开龙IT使用手册样本.doc

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1. 参数设置
系统参数设置能够控制很多功能的使用, 有些参数需要配合使用, 请仔细了解相应的逻辑, 请不要随意设置。
1.1 系统参数设置
【目录位置】 『菜单』à〖系统管理〗à〖系统参数设定〗

1.1.1 可销数定义
可销数可自定义公式, ”订货数”、 ”借入数”、 ”借出数”为可选项, 开单时当销售数不够时, 系统自动拦截提示。
1.1.2 系统管理
（1） 客户端硬件绑定
加强使用软件的安全性, 对每台需要登陆到软件里的终端电脑进行硬件绑定, 启用此功能后则要求每台终端都必须进行注册申请经过后才能够使用软件。
（2） 消息系统
经过系统发内部离线消息, 方便内部交流,并能够进行回复。
（3） 系统打印
以固定的格式打印各种单据, 打印格式客户不能修改。
1.1.3 库房管理设定
（1） 设置系列号
入库和出库都需要扫描系列号, 启用该功能后, 还需要对商品类别及商品明细设置系列号功能。
（2） 商品图片管理
对应商品插入图片, 使其更形象。
1.1.4 销售开单控制
（1） 欠款额度控制
给客户设置欠款额度, 如果超过欠款额度, 且没有超额欠款权限就不能开销售单。
（2） 帐期控制
给客户设定帐期, 如果客户有超过帐期的销售业务, 程序会锁定该客户, 如果没有超期欠款权限就不能开销售单。
（3） 应收预警
根据开销售单指定的截止付款期与出库日期相减即得出此单的超期天数, 可设置自动提醒的天数, 加快应收款回收, 并对每位业务员给予登陆提示。
（4） 销售开单控制
当开单数量超过可销数时, 则开出库单时则会被禁止, 这里是按出库库房进行控制的, 而不是总可销数。
（5） 保修期管理
给商品设定保修期, 可在开销售单时自动跟出相应的保修期。
（6） 周期消费
根据销售开单时指定的产品使用周期( 天) 自动提醒业务员做定期的回访销售。
1.1.5 模块设定
(1) 借入业务: 商品借入、 商品还出、 借入转进货等业务。
(2) 借出业务: 商品借出、 商品还回、 借出转销售等业务。
1.1.6 部门查询控制
如果开启”部门查询控制”, 则能够实现进货、 销售、 收入、 费用等按部门查询控制, 开启此功能后只默认查询自己的单据, 部门经理权限能够查询本部门的。
1.1.7 价格控制
(1) 销售限价功能
经过最低销售限价, 能够控制最低销售价格, 并可按此价格进行考核。
(2) 订货时输入销售限价
只适合单限价模式, 不适合多级限价模式( 多级限价功能需要向开龙公司单独定制) 。
1.1.8 发票管理
(1) 默认开票: 即开单时所有商品都默认选择开票。
(2) 选择发票: 控制开单过程中是否能够选择发票, 默认该功能自动开启。
(3) 只查询发票: 单据查询时只查询含票的单据。
1.1.9 财务设定
(1) 自动合帐功能:
应收应付在默认的情况下是自动合帐的, 如果需要应收应付分开, 取消自动合帐功能便可。建议不使用自动合帐功能。
1.1.10 职员查询控制
(1) 允许职员查询自己业绩:
这里是指查询本人的销售业绩, 如果没有使用限价功能, 所查询出的就是利润。
(2) 允许职员开单查询业绩:
这里是指开销售单时查询业绩, 如果没有使用限价功能, 所查询出的就是利润。
1.1.11 开单控制
(1) 每页记录数:
指单据每页的最多记录数, 请输入大于0的整数, 不输入数值表示不控制。
(2) 截止查询日期:
设置截止查询日期, 则只能查询此日期以后的单据, 在此日期以前的数据将无法查询。

