房友中介管理员手册.doc

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目 录
第1章 系统概述 ………………………………………………………………………………………...... 01
1.1 业务流程 …………………………………………………………………………………………... 01
1.2 术语解释 …………………………………………………………………………………………... 02
第2章 业务设置 ………………………………………………………………………………………...... 03
2.1 组织机构 ………………………………………………………………………………………….. 03
2.2 城市片区 ………………………………………………………………………………………….. 06
2.3 楼盘字典 ………………………………………………………………………………………….. 07
2.4 物业参数 ………………………………………………………………………………………….. 08
2.5 管理选项 ………………………………………………………………………………………….. 08
第3章 房源管理 ………………………………………………………………………………………...... 10
3.1 跟进任务 ………………………………………………………………………………………….. 10
3.2 广告管理 ………………………………………………………………………………………….. 10
3.3 合同记录 ………………………………………………………………………………………….. 11
3.4 收佣记录 ………………………………………………………………………………………….. 13
第4章 实用工具 ………………………………………………………………………………………….. 14
4.1 加密房转公开房 ………………………………………………………………………………….. 14
4.2 业务员转移房源 ………………………………………………………………………………….. 14
第5章 合同财务 ………………………………………………………………………………………….. 14
5.1 流程定义 ………………………………………………………………………………………….. 15
5.2 流程处理 ………………………………………………………………………………………….. 16
5.3 财务模型 ………………………………………………………………………………………….. 16
5.4 收付汇总 ………………………………………………………………………………………….. 17
5.5 收付明细 ………………………………………………………………………………………….. 17
第6章 其它功能 ………………………………………………………………………………………….. 18
6.1 操作日志 ………………………………………………………………………………………….. 18
6.2 回 收 站 ………………………………………………………………………………………….. 18
6.3 报表打印 ………………………………………………………………………………………….. 18
第7章 安装指南 ………………………………………………………………………………………….. 20
7.1 网络结构图 ……………………………………………………………………………………….. 20
7.2 软件组成表 ……………………………………………………………………………………….. 20
7.3 软件安装步骤……………………………………………………………………………………… 21
7.4 安装常见问题 …………………………………………………………………………………….. 23
第8章 房友管理(DBAdmin) …………………………………………………………………………….. 25
第9章 房友交换(DBExchange) ………………………………………………………………………… 28
第10章 常见问题 ………………………………………………………………………………………….. 31
第1章 系统概述
1.1 操作流程

组织机构
城市片区
楼盘字典
物业参数
管理选项
房源登记
客源登记
房源查询
快速
查询
组合
查询
过滤
查询
客源查询
快速
查询
组合
查询
过滤
查询
跟进任务
跟进任务
房源跟进
客源跟进
合同登记
业主
佣金
客户
佣金
业绩
分成
收佣登记
业绩排行榜
房源
统计
客源
统计
合同
笔数
应收
佣金
已收
佣金
房客配对
员工论坛
新闻公告
业务问答
工作总结
广告管理
电子地图
电子考勤
贷款计算器
提成计算器
… …
数据管理DBAdmin
数据交换DBExchange
黑名单管理
系统配套功能
系统初始化:
系统操作流程:
审核
审核
操作日志
回收站

【说明】: 底色为白的是业务员操作功能, 底色为灰的是管理员操作功能
1.2 术语解释
◆ 3+3规范: 描述房源地址的规范, 见《房友中介业务员手册》
◆ 楼盘字典: 记录整个楼盘的信息, 见《房友中介业务员手册》
◆ 房源客源: 记录某个房间(客户)的信息, 见《房友中介业务员手册》
◆ 公开房加密房: 房源根据其被查看的详细程度可分为公开房和加密房:
公开房 -- 所有员工均可看到该房源的所有资料, 包括业主和房号
加密房 -- 授权员工才可看到该房源所有资料, 未授权员工不能看业主和房号
下面表说明了加密房与员工权限的对应关系。〇表示可看到业主和房号, ╳表示看不到。
房源
部门
员工
加密
东区店A
看[跨部]加密
东区店B
看[本部]加密
东区店C
看[本人]加密
彩福大厦
A-05D
东区店
A
公开
〇
〇
〇
彩福大厦
B-12B
东区店
B
公开
〇
〇
〇
彩天名苑
1-0601
西区店
D
公开
〇
〇
〇
… …
…

