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万宝木门ERP系统解决方案

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2020年6月23日
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浙江万宝木业
有限公司

ERP信息化建设解决方案

用友软件股份有限公司
11月
版 权 声 明
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目 录
第一章 方案概述 5
1 方案背景 5
2 方案目的 5
3 方案适用范围 5
第二章 企业概况 6
1 企业简介 6
2 发展战略 6
3 企业组织架构图 6
第三章 万宝公司现阶段信息化需求 7
1. 关于木门行业 7
2. 万宝主要信息化需求 7
3. 信息化建设关键成功要素 7
4. 信息化管控难点 8
4.1 销售与市场功能领域存在的主要管理难点 8
4.2 物料管理( 采购、 物流、 质检) 上存在的主要管理难点 8
第四章 万宝ERP信息化全面解决方案 9
1. 第一阶段: 万宝木门内部核心管理系统 9
1.1 网上订单系统 9
1.2 销售管理 9
1.2.1 销售价格体系 10
1.2.2 销售业务 11
1.3 采购管理——提高采购效率, 降低采购成本 18
1.3.1 采购订单 18
1.3.2 采购业务执行 20
1.4 库存管理——建立内部物流服务, 控制库存及用料成本 24
1.4.1 库存业务 24
一.1.4.1.1 调拨 24
一.1.4.1.2 盘点业务 26
一.1.4.1.3 货位管理 28
一.1.4.1.4 不合格品管理 29
一.1.4.1.5 其它 29
1.4.2 其它应用 30
一.1.4.2.1 批次管理 30
一.1.4.2.2 保质期管理 30
一.1.4.2.3 出库追踪入库 30
1.4.3 管理控制点 31
1.4.4 库存管理报表及预警体系 31
一.1.4.4.1 预警及报表综述 31
一.1.4.4.2 库存展望 32
1.4.5 库存管理的价值体现 32
1.5 存货核算——提高物料成本核算效率 32
第五章 确保项目顺利开展的实施策略 34
1. 项目实施方法 35
2. 项目实施流程 35
2.1 第一阶段: 实施准备阶段 35
2.2 第二阶段: 实施建设阶段 36
2.3 第三阶段: 切换准备阶段 37
2.4 第四阶段: 系统切换阶段 38
2.5 第五阶段: 持续运行阶段 39
2.6 项目计划 39
2.7 项目控制 39
2.8 需求变动控制机制 39
2.9 用友公司项目组织 39
2.10 项目实施工作活动 40
2.11 实施工作成果 41
2.12 客户项目组人员与职责 42
2.13 实施阶段的验收与批准 42
2.14 项目实施主计划 43
2.15 实施中项目管理风险分析与控制 43
2.15.1 企业管理高层的没有对项目进行强力支持 43
2.15.2 企业业务部门没有充分参与 44
2.15.3 决策不迅速 44
2.15.4 业绩考评体系不落实 44
2.15.5 项目资源准备不充分 45
2.15.6 企业内部沟通不充分 45
2.15.7 企业与实施方沟通不充分 46
2.15.8 企业内部认识不充分 46
2.15.9 不合理的期望和不明确的项目目标 46
2.15.10 没有实施质量的控制和实施结果的评价 47
2.15.11 没有制定信息系统管理制度或当前制度不完善 47
2.15.12 人员素质没有达到应用系统的要求 48
2.15.13 企业员工对系统有抵触情绪 48
2.16 实施中项目执行风险分析与控制 49
2.16.1 实施的目标和范围不明确 49
2.16.2 经常调整实施计划, 导致实施延期 49
2.16.3 审阅文档不及时 49
2.16.4 数据准备不到位 50
2.16.5 用户培训不充分 50
2.16.6 系统的备份与恢复 50
第六章 用友承接本项目的优势及服务承诺 51
1. 用友公司介绍 51
2. 用友本地化直属分公司优势 52
3. 用友产品优势 52
4. 服务承诺 53

