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酒店管理系统基本操作流程

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2020年4月19日
文档仅供参考
酒店管理系统基本操作流程

一、电脑的基本操作
1. 电脑正常开关机:
开机:先打开主机电源,看到电源指示灯亮后,再打开显示器的电源开关,当显示器的电源灯由黄色变为蓝色后,说明电脑正常开机,大约5-20秒后即进入WINDOWS操作系统。
关机:对于WINDOWS操作系统,能够直接从桌面左下角”开始”菜单中选择”关闭系统”弹出的窗口下”关闭计算机”项,即可实现正常关机。
2. 鼠标的使用:
单击:按下鼠标左边键一次为单击,所有操作系统中”按钮”或”下拉式列表”等控件选择时,基本采用单击。
双击:迅速按下鼠标左边按键两次(两次时间间隔要短,如果过长就会变为两次单击)为双击;操作系统中,图标选择及表格项目选择基本上采用双击。
右击:按下鼠标右边按键一次为右击。
拖动:将鼠标指针移到目标上,按住鼠标左边按键不放然后移动鼠标为拖动。
3. 电脑死机处理:
一般死机:电脑在运行过程中,因人为因素或电脑环境因素而出现没有响应预定的操作结果,同时经过正常操作也无法退出的情况下;可经过同时按Ctrl+Alt+Del三个键强行关闭当前操作,等电脑弹出”关闭程序”窗口后,在窗口中按”结束任务”按钮,操作系统就会强行结束当前操作,结束后再弹出对话框,再次按”结束任务”按钮,电脑即可恢复操作。
严重死机:电脑出现死机时,经过上述恢复操作还不能正常运作,或者是键盘鼠标根本不起作用;这样的情况就是严重死机,解决的唯一办法是:连续按住主机电源开关,直到关闭电源为止。
4. TAB键的运用
WINDOWS所有界面操作中,将光标从一个对象移动到另一个对象时,默认采用键盘上左上角的”TAB”键,而不是回车键。
二、酒店管理系统登录操作说明
1. 在WINDOWS桌面上,找到名字为(酒店管理)或(HOTEL)的快捷图标,将鼠标指针移到该图标上,并双击鼠标左键以进入(酒店管理系统)登录界面。
2. 依次填入你的用户名(系统管理员给予你的工号)、口令(属于你自己的密码,最长六位)以及班次(你所当值的班次)。然后单击登录窗口左下方的”确定”按钮以登录系统,进入主界面。
三、酒店营销子系统功能操作程序说明(接待)
1. 散客客人登记:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”接待”按扭弹出接待下拉式菜单,在接待下拉式菜单中选择”入住登记”并单击它以进入(入住登记)实时房态窗口,以下操作都在此窗口中进行,敬请留意!
快束登记:
a) 在窗口中选择一空净房间,并双击该房间图标弹出功能菜单界面;
b) 单击菜单上”客人快速登记”项,弹出(客人快速登记)对话框;
c) 依次填入客人姓名、离开日期、折扣、实际房租、收/免服务费以及备注信息等;
d) 核对资料无误后单击”确定”按钮,此时系统提示是否要现在输入客人的详细资料,选择否即可完成本次的快速登记操作。
详细登记:
a) 在快速登记的基础上,当系统提示是否要现在输入客人的详细资料时,选择是弹出(客人详细资料登记)对话框;
b) 填入客人的中、英文姓名,选定客人的性别;
c) 单击证件种类下拉菜单条,选定证件类别,填入证件号码;
d) 单击国籍下拉菜单条,选定客人的国籍;
e) 单击客人类型下拉菜单条选定客人所属的客人类型;
f) 单击签证种类下拉菜单条选定客人的签证类别,填入证件号码(仅对外籍客);
g) 填入客人的地址,以及备注信息(两间或以上房间一起结帐的必须注释另一间房的房号);
h) 核对资料无误,单击窗口右上方的”确定”按钮,保存记录信息,完成本次操作。
附属客人详细资料登记:
a) 在主客人详细资料登记的基础上,单击(附属客人详细资料)卡片,弹出附属客人详细资料卡片对话框;
b) 单击窗口右下方的”新增”按钮,弹出附属客人详细资料登记窗口;
c) 其资料录入与主客人相同,请参照主客人详细资料登记第2到第7步;
d) 核对资料无误,单击”保存”按钮,保存信息,完成本次操作。
客人资料修改:
a) 在”入住登记”房态窗口中,双击要修改的客人的房间号码,弹出功能菜单条;
b) 单击菜单上的”客人资料修改”按钮,弹出客人资料修改对话框;
