项目文档管理流程模板.doc

项目文档管理流程

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文档管理流程
深圳天音通信有限公司
分销信息系统

编写人员: AMT咨询项目组
编写日期: 11月12日
更新日期: 11月12日
文档编码: 天音/0001
文档版本: 1.0

Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools->Options…View and checking the Bookmarks option in the Show region.

批准人员:
<深圳天音项目经理>

<AMT咨询项目经理>

To add additional approval lines, Press [Tab] from the last cell in the table above.
You can delete any elements of this cover page that you do not need for your document. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.

文档控制

修改记录
日期
编写人员
版本
备注

审阅记录
审阅人员
审阅日期
备注

分发记录
序号
分发至
备注

1
项目资料库

2

3

4

5

6

The copy numbers referenced above should be written into the Copy Number space on the cover of each distributed copy. If the document is not controlled, you can delete this table and the Copy Number label from the cover page.
按照项目文档管理流程的要求, 文档接收者请注意:
如果您收到本文档的电子版, 请打印本页并在相应的栏目中签字。
如果您收到本文档的原件, 请直接在相关栏目中签字。
目录
文档控制 ii
修改记录 ii
审阅记录 ii
分发记录 ii
文档概述 4
目的 4
适用范围 4
相关文档 4
项目资料库 5
目的 5
资料库结构及分类 5
文档控制流程 7
目的 7
流程说明 8
文档控制标准 10
目的 10
软件标准 10
编写标准 11
命名标准 13
附录: 项目文档模板 14

To update the table of contents, put the cursor anywhere in the table and press [F9]. To change the number of levels displayed, select the menu option Insert>Index and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and change the Number of Levels to a new value.

文档概述

目的
本文档主要明确所有交付成果及其项目文档的管理流程和标准, 并将在深圳天音通信有限公司分销信息系统的全过程中加以运用和控制。

适用范围
Note: A brief description of the scope of the document, for example:
Note: *..Configuration Definition, etc.
Note: * Applicable to what project phase(s)?
Note: * Is this document mandatory for all areas & participants in the project or just to <Consultant> staff?
本文档就项目文档管理中的以下方面进行明确。
· 项目资料库
· 文档控制流程
· 文档控制标准
· 文档发布流程
本文档管理流程将同时适用于参与实施的AMT实施项目组( 包括实施联合体科讯公司实施组及PTC公司技术支持组等) 和深圳天音项目组的所有成员。

相关文档
List any documents that should be referred to in conjunction with reading this document. All documents should be defined by their name, document reference, version (if appropriate) and date (if appropriate). Contractual documents should be referenced as a minimum. If the list of related documents is long, you may want to refer this section to an appendix at the back of the document.

1. AMT项目实施文档标准

项目资料库

目的
按照本项目的实施范围和总体策略, 将建立集中管理的项目资料库, 便于各类实施文档的更新、 审阅、 批准和发布管理。同时将在项目开始的初期, 快速建立企业信息门户作为项目组进行沟通和文档发布的交互平台, 本文档中确定的资料库分类及其它相关的流程都将作为此信息平台建立的需求标准之一。
项目资料库由以下要素构成:
1. 主目录
2. 目录
3. 子目录
4. 主页
5. 标题

资料库结构及分类
主目录 与本实施项目有关的所有文档及其它相关资料将统一存放在”分销信息系统资料库”主目录内。

目录 根据实施项目的范围和总体策略, 将按照各个分项目对目录进行分类:
1-项目管理文档
2-财务管理系统实施文档
3-人力资源管理系统实施文档
4-项目设计管理系统实施文档
5-项目施工管理系统实施文档
6-办公与企业信息门户系统实施文档
7-集成与技术开发文档

子目录 按照AMT实施方法论(AIM)和项目管理方法论(PJM), 建立以下分类子目录:
项目管理文档目录下:
1-总体实施计划及管理标准
2-每周工作计划
3-每周项目进度报告
4-变更报告
5-问题报告
6-风险和争议报告
7-阶段确认报告
8-备忘录及会议纪要
9-质量检查和审计报告
10-文档发布通知
11-文档模板
12-其它文档及参考资料
分别在财务管理系统、 人力资源管理系统、 项目设计管理系统、 项目施工管理系统和办公及企业信息门户系统目录下:
1-流程重组
2-需求报告
3-解决方案
4-系统设置
5-数据转换
6-系统测试
7-用户培训
8-上线运行及维护
9-其它
集成与技术开发目录下:

主页 以下的文档同时要求以主页的方式存放:
总体实施计划及管理标准
每周工作计划
每周项目进度报告
阶段确认报告
文档发布通知
备忘录及会议纪要
重大的变更报告、 风险报告及问题报告
其它需要跨项目小组或职能部门协调的报告或文档

标题 以下的文档同时要求以标题的方式存放:
文档模板
质量检查和审计报告
主要的培训教材
其它需要发布的参考资料等

文档控制流程

目的
本控制流程明确项目文档的编写、 分发和更新流程, 并适用于所有项目文档的编写和收发过程。
Specify in this section the titles and responsibilities of the roles, meetings, committees or review boards which are responsible for document control. Use titles such as Project Administrator or organizations such as Change Control Board. In larger projects, organizations within the project may also be defined, such as team, group or sub-project.