第一章 方案概述
1 方案背景
当今世界的发展趋势表明, 信息化对推动经济和社会发展具有重大作用, 我们必须高度重视并全力推进, 以信息化带动工业化, 发挥后发优势, 争取实现社会生产力的跨越式发展。
当前市场竞争日趋激烈及计算机网络信息技术的飞速发展, 企业信息化管理的应用已经成为万宝业务发展的必须, 现在急需对企业的管理信息系统进行设计和规划, 建立企业全面的ERP信息系统。
如何面对竞争, 成本和效率是每一个企业所考虑的首要问题。减低成本的因素来自多个方面。包括: 如何控制物料与生产成本, 如何控制产品研发成本, 如何控制质量成本, 如何控制销售与服务成本, 以及如何控制其它间接成本等等。总之, 降低成本的问题就是一个如何优化企业内部资源, 优化社会资源, 利用先进的信息管理技术和新兴的电子商务技术实现采购、 配送、 生产和市场销售的整合, 加强企业管理, 提高企业效益的问题。所有这些, 都要求有一种更能适合该行业的解决方案来帮助企业
为了企业信息化建设顺利进行, 万宝将用友软件股份有限公司金华分公司作为本次信息化项目建设咨询服务提供, 11月, 用友软件股份有限公司金华分公司咨询实施总监和销售经理在万宝公司现场与万宝公司负责财务的陈经理和负责销售的马总等人针对万宝公司的业务情况发展规划以及对未来如何用ERP软件对企业内部管理进行改进和提升进行了详细的沟通讨论, 双方基于万宝公司木门业务的当前开展重点进行了详细沟通, 并达成了现阶段信息化开展重点的共识
用友公司基于万宝公司的基本业务需求和对行业企业的信息化建设的理解, 提出了对万宝公司本次ERP信息化工程的解决方案, 希望万宝公司经过此次信息化的建设, 能够达到优化销售下单, 经过网络联接客户, 经过信息化管理内部众多物料, 进一步提高管理水平, 支持万宝高速发展的目的。
2 方案目的
本方案的主要目的在于对万宝ERP系统主要建设需求进行了分析, 项目的规划务求实效。本方案作为万宝高层管理人员进行公司信息化建设工作的参考, 并作为下一步系统实施的纲领性文件, 起到指导系统实施的作用和目的。
3 方案适用范围
本方案适用于参与本次系统建设的各相关业务部门及公司领导层。本次系统规划相关的业务部门有: 财务部、 物流部、 采购部、 销售部等各部门。

第二章 企业概况
1 企业简介
万宝木门坐落于中国门都——中国永康。是集研发、 生产、 销售为一体的集团化企业。
工厂占地面积十多万平方米, 加盟商遍及全国30多个省市地区。万宝木门坚持”创新是企业财富的第一扇门”的经营理念。突破木门行业几十年的工艺瓶颈——非标化, 引领木门进入标准化时代。”一门心思做好门”的企业精神, 专注、 专业、 专一做好门。创举性的树立木门行业进入的标准—”精工十二道”, 为木门品质树立了榜样; ”客户的需求就是我的责任”。万宝木门还在继续努力, 还在继续为改进中国更多家庭的居室品质而不懈努力。
万宝木门在与中国木门行业一起发展壮大的历程中, 万宝木门积极助推木门行业发展, 为振兴民族品牌奉献着自己的力量。万宝木门以前瞻性眼光和全球化视野, 致力于打造中国一流木门企业。
万宝木门遵循”共创、 共享、 共赢”的经营理念。多年来, 万宝木门一直保持健康、 稳定、 快速的发展。展望未来, 万宝木门将继续以现代企业理念为导向, 以”追求完美”的精神, 不断创新、 超越, 不断提升企业核心竞争优势, 不断为更多家庭提供品质与品位的享受, 矢志成为享誉全国最有价值的木门品牌。
”一个没有创新的企业, 是一个没有灵魂的企业”, 展望未来, 万宝木门将以”缔造中国领先的木门企业, 成就万宝百年的民族品牌”为目标, 为”中华民族品牌”贡献更多的力量。