c) 删除原有错误的记录资料,填入正确的记录资料;
d) 修改完毕后,核对资料无误,单击窗口右上方的”保存”按钮保存信息,退出窗口完成本次操作。
房间加人:
a) 在(入住登记)实时房态窗口中,双击要加客人的房间号码,弹出功能菜单条;
b) 单击菜单上的”住客房间加人”按钮,弹出(住客房间加人)对话框;
c) 填入要入住的客人姓名,然后单击”确定”按钮即可退出对话框完成本次操作。
在住客人换房:
a) 在(入住登记)实时房态窗口中,双击要换房的客人的房间号码,弹出功能菜单条;
b) 单击菜单上的”在住客人换房”按钮,弹出(换房)对话框;
c) 双击要换房的客人记录,这时窗口左边就会显示客人换房前的记录;
d) 在窗口右边填入客人要换到的新房号、折扣以及实际房价等;
e) 核对无误后单击”确认”,系统提示换房成功,单击”确定”按钮;
f) 单击”退出”按钮退出对话框,完成本次操作。
查看客人资料:
a) 在(入住登记)实时房态窗口中,双击要查看客人的房间号码,弹出功能菜单条;
b) 单击菜单上的”查看客人资料”按钮,弹出(客人资料查询)对话框;
c) 这时窗口就会显示该房间P客人的登记资料及其消费情况;
d) 如有S客人则在窗口右边的客人列表中双击其记录,即可查看该客人资料;
e) 单击”退出”按钮则退出该窗口,结束本次查询。
加床:
a) 在(入住登记)实时房态窗口中,双击要加床的房间号码,弹出功能菜单条;
b) 单击菜单上的”加床”按钮,弹出(客人加床快速登记)对话框;
c) 填入要加床客人姓名,然后单击”确定”按钮退出对话框,完成本次操作。
d) 如果要输入客人详细资料,请用客人资料修改来完成。
预订客人登记:
a) 在(入住登记)窗口中找到并双击客人预订的房间号码,弹出功能菜单条;
b) 单击功能菜单上的”预订客人登记”按钮,弹出(预订客人登记)对话框;
c) 双击左边窗口列表中的预订客人记录条,此时在右边窗口就会显示客人的详细资料;
d) 在右边窗口中补填完客人的全部详细资料
e) 核对资料无误,单击窗口右上方的”登记”按钮,退出窗口完成本次操作。
历史客(回头客)人登记:
a) 在快速登记的基础上,单击”回头客判定”按钮;
b) 如果系统提示此人曾光临过本酒店,单击”确定”按钮,弹出该客人的以前入住登记的详细资料窗口;
c) 双击窗口中的要传输的历史客人记录条,此时在窗口上方的(历史客人)栏中就会显示出双击的记录条的帐号;
d) 然后单击”传输资料”按钮传送资料,退出本窗口回到(窗人快速登记)窗口;
e) 单击”确定”按钮,系统提示是否现在输入客人的详细资料,选择”是”弹出客人详细登记窗口,检查传输资料是否准确后,按”保存”完成本次操作。
客人资料快速修改:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的<接待>按钮弹出接待下拉式菜单,在接待下拉式菜单中单击<客人资料修改>按钮,弹出(客人资料修改)窗口;
b) 利用各种查询条件在客人列表中显示出要修改的客人记录;
c) 找出并双击要修改客人的记录,此时窗口右边的(客人详细资料)栏就会显示出该客人登记的详细资料;
d) 在(客人详细资料)栏中删除原来错误的资料,填入新的资料;
e) 核对无误后单击”保存”按钮保存修改,然后单击”退出”按钮退出窗口;
团体登记:
流程:输入团体主单→输入某类房价→选择相应房价的房号→核查所选房号和房价是否正确→保存登记。
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”接待”按钮弹出接待下拉式菜单,在接待下拉式菜单中单击”团体登记”按钮,弹出(团体登记)窗口;
b) 填入入住团体名称、人数、预离日期、团体代表、地址及备注等(除名称和人数不可为空外,其余皆可为空);
c) 单击(允许增加团体成员)前面的复选框使其为选定状态,激活右边的房态表;
d) 在实际房租栏中输入实收房价;
e) 在房态表中找到要分给该团体的房间号,并双击该房间;
f) 系统提示XXXX房号成功分给该团体,单击<确定>按钮即可;
g) 重复第4、5、6步操作可为该团体分配好所有房间,完成分房操作;
h) 单击(团体成员)卡片可查看并核对该团体所有成员的房间信息;{此时若发现有错则可在(输入房号)栏中输入出错的房号,单击”取消分房”按钮取消该分房,然后回到(团体主单)卡片上,重新分配房号。}
