招标采购作业流程分析与实战经验借鉴.doc

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采购人员核心实战技能之招标采购管理

 【本讲重点】
三种招标采购实战方法
招标采购作业流程分析
招标采购实战经验借鉴 
三种招标采购实战方法

招标采购选择潜在供应商时, 不但要了解其财务状况以确保按质按量按期地交货, 还要确保其市场信誉, 更要考虑其供货历史。总之, 要尽力查清其”祖宗三代”, 以确保招标和投标的”婚姻”的质量。
这样做对供需双方都有好处: 经过招标采购, 采购方能够在更大范围内选择理想的最佳潜在供应商, 以更合理的价格、 稳定的质量进行采购; 而供应商也能够在公开、 公平、 公正的条件下参与竞争, 不断自律自强、 降低成本、 提高经营管理的综合质量。 
1. 公开招标

公开招标能够是国际性的, 也能够只限于国内, 两者各有千秋, 采购企业应按照各自的实际情况来定夺。
公开招标的最大优势是大海捞鱼, 资源丰富、 利于采购方能在更大范围内择优录用理想的最佳潜在供应商。其特点表现为”三公原则”, 即公开、 公平、 公正, 对供应商一视同仁, 所有有潜力的供应商、 承包商和服务提供商都能一律平等地投标, 标准统一, 不偏不袒。
 2.邀请招标

邀请招标的最大优势是能够缩小范围、 锁定目标、 速战速决, 这样不但节省了招标人的招标费用, 还有效地提高了投标人的中标机会。但由于限制了充分竞争, 应对选择的投标人提出更高的要求。尽量避免由邀请招标再转入公开招标, 以免太过费时、 费力、 费钱了。
 3.议标采购

议标采购主要有以下三种议标方式:
◆直接邀请
直接邀请某一供应商进行单独协商, 达成协议后签订采购合同。如果一家不成, 再邀它家, 直到成功。
◆比价议标
将投标邀请函送给几家供应商, 邀请她们在约定的时间内报价, 然后择优录用。
◆方案竞赛
方案竞赛是企业进行工程规划设计任务招标时常见的一种议标方式。
①由招标人提出工程规划设计的基本要求和投资控制的数额、 可行性研究报告或设计任务书、 场地平面图、 有关场地的条件和环境要求等各方面的详细内容, 以及规划设计部门的其它有关规定。
②参加竞标的单位据此提出自己的规划或设计的初步方案, 并阐述方案的优点、 人员配置、 完成时间和进度安排、 总投资估算等, 一并报送招标人。
③最后由招标人邀请有关专家组成评审委员会来选出优胜单位, 招标人与优胜者签订合同, 补偿未中标单位。
招标采购作业流程分析
 招标准备与投标
 招标准备主要有两项工作:

图1－1  招标采购作业流程分析图
 1.准备招标书
招标书是潜在供应商进行准备和参加投标、 采购方评标和签订合同的共同依据, 以便潜在供应商填写招标书上规定的要求她填写的相关内容, 准备投标, 并把已填写完整的招标书在规定的时间、 地点送达招标人。包括以下内容: 招标通知( 含招标人和准备内容) 、 投标须知、 合同条款、 技术规格、 投标书的填写要求、 投标保证金、 供货一览表、 报价表、 工程量清单。
 2.发布投标资格预审通告
经过资格预审, 缩小潜在供应商的范围, 以避免对不合格供应商的无效劳动和不必要的支出, 同时也节省了招标人的时间和精力, 提高了招标效率。
 开  标
检查投标文件的密封情况后, 按招标通知书中规定的时间、 地点, 邀请投标方代表参加开标会, 当众宣读供应商名单、 有无撤标情况、 提交投标保证金的方式是否符合要求、 投标项目的内容、 价格等内容, 并合理地解释投标文件中还不甚明确的地方。以电传、 电报等方式来投标的, 不予开标。
开标时应做好开标记录, 内容包括: 项目名称、 招标号、 刊登招标通告的日期、 购买招标书的单位及其报价、 收到其招标书的日期及其处理情况。
 四大评标方法