2 发展战略
经过初步沟通, 暂未对万宝公司的未来发展战略作更多的了解, 希望能在未来进一步沟通。
3 企业组织架构图
略

第三章 万宝公司现阶段信息化需求
1. 关于木门行业
1、 中国木门行业现状剖析
木门成为一个新兴的行业, 社会地位显现, 前途广阔, 抓住机遇, 审时度势, 脱颖而出。具备一定规模、 以机械化生产为主的3000多家木门生产企业在全国形成珠三角、 长三角、 东北三省、 环渤海地区、 西南地区五大生产基地。随着新投产企业的不断诞生, 原有企业的不断扩大, 产值、 产能不断提高, 木门生产基地的规模和影响进一步巩固和扩大。机械化程度高、 工厂化大生产的企业逐渐显示出优势, 成为行业中的主流, 代表了中国木门行业现阶段的发展水平。木门专业委员会四年来精心打造的”全国30强木门企业产品质量、 售后服务双承诺”活动, 其目的就是要正确引导消费, 加强产品监督、 规范售后服务, 促进中国木门行业向着健康、 有序方向发展。经过四年的运作, 30强木门品牌形象基本树立, 形成很强市场竞争力, 品牌的树立也培育了企业的社会责任感, 加强了对企业、 对社会、 对消费者的责任。
2、 对木门行业当前形势的看法
尽管中国遭遇罕见自然灾害, 近期又爆发全球性金融危机, 房市下滑、 股市暴跌, 汇率升值、 通货膨胀、 银根紧缩、 原材料涨价、 劳动力成本上升等, 国家实施保增长、 控通胀政策, 受此影响, 木门企业增速下降, 订单减少, 效益滑坡, 也遇到很大困难。在国家紧缩政策的影响下, 木门行业的增速可能会放缓, 扩张与发展会更趋于理性。企业的发展历程应该是跌宕起伏, 不经风雨, 怎能受到锻炼。有关专家预测, 今后一段时期, 房价增幅会有所下降, 但由于地价的拉高, 建筑材料以及劳动力成本的上升, 房价增长的趋势则是无法更改的。二次装修、 三次装修很可能是一个更大的潜在市场。根据国家规划, 今后仍将以扩大城市居民普通商品住房的建设规模为重点; 城市的急剧膨胀, 农村乡镇化、 乡镇城市化, 农村经济的发展, 党的十七届三中全会的召开将吹响农业改革的号角, 全会确定的2020年中国农村改革发展六个方面的第一目标就是城乡经济社会发展一体化体制机制的基本建立。
 房子是对生活的追求, 家具是对生活的态度, 木门是对生活的保障!

2. 万宝主要信息化需求
在与马总、 傅经理等沟通后, 现阶段万宝提出了以下几个方面的需求:
1、 网上订单系统: 诸如TATA木门一样, TATA木门已经建立了一套基于内部ERP系统的网上订单系统。马总提出本次信息化万宝的一个重点是希望建立一套较为完善的网上订单系统。万宝的经销商客户能够经过网上订单系统方便的下达所需要的产品, 同时根据木门所特有的一些可变的参数: 如尺寸、 颜色、 型号、 配件等要求, 直接计算出相应的产品价格, 并向万宝内部下单。
2、 销售管理: 管理销售下单、 订单跟踪、 订单执行情况统计等。
3、 客户管理: 确定客户信息完整的由公司掌控, 不会因业务人员离职导致客户流失。完整记录与客户之间的沟经过程。
4、 料品管理: 包括采购过程、 库存出入库过程, 实时记录料品在公司内部的收发, 确保信息及时准确。
5、 财务管理: 经过业务实时反映到财务, 财务实时监控业务的开展, 确保在公司内部信息畅通, 财务报表及时准确。
3. 信息化建设关键成功要素
l 优化管理流程, 用先进的管理信息化平台支撑万宝的业务流程;
l 提升基础管理, 启用标准化的基础数据管理方式;
l 经过业务聚合, 减少机构设置并优化人力资源配置, 压缩人力成本的同时, 使业务组织更精炼, 按优化的流程办事, 降低沟通成本、 提高沟通效率;
l 在尽量不伤害各业务单元利益的前提下, 实现精细化管理, 责权分明, 利益透明, 推动企业持续改进;
l 建立细化的订单成本核算体系, 有效反馈成本、 分析成本, 为管理持续改进提供依据;
l 建立高效的供应链运营体系, 实现整体供应链的协同管理。
4. 信息化管控难点
4.1 销售与市场功能领域存在的主要管理难点
( 1) 缺乏一个销售、 制造、 采购、 物流之间信息高效沟通的平台;
( 2) 销售部门不能准确、 实时地得知企业生产状况, 合同评审确定交货期时, 缺乏准确依据, 影响交货期的准确性, 会发生延期交付订单的情况;
( 3) 由于缺乏必要的数据处理工具, 销售部在处理各种单据时工作量较大, 由此导致多角度的管理分析报表缺乏;
( 4) 难以快速准确的掌握订单和产品的成本, 影响了新产品报价的准确性;

4.2 物料管理( 采购、 物流、 质检) 上存在的主要管理难点
( 3) 高库存同时却往往伴随缺料, 延误订单交付。缺乏有效分析成套性、 缺料情况和超储积压情况的手段, 不能科学地按时、 按质、 按量组织供应, 以最小的物资储备满足最佳的供货状态;
( 4) 对企业内部物流缺乏科学的规划、 管理, 无法有效、 及时分析库存资金占有与分布情况;
( 5) 缺乏科学的供应商评估与管理机制, 物料采购的品种、 数量、 质量和价格在企业内部还缺乏严格的监督和审核机制;
( 6) 难以实时掌控给供应商下达采购订单的交货入库状况是造成生产缺料的原因之一;
( 7) 缺乏对委外加工发货与完工之间的核销, 委外加工费用统计和委外材料在供应商处的余量统计难度较大, 容易形成管理漏洞;
( 8) 在人工处理物料管理的情况下, 难以做到对物料的入库、 使用、 生产和销售的质量跟踪, 导致质量问题难以及时追溯来源和原因。