公开
〇
〇
〇
彩福大厦
A-0A2
东区店
A
加密
〇
〇
╳
彩福大厦
A-0A2
东区店
B
加密
〇
〇
╳
彩天名苑
1-0601
东区店
C
加密
〇
〇
〇
彩天名苑
2-0812
西区店
D
加密
〇
╳
╳
彩天名苑
5-1506
西区店
E
加密
〇
╳
╳
… …
… …
… …
…
…
… …
… …
… …

◆ 合同记录: 业务员促成业主和客户交易并签定合同, 并登记到电脑中, 称为”合同记录”。
◆ 收佣记录: 业务人员根据合同向业主或客户进行实际收佣, 并登记到电脑中, 称为”收佣记录”。
◆ 审核/反审核: 审核功能用来确认合同记录(或收佣记录)的内容正确无误。合同记录在审核后不能再被修改, 合同记录审核后才能进行收款操作。用户必须有审核(反审核)的权限才能进行审核(反审核)操作。
◆ 业主应收: 当登记合同时, 将向业主收取的佣金登记到[业主应收]栏目中, 将向客户收取的佣金登记到[客户应收]栏目中, 系统自动统计[合计应收], 产生财务上的应收佣项。
◆ 业主已收: 当登记收佣时, 系统自动将收佣记录中的业主收佣金额统计到合同记录的[业主已收]栏目中, 将客户收佣金额统计到合同记录的[客户已收]栏目中。系统自动统计[合计已收], 产生财务上的已收佣项。
◆ 业主未收: 业主未收 = 业主应收 - 业主已收
客户未收 = 客户应收 - 客户已收
第2章 业务设置
在安装好软件后, 必须进行初始化设置, 包括组织机构、 城区片区、 楼盘字典、 物业参数、 管理选项的设置。注意在进行这些操作之前, 您需要确认本软件已设置为您所在的城市, 软件在初始安装时默认城市名称为”深圳”, 如果要更改城市名称, 请使用房友数据管理(DBAdmin)工具, 参见第8章。
2.1 组织机构
在主菜单中选择〖业务设置è组织机构〗(或按F11键), 打开组织机构窗口, 能够设置部门结构、 设置职务级别、 登记员工档案, 以及设置每位员工的操作权限。
● 组织机构窗口
下图为组织机构窗口的主操作界面。包括四个区域:
(1) 最上面是”工具栏”, 使用其按钮可进行相应操作(鼠标停在按钮上会提示其用途);
(2) 左边为组织机构的部门层次结构, 称为”部门树”;
(3) 右上面显示当前选择部门的员工列表;
(4) 右下面显示当前选择员工的操作权限。

【提示】: 部门树根据部门编号次序排列, 员工列表根据员工编号次序排列。
● 部门设置
在组织机构窗口的左面, 是部门树, 能够进行部门(门店)的设置操作。部门可分为二个层次: 一级部门和二级部门。鼠标选中部门树中的”所有部门”, 然后点击工具栏中[新增部门]按钮, 可新增一级部门; 鼠标选中部门树中某个一级部门, 然后点击[新增部门]按钮, 可在该一级部门下面新增二级部门。

【说明】: 房源/客源编号前缀, 用于设置该部门登记的房源/客源的编号规则。如”皇岗分行”, 其前缀为”HG”, 则其该部门的第1个房源的编号为HG000001, 依此类推。
● 部门权限
房友软件中的权限可分为”部门权限”和”员工权限”。这里介绍部门权限的设置。
地产中介公司一般以连锁店的形式经营, 当门店的数量比较多时, 就需要进行部门(分店)的权限范围划分, 比如指定某个店只能查看某些片区的房源, 或者只能查看某些门店的房源, 目的是使门店的工作更加专注, 提高签单成功率。这在管理上称为”精耕细作”。
用鼠标选中部门树中要设置权限的部门名称, 点击[修改部门]按钮, 打开部门窗口。在部门权限[跨部]和[跨区]页面中设置相应权限, 然后点击[保存]按钮。查看本部门登记的房源不受区域限制。