1.2 系统参数管理
【目录位置】 『菜单』à〖系统管理〗à〖系统参数管理〗

1.2.1 相关参数
(1) 新建客户默认禁止欠款
此功开启后则新建立的客户不允许欠款销售。
(2) 销售开单时超帐期预警
销售开单时如果当前单位有超帐期的单据则会自动弹出预警信息。
(3) 设置超期天数
设置默认查询几天内的超帐期单据。
(4) 开单时默认检查数据
此功能开启后, 开单时所选商品的开单数量大于库存数或价格低于限价则自动提醒。
(5) 立即打印出库单
开启此功能则收款台收款后自动弹出打印出库单窗口。
(6) 入库单、 出库单不允许作废
开启此功能则入库单、 出库单不允许任何人作废。
1.2.2 单据打印说明
该功能是能够实现单据的自定义说明打印, 该信息将打印在每一张单据底部。当前实现的单据有:
① 出库单
② 入库单
③ 进货订单
1.2.3 订单发货信息
自定义订单中的详细信息, 最多8000个字符。
1.3 付款方式定义
付款方式的定义对销售开单、 销售收款有控制作用, 销售开单选择欠款方式时则与信用控制有关。非欠款销售时, 收款台必须收款后才能记账。
1.4 组装单模板定义
注意商品类别调整时, 可能会影响到模板, 当前系统只提供一个标准模板。
2. 系统维护
开龙系统在正常使用的情况下, 几乎不需要人工干预, 偶然需要对数据库进行维护处理。
2.1 数据库日期
开龙系统的日期是依据服务器的时钟, 因此服务器的时钟是非常重要的, 服务器的日期出问题, 可能就会影响到开龙系统的日期, 为了防止意外的服务器日期错误, 开龙系统提供了日期严格保护功能, 当日期变化超过两天时, 需要确认服务器日期后再进入系统, 当日期变化超过四天时, 需要有系统管理权限的人确认才能登陆到系统中。

2.2 系统数据维护
由于在网络环境下, 可能会产生一些非法的数据, 使用数据库维护功能可自动进行修复。这里提示您不必经常人为地进行维护。

2.2.1 数据库维护
主要维护数据的关联性和一致性, 例如: 职员信息放在两个表中, 该程序会检查并处理相关的一致性。
2.2.2 库存数量修正
能够修改财务库存数和可销数, 当发现可销数不对时, 能够维护一下。
2.2.3 成本及利润修正
如果您设定了折合税率, 请使用该功能修正销售成本, 您不需要经常运行该程序, 而只有在成本核算出现误差时, 才考虑使用。
2.2.4 计算历史价格
入库和出库的历史价格是冗余的, 运行该维护后, 会分析并记录商品的最近进销价格, 对下次进货和销售起到参考作用。
2.3 系统日志查询
用户在软件上的各项操作都会自动生成日志, 以便系统管理员查看。日志不能随便删除, 需有系统管理权限才能删除。
2.4 开龙消息管理
在正常情况下, 自己发送的消息由自己来维护, 如果有系统管理权限, 则能够管理所有的消息包括删除。
2.5 往来帐(不平)重建
开龙系统的应收应付管理中, 应收款或应付款必须和明细相等, 如果发现不平, 则说明总额和明细至少有一个是错误的, 该程序会自动计算出所有往来帐不平的单位。
【目录位置】 〖系统管理〗à〖往来帐(不平)重建〗

往来帐不平需要将电脑帐和实际帐进行对比确认, 然后把正确的进行重新建帐。
2.6 往来单位建帐解除
【目录位置】 〖系统管理〗à〖往来单位建帐解除〗

期初往来建帐结束后如果发现期初建帐有误, 则能够进行反建帐, 再重新建帐。如上图: 选定要重新建帐的单位后, 点击【反建应收】或【反建应付】按钮即解除该单位的建帐状态。
2.7 隔日结算单反冲
【目录位置】〖系统管理〗à〖隔日结算单反冲〗

结算单一般是在当日能够反冲的, 如果隔日反冲就需要更高级的权限。
2.8 系统安全
为保护系统数据不被她人非法查看或泄露, 开龙系统提供三方面的保护措施:
(1) 改变数据的传输端口, 由开龙软件和客户来协商更改。
(2) 设置职员登陆日期: 能够给用户自定义登陆日期范围, 超过日期范围, 不能登录系统。
2.9 历史数据删除
【目录位置】〖系统管理〗à〖历史数据删除〗
开龙的数据库是逐渐累加的, 数据库也会越来越大, 能够考虑不定期删除, 或者在刚开始时有大量的试验数据需要删除, 这些都会用到”历史数据删除”程序将数据进行部分删除。