第四章 万宝ERP信息化全面解决方案
1. 第一阶段: 万宝木门内部核心管理系统

1.1 网上订单系统
经过信息化系统, 可把针对经销商的网上订单数据, 经过计算机网络形式规范化, 利用权限的设置, 控制信息的采集点, 保证信息的唯一性和准确性, 用计算机程序将网上订单的管理流程固化, 让各个相关部门都能在其权限范围内及时准确的了解到网上订单信息、 并经过各种查询手段, 全方面的满足各种角度的报表需求, 从而达到高效全面的管理效果。
经销商在网上订单系统下达采购订单后, 自动传递到总部服务器上, 公司本部工作人员对订单进行审核确认, 最终完成物流的配送。从而实现, 信息数据链的流水线作业, 提高工作效率, 减少不必要的信息数据交付错误。数据链示意图如下:

1.2 销售管理
面对激烈的市场环境, 全面整合销售资源、 加强销售管理, 迅速对市场需求做出反应, 全面满足用户个性化的需求, 成为企业赢得客户满意, 在竞争中胜出的关键因素。
销售业务中密切关注的问题: 快速准确报价、 客户订单的按期交付、 价格政策的制定和落实、 渠道/客户管理、 信用政策的制定和控制、 销售款项的及时收回。
整个销售业务处理, 包括了销售价格体系的制定、 销售报价、 订单、 发票、 收款。包含了向客户的实物转移、 票据的交换、 款项的收取过程, 而且在企业中涉及多个岗位——销售业务员、 发运部门、 库房管理员、 财务人员。
支持的销售业务类型: 普通销售业务、 直运销售业务、 委托代销、 销售调拨、 零售业务、 分期收款发出商品, 满足企业管理需求。
1.2.1 销售价格体系
价格体系无疑是销售业务中的重中之重:

管理控制及特色:
1. 灵活的价格体系设置。
提供取价方式: 1) 最新成本加成; 2) 最新售价; 3) 价格政策。而价格政策中分为存货价格、 客户价格, 支持促销价格, 能够根据企业的实际需要设置取价的方式, 而且能够选择自由项是否影响价格。同时支持设置批量折扣。价格调整提供批量调整的功能, 而且能够对价格进行微调。

2. 最低售价控制
在实际应用中, 企业往往设置有最低售价, 企业提供了此项功能, 能够设置最低售价的密码。在处理业务中如果价格低于最低售价, 只有输入了正确的密码方可继续进行, 从而保证了价格体系的严密性。
3. 快速报价
系统提供报价参照功能, 从而在实际录入各种交易单据时方便的查询价格, 能够选择参照历次售价( 来源为: 报价单、 订单、 发货单、 发票, 任选其一) 以及是否按照客户过滤、 显示的历史记录数, 或者取自价格政策。
4. 价格政策的严格执行
1.2.2 销售业务
总体说明:
流程图中展现的从报价开始、 经过订单、 发货单、 发票、 出库、 收款的全流程, 是普通销售业务。确定销售成本的单据为销售发票。
控制点说明:
1. 可用量: 1) 以订单保存时点检查可用量为例; 2) 发货单中控制不允许超可用量发货。
2. 发货单进行超订单发货信息的检查。
3. 信用检查: 审核时检查, 信用控制层次为审批经过。