使用工具栏上的”部门调整”按钮, 用以公司调整部门结构时, 可将部门进行级别调整。例如可将某部门从1级调为2级、 2级调为1级, 或者该部门原来是隶属某1级部门的2级部门, 现调整为隶属另1级部门的2级部门等。
● 职务定义
职务, 在房友旧版本称为”角色”, 用于划分工作责任。员工属于哪种职务, 她就默认拥有该职务授予的相应权限。点击工具栏上的[职务]按钮, 打开职务窗口, 能够对职务进行定义(下页图)。
职务可分为1-5五个级别, 低级别用户即使能够新增员工, 也不能增加职务级别比其高的员工。例如设定{分行经理}为2级, {一般业务员}和{文员}是3级, {实习业务员}是4级; 张小姐是文员(3级), 则她能够增加一般业务员、 文员和实习业务员, 但不能增加分行经理, 依次类推。
● 员工设置
要新增某部门的员工, 用鼠标选中部门树中该部门名称, 点击工具栏中的[新增员工]按钮, 打开员工窗口, 填写员工各项资料, 然后点击[保存]按钮。

n 做 业 务: 若不打勾, 不能用此员工帐号登记房源或客源归属; 一般行政管理、 财务、 文员、 客服人员不打此勾。
n 员工状态: 员工当前的状态, 若是”调动”或”离职”, 将不能用此员工帐号登录系统, 也不能登记房源或客源归属。
n 员工职务: 指定新员工属于哪种职务。新增员工默认拥有指定职务的权限。
n 员工电话: 员工的联系电话。若是业务员, 此电话将在其房源或客源资料中显示出来, 便于其它业务员及时与之联系。
n 登录密码: 员工登录系统时所使用的密码。员工本人登录后可在主菜单〖文件è修改密码〗中自行更改个人的登录密码。
n 上班时间: 员工规定上班时间。在电子考勤功能中, 用此时间判断员工是否迟到。
● 员工权限
房友软件中的权限可分为”部门权限”和”员工权限”。这里介绍员工权限的设置。
由于房友中介软件是一套综合性的业务管理软件, 其使用者从属不同部门、 不同职务(岗位), 不但有业务员、 业务经理, 还会有行政管理、 财务、 文员、 客服人员等。为保障系统的安全性和一致性, 对使用者的操作权限的控制就比较严格。

在组织机构窗口的右下栏是权限区。要设置某员工的权限, 在员工列表中用鼠标选中该员工名称, 权限区便会以打勾的形式显示该员工的权限。
员工的权限体系根据系统功能划分为七大类, 分为七个权限页显示, 每一大类下又有比较细分的权限项目。系统管理员或拥有”员工权限”和”职务权限”的员工能够使用此功能进行权限的设置操作。
设置一级部门的权限将涵盖二级部门的权限。例如加密房的查看, 若给一级部门的员工设置了”加密房(本部)”的权限, 则她不但能查看自己部门的加密房, 还能查看其属下二级部门的加密房。
如果要设置权限, 只要在某一权限项目的左侧检查框打上勾, 并用[保存权限到员工]按钮保存, 则该员工具备相应的操作权限。若用[保存权限到职务]按钮保存, 则会将该员工所属职务的权限重新设置, 并会刷新属于该职务的所有员工的权限。当前用户不能授权超过自己权限的权限。
为便于操作, 您可直接点击下面的[全部选中]或[全部清除]按钮, 以选择或清除所有的权限项目。
新增员工默认拥有其所属职务的权限。也能够特别设置其个人拥有某项指定权限。若想将其权限设置为其所属职务的默认权限, 能够点击[职务授权]按钮。
如果要测试某员工新设置的权限, 能够用菜单〖文件è重新登录〗以该员工的身份登录, 然后测试其新设置的权限是否有效。
【部分权限说明】:
n 加 密 房: 是否能够查看加密房记录中的业主资料和房号。
n 全部修改: 是否能够修改房(客)源记录的所有栏目。
n 部分修改: 是否能够修改房(客)源记录的业务栏目。
n 禁止业务: 是否禁止查看和操作指定类型的房源。
n 报表打印: 是否能够使用报表打印、 导出到Excel等功能。
【注意】:
□ 权限能够智能选择, 如可跨部查看房源信息时, 本部及本人的查看权限自动选中, 等等
□ 系统预设有”系统管理组”部门, 不能删除该部门, 不能修改其名称
□ 系统预设有”Manager”员工, 不能删除该员工, 不能修改其名称和编号, ”Manager”一定有”员工权限设置”权限
2.2 城市片区
房友中介软件采用”3+3规范”登记房源地址信息。关于”3+3规范”的概念解释请见《房友中介业务管理软件手册》。城市和城区的划分已经在软件安装时预设好(若已录入楼盘字典, 不可修改城市和城区; 若未录入楼盘字典, 仍能够使用房友数据管理DBAdmin进行修改, 参见第8章)。
用户能够自定义片区, 在主菜单中选择〖业务设置è城市片区〗进行片区的设置。如果要新增片区, 用鼠标选中左边其所在城区名称, 然后点击工具栏的[新增片区]按钮, 打开片区窗口, 填写片区序号和名称, 然后点击[保存]按钮。
如果某片区已经登记有房源或客源资料, 该片区不能被删除。如果做片区调整, 需要将片区合并, 可点击工具栏的[合并片区]按钮, 选择好被合并的片区和合并目标片区, 完成合并操作。

