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ERP管理系统的实施细则

66
2020年5月29日
文档仅供参考

XXX股份有限公司

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管
理
手
册

XXX股份有限公司
信息中心编制
二OO八年八月

目 录

第一章 ERP管理手册的介绍
1.1 ERP管理理念
1.2 ERP系统的特点及核心内容
1.3 编写ERP管理手册目标
1.4 ERP管理系统实施的作用
第二章 ERP管理系统管理规则
第三章 ERP管理系统的登录与退出
第四章 ERP管理流程的拓扑结构与工作原理
第五章 采购管理系统的管理流程与操作方法
第六章 销售管理系统的管理流程与操作方法
第七章 库存管理系统的管理流程与操作方法
第八章 存货管理系统的管理流程与操作方法
第九章 财务管理系统
9.1 应用付系统管理流程与操作方法
9.2 应收系统管理流程与操作方法
9.3 总帐系统管理流程与操作方法

第一章 ERP管理手册的介绍
1.1 ERP管理理念
所谓ERP是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写。它是从MRP(物料资源计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统,它扩展了MRP的功能,其核心思想是供应链管理,它跳出了传统企业边界,从供应链范围去优化企业的资源,是基于网络经济时代的新一代信息系统。它对于改进企业业务流程、提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。
ERP是在20世纪80年代初开始出现的。从90年代开始,以SAP、Oracle为代表的国际著名ERP产品进入中国,并迅速扩展。接着,国内也相继出现了一些早期ERP产品,例如开思ERP、利玛ERP、和佳ERP及博科ERP等
1.2 ERP系统的特点及核心内容
1.2.1 企业内部管理所需的业务应用系统,主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。物流管理系统采用了制造业的MRP管理思想;FMIS有效地实现了预算管理、业务评估、管理会计、ABC成本归集方法等现代基本财务管理方法;人力资源管理系统在组织机构设计、岗位管理、薪酬体系以及人力资源开发等方面同样集成了先进的理念.
1.2.2 ERP系统是一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享,所有源数据只需在某一个系统中输入一次,保证了数据的一致性.
1.2.3 对公司内部业务流程和管理过程进行了优化,主要的业务流程实现了网络信息化管理.
1.2.4 采用了计算机最新的主流技术和体系结构:B/S、INTERNET体系结构,WINDOWS界面。在能通信的地方都能够方便地接入到系统中来.
1.2.5 集成性、先进性、统一性、完整性、开放性.

1.3 编写ERP管理手册目标
XXX股份有限公司,实施与应用ERP管理系统已有七年之久,公司应用的是用友U870-ERP管理系统,现集成以下管理模块:财务管理模块、采购管理模块、销售管理模块、库存管理模块、存货管理模块、人力资源管理模块。应用已扩展到全公司的各个职能部门,各主要的管理岗位,形成了集采购、销售、仓库存贮与物流,人力资源、财务为一体的网络管理与应用。
由于公司ERP管理系统,涉及的部门较多,操作应用人员比较复杂。为了更好而快捷的应用ERP管理系统,规范管理流程,为满足公司生产经营管理的需要,特制定<XXX公司ERP管理应用手册>(以下简称:ERP管理手册)。希望公司应用ERP管理系统的操作人员,必须按本操作手册的规定进行操作。
1.4 ERP管理系统实施的作用
ERP管理系统实施的作用,是经过建立ERP管理系统,充分利用ERP管理系统应用平台,根据各部门的业务管理要求,分散录入业务数据,规范管理流程,提高各部门的协同办公水平。实行以财务为中心的业务核算管理系统。同时也减少了异地厂区人工送单或传真的管理麻烦。做到实时录入数据,准确按单处理业务。避免缺账、少帐或错账的概率。
利用ERP管理系统,能及时查询业务数据,监督各部门的业务管理情况,统计数据更加准确、及时、规范。并彻底甩掉了手工帐本,提高各业务人员处理业务的工作效率。

第二章 ERP管理系统管理规则
为了经过ERP管理系统实时准确的处理各部门的业务数据,确保ERP管理系统动作的安全、可靠。现对ERP管理系统的操作管理特制定以下管理规则:
2.1 凡操作ERP管理系统人员,实行每人一个帐户与密码。
2.2 任何人不得用她(她)人帐户与密码处理操作业务。
2.3 严禁将用户的账户与密码透露给任何人。
2.4 严禁将ERP的业务数据、客户档案、供应商档案打印出来。
2.5 严禁将内部业务凭证带出非工作场所。
2.6 严禁非工作人员使用业务用电脑,查询业务数据。
2.7 操作人员在录入业务单据时,严禁外来人员在电脑傍观看。
2.8 凡操作人员录入的数据必须及时、准确无误。当天必须将数据校对正确,非特殊情况严禁将帐目推迟录入处理。提高录入数据真实,准确性。
2.9 已经形成的操作单据严禁随意删除,尽量按逆向流程处理。
2.10 由于操作用户数量的限制,要求操作人员在不使用ERP管理系统时,请及时退出ERP管理系统。

