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超市采购业务的结构化方法分析与设计

19
2020年4月19日
文档仅供参考

学号_ 123632___

超市采购业务系统分析与设计

二级学院：信息与工程学院
专业名称：信息管理与信息系统
所在班级：信管B1201班
学生姓名：吴 兰

二○一五年六月

目录
1 超市采购业务系统分析 1
1.1引言 1
1.2可行性分析 1
1.2.1 技术可行性 1
1.2.2 经济可行性 1
1.2.3 社会可行性 1
1.3需求分析 2
1.4组织结构分析 2
1.5功能体系分析 3
1.6业务流程分析 3
1.7数据流程分析 4
1.7.1顶层数据流图 4
1.7.2一层数据流图 5
1.7.3二层数据流图 6
1.8数据字典 8
2 超市采购业务系统设计 9
2.1系统功能分析 10
2.2功能模块设计 11
2.3数据库设计 12
2.3.1 概念设计 12
2.3.2 逻辑设计 13
2.3.3物理设计 13
2.4人机界面设计 14
2.5 输入/输出设计 15
3 总结 15

1 超市采购业务系统分析
1.1引言
作为超市经营的一个核心环节，采购是获取利润的重要来源。采购制约着超市销售工作的质量，决定着超市商品周转的速度，关系到超市经济效益的实现程度。作为步入快速发展和成熟期的超市行业同其它企业一样，信息化是可持续发展、增加核心竞争力的必要手段。但当前为止，大多数超市管理信息系统都是不太完善的，信息化认识处于表面层次，业务流传和信息系统建设需要一段时间的探索、认识和渐进的过程。如果能够采用完善的系统，就能使业务井然有序地进行，简化日常烦琐事务，实现有效管理。因此，尽可能地完善采购管理系统是每个超市成功经营的核心问题的核心。
1.2可行性分析
1.2.1 技术可行性
该超市进销存系统运用的开发工具有：编程工具visual studio ,数据库SQL Server 等，它能够很好的把超市进销存系统中的各个功能很好的设计出来，由于该系统设计简单，使用方便，用户无需繁琐操作，因此在用户使用上是不会存在问题的。开发上本系统用C#高级编程语言来实现，用SQL Server 进行数据库设计，因此，本系统在技术上是可行的。
1.2.2 经济可行性
超市管理系统的投入，能够提高工作效率，减少工作人员，从而减少劳力资本的投入，系统投入不用太久，就能够收回开发系统的投资，因此从经济角度来说，本系统的开发是可行的。
1.2.3 社会可行性
当前超市管理系统已经在大型的超市中得到了广泛的应用，超市管理需要现代化和信息化，只有合理的运用信息化的管理，才能在市场竞争中立于不败。超市管理系统不但能够提高经营者的回报，而且能够随时掌握市场的动向，为经营者提供必要的市场信息，解决了经营者最需要解决的问题，同时超市管理系统对操作人员的要求不高，也合理的节约了成本的投入。本系统操作方便灵活，便于学习，因此，该系统具有可行性。综上所述，本系统的开发是完全可行的。
1.3需求分析
从提供的超市采购业务背景资料中分析得出采购管理系统的需求如下：
超市采购管理主要是对库存部门制定的采购申请单展开一系列的采购活动。经过对采购流程中各单据的处理，将商业超市采购管理的各个环节有机地联系起来，实现和库存部门的信息共享，提高工作效率，降低采购成本，提高企业盈利能力。
经分析可得出系统应该能够经过库存部门发来的采购申请单，编制采购订单，经审核不合格的采购订单要返回重新编制，合格的采购订单要存档。如果到货商品合格，系统应该能够制定采购付款申请单和采购入库申请单；如果验收不合格，应该能够制定采购退货单。系统能够根据采购退货单制定相应的采购退货收款申请单。最后应该能够对采购订单、采购商品和采购退货情况进行统计并汇总，以便进行业绩分析。
1.4组织结构分析
采购管理
采购部门
库存部门
销售部门
财务部门

图1.1 超市采购管理的组织结构图
1.5功能体系分析
根据需求分析的结果，可把采购管理完成的业务功能大致分为四个部分，分别为：
(1)采购订单管理业务。
(2)收货管理业务。
(3)采购付款申请管理业务。
(4)采购汇总统计管理业务。
1.6业务流程分析
根据分析，系统的业务流程图如下图1.2所示：
库存
采购
部门
采购申请单
部门
编制采购订单
验收管理
编制采购退货单
采购退货单
编制采购退货收款单
采购退货收款单
编制入库申请单
入库申请单
编制采购付款
申请单
采购付款申请单
供应
商
送货单
财务
部门
供应商信息
审核
人
审核订单
采购订单
合格采购订单
合格
不合格
采购订单统计
采购商品统计
采购退货统计
采购订单汇总表
采购退货汇总表
采购商品汇总表
经理
商品信息
不合格
采购订单