2.3 楼盘字典
关于”楼盘字典”的基本概念解释参见《房友中介业务管理软件手册》。
在主菜单中选择〖业务设置è楼盘字典〗(或按F12键)进行楼盘字典的设置。如果要新增楼盘字典, 用鼠标选中所在城区名称, 然后点击工具栏[新增楼盘字典](+)按钮, 打开楼盘字典窗口。填写楼盘字典名称等栏目, 其中拼音缩写栏目由系统自动填入, 输入完点击[保存]按钮。

楼盘字典保存成功后, 会提示是否继续添加其栋座资料。若是, 会显示[栋座]页面, 能够使用[新增栋座]逐条加入栋座记录, 也能够使用[批量生成栋座]按钮成批加入栋座记录, 如一次性生成01栋至10栋。使用[房源更改栋座]的按钮, 能够将某楼盘字典的房源的栋座名称批量更改。
如果房源地址的栋座位置中含有”单元”, 能够在其楼盘字典中预先设置该栋有几个单元, 单元号是以数字表示还是字母表示。例如:
单元=”002” 表示该栋有2个单元(单元号以数字表示: 即1单元/2单元)
单元=”A03” 表示该栋有3个单元(单元号以字母表示: 即A单元/B单元/C单元)
新的楼盘字典保存时, 系统会检查是否存在同名的楼盘字典, 若同一城区存在同名字典, 则不予保存; 若不同城区存在同名楼盘字典, 则提出警告。
在多门店联网的情况下, 有时由于交换时间差的关系, 偶然会出现重复的楼盘字典的情况, 这时能够使用工具栏[查重]按钮查出重名的楼盘字典, 然后使用[合并]按钮将重名的楼盘字典合并。
若楼盘字典录错城区, 能够使用工具栏[转区]按钮将楼盘字典转移到正确的城区中。
【栋座规则】: 规定在新增房源时, 除了楼盘名称从楼盘字典中选取之外, 栋座是否必须从现有栋座中选取, 还是能够灵活输入。某些地方(新城市)规划较好, 希望全部使用规范的楼盘字典和栋座输入; 某些地方(旧城市)散盘较多, 希望除了使用楼盘字典预定栋座的同时, 可自行灵活输入栋座和位置资料。
【房号规则】: 每个楼盘字典都能够设置其各自的房号规则, 包括2+1/2+2规则等。新增相应房源时如何进行房号规则检查, 取决于此选项。房号例外是指房号规则以外的特殊情况。
2.4 物业参数
在主菜单中选择〖业务设置è物业参数〗进行物业参数的设置。物业参数将用于日常业务中的录房(客)和查房(客)操作, 以及一些常见符号数值(如编号)的设置。系统已设置好常见的物业参数, 包括房源参数如房源用途(住宅、 写字楼等)、 类型(多层、 高层等), 交易参数如付佣方式(给佣、 不给佣)等等。

2.5 管理选项
在主菜单中选择〖业务设置è管理选项〗进行管理选项的设置。
n 房(客)源编号能够手工输入: 新增房源时, 是否能够手工输入房(客)源编号, 还是让系统自动按次序生成。
n 新增房源默认为加密房: 新增房源时, [加密房]检查框是否默认打勾。
n 房源记录[交易]含有”租售”: 房源的交易方式只有”出租”和”出售”, 不使用”租售”。
n 新增房源保存前必须打印: 在保存新房源之前, 先按招贴单规定的格式输出到打印机, 确认打印成功后再保存到数据库。