i) 若核实无误则单击(团体主单)卡片,然后单击窗口左下方的”确定”按钮,保存记录并退出本窗口,完成本次操作;
团体资料修改:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”接待”按钮弹出接待下拉式菜单,在接待下拉式菜单中单击”团体资料修改”按钮,弹出(团体资料修改)窗口;
b) 在团体主单信息栏中找出要修改的团体名称并双击它,系统就会在下方的列表中显示出该团体登记的详细资料信息;
c) 在下方的窗口中修改团体主单的资料,操作时只需把原有的资料删除,填入新的资料即可。
d) 在右方的窗口中能够为团体增加成员,操作时请参照团体登记的第4、5、6步操作;
e) 核对修改无误后单击窗口左下方的”确认”按钮,保存修改并退出完成本次操作。
团体房转散客房:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”接待”按钮弹出接待下拉式菜单,在接待下拉式菜单中单击”团体登记”按钮,弹出(团体登记)窗口;
b) 在输入房号栏中输入要转成散客的房间号码,然后单击”确认”按钮;
c) 此时系统提示转换成功,单击”确定”按钮退出窗口,完成本次操作。
预订团体登记:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”接待”按钮弹出接待下拉式菜单,在接待下拉式菜单中单击”预订团体登记”按钮,弹出(预订团体登记)窗口;
b) 找到并单击要登记的团体订单记录,使它成为蓝色选定状态;
c) 单击”预订登记”按钮,弹出(预订团体登记)窗口;
d) 这时能够看到弹出的窗口和团体登记的窗口基本相同,其实接下来的操作也是和团体登记的步骤基本相同的,在此不再详述,请参照团体登记的第2至9步。
接待辅助功能:
历史客人新增:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”接待”按钮弹出接待下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”历史客人新增”按钮,弹出(新增历史客人资料管理)窗口;
b) 单击”新增”按钮弹出(历史客人新增资料新)对话框;
c) 填入历史客人的基本资料(如客人姓名、性别、证件类型、证件号码、出生日期、地址及备注信息等)和在本酒店消费的基本资料(如客人住过的房间号码、类型、房价、折扣、入住时间、离开时间、客人等级和收/免服务费等);
d) 核对输入资料无误后可单击”保存”按钮保存资料,该客人资料就会保存到历史客人资料库;
e) 单击”新增”按钮可继续增加历史客人资料,单击”退出”按钮可退出对话框完成本次操作。
VIP卡管理:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”接待”按钮弹出接待下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”VIP卡管理”按钮,弹出(VIP卡资料管理)窗口;
b) 单击”新增”按钮弹出(VIP客人资料新增)对话框;
c) 填入VIP客人的基本资料(如客人姓名、性别、证件类型、证件号码、出生日期、地址及备注信息等);
d) 核对输入资料无误后单击”保存”按钮保存资料,该客人资料就会保存到VIP客人资料库;
e) VIP客人资料修改:在VIP卡管理界面上的列表栏,单击要修改的客人资料项,再单击”修改”按钮弹出(VIP客人资料修改)对话框,输入修改内容按”保存”即可;
f) VIP客人资料删除:在VIP卡管理界面上的列表栏,单击要删除的客人资料项,再单击”删除”按钮弹出(VIP客人资料删除)对话框,选择”是”即可删除所选资料。
四、前台收银子系统操作程序说明(收银)
1. 帐务分类:
a) 住客帐务:指有住房客人的帐务,包含散客帐务和团体成员帐务;散客帐务只能在”住客帐务”中进行处理;对于团体成员帐篷国,能够在”住客帐务”中进行处理(如日常消费入帐、团体成员独立结帐等);也可在”团体帐务”中进行处理(团体与成员有付帐关系)。
b) 团体帐务:指以组团方式在酒店入住或消费的多个客人;为结帐结算方便,在帐务设置上,既为团体设立一主单帐号,又为每一成员设立各自消费帐号(和主单帐号有隶属关系);日常团体成员一起的消费(无法分出每人的消费额,如会务费、其它杂费等)记帐到团体主单帐号下,而团体成员个体的消费记帐到该团体成员的帐号下。
