 单》)，经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统 一购置。
3、 部门专用办公设备的购置： 由办公设备需求部门向办 公室提出申请(附件一： 《办公设备采购申请单》 )，经办公 室审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。
(二) 办公设备的管理
1、 办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管 理相结合的办法。属于专人使用专人管理的办公设备如办公 家具、电脑、扫描仪、保险箱、财务专用打印机、照相机等， 在设备上张贴《办公设备标记卡》作为标记，标明该设备名 称、设备编号、设备购置时间、使用及维护负责人；属于集 中使用统一管理的办公设备如摄影机、投影仪、打印机、大 型装订/打孔机、电话机等，由办公室负责平常维护管理。 办公室设立专门的(附件二《办公设备维修/保养登记表》) ， 记载需维修设备的维护 /维修时间、更换的零部件、维护维

修费用以及经办人等信息；
2、员工使用办公设备应熟悉设备性能、爱惜设备，避免 办公设备的疲劳使用，减少设备损耗；
3、 严禁员工私自更换计算机硬件、 更改电脑操作程序。 若有特殊需要，须报办公室批准由专人更换安装；
4、 假如电脑设备或网络出现不能解决的故障，应及时 告知办公室安排维修；
5、 为保证办公系统安全工作，员工应对所使用电脑定 期杀毒；员工使用移动存储设备前必须查毒杀毒，如因使用 未经杀毒的移动存储设备导致办公系统感染病毒，由其承担 相应维护费用；
6 、严禁私自改动局域网内其他员工电脑硬盘共享文献；
7 、严禁使用复印机、打印机印制与工作无关的资料；
8 、下班时应关闭办公设备电源，必要时切断电源；
9、员工外出借用办公设备，借用人在借用完毕后应及 时归还，并应保证借出设备外观及性能的完整无损，如出现 遗失或损坏等情况，由借用人承担补偿责任；
10 、其他办公设备的使用、管理由办公室具体安排。
(三) 办公设备的报废处置
1、 报废、 废弃的办公设备经公司相关部门甄别确认不再
具有使用价值的，由设备使用部门填制(附件三《办公设备

处置申请单》)，办公室、财务资金部审核后签署意见，报总 经理审批，批准后由办公室统一处置，同时须报财务资金部 备案。
2、 办公室对所处置的报废/废弃的办公设备必须登记在 册(附件四《办公设备处置登记表》 )。 《办公设备处置申请 表》保管期限为 2023。
三、 办公用品管理
(一) 办公用品的界定
1 、低值易耗品：铅笔、橡皮、签字笔、原珠笔、胶棒、 胶带、大头针、图钉、回形针、订书钉、打印纸、笔记本、 燕尾夹、印泥、档案袋、透明文献袋、自粘性标贴、自粘性 便条纸、信封、垃圾袋。
2、管制消耗品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢 笔、打码机、日期戳、计算器、起钉器、笔筒、尺子、垃圾 桶、文献夹、档案盒、签约本。
(二) 办公用品的采购入库
1、根据各部门所报低值易耗办公用品需求，由办公室 指定办公用品保管人员于每季度的第一个月 15 号前将本季 度所需要用品计划进行汇总，并填报(附件五《办公用品采 购计划表》)，经办公室审核后报总经理审批，批准后按计划 进行采购。非低值办公用品或临时增长采购的，由需求部门

单独申请，经办公室审核后报总经理审批，批准后交办公室 统一办理。
2、办公室须按计划购置办公用品，通过比质、比价到 相关单位、商场购物。在采购时，尽也许地采用集中购买方 式，实行公开询价，严禁索要回扣及弄虚作假。
3、 采购人员购买办公用品后要将发票及购买明细单交 至办公室办公用品保管人员处，货到第一时间由办公用品保 管人员凭票清点验收入库入账，并填写(附件六《办公用品 库存登记表》)。
2、印刷品(如信笺纸、红头文献纸、各类单据等)由 办公室统一办理。
4 、凭发票、明细单等到财务资金部报销。
(三) 办公用品的保管
1、 所有办公用品由办公室安排办公用品保管人员统一 管理。
2、 办公用品保管人员在采购人员采购完毕入库时，要 认真核对单据和实物，保证单、物一致。
3 、购入的办公用品由办公用品保管人员验收、登记、 保管，每季度进行核查盘点并做到帐物相符。
4、对入库物品要按性质和材质合理分类存放。避免物 品霉变、虫蛀、燃烧情况发生。

5 、未经保管员允许，严禁任何人私拿办公用品。
(四)办公用品的发放
1、发放标准
(1)低值易耗品的发放：每月 30 号各部门填报(附件
七《办公用品领用申请单》 )至办公室，办公室办公用品保
管员根据各部门需求，按照每人每月 ￥15 元标准(参照办

公用品入库单价)执行发放，总额不得超支，若有结余，可 以跨月调剂使用。
(2)管制消耗品的发放：管制消耗品已于员工入职时 按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须 以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领，员工离职时须照折 旧价补偿。新员工领用管制消耗品需办理填写《办公用品领 用申请单》，由部门负责人签批后，凭单到办公室领取，领 取标准按规定发放。
2、办公用品保管员要对发放的办公用品建立台帐(附 件七 《办公用品出库登记表》)， 每季度核对一次， 如有超支， 办公用品保管员有权严禁继续领用。
3、 员工在领完物品后，应在《办公用品出库登记表》 上确认签字。凡领取单件价值 50 元以上的应登记备案；单 件价值 200 元以上的，实行使用人保管、维护责任制：凡损 坏、丢失或被盗的器具，要及时书面报告办公室。员工调离

公司时，要将原领用属于个人使用的物品交还办公室后，方 可办理调离手续。
4、 办公用品保管员将物品领用单整理存档， 以备核算。
5、 对公司物品要公私分明，不得将公物挪为私用，应 爱惜公司的一切物品。
6、 复印文献资料后的废纸要取回，重要的要用碎纸机 解决打坏，不得复印与工作无关的资料。
7、 员工只领取本人所需的办公用品，应本着节约的精 神，按实际需要领取，爱惜使用；
8、 严格执行领用签字登记手续；
四、附则
(一)本规定的检查、监督部门为办公室，违反此规定 的人员，将给予相应的警告处分。
(二)办公室对本规定负有最终解释权和修改权。
(三)本规定自公布之日起生效执行。