（1） 删除历史单据
删除各种单据中的数据, 在左面的上部分显示的表单数据。
未结算单据不能删除, 在未建账的情况下, 能够删除中间单据。
（2） 删除过程单据
删除各种账目中记录的数据, 主要是库存商品帐和往来帐, 在左面的下部分显示的是账目表数据。
能够考虑和表单同步删除( 相关的日期) 。
（3） 删除商品资料
删除未使用的商品资料, 一般不需要。
（4） 删除单位资料
删除未使用的往来单位资料, 一般不需要。
（5） 删除个人资料
删除未使用的个人资料, 一般不需要。
（6） 删除财务科目
删除未使用的财务科目资料, 一般不需要。
（7） 删除消息信息
删除过时的消息, 能够节省一定的空间。
（8） 删除应用程序
开龙的应用程序能够经过数据库进行更新且非常方便。
如果长时间不需要更新时, 删除它可节省大约20M的数据库空间。
（9） 清空中间表
开龙的所有开单及修改过程是经过第三方的输入表完成的, 这些表中记录了大量相应的操作过程, 但同时也占用了大量的数据库空间, 清空中间输入表则可节省大量的数据库空间, 提高数据库运行效率。
3. 组织机构
内部的各种信息由具有系统管理权限的人管理。
【目录位置】 『菜单』à〖组织机构〗à〖…〗
3.1 本单位信息

公司的地址、 电话信息会打印在单据上。
3.2 部门设置及撤销
部门的设置: 直接增加部门的名称就能够了。部门的名称尽可能简化, 不要太长。
部门的改名: 直接改名就能够,改名后请使用数据库维护功能维护一下数据库。
部门的删除: 部门在没有引用的情况下, 能够直接删除。
部门的冻结: 如果部门已经引用, 就不能删除了, 只能考虑冻结。
部门的调整: 如果部门名称变化了, 选择直接改名就能够了。也能够把现在的部门冻结, 再增加一个新部门。

3.3 职员设置及撤销
职员的增加: 指定所属部门直接增加就能够了, 如果有权限能够指定此职员为操作员, 只有指定为操作员后才能够对此职员设置权限, 如下图:

职员的改名: 直接改名就能够了。
职员的删除: 职员在没有引用的情况下, 能够直接删除。
职员的冻结: 如果职员已经引用, 就不能删除了, 只能进行冻结, 冻结后与此职员相关的单据就查询不到了, 将来要进行查询与此职员相关的单据, 则必须进行解冻。
3.4 区域设置
为便于以后销售数据的分析, 开龙系统的单位资料中提供了地区、 省、 市、 区多级设置, 满足客户的细化管理。
4. 权限管理
4.1 模块权限
【目录位置】 『菜单』à〖超级用户〗à〖职员基本权限〗
也就是所说的基本权限设置, 控制哪些模块能够操作, 设置方法比较简单, 一般见于岗位权限设定。
权限设定分为三个部分: 系统管理权限、 业务权限、 级别权限。
4.1.1 系统管理权限

（1） 超级用户: 拥有此权限则能够给其它人设置各种权限。
（2） 系统维护: 进行系统维护、 数据处理等相关操作。
（3） 期初业务: 能够使用期初业务。
（4） 基本资料: 能够设定商品大类、 商品类别、 商品编码、 客户、 客商、 个人等基本资料的录入。
（5） 设定用户名: 在未设定的情况下, 使用真实姓名, 如果设定登录用户名, 真名能够隐藏。
按〖清除口令〗后, 能够清除该用户的口令。
（6） 设置登录日期: 登录的时间范围, 可用于临时授权。
（7） 设置登录时间: 控制工作时间外使用软件。
（8） 消息管理: 是否能够使用消息功能, 系统功能开启后生效。
4.1.2 业务权限
标准版的业务权限只针对总店进行设置权限, 如下:

（1） 进货业务
订货业务、 调货业务、 内部入库等业务, 即采购货物的权限。
（2） 销售业务
正常的销售开单业务, 内部出库业务单独设置权限, 用作内部门领用或赠出。
（3） 商务管理
设置内部调拨权限、 借入、 借出开单权限等。
（4） 库房管理
这里设置的是总库权限。
（5） 财务管理
当前可实现三级财务管理, 收款台、 出纳以及财务管理等权限, 可单独设置收款台支付费用权限。