n [加密房]与[特别房]屏蔽项目: 规定加密或特别房源中, 除了业主资料(强制屏蔽)外, 还有哪些项目被屏蔽, 默认仅屏蔽”房号”。
n 业务员查看业主资料需作登记: 业务员不能随意查看业主资料, 需要点击”看业主”按钮才能看到业主资料, 而且该动作立即被记录到操作日志中; 还能够限制每天点击”看业主”按钮的次数, 避免因卧底的竞争对手或辞职前的员工大量抄房造成房源流失。不受次数限制的员工能够设置其[不限看业主次数]权限。
n 员工有[部分修改]权限可修改: 规定房源中的房型、 状态、 业主或备注的内容, 仅拥有[部分修改]权限的员工是否能够修改。
n 新增房源查重: 保存新房源时是否进行查重, 设置查重的选项。
n 最后跟进日超过N天以红色显示: 在房源列表中, 以红色显示超期未跟进房源。
n 租金单价单位: 规定在出租房源中, 租金的单价以什么单位来计量。
n 员工[N]改名: 房源能够归属为三个员工共有, 这里能够定义这三个员工的归属性质, 例如分为(获得)房源、 (签)独家、 (拿)钥匙。
n 合同(收佣)记录编号前缀: 新增合同(收佣)记录时, 自动填写的编号前缀。
n 员工每天第一次登录时自动登记考勤: 启用电子考勤功能, 自动记录其上班时间。
n 照片尺寸最大不能超过100/200K: 照片太大会占用数据库空间, 影响运行和交换速度。有些用户硬件配置比较高, 能够设为200K。默认为100K。
【注意】: 若是多店联网, [物业参数]和[管理选项]只能在中心服务器统一设置!
第3章 房源管理
3.1 跟进任务
经理给业务员安排跟进任务, 盘活库存房源。经理可在房源列表中选择要分配跟进任务的房源, 指定执行任务的业务员、 执行日期、 任务说明等, 批量(或单条)生成跟进任务。
业务员能够查阅自己的跟进任务安排, 根据经理指示对业主进行跟进, 登记跟进记录, 并将已完成的任务转为[已完成]状态。经理能够随时查阅业务员的任务完成情况。
● 分配跟进任务
有两种方式能够分配房源跟进任务:
1. 批量分配任务。在房源列表窗口中有[√]列, 选择要分配跟进任务的房源, 在此列打勾; 或者双击[√]列标题以选定当前全部房源。然后用工具栏上的 [选定列]按钮清除未选房源; 接着用工具栏的 [跟进任务]按钮批量分配跟进任务。
2. 单条分配任务。在房源详细窗口的[任务/广告]页面, 点击[分配跟进任务]能够分配该房源的跟进任务记录。

● 完成跟进任务
在主菜单中选择〖房源管理è跟进任务〗, 打开跟进任务列表窗口, 默认显示当前用户的跟进任务记录。跟进任务只能由任务执行人自己完成。
鼠标双击跟进任务记录, 打开房源窗口, 接着双击打开跟进任务窗口。将”任务已完成”检查框打勾, 系统自动填写任务完成人和完成日期, 点击[保存]按钮。
3.2 广告管理
用户可在房源列表中选择要上广告的房源, 批量或逐条地生成广告记录, 登记其上广告发布日期、 发布媒体、 期号、 广告词、 广告价格等, 经过设置其[已发布]标志记录其是否已经发布, 还是待发布状态。用户能够经过〖业务设置è物业参数〗维护广告媒体的名称。
● 安排广告计划
有两种方式能够安排房源广告计划:
1. 批量广告安排。在房源列表窗口中有[√]列, 选择要安排广告计划的房源, 在此列打勾; 或者双击[√]列标题以选定当前全部房源。然后用工具栏上的 [选定列]按钮清除未选房源; 接着用工具栏的 [广告管理]按钮批量安排广告计划。
2. 单条广告安排。在房源详细窗口的[任务/广告]页面, 点击[新增广告记录]能够添加广告记录。

● 发布广告记录
在主菜单中选择〖房源管理è广告管理〗, 打开广告记录列表窗口, 鼠标双击跟进任务记录, 打开房源窗口, 接着双击打开广告记录窗口。将”已发布”检查框打勾, 点击[保存]按钮。
3.3 合同记录
若房源已成交, 业务员或经理登记合同记录, 输入相应买家(租客)信息、 佣金信息。登记某房源的合同记录后, 自动提醒将该房源转换为”已售”或”我售”、 ”已租”或”我租”状态。
● 合同列表窗口
下图为合同列表窗口的主操作界面。包括三个区域:

(1) 最上面是”工具栏”, 使用其按钮可进行相应操作(鼠标停在按钮上会提示其用途);
(2) 工具栏下面是”查询条件区”。在该区填写合同查询条件, 用[查询]按钮执行查询, 用[○]按钮清除查询条件;
(3) 中间是”查询结果区”, 显示根据条件查询出来的合同结果列表;
(4) 最下面是”详细资料区”, 显示选中合同的详细内容。
● 登记合同记录
有两种方式登记合同记录:
(1) 在房源列表窗口中, 双击要登记合同记录的房源, 打开房源详细窗口。在房源详细窗口的[意向/合同]页面, 点击[新增合同记录]能够添加该房源的合同记录。采用这种方式系统会自动将房源的相关资料(交易、 地址、 面积、 单价、 楼层等)填写到合同记录中。
(2) 在合同列表窗口中, 按 按钮新增合同记录。采用这种方式用户必须手工使用按钮选择成交房源, 选择后系统会将所选房源的相关资料填写到合同记录中。

n 合同编号: 填写合同编号, 编号前缀自动填入(前缀在〖业务设置è管理选项〗中定义)。
n 业主姓名: 系统自动从房源中取得并填入。
n 客户姓名: 填写买家或租客的姓名和电话。
n 成交金额: 填写该房源出售或出租的价格。
n 业主佣金: 填写应向业主收取的佣金(手续费)金额。
n 客户佣金: 填写应向买家或租客收取的佣金(手续费)金额。
n 规定应收: 按公司正式规定应该收取的佣金金额。
n 事前优惠: 签约前商定的佣金优惠(折扣)金额。
n 事后优惠: 签约后商定的佣金优惠(折扣)金额。
n 实际应收: 实际应收 = 规定应收 – 事前优惠 – 事后优惠
n 已收金额: 已收金额 = 收佣记录金额之和
n 未收金额: 未收金额 = 实际应收 - 已收金额
● 收佣记录/业绩分成
合同详细窗口下面有[看业绩分成]按钮, 能够切换看”业绩分成”还是”收佣记录”页面。

在”收佣记录”页面能够登记该合同的实际收佣情况。注意: 若合同为未审核状态, 则不可做收佣操作, 收佣区域的[新增]/[修改]/[删除]按钮为无效状态。
在”业绩分成”页面能够选择多达六个分成人, 填写分成比例和分成说明, 并注明提成发放的情况。该业绩分成结果将在〖业务动态è业绩排行榜〗中体现出来, 参见《房友中介业务管理软件手册》。
● 审核合同记录
合同详细窗口下面有[审核]按钮, 若合同为已审核状态, 则为[反审核]按钮。
审核功能用来确认合同记录的内容正确无误。合同记录在审核后不能再被修改, 合同记录审核后才能进行收佣操作。用户必须有”合同审核”的权限才能进行合同记录的审核操作。
若合同记录审核后发现内容有误, 需要使用[反审核]按钮, 将状态从”已审核”强制改为”未审核”, 然后才能对内容作更改。用户必须有”合同反审核”的权限才能进行合同记录的反审核操作。
3.4 收佣记录
若房源已成交, 并已经过审核, 财务人员便可收取业主或客户的佣金款并登记收佣记录。在合同记录窗口的[收佣记录]页面, 有收佣记录的[新增]/[修改]/[删除]操作按钮。
● 登记收佣记录
若要登记收佣记录, 点击[新增]按钮, 打开收佣记录窗口, 输入收佣编号、 业主或客户的交佣金额, 选择收佣日期和结算中心, 点击[保存]按钮。

当收佣记录保存成功后, 能够看到合同记录窗口中”已收”、 ”未收”栏目的金额发生变化。
● 审核收佣记录
收佣窗口下面有[审核]按钮, 若收佣记录为已审核状态, 则为[反审核]按钮。
审核功能用来确认收佣记录的内容正确无误。收佣记录在审核后不能再被修改。用户必须有”收佣审核”的权限才能进行收佣记录的审核操作。
若收佣记录审核后发现内容有误, 需要使用[反审核]按钮, 将状态从”已审核”强制改为”未审核”, 然后才能对内容作更改。用户必须有”收佣反审核”的权限才能进行收佣记录的反审核操作。
【更进一步】: 合同还能够进行流程收件和财务收付管理, 这属于专业版的功能, 参见第6章。
第4章 实用工具
4.1 加密房转公开房