4. 信用报警: 在系统的应收管理中, 对于超出信用的客户进行报警。
报价、 订单签订流程说明:
1. 能够从报价开始, 往往在报价过程中, 客户会要求更大的折扣, 如果超出了业务员的权限, 则需要销售部门经理或者更高层次的人员进行审批;
2. 报价经客户确认后, 能够参照报价单生成订单。
3. 对于没有报价过程的交易, 能够直接录入订单。
4. 对于订货信息能够在系统中进行可用量检查, 会给予提示, 便于业务员掌握能够交付的数量, 对于不能交付的货物, 经过企业内部积极配合, 组织货源, 能够避免出现到期不能交付的情况。
5. 订单审核时, 系统会自动判断是否超出客户的信用, 当超出时, 则需要按照设置的信用管理审批程序, 进行审批。如果审批不能经过, 即管理层不允许超信用订货, 则需要业务员进行催款; 系统支持发出催款函, 要求客户支付款项, 此时订单仍处于待审核状态。有效的实现了信用控制。
6. 对于销售订单而言, 有录入、 审核、 关闭状态, 并支持对已审核订单的变更处理。执行完毕的订单或者未执行完毕, 但经批准后不再执行的订单能够进行关闭操作。对于已关闭的订单如果需要再次执行, 则能够执行打开操作, 重新进入执行状态。
7. 订单能够联查对应的发货单、 发票, 进行毛利预估, 并可查询累计的发货、 开票情况。
8. 销售部经理、 运营管理层能够经过系统随时查看订单的执行情况, 并针对例外业务进行处理。
订单执行应用流程
1、 发货
Ø 根据订单约定的发货日期, 物流部发运岗依据订单进行发运准备; 实际应用中, 企业中存在直接进行业务洽谈, 业务员通知发货的业务处理, 此时业务的处理起点为发货单。对于将发票作为提货、 发货凭证的业务, 也能够直接开具销售发票, 作为业务处理的起点。
Ø 对于有订单的发货单, 能够设置是否允许超订单发货, 系统能够进行控制。
Ø 发货单能够设置进行信用控制。
Ø 发货单存在多个状态, 有录入、 审核、 关闭状态。出库完毕的发货单或者未执行完毕, 但经批准后不再执行的发货单能够进行关闭操作。对于已关闭的发货单如果需要再次执行, 则能够执行打开操作, 重新进入执行状态。
Ø 发货单能够联查对应的出库单、 发票, 进行毛利预估, 并可查询累计的出库、 开票情况。
2、 拣货、 出库
发货单确认审核后, 仓库保管员依据提货凭单进行出库确认, 并审核出库单;
3、 开票
财务开票岗进行开票处理, 并进行复核, 进行信用检查, 信用检查经过后方可进行下一步业务。
财务核算岗依据销售发票进行记账, 从而确认销售成本, 系统提供多种计价方式, 极大减少了手工的核算工作量, 提高准确性, 实行精细管理。
4、 收款
Ø 能够在销售发票中进行现收业务的处理, 由此在应收挂帐时不包含已现收的部分。
Ø 核销能够按照按单据核销, 按存货核销。
Ø 提供票据管理功能。
Ø 支持转账处理, 包括: 应收冲应收、 预收冲应收、 应收冲、 应付红票对冲( 支持手工、 自动对冲) 。
Ø 预警: 信用报警——信用期限、 信用额度, 销售订单发货预警。
Ø 提供给应收会计业务帐表, 包括业务总账、 业务余额表、 业务明细账、 与客户的对账单均可选择是否包含未开票已出库的信息。从而使得信息更加全面。
Ø 统计分析: 包括账龄分析、 收款账龄分析、 欠款分析、 收款预测。

系统特色
1、 多种销售业务类型的支持。
支持多种销售类型: 普通销售、 委托代销、 零售日报、 销售调拨、 分期收款、 直运业务。
Ø 委托代销

图标为处理过程示例, 结合实际业务管理需求, 系统有如下业务处理和分析报表:
1） 在实际业务中往往存在受托方不能按照代销协议, 实现所有货物的销售, 因此能够经过委托代销退货单进行处理;
2） 代销商品发出后, 根据市场变化, 会存在价格的调整业务, 在系统中能够经过委托代销结算价进行业务处理;
3） 系统提供委托代销明细表、 委托代销统计表、 委托代销备查簿、 委托代销明细账。
Ø 销售调拨
销售调拨一般是处理集团企业内部有销售结算关系的销售部门或分公司之间的销售业务。
Ø 分期收款
分期收款发出商品业务是货物销售给客户后, 按照约定的结算日, 分期收回货款, 收入与成本按照收款情况分期确认。对于生产大型设备的企业往往采用这种销售模式。
分期收款销售业务在财务核算中, 首先按照发货单进行发出商品的核算, 然后依据销售发票确认实现销售的成本。
系统提供丰富的查询报表, 多种销售分析报表以及发出商品明细账。