4.1.3 级别权限

（1） 成本权限: 能够查询成本价。
（2） 低于限价销售权限: 允许低于最低销售限价销售。
（3） 开单跟踪价格权限: 主要用于销售、 订货、 拆装入库单中是否跟踪价格。
（4） 超额欠款权限及超期欠款权限: 拥有此权限则能够超期、 超额欠款。
（5） 总经理查询权限: 所有查询都不受限制。
（6） 只查询自己: 只能查询自己经手的相关业务, 该权限享有最高优先级。
（7） 店面经理: 拥有此权限则能够查询与本店有关的单据及利润情况。
（8） 销售部门经理: 拥有此权限则能够查询本部门的单据及业绩情况。
（9） 进货部门经理: 查询本部门的所有进货相关, 否则只查询自己相关进货。
（10） 打印权限: 设置资料相关打印权限, ”业务打印出库单”主要用于商务打印出库单, 一般情况是经过收款台打印出库单。
（11） 导出Excel权限: 允许导出系统数据。
5. 商品管理
商品编码在开龙系列商业管理软件中是非常重要的, 不过有很少的客户能认真领会到。实际上, 需要系统管理员经常对商品的分类及编码进行维护, 才能大大提高业务开单的效率, 避免因商品编码信息不精确而带来的很多问题, 例如: 发错货, 成本不准确等问题。
5.1 商品大类
目录位置】 『菜单』à〖基本资料〗à〖商品大类〗
商品大类是相类似功能商品的统称, 是商品的最粗略的分类形式, 一般是比较模糊的, 例如: 耗材、 网络设备、 计算机配件等。

【使用方法】
直接输入商品大类名称, 商品大类一旦引用就不能删除。
【相关问题】
商品大类的划分只是在统计中发挥作用, 在商品查询时并不是很重要, 这个传统的树状结构有较大的差别。
商品大类能够在后期进行调整。
5.2 商品类别
【目录位置】 『菜单』à〖基本资料〗à〖商品类别〗

5.2.1 增加商品类别
商品的类别是按商品的用途来划分的, 比如: ”打印机”和”键盘”的主要差别在于其用途不同, 作为商品类别是相对稳定的。程序会自动把类别转换成相应的汉字拼音代码。
例如: ”打印机”à ”DYJ”、 ”键盘”à ”JP”等, 点击〖增加〗按钮如下图:

商品类别在开龙系列商业管理软件中非常重要, 在商品分类过程中, 需要注意以下几方面的问题:
(1) 类别名称要规范: 如果同一种的商品有多种叫法, 最好选择一种, 例如: ”显示卡”和”显卡”等。
(2) 类别不能出现交叉或包含: 如果出现交叉或包含, 使用起来很容易混淆, 例如: ”打印机”与”激光打印机”。
(3) 尽量不用大类做类别: 大类一般比较模糊, 例如, 配件、 耗材等是比较模糊的。
(4) 类别不能太具体: 一般类别与商品的品牌和型号是不相关的。具体的细节信息能够在商品编码中体现。
5.2.2 商品类别的维护
商品类别维护包括商品类别修改、 商品类别合并等。
(1) 商品类别的修改
商品类别名称修改会影响商品名称, 类别修改后, 商品名称需要维护一下。
(2) 商品类别的合并
商品类别合并时, 需要选择原商品类别和合并后的商品类别, 合并后, 原商品类别被删除, 商品类别合并是不可逆过程, 合并后不能撤销。
(3) 商品类别代码维护
重新计算商品类别所对应的代码, 一般情况不需要维护, 只有汉字代码库修改后才需要进行代码维护。