1.以最低评标价为基础的评标
把评标价格( 不是供应商报价) 看作是评标的惟一因素, 即合理的利润加上以下两种成本中的其中一种:
◆进口货物的到岸价, 即成本＋保险＋运费;
◆国产货物的出厂价, 即原材料及零部件采购成本＋生产成本＋税款( 不包含销售税) 。
若原材料、 零部件已从国外进口并已放在境内的, 应报仓库交货价, 含进口关税, 但不包含销售税。
 2.综合评标
综合评标是一种以价格加其它因素为基础的评标方法, 特别在采购耐用物品, 如车辆、 发动机及其它设备时特别适用。
综合评标主要考虑以下六大要素:
◆内陆运费和保险费
◆交货期( 提早不优惠, 推迟要罚款)
◆付款条件( 多项选择, 淘汰不符合者)
◆零配件供应和售后服务情况( 采购方服务加费)
◆招标货物的性能、 生产能力、 配套性、 兼容性
◆设备安装、 调试的技术服务和培训费( 加在报价上)
 3.以寿命周期为基础的评标
以寿命周期为基础的评标方法特别适用于整套厂房、 生产线、 设备和车辆等运行期内的各项后续费用( 如零配件、 油料、 燃料、 维修等费用) 很高的设备采购。
评标时在标书报价的基础上, 加上一定的运行期内的各项费用, 再减去一定年限后设备的残值, 即扣除这几年折旧费用后的设备残余值, 并按投标书中规定的贴现率来折算成净现值。
 4.打分法
要打分的要素有: 投标价格、 内陆运费、 保险费、 交货期、 偏离合同条款规定的付款条件、 备件价格及售后服务、 设备性能、 质量、 生产能力、 技术服务和培训费用。
各要素比值分配如下: 投标价60～70分, 零配件10分, 技术性能、 维修、 运行等3种费用共10分, 售后服务5分, 标准备件5分, 以上各项合计共100分。
考虑的要素、 分值的分配、 打分标准均应在招标书中做出明确规定。
 决标与签订合同
决标就是将合同授予最低评标价的投标人, 并要求在投标有效期内进行。决标后, 在向中标者发中标通知书时, 也要通知其它没有中标者, 并及时退还投标保证金。
签订合同有两种方法:
◆在发中标书的同时, 将合同文本邮寄给中标者, 要求其在规定的时间内签字退回;
◆二是中标者收到中标通知书后, 在规定时间内, 派人前来签订合同。
签订合同及中标者按要求提交了履行保证金后, 合同就正式生效, 采购工作就进入了合同实施阶段。
 招标采购优缺点 
表1－1  招标采购分析表

 【自检】
请做下面连线题:
①综合评标                      Ａ．是一种以价格加其它因素为基础的评标方法
②打分法                        Ｂ．特别适用于各项后续费用很高的设备采购
③以寿命周期为基础的评标招标书中做出明确规定     Ｃ．考虑的要素、 分值的分配、 打分标准均应在
④以最低评标价为基础的评标惟一因素      Ｄ．把评标价格( 不是供应商报价) 看作是评标的
 见参考答案1－1
招标采购实战经验借鉴
 实战经验一
背景情况
Ａ供应商接到Ｂ公司的上海分公司打来电话, 说要购买10台笔记本电脑, 不久又接到Ｂ公司总部电话询问100台电脑的价格, 其中有10台是笔记本电脑, 她们分别咨询了型号和配置的详细情况。供应商了解到这家公司 有大的采购项目, 频频添置新设备, 于是就立即派人员到Ｂ公司总部。Ａ供应商感觉到Ｂ公司整体的采购力被分散了、 被浪费了, 价格五花八门, 没有任何优势。Ｂ公司的电脑牌子多而杂, 经常维修、 升级, 采购价格无优势, 服务低水准, 管理混乱, 舞弊成风, 形象受损。
 实战经验二
解决过程
现在Ｂ公司也已意识到了这些问题, 并采取了改进措施:
首先由使用人提出采购申请, 提交需求的数量、 型号和报价。所有申请由部门经理根据预算批准后, 再交财务总监批准。然后统一交由ＩＴ部门汇总, 再根据公司有关的采购规定和工作需要来决定配备的机型、 配置、 操作系统、 软件和品牌。Ｂ公司采购部根据汇总的数量、 金额及具体要求, 决定竞标的名单。ＩＴ部门提交竞标内容, 采购部组成招标委员会或评标小组, 邀请ＩＴ部门经理、 工程师参加评审。
采购部按采购流程开展采购活动, 与参加投标的供应商分别地一一谈判, 不但仅是价格, 也包括售后服务、 交货和索赔的条款、 升级服务等等。
评标委员会按事先商定的评定标准, 评判参加投标的供应商, 推出中标者, 向中标者发出中标通知, 向败标者发出感谢信。采购部与中标方签署合同, 监督供应商的供应。

实战经验三
结  果
Ｂ公司的供应商会得到一个公平的竞争环境, 采购员的谈判能力及ＩＴ经理的专业能力也相应地得到了提升。
同时, Ｂ公司也获得了采购部门努力换来的竞争优势, 即较低的合理价格、 良好的售后服务、 升级承诺及供应商的及时信息反馈。
最后, Ｂ公司的钱被好钢用在刀刃般地花出去发挥其最大作用了。最重要的是Ｂ公司认识到招标采购不但有效地降低了采购成本, 还把采购部门变成了成本控制和利润的中心。

【本讲小结】
招标采购是需求方企业在自由竞争和保证质量交期的前提下, 以较低的价格取得成效最佳的采购物品的活动, 换句话说招标采购的目的是追求综合最低价。
一般来说, 当供应源分散或来源不明时, 企业往往采用招标的方式进行采购, 即以公开的方式通知所有可能供货的供应厂商, 在某一时间内前来竞标。
可是, 除非较大规模的采购, 一般不采用公开的招标方式, 从鲁抗医药和江苏洋河两家公司的实践中能够清晰地看出: 招标虽能防止腐败, 但还需专家监督和媒体机制, 成本实在不低。