2、 流畅的业务处理。
3、 系统提供多种灵活的业务处理模式, 1) 报价、 订单的全流程处理; 2) 无订单, 直接发货、 开票; 3) 直接进行开票处理。能够支持销售发货单自动生成销售出库单, 从而使得操作更加方便。采用什么样的操作模式, 在使用系统时进行规划, 确定每种业务的处理方式, 从而能够做到事半功倍的效果。
4、 合理快速报价, 能够依据设置的取价模式以及参考报价的资料来源。
5、 最低售价控制。
6、 信用管理体系。
7、 提供包装物租借管理。
8、 能够处理代垫费用, 能够记录销售支出费用。
9、 实现了与航天金税系统的接口处理。
10、 支持在单据处理中联查相关的单据以及累计的执行情况。
11、 多种分析报表, 提供决策支持依据。例如: 销售统计表、 结构分析、 趋势分析等。
管理控制点
1、 可用量
Ø 能够设置订单是否需要进行可用量检查, 可用量公式能够自行设置, 并能够选择检查的时点——保存、 审核时。
Ø 对于发货单、 发票的可用量能够设置作检查、 还是进行控制, 而且可用量检查公式和控制公式能够分别设置, 考虑到批次管理存货和非批次管理存货的管理要求不同, 控制参数能够分别设置。例如: 针对批次管理的存货不允许超可用量发货, 针对非批次管理的存货能够超可用量发货。
2、 超发货出库
3、 出库时存量检查及控制
Ø 能够设置进行检查, 还是进行控制;
Ø 控制和检查的公式分开设置。能够满足对负出库管理的控制或者检查提示的要求。
Ø 控制区分普通存货、 批次存货、 出入库追踪型公式设置不同。
Ø 现存量的能够选择在保存、 审核的时候修改, 从而使得应用更加符合实际需求。
4、 价格政策执行, 最低售价的控制。
5、 信用管理
根据本单位的信用管理体系, 确定客户、 业务员、 部门的信用额度和信用期限, 经过以下设置, 即可在实现系统中信用控制体系, 从而在扩大销售的同时, 避免风险。
首先, 设置信用控制的对象, 能够选择控制的对象: 客户、 业务员、 部门, 能够同时选择。而且能够选择信用检查的时点——保存、 审核时;
其次, 设置信用控制的方式, 1) 信用额度; 2) 信用期限; 3) 信用额度＋信用期限
再次, 设置控制信用的单据: 1) 订单; 2) 发货单; 3) 零售日报; 4) 待垫费用单; 5) 发票; 6) 调拨单; 7) 委托代销发货单; 8) 委托代销结算单。
在以上设置基础上设置额度检查公式和期间检查公式, 根据企业特点设置构成应收款的范围; 如果允许一定权限的人员有超信用审批的权限, 则设置信用审批人。如果本企业要求严格控制信用, 则此项不设置。由此可见, 系统的信用控制层次为: 1) 不控制; 2) 密码审批经过; 3) 严格控制。
6、 业务执行的监控。

收益:
1、 实现快速、 合理报价, 获取订单, 提高客户满意度;
2、 帮助业务员掌握可承诺量, 确定合理的交付日期, 保证按期交付。
3、 扩大销售, 避免坏账风险;
4、 多种销售业务的支持, 满足企业适应市场竞争环境的需要;
5、 符合管理规范, 规范工作流程, 规范管理;
6、 提供决策依据, 准确决策;
实现了与税务系统的接口处理, 使得企业不同系统的资料极大共享, 提高工作效率。
1.3 采购管理——提高采购效率, 降低采购成本
采购计划编制后, 能够批量生成采购订单, 即开始了计划的执行。实际业务中, 往往针对不同的存货采取不同的采购策略。对于重要原材料, 与供货商之间的合作关系紧密, 应建立战略合作关系; 对于临时采购的材料, 往往采用临时采购的方式。而对于部分存货采购周期较长, 需要对采购的全过程进行监控, 才能够保证按期交货, 从而避免发生缺货, 延误生产, 出现不良循环。
采购业务中密切关注的问题: 按期交货、 合理采购价格、 采购质量、 各种例外情况。
整个采购业务处理, 包括了请购单、 订单、 到货、 入库、 收到发票、 采购结算、 采购付款的业务过程, 包含了供货商转移实物、 票据的交换、 款项的划拨过程, 而且在企业中涉及多个岗位——需求的申请方、 采购业务员、 库房管理员、 财务人员, 因此保证信息传递及时性和准确性至关重要。
支持的采购业务类型: 普通采购业务、 直运采购业务。
以下描述以普通采购业务为例, 分为比价、 订单签订流程和采购业务处理流程。直运采购业务和销售业务密切关联, 因此在销售业务中一起进行说明。
1.3.1 采购订单
1、 承接采购计划批量生成采购订单, 开始采购业务处理;