c) 挂帐帐号:指在酒店有消费,消费后采取挂帐的客人;本系统把挂帐客人分为三类:临时挂帐(在酒店消费后因某种原因而需暂时挂帐的散客或熟客)、内部签单(酒店内部有签单权限的老总、副老总等)、合约公司(同酒店有合同消费往来的单位或个人)。
2. 帐务操作:
a) 输帐:也叫入帐;是指把”费用(客人在酒店的消费)”或”付款(为消费而支付的付款)”录入到客人的帐号内;客人帐务采用流水记帐方式。客人帐务余额计算公式为:余额(平衡数)=费用总额(消费总额)—付款总额
b) 记帐:本系统有一规定,凡是输入的帐务记录,不能在原记录上进行修改;要修改或冲帐的话,必须用”输入新的帐目记录”来平帐。
c) 查帐:利用帐务系统能够查询客人明细帐、汇总帐、分类消费帐。
d) 转帐:可分为明细转帐和总帐转帐,明细转帐把客人帐务细目从一个帐目转入到另外一个帐目;明细转帐只能用于住客与住客之间的转帐。总帐转帐是把客人消费总帐一笔转入到其它帐号;总帐转帐可用于任何两个帐号之间。
e) 打印帐单:可根据客人的要求分别打印明细帐单、汇总帐单;如客人要求有些消费项目不要打印到消费单上,也能够用”选项打印”来实现客人的特殊要求。
f) 结帐:”结帐”概念是把当前在住客人或团体主单及挂帐客人结帐为历史客人,”结帐”操作有一前提条件:客人的消费帐必须结清(费用总额与付款总额相等,或余额不能有超过正负1的误差)。住客结帐可分为帐号结帐和房间结帐,帐号结帐每次只结一个帐号,房间结帐每次结完一个房间所有帐号。
3. 住客帐务处理:
A. 单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”住客帐务处理”按钮,弹出(住客帐务处理)窗口;
B. 单击”选择房号”按钮,弹出(帐号、房号查找)对话框窗口;
C. 输入要处理的房号,单击”确定”按钮,回到(住客帐务处理)窗口,窗口左上端显示客人登记资料(如姓名、房号、折扣、房价),右上端显示该房住有几位客人,下端显示客人的详细帐务资料。
D. 输付款:客人为消费而支付的一切有效的有价票据(如现金、信用卡、支票、现金券)付款金额能够为正数(代表收银员收到客人的钱),也可为负数(代表退还客人的钱或冲帐,但冲帐必须在备注有说明)。输入付款具体操作如下:
单击”输付款”按钮,弹出(付款处理)对话框;
单击付款代码右边的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选定付款方式;
单击标有原币金额右边的白色方框,输入客人所付实际金额数量;
单击标有备注信息右边的白色方框,输入开给客人的现金收据 单的单据号;
单击”确定”按钮退出对话框完成本次操作。
E. 输费用:客人在住期间消费的费用,采取流水式记帐方式,费用能够为正数(客人的实际消费),也能够为负数(因某种原因要减扣客人的消费,即冲消费帐);客人消费费用有些是自己记帐的,如:电话费、夜审房租等;其它的需人工输入,输入费用具体操作如下:
单击”输费用”按钮,弹出(入帐处理)对话框;
单击费用代码右边的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选取费用代码;
在原币金额栏输入客人在该项的消费金额;在备注信息栏输入备注信息;
单击”确定”按钮退出对话框完成本次操作。
F. 房间结帐:客人退房结帐操作;结帐时,每一次结完一个房间的所有客人帐号。具体的房间结帐操作步骤如下:
单击”房间结帐”按钮,系统提示是否真的要结帐,单击”是”按钮。
如果该房间的余额不为0,则系统提示此帐号平衡数不为零,请先处理帐务,单击”确定”;系统会弹出(付款处理)对话框。
单击付款代码右边的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选定付款的方式。
系统会自动在原币金额栏中显示与余额数相同的金额数,要折式RMB金额栏中显示折合人民币后的金额数,核对数目是否正确(正数代表收款,负数代表退款)。
单击”确定”按钮,系统提示是否打印帐单,由操作员选择”是”、”否”打印;如选择打印帐单,则系统提示是否打印明细帐单,如打印请单击”是”,不打印请单击”否”。
系统提示是否要退房,单击”是”则退房,单击”否”则回到(住客帐务处理)窗口;如选择退房则系统提示此房号已成功退房,单击”确定”回到(住客帐务处理)窗口。