图1.2 采购业务流程图
1.7数据流程分析
采购系统就是采购部门根据库存送来的请购单进行系统处理，货到后向库存发出入库单。下一步就是对顶层数据流程图的“处理”进行分解，也就是对“采购系统的处理”分解为更多的“处理”：首先就是主管对仓库发来的请购单进行审批处理，然后对经过审批的请购单进行订单，合同处理。把请购单、订购单、合同记录归档，除了入库单外，还向财务部门提供用款信息。这样还不是很明白，我们得进一步分析，作第三层数据流程图：把订单、合同处理分开，鉴于合同处理内容丰富，再把合同处理细分为合同生成处理和合同管理。因此，从第三层数据流程图中，我们能够得到四个处理：审核、采购订单管理、采购合同生成和采购合同管理，而且审核、订单、合同生成条件，合同管理结果应该进一步明确。
1.7.1顶层数据流图
顶层数据流图是把整个系统看成一个整体，视系统为一个总的数据处理模块，只需指明处理与有关外部实体之间的信息交换关系就能够。顶层流图（环境视图）仅包含一个处理来代表被开发系统，它的输入流是该系统的输入数据，输出流是系统所输出数据。顶层流程图如下图1.3所示。
1.7.2一层数据流图
一层数据流图如下图1.4所示。
1.7.3二层数据流图
二层数据流图如下图1.5所示。

供应商
采购管理系统
采购入库申请单
采购申请单
送货单
采购订单
采购退货单

采购付款申请单
采购退货收款单
采购订单
库存
部门
财务
部门
经理
P
采购订单汇总
采购商品汇总
采购退货汇总

图1.3 采购业务的顶层数据流图
D
1
D
2
采购退货
P
1
处理
订单
P
2
收货
管理
P
3
收货
收付款
P
4
汇总
统计
库存
部门
供应商
送货单
采购订单
采购订单
财务
部门
汇总统计结果
采购
退货单
采购申请单
商品信息
供应品信息
D
3
采购订单
采购入库申请
采购订单
经理
采购付款
申请单
采购退货单
收款单
采购退货单
采购
订单

图1.4 一层数据流图
财务
部门
供应商

订单、合同处理
仓库

审批
已经过审批请购单
未经过审批请购单
请购单
请购单
请购单
入库单
用款信息
供应商信誉记录
采购合同记录
采购订单记录

图1.5 二层数据流图

P
1
.
1
P
1
.
1
????
生成订单
P
1
.
2
P
1
.
2
????
审核订单
库存
部门
采购申请单
D
2
D
1
供应商信息
商品信息
D
3
采购订单
不合格订单
???
供应商
采购订单信息
采购订单

图1.6 处理订单细化数据流程图

采购入库申请单
P
2
.
1
P
2
.
1
????
检验商品
P
2
.
2
P
2
.
2
????
???
编制采购
申请单
P
2
.
3
P
2
.
3
??????
???
编制采购入库
申请单
D
3
采购订单
D
5
采购退货单
供应商
库存
部门
不合格商品信息
合格商品信息
采购退货单
送货单
D
4
采购入库申请单

图1.7 收货管理细化数据流程图
D
3
P
3
.
1
编制采购付款
申请单
财务
部门
采购订单
D
5
采购退货单
P
3
.
2
编制采购退货
收款单
D
6
采购付款申请单
D
7
采购退货收款单
采购退货收款单
采购付款申请单

图1.8 申请收付款管理细化数据流程图

P
4
.
1
P
4
.
1
??
采购订单
统计
P
4
.
3
P
4
.
3
采购退货
统计
P
4
.
2
P
4
.
2
采购商品
统计
采购订单
经理
采购商品汇总
采购订单汇总
D
3
采购退货汇总
D
5
采购退货单

图1.9 汇总统计管理细化数据流程图
1.8数据字典
数据字典是关于数据的信息的集合，也就是对数据流图中包含的所有元素的定义的集合。即数据字典的作用，是对DFD中的每个数据规定一个定义条目，以保持数据在系统中的一致性。当用户或软件人员想了解某一数据的含义时，查一查字典就清楚了。
数据字典共描述六大条目：数据项、数据结构、数据流、处理逻辑（加工）、数据存储和外部项。数据字典的编制一般以底层数据流图为主，参考顶层及中层数据流图。
下面对系统中的主要数据字典进行定义：
数据流：
数据流名：请购单
简述：库存部门发出的请购信息
组成：请购单编号+商品编号+商品名称+规格+单价+请购数量+需要日期+请购单状态+账号 +生成日期+审批意见
备注：
数据流名：商品库存信息
简述：规定库存下限，当前仓库里商品库存量随进货完毕而改变
组成：商品编号+库存量+库存下限
数据流名：商品信息
简述：由其它部门提供，审批时使用
组成：商品编号+商品名称+规格+单价+供应商编号+生产商编号+备注
数据流名：财务部门信息表
简述：由财务部门提供，审批时使用
组成：部门代码+可用资金+最近使用时间+最近使用理由
数据流名：采购订单
简述： 采购订单管理模块生成，流向合同生成模块
组成：订购单编号+订购单状态+下单日期+账号+商品编号+商品名称+规格+数量+单价+金额
表1-1 采购订单编号数据元素卡片

