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通讯管理制度

第一章 总则

1 、管理系统的联络通畅和指挥的不间断，制订本制度。

2 、本制度适用于本公司各部门全体人员。

第二章 通讯设备的配备

3 、根据工作需要，由总经理批准为公司各部门配备办公电话。

4 、公司各办公室配备上网设备。

第三章 通讯设备的使用费用报销

5、 手机、 办公电话话费实行限额报销制度， 按照公司话费标准执行， 超出自 负，办公电话不允许打私人电话，发现一次罚款 10 元。
6、 公司办公电话话费标准： 办公室每月限额元， 财务部每月限额元， 其他部 门每月限额元。
7 、话费费用报销由财务部统一办理。

第四章 通讯设备管理

8、 公司配备的办公直拨电话、 分机、 传真机、 计算机由办公室统一检查使用 情况和登记情况。
9、通讯设备使用人必须对通讯设备认真保管， 传真机设专人管理， 直拨电话、 分机谁使用谁管理。
第五章 违规处理

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10、通讯设备如发生损坏经专业人员维修鉴定，为非正常损耗，由当事人承 担维修费用的 70%， 发生丢失(不论任何原因)当事人承担另购机费用的 80%，所承 担费用以现金形式交纳到财务部。
11 、各部门办公话费若超出限额，超出部分能查明当事人，由当事人承担， 查不出当事人由部门全体人员承担，每月 10 日前以现金形式交纳到财务部。
第六章 附则

12、本规定由办公室制订，报总经理批准后执行，并由办公室负责检查与解 释。
13 、本规定自公布之日起执行。

第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工 具的管理，特制订本制度。第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电 话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。
第三条：公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开

展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。

第四条：电话总机的管理

电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责 接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下：
接听外线电话时，应说“您好！迎海集团，请问您找哪位？ ”；

当对方告诉分机号码时，应说“请稍等！”；

如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”

前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。

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第五条：电话分机的管理

公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话 分机。
员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应 使用统一礼貌用语“您好，×××(员工姓名)”。讲电话时声音不可太大，以免 影响他人。
电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开 通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公 司总裁批准后方可开通。
对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。 不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外， 还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处 分。
员工因临时工作需要打长途电话的， 须填制 《长途电话申请单》， 经部门经理 初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后 接入员工的分机上。
拨打长途电话时，必须使用 IP 特服号(如 17909、 17951)，以节约费用。

禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短 说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
严禁员工利用公司电话(包括分机和直线电话)进行拨号上网、拨打声讯台 或信息台查询非业务信息。
未经公司或电话所有人的同意，拨打长途电话。一经发现，除由其个人赔偿 所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分，直至开除。

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电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前台将该员工 的长途直拨功能关闭，同时做好登记。
第六条：直线电话的管理

总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、 总裁助理， 可以根据工作需要， 申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。
申请配备直线电话，一律报集团董事长批准。

第七条：传真的管理

公司传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。

前台人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完 毕后，应立即将传真文件交给收件人。
员工因为工作需要而发送传真的， 应填制 《传真申请单》， 经部门经理对传真 内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递 交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。
对发送保密性高的文件，可由前台人员进行指导，由员工个人亲自发送，并 提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真 机发送，以免泄密。
对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申 请配置专用的传真机。
员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。

第八条：移动电话的管理

公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用(简

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称移动话费) ，按具体情况给予一定金额的报销限额标准。

原则上，集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工，不得申请报销移动 话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。
公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报 实销，超支部分员工自负”的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工 作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务 的特点， 以及公司的 《移动话费报销限额参考标准表》， 核定具体的报销限额。 对 在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的，公司只按限额标 准进行报销，超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。
核定移动话费报销限额的流程为：

主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门 经理出具审定意见后，报主管领导审批。在公司的限额参考标准内，主管领导可 以直接批准。对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司总裁批准。
对经理级以上的管理员工，除需报主管领导批准外，一律报公司总裁审批。

总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。

移动话费报销限额参考标准如下：

外勤(100)

复合勤(70)

内勤

(40)

说明

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总监、董事长助理

400 元

/月

280 元/月

160 元/月

1 、外勤：是指经常外出办理公务的员工。

2 、内勤：是指较少外出公务的员工。

3 、复合勤：是指较多外出公务的的员工。

此标准仅供核定时参考。

副总监、总裁办主任

350 元/月

245 元/月

140 元/月

经理、总裁助理

300 元/月

210 元/月

120 元/月

副经理

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250 元/月

175 元/月

100 元/月

主任

200 元/月

140 元/月

80 元/月

对已核定报销限额的员工 (包括普通员工和管理级员工)， 如确因业务需要但 原报销限额偏低而申请重新核定的，应提供申请日前不少于三个月的移动话费发 票和流水清单，并标明私人用途的'部分话费，由部门经理和行政/人力资源部经 理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。
行政/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析， 对报销限额核定过 高的，有权提出重新核定的建议。
凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须 24 小时开机(如不能 24 小时开机的， 但须提供其他电话联系方式)。对享受限额报销但将移动电话置于关 机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现 三次以上 (含三次)， 除取消当月移动话费的报销资格外， 对因联系不上而延误工 作，还将按公司有关制度进行处罚。
员工在有固定电话的场合 (办公室、 家里)， 应使用固定电话通话。 使用移动 电话拨打长途电话时，必须应使用 IP 特服号码(如 17951、 17909 等)。

使用储值卡(如神州行、如意通、南粤行等)的移动电话，不给予移动话费 报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码，

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如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。

员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码，否则公司有权取消其 移动话费报销资格。
对员工因开通个性化服务而产生的费用 (如语音留言、 转秘书台、 订阅短信、 移动 QQ 或其他费用等)，公司一律不予报销。

新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话 费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销，对其在自入职日的第二个月至 正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。
员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。

第九条：电子邮箱的管理

公司将不断在推行办公无纸化、自动化，并为公司每一位员工配备专用的电 子邮箱。
对经常与外部进行业务联络的员工，由公司向网络服务提供商申请购买专用 的外部邮箱。
对不经常与外部进行业务联络的员工，公司只为其配备内部邮箱。内部邮箱 可以在公司局域网内发送内部邮件(指接收者邮件地址后缀为)和外部邮件(是 指接收者邮件地址后缀不是)， 但只能接收内部邮件， 而不能接受外部邮件。 内部 邮箱不得印在员工的名片上。
公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件，设置好各种 应用功能。员工应熟练使用邮件软件的各种功能，员工每日上班后，须及时打开 邮件软件，及时接收、阅读、回复电子邮件，并做好重要电子邮件的备份。
员工发送较为重要或紧急的电子邮件，发送后，还应采取其他方式知会收件 人(如电话转告等)。

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员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件，不得用于非业务 用途。
第十条：本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。

第十一条：本管理制度仅适用于集团总部，集团各下属公司可根据本管理制 度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心备案。
第十二条：本规定自发文之日起生效， 20xx 年元月份开始正式实施，试行期 为一年。
【通讯管理制度】
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