第三章 ERP管理系统的登录与退出

3.1 用户密码规则
用户密码必须六位以上,英文字母与数字并用的字符,不得用:”12345678”、”0000000”或”abcdefg”为简单的个人密码。
3.2 用户在录入密码时,可更改为个人想设的密码(注:必须在用户密码规则范围内)
3.3 首先按以下方法打开”企业应用平台”

3.4 输入用户名与密码,密码录入区域的右侧有一个”改密码”的选择框,如要更改密码,请首先输入原来的密码,然后将选择框打勾。再选择所要操作的帐套,并点击”确定”。
改密码

3.5 如选择”改密码”,系统会弹出”设置操作密码”的界面,输入新的密码,然后点”确定”,进入ERP管理系统”客户信息确认码”界面,点”确定”,进入ERP管理系统操作界面。

3.6 当弹出客户信息确认码后,点击确定。进入ERP操作界面,选择相应操作的应用模块。

3.7 退出ERP系统的操作
首先退出所有在操作的应用单据及统计报表,然后点击ERP操作界面左上角的”退出”,当系统弹出”是否退出门户”界面是,请点击”是”退出ERP管理系统。点击”否”回到ERP操作界面。
确定退出系统点”是”

第四章 ERP管理流程的拓扑结构与工作原理
4.1 ERP管理模块分布

4.2 销售管理

4.3 采购管理

4.4 库存管理

4.5 存货核算管理

4.6 应付款管理

4.7 应收款管理

4.8 总帐管理

4.9 出口管理

4.10 进口管理

4.11 薪资管理、招聘管理、固定资产管理、考勤管理、绩效管理等。

第五章 采购管理系统的管理流程与操作方法
5.1 采购流程图

5.2 日常采购业务
5.2.1 采购请购单
采购请购单由各部门、分厂业务管理人员填写,部门经理、分厂主要负责人进行一级审核,物管理部采购计划管理员对部门、分厂已审核过的请购单进行二级审核最终确定采购数量。

5.2.2 采购请购单的操作

点击:【供应链】-【采购管理】-【请购】-【请购单】-增加:
手工录入单据,根据实际需要来填写需采购的货物数量。

5.2.3 采购订单
节点:【供应链】-【采购管理】-【采购订货】-【采购订单】,双击:
手工填制采购订单(如有请购单,参照请购单生成),采购经理审核订单。修改需要弃审后进行。

5.2.4 采购入库单(仓库操作)
节点:【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】 双击:
增加默认参照采购订单,或者点击生单选择蓝字订单生成。根据实际到货数据修改数量、金额。

5.2.5 开票结算流程
采购发票根据供应商开来的发票录入,录入时以发票为准。增加参照采购订单生成。运费发票需要录入运费发票,
节点:【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购专用/普通发票】

发票录入后需要与采购入库单结算,生成结算单。运费发票需要在这里分摊到采购的原料上。合理损耗的数量需要在结算时输入损耗数量。
节点:【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【自动结算/手工结算】
操作:选单-过滤单据-分摊运费-结算。

5.2.6 退货流程(仓库操作)
节点:【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】 双击:
采购退货分为入库前退货和入库后进行退货两种情况:
5.2.6.1 入库前办理退货时:物管部确认退货数量,在参照采购订单生产采购入库单时直接修改入库数量。
5.2.6.2 入库后发票未到发生退货时:仓管人员在库存管理模块做回冲单据,拷贝对应的蓝字采购入库单生成红字采购入库单。
5.2.6.3 入库后发票已到发生退货时:仓管人员在库存管理模块拷贝对应蓝字入库单生成红字采购入库单。同时在采购管理模块拷红字入库单生成红字发票,财务人员将红字入库单和红字发票进行结算。并依据红字采购发票在应付账款模块进行冲减应付款处理。

5.2.7 月末处理
本月业务处理完成后,需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。

第六章 销售管理系统的管理流程与操作方法
6.1 销售业务流程图
6.1.1 内贸流程

6.2 日常销售业务
6.2.1 销售订单
节点:【供应链】-【销售管理】-【销售订货】-【销售订单】,双击:
根据需要,销售业务手工填制销售订单,销售经理或副经理审核订单。修改需要弃审后进行。