2 超市采购业务系统设计
完成了系统的需求分析之后，就进入了系统的设计阶段，在整个系统的开发时期中，设计阶段是最主要的阶段。按软件生存周期的划分，设计任务一般分两个阶段来完成。第一个阶段是概要设计，它的任务是建立软件的总体结构，即软件的组成，以及各组成成分(子系统或模块)之间的相互联系。第二个阶段是是详细设计，其任务是确定模块的内部算法和数据结构，产生描述各个模块程序过程的详细设计文档。本系统采取了原型法，笔者先根据需求分析设计出原型，然后在原型的基础上进行不断的测试和改进。在本系统的设计过程中采取了模块化的设计方法，化繁为简。
2.1系统功能分析
首先先对超市采购进行简单的介绍，让大家进一步了解采购管理系统的操作流程。本系统分为四种操作员运行，每种操作员有自己的账号和密码。按照采购流程我们来认识每种操作员的操作内容。首先是仓库部门的操作员，她在请购单管理模块里主要是根据商品库存是否有缺货可能来进行请购单添加、修改操作。 然后主管人员登入界面，对生成的请购单进行审批。审批前要查看商品销售计划列表、商品信息表、执行中合同情况等然后提交审批意见。接着采购部门的人员登入订购单管理界面，根据已经批准的请购单列表生成订购单，该界面还提供供应商列表，双击某供应商便可查看供应商信誉纪录，供选择供应商时判断使用。在相应合同还没有生成之前都能够修改、撤销操作。刚生成的订购单还且当未执行状态，然后进入合同管理界面，该界面提供合同添加，修改，撤销，查询，统计功能。选择订购单号就能够跳出订单信息，再填入最终价格等就生成相正确合同，合同一旦生成就进入执行状态，退出后返回到订购单管理界面就能够发现订购单也自动变为执行状态了。此时就不能对订购单和合同内容作任何修改。到货后，更改合同状态为已完成，则订购单也变为已完成，此时查看供应商信誉纪录，便可发现信誉记录已更新。再以财务部门人员的身份登入资金审批界面，提供了部门资金信息和待审批资金项目。只要点击审批按钮就能够跳出请求详细信息，如果选择是，则可发现审批分类列表和部门资金数目更改。最后仓库人员再次登入，则跳出入库单，提供商品名称和数量，而且能够发现该商品的库存量已经更新。
采购管理以采购订单为中心，经过跟踪采购订单的执行过程（采购入库、采购退货、采购付款等），随时反应采购订单的执行情况，并可由这些单据汇总出相关的信息统计表。采购系统中涉及财会业务的数据自动转入会计总账系统，涉及库存业务的数据自动转入库存系统。
根据数据流程图分析，采购系统应该具备以下具体功能：
(1)订货管理功能。
经过库存部门发来的采购申请单，编制采购订单，并经审核人审核，确认无误后提交相应的部门。
(2)收货管理功能。
商品到达后，完成商品的检验工作，如果商品不合格则进行退货处理，合格则进行入库处理。
(3)付款申请管理功能。
主要是完成编制采购付款申请单和采购退货收款单的任务。
(4)汇总统计功能。
主要完成采购订单、采购退货单及采购商品的汇总统计工作。
2.2功能模块设计
制定采购付款申请单

采购商品汇总

采购订单
统计

订单审核

订单输入
制定采购付款申请单

制定退货收款单
采购管理

订货管理

付款
申请
管理

汇总统计

检验商品

收货管理

制定入库单

制定退货单
根据采购业务的数据流程图的分析结果，遵循模块划分的原则，对采购系统功能进行设计，如下图所示

图2.1 采购业务功能图
2.3数据库设计
在系统的实现阶段，所有的编码设计都必须围绕着数据库的结构进行，都必须受到数据库结构的约束，因此，数据库的设计直接关系到系统开发的成败与运行效率。在系统的开发过程中，着重设计在有效、安全、完整的基础上的实现数据库的最小冗余度。
2.3.1 概念设计
列出各个实体包含的属性，而且确定各个实体的主码。
①供应商信息（供应商编号、供应商名称、电话、开户行、开户行账号、税号、地址、备注）；
②采购订单（采购订单编号、供货日期、生效日期）；
③采购入库申请单（采购入库申请单编号、入库日期、申请日期、入库金额）；
④采购退货单（采购退货单编号、退货日期、退货原因）；
⑤采购付款申请单（采购付款申请单编号、付款日期、供应商编号、付款金额）；
⑥采购退货收款申请单（采购退货收款申请单编号、供应商编号、退款金额）；
⑦商品信息（商品编号、商品名称、生产厂商、出厂日期、保质期、商品条码、店内码、简称、规格、色/味、批号、注册商标、计量单位、进价、税率、售价、备注）；
⑧采购申请单（采购申请单号、申请日期、申请制单人、申请审核人、备注）；
系统E-R图如下图2.2所示

