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仓库部ERP系统操作手册

56
2020年6月23日
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江门瑞怡乐甜味厂有限公司
ERP系统操作手册

文档作者: 古世文
创立日期: -11-17
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文档编码: ATTN-SUNLIKE-CHIC-002
当前版本: V1.0

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天心公司项目经理

瑞怡乐公司项目经理

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引言
前期经过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司( 以下简称瑞怡乐) 的需求调研、 系统配置、 操作培训、 流程优化等阶段, 现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述, 构成了该操作手册。其中重点描述瑞怡乐的销售方面、 财务方面、 电商方面、 生产方面、 采购方面、 仓库方面和物流方面的业务流程、 组织形式在ERP系统里的操作方式, 同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。
该方案中, 我们将明确:
系统基本功能
各业务流程的系统操作
关键性操作说明
业务报表反映

参考相关文档:
《》

通用性
快捷键使用
l 在系统里, 打开任何单据时, 能够提供以下的快捷键使用:
Ø F1 打开当前单据的系统说明, 以便操作员能够查看该单据的栏位说明和操作方法;
Ø F2 ”新增”单据按钮快捷键;
Ø F3 ”速查”窗口快捷键;
Ø F4 ”删除”单据快捷键, 是对整张单据内容进行删除;
Ø CTRL+D 组合键, 对单据其中一行内容进行删除;
Ø CTRL+A 组合键, 对单据内容完全复制变为新的单据;
Ø CTRL+I 组合键, 对单据任两行之间插入一行;
Ø F8 ”存盘”单据快捷键;
Ø F7 ”打印”单据快捷键;
单据临时保存
l 操作员在进行单据录入时, 有时单据还没有完全录入完毕, 但有其它事情要进行处理, 如果此时保存了该单据, 则单据会自动进入下一流程环节, 就会提供了不完整的单据信息。系统提供能够不用保存单据, 只需将此单据存入临时数据库, 操作员也能够将系统退出, 下次再登录时, 将此临时的单据调出即可, 如下的操作:
Ø 在单据表头右边的空白位置点鼠标右键, 如下图标示:
在此空白区域点鼠标右键

Ø 在空白区域点鼠标右键后, 会出现如下图所示的菜单:

Ø 在出现的菜单列表里选择”当前数据存入临时表”, 出现如下图的窗口:

Ø 系统会自动在”单号”栏位生成一张临时记录的单号, 以便下次调出临时数据时使用, 操作员也能够在备注栏位内输入一些信息, 以便查询, 然后点”确定”即可。
Ø 下次登录系统时, 则同样能够在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表, 选择”从临时表导入数据”, 在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。
单据默认值设定
l 操作员在操作单据, 对于一些每次都必须输入且是相同数值的栏位时, 系统提供设定单据的默认, 减轻输入量。比如请购单, 表头的采购部门、 请购部门、 请购人员这几个栏位都是要求必输入的, 则能够对其设定默认值。同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键, 在弹出的菜单列表里选择”表头栏位设定缺省值”, 如下图所示:

l 选择菜单后, 弹出如下图的窗口:

l 在”设定默认值”窗口里, 对要设定默认值的栏位里选择上内容, 然后确定即可。操作员以后每次打开此单据时, 已设定默认值的栏位都不用再重新输入。
货品查询
l 操作员在做单的时候, 必须录入货品资料, 而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢? 系统提供以下三种查询方式, 以请购单为例:
1. 默认查询
单据下方属性里的货品查询方式选为”1.默认查询”, 如下图所示:

将鼠标放在”品号”栏位内, 如下图所示:

然后在”品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母( 助记码) , 系统会将根据输入的关键词进行过滤, 会将包含该关键词的内容显示出来, 如下图所示:

此种过滤方式, 因考虑到显示资源的问题, 因此系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。
2. 组合查询
组合查询的方式能够同时根据编码、 名称、 规格等几个栏位信息一起过滤, 前提是要在单据下方的”属性”里将货品查询方式选为”2.组合查询”, 如下图所示:

然后在单据里的品号栏位里, 点击栏位里右边的按钮, 会弹出如下的窗口:

这样能够在相应的过滤栏位里选择或输入内容, 系统会根据这样的多级过滤条件进行查询, 如下图所示:

系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来, 只需在对所需的物料前面的”选择”栏位进行双击, 能够多选。然后再点右下角的确定即可。
² 栏位说明:
大类: 编码的总归类, 分为制成品、 半成品、 原料、 物料;
中类: 请参阅《编码原则》文档;
品号: 物料编码, 请参考《编码原则》文档;
品名: 物料名称, 能够输入其中某一关键词。
3. 默认模糊查询
单据下方属性里的货品查询方式选为”1.默认查询”, 如下图所示:

然后在单据里的品号栏位里, 点击栏位里右边的按钮, 会弹出如下的窗口:

第一次打开此窗口时, 系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来。
然后在窗口上方的”条件”菜单里选择”查找”, 如下图所示:

选择”查找”菜单后, 会出现如下图所示的窗口:

然后操作员能够在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤, 如下图:

此种方法是比较高效的查询方式, 系统会自动将本次操作的过滤关键词保存, 下次再进入此窗口时, 显示速度会加快。建议在所有单据里查询货品时都采购此方式。
我的工作台
l 用户每次登录系统时, 都会自动显示”我的工作台”界面, 如下图:
如此选项没有勾上时, 进入系统时不会自动显示我的工作台

l 如登录系统时, 没有显示”我的工作台”, 则能够直接在系统左上角的菜单框里输入”我的工作台”拼音首字母, 也能够直接带出菜单, 如下图:
或能够直接点击此快捷图标

l 对于操作用户, 能够直接在左边的”我的单据”里查询有哪些单据( 需审核的) 已经被审核或还是在审核中的, 如下图说明:
未审单据: 当前操作员输入的需走审核流程且”未审核”的单据;
在审单据: 当前操作员输入的需走审核流程且未终审、 但已进入审核过程的单据;
终审单据: 当前操作员输入的需走审核流程且已终审的单据;
退审单据: 当前操作员输入的需走审核流程的但被退审的单据;

² 在查询未审核单据、 终审单据、 退审核单据等信息时, 如显示内容不齐全, 则要注意下方的过滤设置条件查询窗口里的日期有没有选择正确, 如下图:

l 对于部门经理、 公司领导或职能部门, 需要对单据进行审核时, 能够在”我的工作台”上点选”我的审核”, 如下图:

l 要查看有哪些单据需要审核时, 则点击”待审核”按钮, 会出现如下图:

l 对于待审核单据的详细内容, 能够直接双击单据号码栏位里的单据号, 系统会自动跳转到该单据的详细信息, 比如现在双击单据号码为: SO3B240001这张单, 结果显示如下图:

l 如对该单据是审核同意或是不同意时, 能够点击下面的”审核”, 如下图:

l 此时选择”同意”或”不同意”, 系统会再次弹出提供输入留言窗口, 如下图:

l 如有备注信息输入后, 确定即可。
l 要查看已经审核了哪些单据, 或要对某张单据进行反审核时, 则能够在”我的工作台”左边选择”已审核”, 如下图:

l 能够双击该单据号码进行后, 再在下方点选”反审核”, 也能够在此页面上的”同意/不同意”上单击右键选择”反审核”。如果要反审核之前已经审核经过的单据时, 前提该单据还没有流转到下一流程.
l 系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据, 以便操作员能够快速打开单据进行作业, 则在”我的工作台”左边选择”最近的工作”, 如下图:

l 有部分操作员开通了预警提示, 不同的操作员有不同的内容。这部分操作员进入”我的工作台”后, 能够在左边的菜单中选择”我的预警”, 如下图所示:

l 此时对于显示红色的内容, 能够双击进入查看即可。能够根据这些预警的信息进行后续单据处理。
² 对于”我的工作台”更详细的操作说明, 请参阅文档《Sunlike+ERP+系统维护操作手册》。