6.2.2 发货单
节点:【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】 双击:
销售发货单由销售计划员,点击增加后默认参照订单生成。或者点击增加后,右键点击表体,参照订单。
物管发货员根据实际发货的数量修改发货单,并以发货员审核发货单作为销售发货的最终依据。

节点:【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】 双击:

6.2.3 销售开票
节点:【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】 双击:
增加默认参照发货单,或者点击生单选择订单生成。以客户磅单为准,根据实际数据并经市场部经理确认后,最终开销售发票,无特殊情况按销售发货单数量与订单价格开销售发票。
6.2.4 补损流程
补损操作由物管发货员根据销售业务交接单进行处理,销售业务员根据客户的反应与物管处理的交接单,提出补损发货审请,经销售部经理审核后,由销售计划员录入补损单,库管员根据补损进行补损发货。
6.2.5 退货流程
节点:【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【退货单】 双击:
需要开红字发票的才需要走退货流程。
6.2.5.1新增退货单,默认参照发货单生成。

6.2.5.2 参照退货单生成红字出库单(仓库操作)
6.2.5.3参照退货单生成红字发票(财务操作)

后续为财务操作,参照应收模块操作流程。
6.2.6 月末处理
本月业务处理完成后,需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。

第七章 库存管理系统的管理流程与操作方法
7.1 库存相关业务流程图

7.2、日常业务
7.2.1 入库业务
包括采购入库(采购退红为红字)、产成品入库、其它入库
7.2.1.1 采购入库
节点:【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】,双击:
增加默认参照采购订单,或者点击生单选择蓝字订单生成。根据实际到货数据修改数量。

7.2.1.2产成品入库
每天根据生成统计报表录入产成品,单价不输入。
节点:【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【产成品入库单】,双击:

7.2.1.3 其它入库单
不涉及到开票的入库业务能够填其它入库单处理。例如:销售补损时的入库。

7.3 出库业务
包括销售出库(退货为红字销售出库)、材料出库、其它出库
7.3.1 销售出库
节点:【供应链】-【库存管理】-【出库业务】-【销售出库单】,双击:
选择生单-销售生单,默认参照发货单生成。根据实际发货数量修改出库单的数量。负责人审核。

7.3.2 材料出库
节点:【供应链】-【库存管理】-【出库业务】-【材料出库单】
根据领料申请单生成,仓管员审核确认出库。

7.3.3 其它出库
不涉及到开票的出库业务能够填其它出库单处理。例如:销售补损时的出库。

7.3.4 销售补损
根据销售业务员的补损发货单。进行发货,并对补损发货单进行审核,作为补损发货的最终依据。出入库类别皆为补损。备注需要注明业务员和客户。
7.3.5 调拨业务
调拨单处理的是存货在各个仓库间的调拨业务。调拨单审核后自动生成一张其它出库单和一张其它入库单,类别为调拨出库和调拨入库。需要先审核其它出库单,再审核其它入库单后才完成调拨业务。
节点:【供应链】-【库存管理】-【调拨业务】-【调拨单】

7.3.6 盘点业务
企业会定期进行仓库的实际库存盘点,在实际库存与账面库存不平的情况下需要在U8里面录入盘点单。盘点单审核后,自动生成其它出库单(盘亏出库)或者其它入库单(盘盈入库),需要对生成的其它出入库单审核。盘亏盘盈是以账面为准。例如U8是100个,盘点实物为110个,那么U8里面要做盘盈入库10个。
节点:【供应链】-【库存管理】-【盘点业务】

7.3.7 月末处理
本月业务处理完成后,需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。

第八章 存货管理系统的管理流程与操作方法
8.1 日常业务
查询各种单据,例如采购入库单、销售出库单等,只能够修改其单价。
填制出入库调整单,处理结存像只有金额没有数量的情况,调整仓库的结存金额。
节点:【供应链】-【存货核算】-【日常业务】

8.2 业务核算
存货核算主要用于对企业存货的出入库业务进行出库存货成本的核算及计算结存余额、暂估成本处理、单据记账、凭证处理。
单据记账和仓库处理的顺序:(先处理进的单据和仓库,再处理出的单据和仓库)
1、记账特殊单据-调拨单。
2、记账采购入库单、其它入库单(无单价的手工输入),处理原辅料仓库。
3、记半成品入库单,处理半成品仓库。
4、记产成品入库单,处理成品仓。
5、记账出库单据(材料出库单、销售出库单、其它出库单),其它仓库处理。