5.3 商品编码
【目录位置】 『菜单』à〖基本资料〗à〖商品编码〗

5.3.1 增加商品类别
(1) 商品编码
商品编码能够由唯一能够代替实际商品的数字或字母组成。开龙IT SE软件提供了自动商品编码功能, 使用商品的序号作为商品编码, 从而大大提高商品编码的效率, 为了和手工商品编码区别, 手工商品编码必须至少有一个字母, 如果是纯数字, 则数字长度必须≥8位。商品编码总长度不能超过20位英文字符。
建议: 尽量使用厂家规范的商品编码; 若没有厂家的编码时, 对于比较常见的商品, 可采用比较容易记忆的手工编码; 对于不常见的商品, 则能够采用自动编码, 在后期的使用过程中我们完全能够不用记忆编码。
(2) 商品类别
在商品编码前, 必须指定正确的商品类别, 输入类别所对应的代码就会查询到相应的类别名称, 若类别代码有重码, 则点击组合框进行选择, 例如: ”打印机”à ”DYJ”。
(3) 商品品牌
商品品牌是由生产厂家定义的, 在现代商品管理中, 商品品牌是很重要的信息, 成功的企业会有知名度较高的品牌, 而成功的商家又有可能代理较多品牌, 注意品牌的中英文, 尽量用品牌的中文名称。
(4) 商品系列
如果同一种类别所对应的商品很多时, 能够使用商品品牌和系列来区分, 大多数系列都与品牌相关, 例如联想电脑中有”天禧系列”、 ”天鹤系列”等。另外, 又能够使用重要的商品性能参数作为商品的系列, 例如52xCD、 16xDVD等。当然, 系列也能够为空。一般, 一个系列可对应很多具体型号的商品。
(5) 商品型号
商品型号是对某种商品的细分, 一般由一系列的数字或字母组成, 它由生产厂家来定义, 商品的型号也可能就是厂家内部的商品编码。例如: 750S等。
(6) 规格说明
一般商品的型号是比较专业的, 一般的用户很难从型号中准确判断出商品的具体性能, 在商品规格说明中可简要填写商品特点, 便于对商品的了解。
(7) 商品名称
从商品的分析中能够看出, 商品包含很多信息。为了便于计算机管理,
我们将商品的”类别+品牌+系列＋型号＋规格说明”等信息组合成为一条信息就是”商品名称”。
(8) 计量单位
一种商品可能存在多种计量单位, 建议只采用一种计量单位, 最好使用最小计量单位, 若使用大包装销售时, 请定义商品的包装数。例如: 尽量使用”包”, 而不用”箱”。
(9) 包装数
商品包装数是为大包装而设计的, 当输入入库或出库数量后, 程序会自动折算出相应的件数。例如: 某商品的包装数是12, 当商品数量是24时, 程序会自动计算出件数是2件。
只有一种计量单位的商品, 可不使用包装数。
(10) 详细说明
商品的详细配置信息只能输入到详细说明里面, 最大长度为7000个英文字符( 3500个汉字) 。
(11) 保修期
在这里能够自定义商品的保修期, 开销售单时会自动跟出商品保修期。
5.3.2 商品编码注意事项
商品编码也是非常重要的, 一旦出现问题可能会比较麻烦, 应该注意以下几点:
(1) 尽量使用原商品的编码: 例如, IBM、 HP、 联想等都有自己规范的商品编码, 可直接使用。
(2) 商品信息尽量完整: 特别是商品的品牌及型号。
(3) 尽量使用商品本身的型号: 商品的型号一般是由厂家制定的, 尽量使用商品本身规范的型号。
(4) 商品系列要规范: 商品的系列可能由厂家定义, 也可能是自己定义的, 还有可能是类别的划分, 请规范使用。
(5) 商品计量单位问题: 如果有两种以上的包装同时使用, 很容易出问题, 尽量使用小包装。
5.3.3 商品编码维护
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖商品维护〗

(1) 商品编码修改: 除非商品的编码有特殊的含义, 否则一般不需要对商品的编码进行修改。
(2) 商品编码冻结: 当商品已经长时间不再使用时, 能够将其设置为无效状态, 查询商品时会过滤掉。
(3) 商品编码解冻: 将商品变为有效状态, 该商品便能够继续使用。
(4) 过时商品维护: 能查询出指定天数前未使用的商品, 适合大批量冻结商品。

5.4 商品科目
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖商品科目〗
商品科目可用于维修费、 返款等科目, 使用商品科目的好处是能够和商品开在一张单据上。

增加科目编码:

增加科目编码和商品编码的方法基本一致, 而且要求不能和商品编码有重复, 商品科目有时和商品本身是相关的, 如各种商品的返款科目等, 商品科目不参与成本核算及库存累加。
5.5 商品编码与商品科目转换
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖商品维护〗à〖商品编码科目转换〗
商品科目和商品编码是分开管理和录入的, 在实际使用中, 有可能把商品编码和商品科目搞颠倒了, 这时就需要”商品编码与商品科目转换”功能, 使用该功能能够把
商品编码à商品科目
商品编码ß商品科目

如果商品编码或商品科目已经使用过( 按单据中使用过) , 那就不能转换了, 只能使用商品冻结功能。
5.6 财务科目
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖财务科目〗
财务科目和商品科目的目标是一样的, 商品科目能够在进货订单、 入库单以及出库单中使用, 而财务科目是在收入单和费用中使用。要认识到两者的差别, 在实际中酌情使用。
6. 客户、 客商管理
客商和客户通称为往来单位, 下面我们以客户为例进行说明, 客商是同样的道理。