单击(住客帐务处理)窗口中的”退出”按钮退出窗口,完成本次操作。
G. 选项打印:因客人有某种特殊要求,只需打印所有消费中的某几项,可采用此功能,具体操作如下:
在(住客帐务处理)窗口中向右拖动窗口下方的水平滚动条,找到标签为(打印)的一列,每条记录在这一列上都人一个白色方框的复选框。
单击要打印的记录条上的复选框,白色方框中就会打上一个√号,表示选中该记录。
如果再次单击已选定的记录,则会去除白色方框中√号,表示不选中该记录。
把客人要求打印的所有记录条上的复选框全部打√号。
单击”选项打印”按钮,这时系统就会只打印选中记录条。
H. 分单查帐:查客人某一类消费明细及总帐,具体操作如下:
单击(住客帐务处理)窗口中”分单查帐”按钮,弹出对话框。
在(代码列表)中找出并单击要查帐的代码项,使其变成蓝色选定状态。
单击右边的”确定”按钮,退出对话框,此时在(住客帐务处理)窗口就会显示所查代码的全部记录并汇总。
重复以上操作能够对客人的各项付款和费用进行单项查询。
单击(住客帐务处理)窗口中的”明细”按钮返回,完成本次操作。
I. 打印帐单:打印客人消费明细或总帐单,具体操作如下:
单击窗口中的”打印帐单”按钮,系统提示是否打印明细帐单。
单击”是”则系统打印明细帐单;单击”否”则系统打印汇总帐单。
J. 余额转帐:能够在任何两个帐号中进行转帐,转帐时,只能转正数(费用),不能转负数(付款),具体操作如下:
单击帐务处理窗口中的”余额转帐”按钮,弹出(转帐)对话框。
在转帐金额栏中填入要转帐的金额数。
在转帐对象中单击要转帐对象(住客、团体主单、街帐、签单帐)前面的白色圆圈复选框,使其成为选定状态;系统就会激活下面相应的对象选项,使该项的下拉菜单从灰色方框变成白色方框。
单击已激活的对象右边的下拉按钮,在弹出的下拉选项中找到并单击要转给的帐号。
单击”确定”按钮,系统提示转帐成功。
单击”确定”按钮,系统提示是否打印帐单,单击”是”则打印帐单,单击”否”则回到(住客帐务处理)窗口,完成本次操作。
K. 明细转帐:只能在两个住客之间进行转帐,具体操作如下:
在(住客帐务处理)窗口中,单击要转帐的帐目细目条,使其变成蓝色选定状态。
经过再次单击已选定的记录条能够解除该细目的选定,使其成为不被选定状态。
单击单条或多条要转帐的细目,使它或它们变成蓝色选定状态。
单击”明细转帐”按钮,弹出(选择分单转帐帐号)对话框。
单击(按帐号)栏右边的下拉按钮,弹出下拉菜单选项。
在下拉菜单选项中找到并单击要转帐的目帐号;或者选中(按房号)栏并填入目的房号。单击”确定”按钮,系统就会把选定的细目转到目的帐号上,退出对话框完成操作。
L. 帐号结帐:房间结帐的一项补充功能,帐号结帐每次只结一个帐号,而房间结帐每次结一个房间;对于多人同住一个房间,用房号结帐(只结一次)和帐号结帐(有个客人就须结几次)就有区别;帐号结帐的操作与房间结帐相同,在此不再详述,请参照房间结帐的操作过程。
M. 费用冲/改帐:对输错的帐目不能在原有的记录上进行改帐,只能输入新的负费用帐目进行冲/改帐,并要注释信息栏中注明所冲/改的帐目的序号{如C/3表示本行帐目冲/改第3行帐目}。
N. 付款改帐:付款不能经过系统的转帐功能进行转帐,可是能够手工进行改帐,其操作过程是先从原始帐号退款(在退款时必须在备注信息栏中注明TO:目的帐号),然后再到目的帐号中入帐(在入帐时必须在备注信息栏中FM:原始帐号)便可。
4. 团体帐务处理:
在团体帐务处理中有些操作与住客帐务处理基本相同,在此就不再重复;团体帐务的特点就在于:
团体帐务处理由团体主单帐和团体成员帐两部分组成。
在团体登记后,主单与成员之间会自动存在帐务关系,夜审时成员的自动过租(房租)会直接转到团体主单上。
主单与成员之间的帐务关系可手工设定多种、灵活的处理方式进行处理。
单要结帐必须以所有成员房间全部退房为前提才能完成。
a) 击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”团体帐务处理”按钮,弹出(团体帐务处理)窗口;
b) 击”查团体”按钮,弹出(帐号、房号查找)对话框窗口;
c) 单击要处理的团体主单名称或者在(团体主单)栏中填入要处 理的主单帐号,单击”确定”按钮,回到(团体帐务处理)窗口;
