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(完整版)采购管理制度及采购流程
采购管理制度及采购流程
一、目的：
规范公司采购流程， 提升采购工作效率， 从而为生产的顺利进 行提供确保， 并最大化降低企业成本， 为企业带来更大的资金支 持。
二、适用范围
适用本公司范围内采购管理
三、内容
〔一〕总则：为强化采购工作的管理，提升采购工作的效率， 制定本制度。 所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据展 开工作。
〔二〕基本流程：采购必需求 — 寻找供应商— 询价、比价、议 价— 采购洽谈— 合同的签订— 交货验收— 质检— 入库— 计划对 账— 财务结算
〔三〕采购流程图如下：
寻找供应商
审批流程
询价比价议价
采购洽淡
签采购合同付款审批流程下采购订单
交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、 换货
采购必需求
四、制度细则
〔一〕采购必需求的提请
1 、定义：采购必需求是指某部门依据生产经营必需要确定一 种或几种物品， 并按照规定的格式填写， 按照即定流程申请获得 这些物品的过程。
2 、采购必需求流程如图：
由必需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真具体、 清楚的填写采
购申请单各项数据〔重点要素见细则要求〕。填写后由填写人 签字确认。
填报申请单
部门审核总经理采购部由必需求部门经理〔负责人〕进行审核， 对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提 交上一级主管领导。
总经理签字批准后，交由采购部进行采购。
采购部收到经过签字批准的采购申请书， 要对申请书的内容进 行核对，并与必需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进 行确认。再依据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。确 认后，进入采购环节。
3、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
●请购的部门；
●请购物品所属项目；
●请购的用途；
●请购的物品名；
●请购的物品数量；
●请购的物品规格；
●请购物品的样品、图纸或技术资料等；
●请购物品的必需求时间；
●请购如有特别必需要请备注；
●请购单填写人；
●请购的部门负责人；
●请购单的审核人；
●财务审核人；
●公司总经理。
4、请购单及其提请规定
●请购单应按照要素填写完整、 清楚， 由公司领导审核批准后 报采购部门。
●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收， 请购部门 备份。
●涉及的采购物品种类、 数量过多时可以以附件清单的形式进 行提交，同时清单的电子文档也必需一并提交。
●遇公司生产、生活急必需的物资，公司领导不在的状况，可
以 、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字 确认手续后补。
●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品， 申请部 门必需作出书面说明。
●请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充 的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5、公司物资申请采购的提请部门
●公司生产经营所必需的原材料、 生产设备、 辅件及其他物品 由生产部门提请。
●公司设备修理、 维护所必需的备品备件、 修理工具等物品由 生产部门提请。
●公司生活及办公的物品、 固定资产或其他生活及办公项目由 行政部门提请。
●公司各部门专用的物资由各部门自行提请。
6、请购单的接收
●采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填 写完整、清楚，检查请购是否经过公司领导审批。
●接收请购单时应遵循无计划不采购、 名称规格等不完整清楚 不采购、 图纸及技术资料不全不采购、 库存已超储积压的物资不 采购的原则。
●联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存， 核对采购台帐 看在途采购的物资是否满足采购申请。 ●关于不符合规定和撤销
的采购物资应及时通知申请采购的部门。
7、请购单的分工处理
●核对过的请购单， 采购部应按照人员分工和岗位使命进行分 工处理。
●关于紧急采购项目应优先处理。
●无法按照申请部门必需求日期完成采购的，应通知申请部 门。
●重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
8、采购周期的规定
●依据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购
周
期。
●请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程， 以便采购部门能按时完成采购。
●采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。
●碰到紧急采购应汇报公司领导采用快速优先采购的策略。 〔二〕询价及其规定
●询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解 其技术要求，碰到问题要应及时与请购部门沟通。
●属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打 包采购。
●关于紧急请购项目应优先处理。
●所有采购项目上必需向生产厂家或供应商直接询价， 原则上 尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
●关于请购部门必需求的物资或设备如有品质相同， 成本较低 的替代品可以推举采购替代品。 采购提出的可替代品， 一经被选 用，做绩效考核加分。
关于请购部门必需求的物品，采购人员在采购过程中应该发 现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采 购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做 绩效考核加分，使用部门相应的减分。
●碰到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购状 况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基 本状况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。
●询价时关于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。
●除固定资产外， 依据单次采购金额的不同， 选择供应商询价、 供应商参加比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的， 公司相关领导参加监督。
●比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实 力，具有提供或完成公司所必需物资和项目的能力。