6.1 客户资料增加
【目录位置】 『菜单』à〖基本资料〗à〖客户资料〗

(1) 客户的简称
客户的简称一般使用4～6个连续的汉字组成, 采用A+B+C模式, A—城市, B—公司关键字, C—修饰字。
例如: ”青岛万里达”、 ”青岛开龙软件”等。
客户简称中AB是必须的, C是可选的。
(2) 客户信息中往来属性
当”往来”属性为”√”时, 您与该单位能够有销售业务, 同时也能够有进货业务, 单位名称只编写一个就可。
(3) 客户所在区域
您能够对客户所在的省、 市以及区域进行管理, 最详细可设置到区一级, 相关信息可事先进行维护。
(4) 指定为零售客户
如果指定为零售客户, 则在销售开单的下拉框处就能够选择, 提高效率。
(5) 客户的查询
客户资料增加完毕后会自动生成客户名称代码, 在客户查询时, 可输入客户简称的代码, 当按客户代码查询有困难时, 您也能够输入4～6个连续的汉字, 程序会自动查询出所有包含该汉字的客户。
如果您对客户的简称不是很熟悉, 尽量输入比较少的代码进行查询。
6.2 客户简称修改
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖往来单位维护〗à〖客户简称修改〗
如果你有增加客户的权限, 你就能够对客户资料的相关信息( 除了客户简称以外) 进行修改, 如果您想修改客户简称, 则需要进行单独授权, 需要专门的程序对客户的简称进行修改。

6.3 客户冻结及解冻
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖往来单位维护〗à〖客户冻结/解冻〗

(1) 冻结: 将客户置为无效状态, 在调用客户时就查询不到了。
(2) 解冻: 将已冻结客户恢复到有效状态。
6.4 客户合并
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖往来单位维护〗à〖客户/商合并〗
首先要选择原客户, 然后再选择目标客户, 按【合并】按钮后, 原客户的相关业务信息将被合并到目标客户中, 相关的账目( 应收款和应付款) 也将被合并, 原客户则会被冻结。

注意: 该过程是不可逆的, 请谨慎合并。
6.5 往来单位信息调整
【目录位置】 『菜单』à〖基本资料〗à〖往来单位维护〗à〖往来单位信息调整〗

【使用方法】
(1) 调整相关信息
能够在这里修改客户简称、 联系方式等其它信息。
(2) 分类调整
能够把”客商”调整为”客户”, 也能够把”客户”调整为”客商”。
(3) 代码维护
重新计算往来单位对应的代码, 该过程不需要经常执行。
6.6 往来单位类型维护
【目录位置】『菜单』à〖基本资料〗à〖往来单位维护〗à〖往来单位类型维护〗
您能够对客户进行分类管理, 建议对客户类别进行规范, 在增加客户的时候能够选择客户类型, 客户类型也能够后期进行调整, 客户类型和客商类型是统一管理的。

6.7 个人信息管理
【目录位置】 『菜单』à〖基本资料〗à〖个人信息〗

开龙不但仅能实现对客户客商的管理, 还能够实现对个人的管理, 个人是不允许有欠款业务的, 如果有欠款业务, 请把个人录入到客户信息中, 个人信息能够和往来单位关联, 一个单位能够有多个联系人。
个人信息能够在销售开单或进货开单中的经办人中出现, 在这里, 能够按【查销售】按钮查询出相应的销售。
7. 销售业务
7.1 销售业务流程概述
【标准流程】〖销售开单〗à〖收款台确认〗à〖库房出库〗
【内容描述】
(1) 销售开单( 销售部)
首先销售人员接待顾客并洽谈本次的购货需求, 其中包括购买的商品、 数量、 价格、 付款、 售后等问题, 洽谈成功后由销售人员开具销售出库单, 确认保存的出库单会自动传递到收款台、 库房等待处理。开龙软件采取了与业务同步的管理模式, 因此您必须在很短的时间把销售单开出来, 尽量缩短客户等待的时间, 这也是软件成功应用的关键, 如何提高效率请参见后面详细的说明。
(2) 收款台确认(收款、 记账)
销售出库单开单后, 会显示在收款台岗位的出库单模块里, 收款台在这里需要做两方面的工作:
第一， 打印单据, 能够选择套打或分联打印方式, 分联单为三联( 财务联、 库房联和客户联) , 单联模式适合用针式打印机套打, 多联模式适合用激光打印机打印。
第二， 进行收款或记帐处理( 出库单盖章生效) , 只有经过收款台确认的出库单, 客户才能凭已确认的出库单到库房提货。且收款台记帐后销售人员就不能随意修改、 作废单据了, 若想修改则必须经过收款台的反冲, 以保持单据的一致性。
(3) 库房付货
销售出库单开单后, 会显示在库房岗位的出库单模块里, 同时也能够看到该出库单是否记帐, 库房在付货时, 首先是根据已经盖章的出库单付货, 然后再把出库单进行出库确认, 出库单付货需与计算机出库同步进行, 特别是对于有系列号的商品, 您需要在出库前记录商品系列号。
出库单库房确认出库以后, 整个销售业务流程就结束了。
7.1.1 销售开单
【目录位置】 『模块』à〖销售业务〗à〖销售开单〗