d) 打开窗口后默认为主单的帐务处理窗口,经过双击窗口右上方 的房间列表中的房间号码,能够打开住在该房间团体成员的帐务 处理窗口,再经过单击窗口中的”主单”按钮能够切换回主单的 帐务处理窗口;
e) 设定团体主单与团体成员的付帐关系:
在(团体帐务处理)窗口中,单击”自动转帐”按钮,弹出(团体与成员自动转帐)对话框,在对话框中有四个帐务关系选项能够选择。
单击任一选项前面的复选框,使复选框中出现一个小黑点,表示选取该项的帐务关系。
单击”确定”按钮,启用该帐务关系,退出对话框,回到(团体帐务处理)窗口。
自动转帐设置完毕,单击”退出”按钮退出窗口完成本次操作。
选择付帐关系共有四项,前三项的操作比较简单,下面重点说明一下第四个选项的操作过程:
1) 在(团体与成员自动转帐)对话框中单击第一项(成员自己支付所有费用)前面的复选框选定该项,单击”确定”按钮,退出对话框回到(团体帐务处理)窗口;
2) 单击”自动转帐”按钮,弹出对话框,在对话框中单击第四项(主单支付下列所选费用,其余由成员自己支付)前面的复选框选定该项,以激活下面的费用列表框;
3) 在费用列表框中找到主单要支付的费用代码并单击费用代码,使其变成蓝色选定状态,单击不同的代码能够选定多个主单要支付的费用代码,表示这些代码的费用由主单支付;
4) 再次单击已选定的费用代码能够取消它的选定状态,表示该项费用不由主单支付,而是由成员自己支付;
5) 选定后单击对话框的”确定”按钮,启用手工设定的帐务关系,退出对话框回到(团体帐务处理)窗口;
6) 自动转帐设置完毕,单击”退出”按钮退出(团体帐务处理) 窗口完成本次操作。
O. 团体成员帐务处理
在团体帐务处理主界面的右上列表中,双击要有帐务处理的团体成员,即可对成员帐务进行处理,其处理操作请参照前面的散客的住客帐务处理的操作过程,重复以上的操作能够对各个房间进行成员帐务处理。
P. 自动退房(团体集体退房):
在(团体帐务处理)窗口中双击右上方的列表框中任一房间号码,打开成员帐务处理窗口。
单击窗口下方的”自动退房”按钮,系统就会把所有余额为零的房间一次性退完,并弹出一个房间列表框,提示已经退了多少个房间,还剩多少个房间,余额不为零的房间系统不会给予退房。
单击”退出”按钮,退出列表框,完成本次操作。
Q. 结帐:主单结帐的前提条件是所有成员房间全数退房,具体操作如下:
在中单击”输付款”按钮,弹出(付款处理)对话框。
在付款方式的下拉菜单中选定客人的付款方式。
在原币金额栏中填入应收(+)/退(-)的金额数。
单击”确定”按钮退出对话框,回到(团体帐务处理)窗口,此时主单的余额应该为零。
单击窗口中的”结帐”按钮,系统提示是否要对帐号进行结帐,单击”是”便可。
系统提示此帐号结帐成功,单击确定便可,单击”退出”按钮退出窗口完成本次操作。
5. 挂帐的建立和处理:
A. 挂帐帐号建立:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”挂帐帐号建立”按钮,弹出(挂帐帐号建立)窗口。
单击要建立的挂帐类型前面的复选框,选定建立的挂帐类型,然后单击”增加”按钮,激活(挂帐帐号建立)对话框。
依次输入公司或个人的名称、签/退约日期、联系人、备注信息等。
核对资料无误后单击”保存”按钮,保存资料,系统提示挂帐帐号建立成功。
单击”确定”按钮退出对话框,完成本次操作。
B. 挂帐资料修改:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”挂帐资料修改”按钮,弹出(挂帐资料修改)窗口。
选择挂帐类型或者输入名称查询,使要修改的挂帐记录在挂帐列表显示出来。
在右上列表框中双击要修改的挂帐帐号,该帐号的资料就显示在下面的信息框中。
在信息框中单击要修改的资料项,使记录变成选定状态,然后输入新的资料便可。
修改完毕后核对资料无误,单击右边的”保存”按钮保存修改。
单击”退出”按钮退出窗口,完成本次操作。
C. 挂帐帐务处理:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”挂帐帐务处理”按钮,弹出(挂帐帐务处理)窗口。
选择挂帐类型或者输入名称查询,使要处理的挂帐号在挂帐列表框中显示出来。
双击要处理的挂帐帐号,该帐号的帐目细目就显示在下面的窗口中。
帐务处理的各个功能按钮的操作与住客帐务处理操作相同,请参照住客帐务处理。
