公司印章、证照管理制度(通用).docx

印章、证照管理制度
第一节 总则
第一条 为保证公司印章、证照使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司 利益，特制定本制度。
第二条 本制度所指印章是指在公司发行或管理的文件以及凭证文书上，需 以公司或部门名义证明其权威及效力作用而使用的印章； 证照指的是公司所取得 的开展经营活动所需要的证件、资质文件。
第三条 印章、证照的分类：
(一)印章包括：公司公章；各类专用章(合同专用章、财务专用章、发票 专用章、质检专用章、报关专用章、受控文件专用章)；专用私章(法定代表人 专用章、银行预留印件-人名章) ；各部门工作印章；
(二)证照包括：营业执照(正、副本) ；组织机构代码证(正、副本、 IC 卡)；开户许可证；税务登记证；高新技术企业证书；安全生产许可证；各类质 量管理体系认证；各资质文件；公司著作权、专利、注册商标等证件资质。
第二节 印章、证照的保管
第四条 印章、证照保管实行“分开保管”原则，总公司综合管理部为公司 印章、证照管理的主要职能部门，各业务专用章、证照分别授权管理如下：
(一)公司公章、合同专用章、报关专用章、法定代表人专用章、银行预留 印件-人名章、公司证照：运营与督察部；
(二)财务专用章、发票专用章：财务管理部；
(三)质检专用章：质量部；
(四)各部门工作印章：各部门负责人。
第五条 公司各类印章、证照应当由授权的保管人管理，印章、证照保管人 负责公司印章、证照的保管、使用登记、备案、归档等管理工作。根据工作需要 印章、证照保管人可授权其他人员具体保管， 但应严格按照本制度使用管理印章、 证照并做好使用登记，定期将用印情况、证照借用情况报运营与督察部备案。
第六条 印章的启用：
刻制与更换新章，须由拟用章部门提出书面申请，说明启用原因、样式、规 格、 适用范围， 经分管领导审核同意后报公司总裁批准； 由各地人力行政部或综

合部统一负责办理；经总裁审签同意后启用。
第七条 证照的申办、年审、更换、延期：
(一)行政类证照：营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、 注册商标等行政类证照由人力行政部办理； 开户许可证、 税务登记证等证照由财 务管理部办理；
(二)体系类资质：由总公司综合管理部负责办理；
(三)油田类资质： 由总公司综合管理部统一协调， 由各销售部门负责办理；
(四)其他资质：由总公司综合管理部统一协调，由各相关部门负责办理。
第八条 发生如下情况，应立即向总公司总裁汇报，并至运营与督察部备案 登记，必要时登报申明并办理必备手续，原印章应当作废，并重新刻制、更换印 章；各证照应当申请补办：
(一)印鉴、证照的内容因法定原因发生变化；
(二)印章、证照遗失；
(三)印章、证照损毁；
(四)其他原因导致印章、证照不能或无法使用的情形。
第三节 印章、证照的使用
第九条 印章、证照使用的审批执行：
使用公司印章、证照的，实行审批登记制度，本制度中公司公章、合同专用 章、 法定代表人专用章、 各类证照使用决定及审批权归公司总裁， 由总公司综合 管理部执行； 其他各类专用章、 各部门工作印章由各部门负责人决定使用， 由印 章、证照保管人执行。
第十条 印章的使用程序
(一)审批流程：
1.使用公司公章、合同专用章、法定代表人专用章、各类证照：先填写《印 章、证照使用审批表》 ，经各部门负责人审核，报公司总裁批准，审批获准后， 填写《印章、证照使用登记台帐》，连同需盖章文件一并交总公司综合管理部印 章保管人用印，审批表及登记台帐存档备查。
2.使用本制度其他各类专用章、 各部门工作印章： 根据审批权限经分管领导 批准后，方可用印。

(二)核对：
印章保管人应当对文件内容和《印章、证照使用审批表》、 《印章、证照使用 登记台帐》 上载明的签署情况予以核对， 经核对无误后方可用印， 保管人要坚持 原则，不得超越《印章、证照使用审批表》所批范围使用印章、证照。
第十一条 印章使用：
(一)印章应当盖在文件正面：确保印痕字迹端正、图形清晰，印章一般盖 于公司名称、部门名称的中部；盖印多页文件时应当盖骑缝章。
(二)空白页上不得用印。特殊情况下， 需在空白的介绍信、信纸上用印的， 应当经分管领导、 公司总裁批准， 由印章保管人编号存档后方可用印， 并将用印 后的复印件交印章保管人存档，未使用的必须立即交回印章保管人。
(三) 用印不清晰或错盖的， 导致文件资料作废的， 保管人应将有印章的资 料回收销毁掉。
(四) 公司营业执照、 组织机构代码证等证照复印件上用印时， 应当同时注 明“此复印件与原件一致，用途，有效期，再复印无效”等字样。
第十二条 印章原则上不允许带出公司。确因工作需要将印章带出使用，应 当填写《印章、证照使用审批表》，注明外带事由及归还日期，经总裁批准后方 可借出使用； 印章借出时印章借用人即为印章保管人， 对用印情况负责。 对于因 工作需要长期外借印章的， 印章借用人员应严格按照用印登记制度， 登记好用印 内容，并将印章、证照使用登记台帐交总公司综合管理部备案。
第十三条 印章保管人应当做好以下档案保管工作：
(一) 建立印章、 证照使用登记台帐， 印章使用登记台帐应当记录每个印章 的起印、废止、每次使用的具体情况，公司证照的借用情况。
(二)妥善保管《印章、证照使用审批表》 《印章、证照使用登记台帐》。
(三)印章保管人如发生请假、出差、离职等情况，按制度办理印章、证照 交接手续。
第四节 法律责任
第十四条 任何部门及个人不得擅自刻制及更换印章，未经公司总裁批准刻 制及更换的印章， 不发生效力， 违反本制度私自刻制印章给公司造成经济损失的， 由其承担全部赔偿责任。

第十五条 印章、证照保管人应当严格按本制度要求规范使用印章、证照， 并遵守保密制度；对未能严格、规范使用印章以及滥用、误用印章的，由印章、 证照保管人承担直接责任：
(一)印章、证照保管人违反制度给公司造成损失的，应承担相应的责任；
(二)保管人不按本制度要求使用印章，造成印章遗失、盗用的，对责任者 予以行政处分、 经济处罚， 给公司造成严重损失或情节严重者， 按公司奖惩制度 予以处罚并承担法律责任。
第十六条 公司在办公自动化系统、 ERP 等管理信息系统中引入电子印章和 电子签名， 与用户名一一对应， 并设置使用密码。 电子印章和电子签名仅作为公 司内部流程运转和审批程序的辨识依据，不具备法律效力，对外不得使用。
第五节 附则
第十七条 本制度由总公司综合管理部负责制订、修改并解释，公司其他相 关管理制度，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第十八条 本制度经公司总裁审批通过后生效实施。
附表：
附件 1： 《印章、证照使用审批表》
附件 2： 《印章、证照使用登记台帐》

附件1：印章、证照使用审批表
印章、证照使用审批表
表单编号：

申请人

申 请
部门

申 请
日期

印章、证照
名称：

申请事由：

印章、证照
外带归还日
期

各部门负责
人审核：

总裁审批：

签名：

签名：

日期：

日期：

印章、证照保管人员签名：

日期：

领取人/使用人签名：

领取/使用日期：

备注：

附件2：印章、证照使用登记台帐
印章、证照使用登记台帐

序号


印章、证照名称

使用审批
领用日期 使用期限
表编号

印
领用人
照