将某业务员的指定条件的加密房(客)转为公开房(客)。一般在加密房保护期结束时执行此功能。
在主菜单中选择〖实用工具è加密房(客)转公开房(客)〗, 可打开加密房(客)转公开房(客)窗口。
4.2 业务员转移房源
将某业务员的指定条件的房(客)源转给另一业务员。一般在业务员调动或离职时执行此功能。
在主菜单中选择〖实用工具è业务员转移房(客)源〗, 可打开业务员转移房(客)源窗口。其中”转移数量”限制功能, 可指定转移的最大数量, 以解决大批量房(客)源平均分配给多个员工的问题。
第5章 合同服务
当地产中介公司促成业主与客户的买卖交易之后, 将会签订成交合同, 然后财务人员和客服人员会进行流程收件管理和财务收付操作, 这一过程是比较复杂和烦琐的。
本章叙述的功能基于第3章的合同记录操作基础之上, 是对合同记录更进一步的管理。合同记录一般由业务部操作, 用于进行业绩统计和排行; 本章的功能主要是由财务部和客户服务部门操作, 全面记录每个合同的流程收件和财务收付过程。
【注意】: 本章所描述的功能仅由专业版提供, 普及版和标准版不包含此功能!
5.1 流程定义
在主菜单中选择〖合同财务è流程定义〗进行流程及其项目的设置。每个房源成交后, 都会有合同记录, 客户服务部门会根据合同内容为客户办理一系列手续。这些手续形成该合同记录的流程记录。在流程处理过程中, 会向客户收取各种文件资料, 形成收件记录。

不同的交易情况可能需要不同系列的处理流程, 形成不同的流程类别。在流程定义窗口按 按钮新增流程类别(如: 按揭流程、 一次性付款流程)。
选择已定义的流程类别, 分别定义其流程项目和收件项目。
流程项目窗口如上图所示: ”完成日期”能够是成交后的规定天数, 也能够是固定的日期; ”完成人”表示该流程由谁完成。如果某流程有指定完成人(或完成部门), 则必须是该流程的完成人、 而且具有”流程完成”权限的员工才能将该流程设置为完成状态。 收件项目的定义与流程项目类似。

5.2 流程处理
在合同记录的[过户手续]页面, 能够看到登记合同的流程图。新登记合同的流程图为空。
可选择该合同所属流程类别, 点击下面的[生成流程图]按钮, 这时会根据流程定义生成其流程图。在生成流程图后, [生成流程图]按钮失效, 但用户仍能够增、 删、 改流程记录。
生成的流程记录中含有完成日期和完成人等信息。根据是否超期未完成, 流程将显示不同的颜色: 绿色表示已经完成, 暗红色表示未完成但未超期, 鲜红色表示超期未完成。
如果某流程有指定完成人(或完成部门), 则必须是该流程的完成人、 而且具有”流程完成”权限的员工才能将该流程设置为完成状态。
在主菜单中选择〖合同服务è流程记录〗, 可打开流程记录列表窗口。
5.3 财务模型
● 中介公司财务收付模型
收佣记录只能描述中介公司向业主和客户收取佣金的情况。在实际的交易过程中, 中介公司的财务收付过程要复杂得多, 可能有收有付, 收付对象也多种多样。下图表示了中介公司的财务收付模型:
...
...
维修费
税费
房款/税费/佣金…
房款/税费/佣金…
中介
公司
业主
客户
政府
银行
内部
其它
xx费...
图: 中介公司财务收付流程

【定义】:
n 收付对象: 在交易过程中与中介公司发生财务收付往来的实体或个人, 如业主、 客户、 政府等
n 收付项目: 中介公司与收付对象之间的财务收付的分类, 如房款、 税费、 佣金、 维修费等。每个项目又分为”收”和”付”两方面。例如”房款”项目, 中介公司会与客户发生”房款收”和”房款付(退款)”操作, 也会与业主发生”房款付”和”房款收(扣垫付)”操作, 依次类推。
● 收付项目定义
在主菜单中选择〖合同财务è收付项目定义〗, 打开收付项目定义窗口。