D. 挂帐概况查询:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”挂帐概况查询”按钮,弹出查询窗口。
单击挂帐类型的下拉按钮,选定要查询的挂帐所属类型。
在名称/姓名栏中输入要查询的挂帐的名称/姓名。
然后单击”查询”按钮,下面的窗口中就会显示所要查询的挂帐记录的详细资料。
单击”退出”按钮,退出窗口完成本次操作。
6. 历史帐务查询:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”历史帐务查询”按钮,弹出(历史帐务查询)窗口。
单击查询条件种类前面的复选框选定使用的条件种类。
在所选种类后面相应的白色方框中输入要查询的条件内容,然后按一下键盘上的(ENTER)回车键。
系统弹出相关的历史客人帐务记录列表框,在列表中找出要查询的历史帐务记录并双击该记录,退出列表框回到窗口。
系统会在下面窗口中显示该客人住店时的基本信息、住店期间的消费细目及汇总。
单击”打印”按钮可打印帐单,单击”退出”按钮可退出窗口完成操作。
7. 恢复结帐帐号:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”恢复结帐帐号”按钮,弹出(恢复结帐帐号)窗口。
在(请给出要恢复的帐号)栏中输入要恢复结帐的帐号,然后单击”确认恢复”按钮便可恢复已结帐的帐号。
单击”退出”按钮,退出窗口,完成本次操作。
8. 恢复后帐号处理:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单条中单击”恢复后帐号处理”按钮,弹出(恢复后帐号处理)窗口。
在(请给出已恢复的帐号)栏中输入已恢复的帐号,然后单击”开始处理”按钮,系统就会在下面窗口中显示已恢复的帐号的帐务细目。
经过窗口下方的各个功能按钮对帐务进行重新处理,其操作请参照前面的住客帐务处理操作。
处理完毕后请一定要对已恢复的帐号进行结帐处理操作。
单击窗口中的”退出”按钮,退出窗口,完成本次操作。
9. 报表查询/打印:
a) 催帐报表:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条,在下拉式菜单中单击”催帐报表”按钮,弹出(催帐报表)窗口。
在(催帐报表)窗口中单击要催帐类型前面的复选框,选定要催帐的类型。
然后单击”开始统计”按钮,系统就会统计出该催帐的信息并在下面窗口显示。
单击”打印”按钮打印催帐报表,打印完毕后单击”退出”按钮退出窗口完成操作。
b) 收银员交班报表:
单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮弹出菜单条,在下拉式菜单中单击”收银员交班统计表”按钮,弹出(收银员交班统计表)窗口。
系统默认为”收银员个人交班统计表(日期、工号、班次默认为当天当班操作员,能够修改)”,单击”开始查询”按钮,系统就会统计出交班统计报表。
单击”打印”按钮打印报表,单击”退出”按钮退出窗口完成本次操作。
如果只输入日期、班次,工号为空的话就可查询收银员的班次交班统计报表。
如果只输入日期,班次、工号为空的话就可查询收银员的全天交班统计报表。
五、夜间稽核子系统操作说明
1. 操作流程:
打印房租预审表→交前台接待核实并签名→自动过租→打印收银员个人当班的交班报表→打印收银员全天交班报表→(打印全天帐目明细表→打印全天收款统计表→打印全天费用统计表)→夜间处理→打印客房统计表→打印当天收入表→打印借贷平衡表→退出系统→重新登录系统。
2、注意事项:
做夜间处理时其它工作站应该暂时停止操作,特别是和帐务有关的前台的收银站点;做过夜间处理后所有工作站都必须退出系统重新登录。
3、操作步骤:
1) 打印房间预审表进行审核:
A. 单击(酒店管理系统)主界面上方的”稽核”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”房租预审表”按钮,弹出(房租预审表)窗口。
B. (房租预审表)窗口中单击”打印”按钮打印房租预审表。
C. 打印完毕后单击”退出”按钮,退出窗口回到主界面,完成本次操作。
D. 接待员核对当天在住客人的入住登记单,仔细校对<房租预审表>上的每一笔房租,发现错误后,应由接待进行”客人资料修改”功能中进行改正。
E. <房租预审表>核对确认无误后,由校对员签字后即可进行下一步工作。