2、 业务的起点能够从请购单开始。对于没有在采购计划范围内的其它存货的请购需求能够经过请购单来反映, 经过比价生单功能挑选合适的供货商, 经过采购比价能够降低采购成本。需求方发出需求, 依据工作程序和管理制度, 进行必要的审批, 采购业务员依据审批的请购单, 经过比价确定供货商;
3、 对于部分由于生产能力限制等原因, 紧急订货订单, 制造业能够采用直接购买的方式, 例如: 向同其它单位购买, 则在依据系统中销售订单下达采购订单, 体现了业务的连贯处理和购销业务的协同。
4、 对于采购订单而言, 其有录入、 审核、 关闭状态, 并支持对已审核订单的变更处理。执行完毕的订单或者未执行完毕, 但经批准后不再执行的订单能够进行关闭操作, 能够选择到货完成、 入库完成等条件进行关闭操作。对于已关闭的订单如果需要再次执行, 则能够执行打开操作, 重新进入执行状态。
管理控制点
1、 比价
2、 最高进价控制: 进行最高进价控制, 则录入订单时, 如果价格超过设置的最低价格, 则无法经过, 必须进行修改。
3、 采购订单审批权限: 对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批, 当发生大宗采购时, 采购业务员录入订单后, 需要采购部门经理、 运营管理层进行审批, 符合企业的权职划分。
4、 订单执行情况的监控。

收益:
1、 经过比价挑选合适的供货商, 经过采购比价能够降低采购成本。
2、 业务协同, 部门间协同工作。
1.3.2 采购业务执行
流程说明:
在实际应用中根据应用需求: 1) 能够选择采购业务必有订单, 则采购订单为业务处理的起点; 2) 订单为非必有环节, 则能够以到货为业务处理起点, 也能够直接入库作为业务处理起点, 应用于不同存货和采购方式的管理需求下采购业务处理。例如: 针对临时一次性的采购业务, 能够直接办理入库。
1、 到货: 如果到货收货后, 入库前检查有不合格需要退货给供货商的货物, 则需要依据到货单填制到货退回单。
2、 入库: 能够参照订单、 到货单或者直接录入采购入库单, 确认采购业务中的实际收货情况。
3、 采购发票及采购结算:
采购发票由采购业务员依据供货商提供的原始发票信息录入, 能够参照原采购订单, 也能够直接依据已有的采购入库单生成。
采购结算是确认采购成本的过程。存在几种情况: 1) 单货同行, 则完成入库和发票录入后即可实现结算处理; 2) 货到单未到, 则首先进行暂估入库业务, 等到收到发票进行结算后, 在进行暂估处理。系统提供三种回冲方式, 月初回冲、 单到回冲、 单到补差。3) 单到货未到, 则能够将发票录入系统, 并可进行相应的支付业务, 等货到后进行结算处理。能够按照规定将运费等其它与购买活动相关的费用, 经过采购结算进入采购货物的成本。
4、 采购支付:
Ø 能够在采购发票中进行现付业务的处理, 由此在应付挂帐时不包含已现付的部分。
Ø 核销能够按照按单据核销, 按存货核销。
Ø 提供票据管理功能。
Ø 支持转账处理, 包括: 应付冲应付、 预付冲应付、 应付冲应收、 红票对冲( 支持手工、 自动对冲) 。
Ø 预警: 信用报警——信用期限、 信用额度。
Ø 提供给应付会计业务帐表, 包括业务总账、 业务余额表、 业务明细账、 与供货商的对账单均可选择是否包含已入库未结算部分的信息。从而使得信息更加全面。
Ø 统计分析: 包括账龄分析、 付款账龄分析、 欠款分析、 付款预测。
5、 催货函, 针对异常业务发送供货商催货函。

管理控制点:
1、 收货的依据: 必有订单情况下, 必须依据订单进行到货、 入库的处理;
2、 超订单收货的控制, 允许设置容差;
3、 到货不合格部分进行到货退回处理;
4、 付款计划;
5、 超信用额度、 信用期限的报警; 采购临近、 逾期报警;

6、 付款预测、 欠款分析
7、 大量的分析报表: 到货统计表、 采购统计表、 采购资金比重分析、 未完成业务明细。
收益:
1、 建立供应商评价体系, 与供应商建立战略合作关系;