整体流程图

仓库部
仓库部流程图

涉及单据和用途
单据别
用途
进货送检单
采购收料货品进入仓库时需经过QC检验, 用仓库人员送检
暂估单
经过QC检验合格货品仓库入库转暂估单( 代替以前的进货单)
进货验收退回
经过QC检验不合格货品仓库入库转进货验收退回, 退回给供应商
缴库单
生产的成品经过QC检验合格货品仓库入库转缴库单
生产领料单
生产上的原料领用, 来源于生产部的生产领料申请
生产退料单
生产上的原料退用, 来源于生产部的生产退料申请
生产补料单
生产上的原料补料, 来源于生产部的生产补料申请
出库单
仓库送货前做的备货动作, 来源单为客户订单
销货单
货品出库, 来源单为出库单( 备货单)
库存调拨单
仓库对货品库位进行转移, 来源单为库存调拨

进货送检
此单适用用采购收料送检
1、 打开”进货送检”的菜单如下:

2、 打开”进货送检”后, 系统会跳出如下的窗口所示:
1、 点击【新增】
2、 点击【转入单号】

3、 由于进货送检是要经过采购单转入的, 因此在表头的”转入单号”栏位选择”从采购单转入”, 如下图所示:
3、 输入查询条件
6、 点击选取
5、 双击点选单号
4、 点击【查询】

4、 在弹出的窗口里, 在”采购单号”栏位选择要转入的单号PO3C0 1, 然后点”查询”, 系统会将此采购单的明细物料清单显示出来, 如下图所示:
8、 点击【选取】
7、 双击勾选‘Y’

5、 在窗口里选择对应的货品代号后, 打勾确定后, 系统会将此选择的内容带到进货送检单的表身, 如下图所示:
9、 确定无误, 点击存盘

6、 转入对应的采购单内容后, 再次核对送检单内容, 确认无误后, 点存盘即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
TI进货送检
日期、 采购单号、 品号、 数量

转暂估单
1、 每次登录系统时或者直接打开,系统都会弹出”我的工作台”界面, 主要是显示有哪些待办事项和是否有待审核的单据等信息, 如下图:
1、 点击【我的工作台】

2、 点击左边菜单栏中的”我的预警”, 即会过滤出有哪些要自己处理的事项信息 如下图:

3、 以上图显示的信息来看, 其中”检验未转单”这项有数值显示, 代表QC部门提交了验收单, 但仓库还没入库或者进货退回处理的;
4、 要查看有哪些是检验未转单的, 能够点击”检验未转单”, 进入如下图的界面:

5、 然后点击按钮, 出现如下图的过滤界面:

6、 在上图的过滤窗口中, 如果要查看全部的进货送检未转单的, 则能够在下方的”单据种类列示”里的”进货验收”打上勾, 然后点击”确定”即可, 系统会将全部进货送检但没转单的物料过滤出来, 如下图:

7、 在过滤出来的结果中, 能够看到”验收单号”、 入库单号、 合格数量、 不合格数量、 验货数量等信息。
8、 要对某一张验收单号进行检验时, 则能够双击前面的”选择”栏位, 双击后, 系统会标上”Y”字符, 如下图:

9、 选择上要检验的物料后, 在下方的下拉栏位里选择上”2.转暂估”, 然后再点击旁边的按钮, 系统会带将勾选的物料转到”验收单转暂估处理”, 并弹出如下的窗口:

10、 再次确认要验收的物料无误后, 点击”选取”按钮, 系统会将这些物料全部转入到暂估单, 如下图:

11、 确定检验结果录入无误后, 点单据下面的”存盘”即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
ZG暂估单
日期、 采购单号、 品号、 数量

进货验收退回
1、 每次登录系统时或者直接打开,系统都会弹出”我的工作台”界面, 主要是显示有哪些待办事项和是否有待审核的单据等信息, 如下图:
1、 点击【我的工作台】