在进行财务操作之前须预先定义好收付项目。以后登记财务收付记录时, 填写收付项目的收付金额。
【注意】: 若某合同的收付记录已对某收付项目进行收付操作, 则该收付项目不能被删除。
● 财务收付操作
合同登记之后, 若该合同发生财务收付, 则可在其合同窗口的[财务收付]页面登记该笔财务收付操作。某合同的财务收付记录如下页左图所示。
若要添加财务收付记录, 点击[新增]按钮能够弹出如下页右图的收付记录窗口。

填写好各个栏目的内容后, 点击[保存]按钮完成财务收付登记。
5.4 收付汇总
在主菜单中选择〖合同财务è收付汇总〗, 打开收付汇总列表窗口。以列表形式查看每个合同的财务收付汇总情况。
5.5 收付明细
在主菜单中选择〖合同财务è收付明细〗, 打开收付明细列表窗口。以列表形式查看每个合同的财务收付明细情况。
第6章 其它功能
6.1 操作日志
在主菜单中选择〖文件è操作日志〗, 显示操作日志窗口。查看所有用户在系统中历史的操作记录。
当操作日志条目超过5000条时, 系统显示警告信息, 提醒管理员及时清除日志, 避免日志过多占用数据库空间。
6.2 回收站
在主菜单中选择〖文件è回收站〗, 显示回收站窗口。用户在业务操作过程中删除的房源、 客源、 部门、 员工、 楼盘字典等记录会在这里暂时存放。
在工具栏的[已删除记录类别]下拉框中选择要查看的删除记录类别。
如果某条记录是误删, 需要还原, 可在列表中点击该记录, 然后点击工具栏中的[还原]按钮。
如果确定某条记录不再需要, 可永久删除。在列表中点击该记录, 然后点击工具栏中的[永久删除]按钮。如果要将全部记录永久删除, 点击工具栏中的[全部永久删除]按钮。
6.3 报表打印
房友中介软件在所有数据列表窗口的工具栏都有 [报表]按钮。当您点击该[报表]按钮, 会进入报表打印预览窗口, 如下图所示:

● 页面设置
点击工具栏中的”页面设置”按钮能够对打印预览页面的版面进行设置, 出现如左下图所示的窗口。在”页面设置”窗口中, 能够设置纸张方向、 页边距、 打印杂项、 打印字体等。

还能够经过”打印列选择”按钮, 出现右上图打印列选择窗口, 选择要显示和打印的数据列, 并能够设置某列的显示宽度。您能够经过此项功能灵活定义您的报表输出项目和输出格式。
● 打印

点击工具栏中的”打印”按钮能够对打印输出选项进行设置, 出现如下图所示的窗口。在该打印设置窗口中, 能够设置页面范围和各种打印选项。
点击”打印”按钮将当前所设的打印内容输出到默认打印机中。
● 输出Excel和HTML文件
点击工具栏中的”Excel”或”HTML”按钮, 能够将当前预览表格的内容以Excel或HTML格式输出。该功能使您能够在代理通报表的基础上, 根据实际需要进行加工。
● 预览比例
点击工具栏中的”比例”下拉框, 能够对当前预览页面按比例进行缩放。
● 页面浏览
点击工具栏中的浏览按钮, 可在不同页面之间切换。计数器显示总页数和当前所显示页的页码。
6.4 其它说明
□ 整个系统的前台电脑统一使用服务器日期和时间, 不使用客户端电脑的日期和时间。
□ 房友中介软件采用内存缓冲技术, 系统启动时将城区、 片区、 楼盘字典等数据读入内存中, 可提高运行速度。系统将每隔5分钟自动刷新缓存, 手工刷新请使用〖文件è刷新缓存〗菜单。
第7章 安装指南
7.1 网络结构图
分店服务器
客户端软件
Agency.exe
房友管理
DBAdmin
房友交换
DBExchange

SQLServer
业务数据

SQLServer
业务数据
中心服务器
客户端软件
Agency.exe
房友管理
DBAdmin
动态IP
解析软件
局域网
经过互联网
进行数据交换
业务员电脑
客户端软件
Agency.exe
业务员电脑
客户端软件
Agency.exe
…
业务员电脑
客户端软件
Agency.exe
[DBExchange]

7.2软件组成表
软件类别
软件名称
软件来源
软件说明
操作系统
Windows
(SP4)
微软光盘(自备)
服务器: Windows / Server
客户端: Windows 98/Me/XP/ Pro
数据库系统
SQL Server
(SP4)
微软光盘(自备)
标准版: 运行于Wind