2、 业务的全过程监控;
3、 部门间信息共享;
4、 异常信息监控, 采取有针正确业务处理, 避免损失。
5、 提高工作效率。
1.4 库存管理——建立内部物流服务, 控制库存及用料成本
库存既是企业满足生产、 销售需要的缓冲, 也是企业持有成本的主体。有效的配置库存结构, 管理库存价值, 以有效地信息代替库存, 降低企业库存已经是企业竞争力提升的基础。
在制造业中, 存货包括原材料、 半成品、 产成品, 不同的类型采用的管理方法不同。在采购业务、 销售业务以及生产计划执行环节均涉及到了有关的入库、 出库业务处理, 在本部分重点阐述除了以上业务之外的库存管理业务。
用友ERP系统在库存业务、 库存状态控制、 库存分析方面具有强大的功能, 能够有效地跟踪库存的出入库情况, 分析库存的异常状态, 反应库存的价值分布。为企业各个部门提供价值决策奠定基础。库存模块还就库存的短缺、 超储、 安全库存提供了预警机制, 为物流部门提供动态库存信息。
涉及的角色包括物流部经理、 发运岗、 仓库保管员。主要包括调拨、 盘点、 货位管理、 库存追踪、 批次管理、 保质期管理等。
1.4.1 库存业务
一.1.4.1.1 调拨
流程图以异地分支机构的调拨业务为例。实际应用中, 利用调拨业务, 还能够处理两个部门之间的货位转移、 同一部门不同地点仓库之间的货物转移。
万宝公司经过调拨业务能够实现如下应用: 1) 生产的成品库与各个销售分支机构之间的货物转移; 2) 半成品在两个生产车间之间的转移; 3) 不同仓库的转储业务处理。
系统特色:
1、 调拨单能够进行存量检查;
2、 能够约束控制出库与调拨单批复数量之间的关系;
3、 当设置为出库单据审核时更改现存量, 则未审核的其它入库单能够作为调拨在途量进行反映。

一.1.4.1.2 盘点业务
特点:
Ø 盘点方式灵活, 1) 能够选择按照仓库、 批次、 产品大类盘点; 2) 对于保质期产品能够选择对应的失效日期、 临近天数、 失效天数信息; 3) 能够选择按照盘点周期进行盘点, 对于账面为零的产品可选择是否盘点。
Ø 实用性: 盘点期间实际的出入库信息作为调节数, 从而能够按照账面调节数与实际盘点数得出盘盈、 盘亏情况。
Ø 对于部分存在自然损耗的存货, 能够根据直观的反映合理损耗率和实际损耗率, 从而区分不同情况进行账务处理。
一.1.4.1.3 货位管理
满足对存放地点的货位管理要求。货位能够分级, 能够管理固定货位和动态货位。

一.1.4.1.4 不合格品管理

对于在库的不合格品需要转入不合格品库, 能够不单独设置不合格品仓库, 经过不合格品记录单记录在库的不合格品, 并经过不合格品处理单记录不合格品处理的情况。
一.1.4.1.5 其它
系统支持组装拆卸业务, 以及形态转换业务的处理。
1.4.2 其它应用
一.1.4.2.1 批次管理
满足物料批次管理的需求, 提供了批次台帐、 批次汇总表, 从而掌握批次管理存货的收发存状况。实际业务处理时系统能够按照批号先进先出或者近效期现出的方式自动确定批号。

一.1.4.2.2 保质期管理
对存货的失效日期进行监控。对过期的存货进行报警提示, 对于即将到期的存货进行预警, 便于企业采取有效的手段, 从而避免产品的过期损失。
一.1.4.2.3 出库追踪入库
对出库进行跟踪, 可实现对存货的质量、 供货商进行跟踪。从而满足业务的追溯需要。例如: 能够针对问题产品, 进行原因分析, 首先能够经过系统查出对应的产成品入库信息, 从而进一步追查原材料的出处, 及时解决问题。
出库单跟踪入库单提供两种跟踪方式, 第一种由用户手工跟踪, 如在各种出库单的表体增加入库单号、 供货商两项内容, 由用户选择出库对应的入库单。第二种方式由系统自动跟踪, 自动跟踪提供先进先出、 先进后出两种方法。
1.4.3 管理控制点
1、 存量控制和存量检查
Ø 控制和检查的公式分开设置。能够满足您对负出库管理的控制或者检查提示的要求。
Ø 控制区分普通存货、 批次存货、 出入库追踪型公式设置不同。
Ø 现存量的能够选择在保存、 审核的时候修改, 从而使得应用更加符合应用实际需求。
2、 存货仓库对应关系检查
3、 存货货位对应关系检查
4、 货物零出库
5、 最高最低库存提示

1.4.4 库存管理报表及预警体系
一.1.4.4.1 预警及报表综述
Ø 安全库存预警: 对低于安全库存的存货进行报警。
Ø 超储短缺报警: 对于超储和短缺存货进行报警。
Ø 呆滞积压分析: 能够根据存货的呆滞积压标准进行分析。
Ø 灵活多样的账簿和统计报表: 库存台帐、 批次台账、 收发存汇总表、 存货分布表、 库龄分析、 缺料统计表等。
一.1.4.4.2 库存展望
利用库存展望能够提前针对各种存货的库存情况, 进行相应的安排。
提供展望日的存货的