采购退货
收款申请单
申请单
组成2
商品信息
N
M
M
采购付款
申请单
采购入库
申请单
1
1
组成3
形成3

形成5

形成4

形成1
形成2
采购订单
组成1
签订
商品信息
M
供应商信息
1
N
N
1
采购申请单
1
1
采购退货单
1
N
1
1
1
1

图2.2 采购业务E-R图
2.3.2 逻辑设计
三个多对多的联系分别转化为三个独立的关系模式：
①采购订单明细（商品编号、采购订单编号、采购单价、采购数量、计量单位）；
②采购入库申请单明细（商品编号、采购入库申请单编号、采购单价、入库数量、计量单位）；
③采购退货单明细（商品编号、采购退货单编号、采购单价、退货数量、计量单位）；
2.3.3物理设计
根据关系模型得出数据库的物理表
表2-1 供应商信息表
字段名
简 称
数据类型
数据长度
说 明
供应商名称
Su-name
字符型
20
Not null
供应商编号
Su-id
字符型
13
Not null，PK
地址
Add
字符型
40

电话
Tel
字符型
12

开户行名称
Bank
字符型
10
Not null，FK
备注
Memo
字符型
30

表2-2 采购订单表
字段名
简 称
数据类型
数据长度
说 明
采购订单编号
Cg-no
字符型
13
Not null，PK
供货日期
Avail-date
日期型
8
Not null
生效日期
Effect-date
日期型
8
Not null
供应商编号
Su-id
字符型
13
Not null，FK
表2-3 采购订单明细表
字段名
简 称
数据类型
数据长度
说 明
采购订单编号
Cg-no
字符型
13
Not null，PK
商品编号
Good-id
字符型
13
Not null，FK
采购单价
Cg-money
货币型
8
Not null
采购数量
Cg-mount
数值型
8
Not null
计量单位
Measure
字符型
8
Not null
2.4人机界面设计
表2-4 采购订单界面设计表

商品编号
商品名称
数量
单价
金额
C(8)
C(20)
N(12)
N(8,2)
N(12,2)

采购订单明细录入
采购订单编号 N(13)
供货商编号： C(6)
采购日期：N(4)年N(2)月N(2)日
供货商名称：C(30)
采购人员编码：C(2)
财务记账标志：C(1)
保存
退出

2.5 输入/输出设计
系统输入/输出（I/O)设计是在系统设计中很容易被忽视的环节，又是一个很重要的环节，它对于用户和今后系统使用的方便和安全可靠性来说都是非常重要的。一个好的输入系统设计能够为用户和系统双方带来良好的工作环境，一个好的输出系统能够为管理者提供简洁、明了、实用的管理和控制信息。下面分别对这两方面讨论。
输入设计包括输入方式设计、用户界面设计。在本系统中，输入几乎都是采用键盘输入，键盘输入与用户界面设计是紧密联系在一起的。设计时。我们本着方便用户的原则，主要采用了以下措施：
(1) 注意保证各个模块的输入格式一致，方便用户使用不同的模块。
(2) 严格的检错措施。尽量减少用户的输入，以减少出错羁旅；对用户的输入内容，作空格、非法字符等检验。
(3) 使用菜单方式，使得条例清晰、逻辑性强。
(4) 关键性的强调和警告：对于数据库的更新、删除及用户登录等操作，利用提问的方式来帮助用户进一步来帮助用户进一步确认操作的有效性。
3 总结
在本系统的开发过程中我学到了很多知识，推动和培养了我的自主能力、自我学习能力以及创新能力。让我能够应用信息系统分析与设计的方法进行实际管理信息系统的分析和设计，一方面让我体验实际开发时的软件工作环境，积累一些系统开发的方法和经验，掌握信息系统分析设计思想和方法，另一方面提高我分析问题和解决问题的能力，充分调动了我的创新意识，提高综合思考能力，提高调查、分析、设计、组织协调能力。我觉得这次系统设计和分析课题让我真的了解到了开发一个系统的整个流程，让我一片空白的大脑懂了很多，为我毕业设计和今后工作打下了良好的基础。