●比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟定完 整的招标文件格式进行询价。
●在询价时碰到特别状况应书面报请公司领导批示。 〔三〕比价、议价
●对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。
●关于合格供应商的价格水平进行市场分析， 是否其他厂商的 价格最低，所报价格的综合条件更加特别。
●收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报 状况，设定议价目标或理想中标价格。
●重要项目应通过一定的方法关于目标单位的实力， 资质进行 验证和检察，如通过进行实地视察了解供应商的各方面的实力 等。
●参照目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行 价格及条件的进一步谈判。
〔四〕比价、议价结果汇总
●比价、 议价汇总前应汇报公司相关领导， 征得同意后方可汇 总。
●比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、 工期、 付款方式及其他价格条件、 列出拟选用单位及选用理由， 按照一 定顺序逐一审核。
●如比价、 议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处 理。
〔五〕合同的签订及其规定
〔1〕合同正文应包涵的要素
●合同名称、编号、签订时间、签订地点。
●采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清
单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。
●包装要求，备品备件包装运输要求。
●合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注 明。
●付款方式。
●交货期。
●质量确保期。
●质量要求及规范。
●违约责任和解决纠纷的办法。
●双方的公司信息。
●其他约定。 〔2〕合同签订及其规定
●如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。
●拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。
●如物品定购数量较多且价值较大或难盘点的状况时， 务必请
厂商派代表来场协助盘点。
●质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长 产品质保期。
●具体约定发票的提供时间及要求。
●针对不同的合同约定不同的付款方式， 如设备类的合同一般 应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量确保金的顺序明确 付款额度、付款时间和付款条件等。
●与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。
●违约责任一定要具体、具体。
●比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订
工
作。
●合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签检察。
●合同巡签检察通过后应由公司领导签字， 加盖公司合同章方 可生效。
●签订的所有合同应及时报送财务部门。 〔六〕付款及合同执行
〔1〕付款流程采购物品到货检验并办理入库手续后，依据与 供应商签定的期限，采购负
责人核对采购帐目。备好各项资金审报材料。
采购人对帐
采购部审批副总/经理财务部付款由采购部经理进行审批、审 核。签字确认并上报上一级领导。
由主管生产副总或总经理进行签字批准。
财务部对上报的各项表单、 材料审核无误， 各级领导签字同意 后。财务部执行付款。
〔2〕付款规定
●所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资金支 出审批流程的相关规定执行。
●按照进度付款的采购项目必需确保质检合格方可付款。
●按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应 按财务部要求填写相关资金支出、 付款的审批表单， 巡签完毕后 提交财务部付款。
●财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款， 以免影响合 同的执行和供货周期， 遇特别状况限延期付款的应及时的通知采 购部并汇报公司领导。
〔3〕合同执行
●已签订合同由采购部项目负责人负责跟进， 由采购部负责人 进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并 及时通知请购部门及公司领导。
●已签订的合同在执行期间， 应及时掌握合作单位关于合同义 务和责任的履行状况，跟踪并催促其保质保量，按时履约。
●合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同， 遇未尽事宜 应及时协商并签订补充合同。
〔七〕验收入库与退货
〔1〕验收流程
采购负责人确定到货时间，提前通知质检部门做好检验准备， 通知仓储部门
做好入库准备。
通知验收
到货验收入库手续
入库到货后， 由质检部门进行质量验收， 采购负责人和仓储管 理人对物品的数量、规格等进行验收，数量过多时，要协调供应 商派专人协助现场验收。
物品经检验合格，办理入库手续。仓储人员办理入库单据，另 报财务进行成本核算。
物品入库。 依据物品特性， 安排好仓位存储， 并进行妥善保管。 〔2〕报验
●供应单位已经履行完毕的合同， 采购部应及时的通知质检部 门进行验收。
●关于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相关规 定执行。
●质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检， 并出具 质检结果证实书， 关于质检不及时延误生产部门使用或不能入库 的状况质检部门应负主要责任。
●用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 〔3〕入库
●公司所有的生产材料、 设备入库前均应通过质检部门的检验 或验收。
●采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部门， 由请 购部门及时安排卸货与搬运。
●质检部门未及时验收的， 仓库在收到送货清单后应将其作为 暂存物资接受，并妥善保管。
●质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库， 并及时出具入 库清单。
●质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库。 〔4〕退、换货
●质检部门验收不合格的物品， 由采购负责人与供应商进行协 调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细 分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商管理评估的依 据。
●因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门。如 急必需，依据具体状况做其它应对准备。