操作讲解按照软件界面一次讲解。
8.3 正常单据记账
节点:【供应链】-【存货核算】-【业务核算】-【正常单据记账】
过滤条件过滤相应的单据,选择单据,点记账。

8.4 特殊单据记账
节点:【供应链】-【存货核算】-【业务核算】-【特殊单据记账】
过滤条件过滤相应的单据,选择单据,点记账。

8.5 恢复记账
单据记账以后,需要修改单据的情况需要恢复单据记账。然后重新记账。
节点:【供应链】-【存货核算】-【业务核算】-【恢复记账】
过滤条件过滤相应的单据,选择单据,点恢复。

8.6 暂估成本录入
节点:【供应链】-【存货核算】-【业务核算】-【暂估成本录入】
主要是处理采购或者其它入库的,没有与采购发票结算来单价的存货。手工输入暂估的成本单价。
首先进行单据的过滤,然后输入暂估的单价。此步在单据记账的时候会提示操作。

8.7 产成品成本分配
这里手工分配产成品的成本

8.8期末处理
对仓库进行期末处理,核算成本。
选择要处理的仓库点确定进行处理。需要恢复处理的时候选择已经处理的仓库点击确定恢复处理。
8.9 月末结账
单据全部记账,仓库全部处理以后需要进行存货核算模块的结账处理(需要在采购、销售、库存全部结账以后操作)。恢复本月结账需要登录次月1号来恢复。

8.10 财务核算
存货核算月末结账后,需要生成相关的凭证传入总账模块。财务核算主要是根据单据作凭证。
节点:【供应链】-【存货核算】-【财务核算】-【生成凭证】
首先选择需要生成凭证的单据,能够选择合成为一张凭证。
存货核算生成的凭证只能在本模块修改。总账不能够修改。
第九章 财务管理系统
9.1 应收应付系统管理流程与操作方法
9.1.1 应收应付流程
注:应收应付操作流程基本相同,这里只描述应付款管理的
9.2 日常业务
9.2.1 应付单据审核
节点:【财务会计】-【应付款管理】-【应付单据处理】-【应付单据审核】,双击:
跳出应收单据列表,选择需要审核的单据,点击审核处理。单据修改只能在采购模块修改。{其它应付款点应付单录入,增加应付单。}
9.2.2 付款单录入审核
节点:【财务会计】-【应付款管理】-【付款单据处理】 双击:

付款单参照实际付款手工增加录入,保存后可直接审核,选择是否制单。
9.2.3 付款核销
付款单和应付单审核后进行核销操作,核销后采购明细表可查询付款情况(销售模块查看销售综合统计表)。手工核销:选择单据,点击分摊,标题显示本次结算金额为核销成功。自动核销只提示核销成功。

取消核销:其它业务处理—取消操作

9.2.4 票据管理
应付款管理—票据管理

进行背书等操作后,票据不可修改,需要取消背书等操作,步骤为:其它业务处理—取消操作:

9.2.5 制作凭证
付款单、应付单没有立即制单的,能够选择手工制单处理。
节点:【财务会计】-【应付款管理】-【制单处理】

修改、删除凭证:单据查询---凭证查询

9.2.6 汇兑损益
节点:【财务会计】-【应收款管理】-【汇兑损益】

注意:取消汇兑损益条件
如果计算汇兑损益日期在已经结账的月份内,也不能被恢复。
如果该处理已经制单,应先删除其对应的凭证,再进行恢复。
9.2.7 帐表查询

9.2.8 月末处理
本月业务处理完成后,需要进行月末处理操作。
本操作需要在存货核算月末处理完成后进行。

9.3 总帐系统管理流程与操作方法
9.3.1 总帐与各相关管理模块的关系

9.3.2 日常业务
9.3.2.1 填制凭证
节点:【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】双击该节点,显示如下窗口:

单击”增加”按钮,显示如下窗口:

选择”凭证日期”、”凭证类别”、”附单据数”;
在”摘要”栏,输入凭证摘要。如果设置了常见摘要,则能够输入”常见摘要编码”,或点击按钮,从跳出窗口中选择所需的常见摘要;在”科目”栏,输入科目编码。或者单击按钮。如图显示:

选择你所需的科目。
9.3.2.2 修改凭证
A、在填制凭证中,经过按””或””找到要修改的凭证。
B、将光标移到制单日期处,可修改制单日期。
C、若要修改附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额,可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。
D、凭证下方显示每条分录的辅助项信息,若要修改某辅助项,则将光标移到要修改的辅助项处,双击鼠标,屏幕显示辅助项录入窗,可直接在上面修改即可。
E、若要修改金额方向,可在当前金额的相反方向,按空格键。
F、修改完后,按保存,如果不想保存当前的修改,能够按放弃。
注:应收应付、人力资源、存货核算系统传过来的凭证需要到原始模块进行修改,总账只能进行审核和弃审操作。
9.3.2.3 作废凭证
在凭证列表中选中需要作废的凭证,点击”作废”即可。选中已作废的凭证,点击”取消作废”即可恢复凭证。已作废的凭证在查询时依然保留,但不参与汇总记账。
注:作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号,只在凭证左上角显示”作废”字样。作废凭证不能修改,不能审核。在记帐时,不对作废凭证做数据处理,相当于一张空凭证。在帐簿查询时,也查不到作废的数据。
9.3.2.4 删除凭证
有些作废凭证不想保留,能够经过平整整理功能将这些凭证彻底删除,并对未记帐凭证重新编号。
步骤:
1、)节点:【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】
用鼠标单击菜单【制单】下的出现【整理凭证】节点如图:

然后选择要整理的月份,按【确定】后,屏幕显示作废凭证整理选择窗。如图:

选择你要删除的的作废凭证,然后点”确定‘按钮即可。
注意:删除掉的凭证无法恢复。请谨慎使用。
9.3.2.5 打印凭证
打印凭证的途径有很多条。
1.如果你制好凭证,就能够直接按打印,对本张凭证进行打印。如图:

2. 如果你想成批打印:

如右图显示,能够设置具体的打印参数,能够查询要打印的凭证。
9.3.2.6 查询凭证
节点:【财务会计】-【总账】-【凭证】-【凭证查询】

单击该节点,显示”凭证查询”窗口:

输入查询条件,按确定,显示如下窗口:

符合查询条件的凭证全部显示在凭证列表当中,双击其中一项,则新开窗口显示凭证的详细信息。

9.2.2.7 凭证审核与标错
节点:【财务会计】-【总账】-【凭证】-【审核凭证】

双击该节点,显示凭证查询窗口:

输入查询条件,然后按”确定”,显示如下:

选择好查询条件后,单击进入一张凭证,显示如下图窗口:

能够成批审核凭证,也能够单张审核凭证。而且能够对审核过程中发现不正确的凭证进行标错。
注:
1) 选中要审核的凭证,点击”浏览”或双击该凭证,可审查凭证的详细内容。
2) 审核后,应点击”刷新”才能看到审核结果;
3) 凭证审核后,发现审核错误,选中已审核错误凭证,单击菜单项”取消审核”,取消审核,但记账后的凭证无法取消审核。取消审核必须由审核人本人操作。
4) 凭证审核经过后,不能进行修改和删除操作。
5)对于错误凭证,进行修改并保存后,即可自动消除该凭证上的错误标志。
9.3.2.8 凭证记账
节点:【财务会计】-【总账】-【凭证】-【记账】

双击该节点,显示如下窗口:

输入记账的范围如图:

注:红圈里表示记账的范围是第一张凭证到第一张凭证。你也能够2-3。选择好范围后,单击”下一步”按钮,显示如下图窗口:

检查记账报告,准确无误以后点”下一步”如图:

点击”记账”即可。显示如图:

注:
1、当期结账后,不能进行取消记账操作。记账后的凭证不能进行修改、删除和取消审核,只有取消记账后方能进行以上操作。
2、如何反记账:节点:节点:【财务会计】-【总账】-【期末】-【对账】双击进入:然后同时按住:CTRL+H显示如图:

恢复隐藏的恢复记帐的按钮。如图:

双击进去,修改你的记账信息。
注:反记账只有账套主管才有权限。
9.3.2.9 凭证冲销
本功能主要用于错账冲正,对已记账的凭证进行冲销,系统自动生成冲销凭证。
节点:【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】

单击节点,进入”凭证冲销”界面:

输入要冲销的凭证,冲销即可。
9.3.2.10 凭证整理
节点:【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】

双击进入,显示窗口:

单击”确定”即可。选
注:本功能用于凭证重新排序、重新生成凭证号、删除作废凭证、清理断号凭证,应在当期期末凭证打印前进行。如当期凭证多次打印,则要审慎此操作,否则会造成已打印的凭证号与系统中的凭证号不一致。
9.3.3 总账月末业务
9.3.3.1结账
节点:【财务会计】-【总账】-【期末】-【结账】如图:

单击显示如下:

选择要结账的月份,然后点下一步。显示如图:

第四步是完成结账:如图;

试算平衡后,按下一步,然后点结账即可。
如果在结账后发现有凭证出错需要反结账:打开结账节点:同时点:ctrl+shift+f6
反记账的情况出现:打开对账节点,然后同时按:ctrl+H ,会出现恢复记账前状态的节点。