流程说明
1. 新建项目文档
所有文档的复核、 审批、 更新均需遵照以下的程序和标准。按照AMT实施方法论和项目管理方法论以及项目工作计划和交付成果清单, 采用本项目特定的文档模板创立项目文档, 并:
· 分配文档的版本号和文档编码, 参见文档版本标准和文档编码标准。
· 在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。
· 在审阅栏中, 将需要审阅本文档的人员填列出。
· 在分发栏中, 将本文档所有的分发对象分别填列, 包括项目资料库。
· 创立文档目录, 目录的显示级别为3层。
· 创立文档概述, 表明此文档的阅读对象、 目的以及工作关联等。
· 编写实施文档。
2. 文档复核、 修改
所有文档在分发前必须经过项目管理计划中指定人员的复核和审阅。本项目中各类文档的审阅级别请参见附表, 并遵照以下的流程和标准:
· 由文档编写人或项目小组组长按照文档审阅级别填列审阅人。
· 将文档分发给相关的审阅人, 并将拷贝件存放在项目资料库。
· 由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要, 由指定人员对文档进行修改更新。
· 按照文档级别, 获得最终的审批( 审批能够经过会议纪要或电子邮件的方式) 但电子审批件需要并会同该文档一并保存于项目资料库。
· 正式发布文档, 定期经过文档发布通知项目组及所有的相关人员。

3. 对已经批准的文档更新
对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的, 必须按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新, 未经过变更报告并获得批准的修改将视为无效。
文档控制标准

目的
文档控制标准对以下事项进行明确, 在创立、 更新和审批项目文档过程中将严格执行统一的文档标准:
l 文档软件标准
l 文档编码
l 文档版本
l 文档封面
l 文档页眉页脚
l 文档字体
l 文档命名标准

软件标准
1. 文档软件标准
建议项目文档采用统一的MS OFFICE 本作为编写工具, 对于部分技术文献资料需要采用ACROBAT READER 4.0以上进行浏览, 其它相关软件的采用都需要经过项目经理的审定。以下是常见的文档类型及软件列表:
文档类型
建议采用的软件
文字类
MS-OFFICE WORD
表格类
MS-OFFICE EXCEL
培训演示类
MS-OFFICE POWERPOINT
流程图类
VISIO
计划类
MS PROJECT / 每周工作计划采用MS-OFFICE WORD

编写标准
2. 文档编码
文档编码是所有项目交付成果及实施文档的唯一标识, 要求按照以下的格式进行编排: 项目/PPP/CCC/NNNN, 其中:
PPP = 分类名称缩写
CCC = 功能分类缩写
NNNN = 顺序4位数字编号
按照AMT实施方法论和项目管理方法论的要求结合地铁项目文档的分类, 各类文档编码参见下表:
文档对应目录
文档对应子目录
文档编码
项目
PPP
CCC
NNNN
项目管理文档
总体实施计划及管理标准
分销
PM
SOP
以0001为起始号顺序编排
每周工作计划
WWP
每周项目进度报告
PPR
变更报告
CRF
问题报告
TSF
风险和争议报告
RIF
阶段确认报告
AC
备忘录及会议纪要
MM
质量检查和审计报告
QA
文档发布通知
RN
文档模板
DT
其它文档及参考资料
REF
分销系统实施文档
流程重组
ERP
PI
需求报告
RD
解决方案
SD
系统设置
TA
数据转换
DC
系统测试
ST
用户培训
TR
上线运行及维护
TM
其它
REF
集成与技术开发文档
系统安装及维护

TID
IM

需求报告
RD
数据接口解决方案
ISD
客户化开发方案
CUX
开发程序文件
PRG
系统测试
ST
用户培训
TR
集成切换及后期维护
TM
其它
REF

3. 文档版本
所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本, 当所提交的项目文档经过另一方的确认并做修改时, 主版本号进行递增; 如果所提交的项目文档只在实施同一方进行审阅修改时, 主版本号不变, 次版本号进行递增。以下为版本控制示例:
版本
版本说明
1.0
文档的起始版本
1.1
文档经过内部的修改或审阅
2.0
文档提交实施另一方审阅或修改
2.1
在对方确认后的再次修改
4. 文档封面
文档封面一般由以下内容组成:
主标题, 包括:
l 分项项目名称缩写, 参见文档编码表
l 文档名称, 参见文档命名标准
l 项目单位, 统一采用”深圳天音通信有限公司”
l 项目名称 , 统一采用”分销信息系统”
l 文档说明, 包括:
l 编写人员, 统一采用”深圳天音项目组”、 ”AMT咨询项目组”、 ”科讯实施小组”和”PTC技术支持小组”等
l 编写日期, 按照文档创立的日期, 一般不做修改
l 更新日期, 按照文档更新或修改的最新日期
l 文档编码, 参见文档编码标准
l 文档版本, 参见文档版本标准
审批记录: 对需项目经理批准的, 应以原件打印并签字后由项目经理保留原件。
5. 文档页眉页脚
所有文档应保持统一的版式, 其中:
l 页眉: 左侧为深圳天音的图标, 右侧为AMT和科讯公司的图标
l 页脚: 左侧为文档名称, 右侧为分页号
6. 文档字体
本项目文档的标准字体为宋体五号字( 除演示文档和程序文件外) 。

命名标准
7. 文档命名标准
按照实施范围和阶段性交付文档分类, 所有文档将以如下规则进行文件的命名:
The entries in this table should be expanded for your project. The document types listed are those for project management only.

附录: 项目文档模板
以下文档作为地铁实施项目的标准模板:
l 实施文档模板
l 演示文档模板
l 变更报告模板
l 产品问题报告模板
l 风险争议报告模板
l 会议纪要模板
l 阶段确认报告模板
l 每周工作计划模板
l 文档发布通知模板
l 问题报告模板
l 项目备忘录模板
l 项目进度报告模板