2) 自动过租:
A. 单击(酒店管理系统)主界面上方的”稽核”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”自动过租”按钮,系统提示[今晚的房租未过?]。
B. 单击”确定”按钮,弹出(自动过租)窗口。
C. 单击(自动过租)窗口中的”自动过租”按钮,系统开始自动过租。
D. 系统自动过租后系统弹出(过租结果)窗口。
E. 单击窗口中的”退出”按钮,退出窗口完成本次操作。
3) 打印夜间处理前报表:
A. 打印<收银员个人交班报表>:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”收银员交班统计表 ”按钮,弹出(收银员交班帐目统计表)窗口;
b) (系统默认为当前营业日期、当前班次、当前工号)单击”开始查询”按钮,系统开始统计个人数据并把结果显示在下面的窗口中;
c) 单击”打印”按钮,开始打印收银员个人交班报表。
B. 打印<收银员全天交班报表 >:
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”帐务”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”收银员交班统计表 ”按钮,弹出(收银员交班帐目统计表)窗口;
b) 系统默认为当前营业日期、当前班次、当前工号,必须把班次和工号栏都改为为空,单击”开始查询”按钮,系统开始统计全天数据并把结果显示在下面的窗口中;
c) 单击”打印”按钮,开始打印收银员全天交班报表。
C. 打印<全天帐目明细表>(是否打印视需要而定):
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”稽核”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”全天帐目明细 ”按钮,弹出(全天费用明细查询)窗口;
b) 输入日期(系统默认为当前营业日期)在(全天费用明细查询)窗口中单击”查询”按钮,系统开始统计数据并把结果显示在下面的窗口中;
c) 单击”打印”按钮,开始打印全天帐目明细表;
d) 打印完毕后单击:”退出”按钮,退出窗口回到主界面,完成本次操作 。
D. 打印<全天收款统计表>(是否打印视需要而定):
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”稽核”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”全天收款统计 ”按钮,弹出(前台收银收款统计表)窗口;
b) 单击(前台收银收款统计表)窗口中的 ”查询”按钮,系统开始统计数据并把结果显示在下面的窗口中;
c) 单击”打印”按钮,开始打印前台收银收款明细统计表;
d) 单击汇总表卡片的”汇总”标签,系统会显示(收银收款汇总统计表)窗口;
e) 单击”打印”按钮,开始打印前台收银收款汇总统计表;
f) 打印完毕后单击”退出”按钮,退出窗口回到主界面,完成本次操作。`
G. 打印<全天费用统计表>(是否打印视需要而定):
a) 单击(酒店管理系统)主界面上方的”稽核”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”全天费用统计 ”按钮,弹出(前台收银费用统计表)窗口;
b) 单击(前台收银费用统计表)窗口中的 ”查询”按钮,系统开始统计数据并把结果显示在下面的窗口中,单击”打印”按钮,打印前台收银费用明细统计表;
c) 单击汇总表卡片的”汇总”标签,系统会显示(前台收银费用汇总统计表)窗口;
d) 打印完毕后单击”退出”按钮,退出窗口回到主界面,完成本次操作。`
4)夜间处理:
A. 单击(酒店管理系统)主界面上方的”稽核”按钮,弹出稽核下拉式菜单,在下拉式菜单中单击”夜间处理”按钮,弹出(夜间处理 )按窗口;
B. 单击(夜间处理)窗口中的”执行”按钮,系统开始执行夜间处理;
C. 处理完毕后系统会提示[夜间处理完成,请退出系统重新登录!],单击”确定”按钮,退出窗口回到主界面,完成本次操作。
5)打印夜间处理后报表:打印客房统计表——打印全天收入报表——打印借贷平衡表。
注:附主界面上方菜单各功能应用项目表

深圳市华强宾馆营销部
二00六年八月八日