2、 点击左边菜单栏中的”我的预警”, 即会过滤出有哪些要自己处理的事项信息, 如下图:

3、 以上图显示的信息来看, 其中”检验未转单”这项有数值显示, 代表QC部门提交了验收单, 但仓库还没入库或者进货退回处理的;
4、 要查看有哪些是检验未转单的, 能够点击”检验未转单”, 进入如下图的界面:

5、 然后点击按钮, 出现如下图的过滤界面:

6、 在上图的过滤窗口中, 如果要查看全部的进货送检未转单的, 则能够在下方的”单据种类列示”里的”进货验收”打上勾, 然后点击”确定”即可, 系统会将全部进货送检但没转单的物料过滤出来, 如下图:

7、 在过滤出来的结果中, 能够看到”验收单号”、 入库单号、 合格数量、 不合格数量、 验货数量等信息。
8、 要对某一张验收单号进行检验时, 则能够双击前面的”选择”栏位, 双击后, 系统会标上”Y”字符, 如下图:

9、 选择上要检验的物料后, 在下方的下拉栏位里选择上”5.转进货验收退回”, 然后再点击旁边的按钮, 系统会带将勾选的物料转到”验收单转进货验收退回处理”, 并弹出如下的窗口:

10、 再次确认要验收的物料无误后, 点击”选取”按钮, 系统会将这些物料全部转入到进货验收退回单, 如下图:

11、 确定检验结果录入无误后, 点单据下面的”存盘”即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
YB退回单号
日期、 采购单号、 品号、 数量

生产领料
生产领料单用于定额物料的领料, 来源单是生产部的生产领料申请单。
1、 打开”生产领料”的菜单如下:

2、 打开”生产领料”后, 系统会跳出如下的窗口所示:
2、 点击【过滤】
1、 点击【新增】

3、 由于生产领料单是要经过生产领料申请单转入的, 因此在表头的”过滤”进入筛选界面, 如下图所示: 5、 点击【过滤】
4．确认已经勾选【申请单】
3、 输入查询条件

4、 在弹出的窗口里, 在”申请单号”栏位选择要转入的单号QL3C0 1, 然后点”查询”, 系统会将此申请的明细物料清单显示出来, 如下图所示:
6、 双击勾选‘Y’
7、 点击【选取】

5、 在窗口里选择对应的货品代号后, 打勾确定后, 系统会将此选择的内容带到生产领料单的表身, 如下图所示:
9、 确定无误, 点击存盘

6、 转入对应的申请单内容后, 再次核对生产领料单内容, 确认无误后, 点存盘即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
ML生产领料单
日期、 申请单号、 品号、 数量

生产退料
当生产部所领走的定额物料需要退回仓库的情况下, 能够经过生产退料单处理, 来源单是生产部的生产退料申请单。
1、 打开”生产退料”的菜单如下:

2、 打开”生产退料”后, 系统会跳出如下的窗口所示:
2、 点击【过滤】
1、 点击【新增】

5、 点击【过滤】
3、 输入查询条件
4．确认已经勾选【申请单】
3、 由于生产退料单是要经过生产退料申请单转入的, 因此在表头的”过滤”进入筛选界面, 如下图所示:
4、 在弹出的窗口里, 在”申请单号”栏位选择要转入的单号Q23C030001, 然后点”查询”, 系统会将此申请的明细物料清单显示出来, 如下图所示:
7、 点击【选取】
6、 双击勾选‘Y’

9、 确定无误, 点击存盘
5、 在窗口里选择对应的货品代号后, 打勾确定后, 系统会将此选择的内容带到生产退料单的表身, 如下图所示:
6、 转入对应的申请单内容后, 再次核对生产退料单内容, 确认无误后, 点存盘即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
M2生产退料单
日期、 申请单号、 品号、 数量

生产补料
当生产部对于定额已领完, 并发生超额领用时, 能够经过生产补料单处理, 来源单是生产部的生产补料申请单。
1、 打开”生产补料”的菜单如下:

2、 打开”生产补料”后, 系统会跳出如下的窗口所示:
2、 点击【过滤】
1、 点击【新增】

3、 由于生产补料单是要经过生产补料申请单转入的, 因此在表头的”过滤”进入筛选界面, 如下图所示: 4．确认已经勾选【申请单】
5、 点击【过滤】
3、 输入查询条件

4、 在弹出的窗口里, 在”申请单号”栏位选择要转入的单号Q33C030001, 然后点”查询”, 系统会将此申请的明细物料清单显示出来, 如下图所示:
7、 点击【选取】
6、 双击勾选‘Y’

9、 确定无误, 点击存盘
5、 在窗口里选择对应的货品代号后, 打勾确定后, 系统会将此选择的内容带到生产补料单的表身, 如下图所示:
6、 转入对应的申请单内容后, 再次核对生产补料单内容, 确认无误后, 点存盘即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
M3生产补料单
日期、 申请单号、 品号、 数量

出库单
此单适用仓库备货
1、 打开”出库单”的菜单如下:

2、 打开”出库单”后, 系统会跳出如下的窗口所示:
1、 点击【新增】
2、 点击【受订单转入】

3、 由于备货单是要经过受订单转入的, 因此在表头的”转入单号”栏位选择”从受订单转入”, 如下图所:
6、 点击选取
4、 点击【查询】
5、 双击点选单号
3、 输入查询条件

4、 在弹出的窗口里, 在”受订单”栏位选择能够输入筛选单号, 然后点”查询”, 系统会将此受订单的明细物料清单显示出来, 如下图所示:
8、 点击【选取】
7、 双击勾选‘Y’

5、 在窗口里选择对应的货品代号后, 打勾确定后, 系统会将此选择的内容带到出库单的表身, 如下图所示:
9、 确定无误, 点击存盘

6、 转入对应的受订单内容后, 再次核对出库单内容, 确认无误后, 点存盘即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
CK出库单
日期、 受订单号、 品号、 数量

销货单
此单适用仓库做了备货后直接出库
1、 打开”销货单”的菜单如下:

2、 打开”销货单”后, 系统会跳出如下的窗口所示:
1、 点击【新增】
2、 点击【出库单转入】

3、 由于销货单是要经过出库单( 备货单) 转入的, 因此在表头的”转入单号”栏位选择”从出库单转入”, 如下图:
6、 点击选取
5、 点选单号
4、 点击【查找】
3、 输入查询条件

4、 在弹出的窗口里, 在”出库单”栏位选择能够输入筛选单号, 然后点”查询”, 系统会将此出库单的明细物料清单显示出来, 如下图所示:
8、 点击【选取】
7、 双击勾选‘Y’

5、 在窗口里选择对应的货品代号后, 打勾确定后, 系统会将此选择的内容带到销货单的表身, 如下图所示:
9、 确定无误, 点击存盘

6、 转入对应的出库内容后, 再次核对销货单内容, 确认无误后, 点存盘即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
SA销货单
日期、 出库单号、 品号、 数量

库存调拨单
将物料转移仓库, 来源单是调拨申请单。
1、 打开”库存调拨单”的菜单如下:

2、 打开”库存调拨单”后, 系统会跳出如下的窗口所示:
2、 点击申请单号( 2)
1、 点击【新增】

3、 由于调拨单是要经过调拨申请单转入的, 因此在表头的”转入单号”栏位选择”从申请单转入”, 如下图:
6、 点击选取
5、 点选单号
4、 点击【查找】
3、 输入查询条件

4、 在弹出的窗口里, 在”申请单号”栏位选择能够输入筛选单号, 然后点”查询”, 系统会将此调拨申请单的明细物料清单显示出来, 如下图所示:
8、 点击【选取】

7、 确定无误, 点击存盘

5、 转入对应的调拨申请内容后, 再次核对调拨单内容, 确认无误后, 点存盘即可。
涉及单据和审核
单据别
必输栏位
制单人
审核人
代理审核人
IC调拨单
日期、 调拨申请单、 品号、 数量