(1) 出库类型
出库类型有: 销售、 零售、 批发, 销售分析中可分类统计销售情况。
(2) 选择客户
输入客户的代码( 客户简称的汉语拼音声母) , 直到选取相应的客户, 您也能够在组合框处输入客户的代码, 然后按回车键, 程序会自动查找该代码的客户。
(3) 经办
个人客户可将姓名、 电话、 地址等信息增加在经办里, 方便以后维修服务。若某单位有多个联系人也可增加在经办里。
(4) 选择库房
销售商品的出库库房( 多库房时有效) , 一个出库单只能选择一个库房, 有该库房权限的人才能够做此单的出库确认。
(5) 选择收款台
与销售考核有关, 选择收款台即选择销售的考核店面, 经过店面考核与此项有关, 程序默认当前店面。
(6) 选择商品
输入商品编码有两种主要的方法:
第一， 模糊查询法
您能够商品编码处输入商品名称中任何一部分数字、 字母、 汉语拼音首字母的连续组合进行查询商品。
第二， 代码查询法
点击【商品】按钮直接输入商品的类别代码过滤查询, 也可经过商品的系列、 型号、 品牌等属性组合过滤查询。
第三， 商品编码过滤法
这种方法我们不推荐使用, 使用开龙软件不需要记忆大量的编码。
(7) 销售单价
在开单过程中, 当您选择了商品编码时, 若该客户以前有该商品的购货记录, 则本次的销售价会自动按上一次的销售价格, 如果没有销售记录, 则程序会自动默认零售价。当然, 您也能够修改本次销售价格, 当商品销售价低于限价时, 系统会自动发出警报, 如果您没有低于限价销售的权限, 则程序会拒绝接受该价格。当您需要了解客户以前的购货价格以及商品的限价时, 您能够按【价格】按钮, 程序会为您查询到该客户以前购买该商品的所有记录, 作为本次销售价格的参考。
(8) 保修期
编写商品编码时若指定了该商品的保修期则选择该商品后系统会自动跟出此信息, 若没有指定则能够手动填写。
(9) 周期( 天)
低值易耗品的使用都有一定的周期, 设定消费周期后, 系统会按周期提醒业务人员及时回访客户。
(10) 付款方式
指定付款方式后, 收款台则按此付款方式收款, 若指定为欠款则跟信用额度有关。
(11) 业务员
开单时, 系统默认为操作员, 经手人与操作员是两个概念, 一般是一个人, 您能够修改别人的单据, 但会留下痕迹( 操作员名称) , 如果业务员很多时, 可使用业务员代码。
单击”业”按钮可查询到该单的业绩, 该功能需要授权使用。
(12) 付款期
现金类型的付款方式无需指定付款期, 在开启信用控制的前提下若付款类型为欠款, 则付款期与此单位的信用帐期相关系, 不允许超出规定帐期。
(13) 说明
若还有其它需求需要描述能够写在说明里, 说明会打印在单据上。
7.1.2 收款台收款或记帐
【目录位置】 『按钮』à〖收款台〗à〖销售收款〗
【内容描述】
收款台对销售出库单的控制作用是非常重要的, 经过收款台确认( 记账或结账) 的单据, 库房才能出库, 同时也限制了销售人员的非法修改, 否则很容易造成打印出来的单据和电脑上的单据不一致的情况, 给以后的工作带来麻烦。

(1) 出库单的刷新
由于销售出库单要求是与业务同步进行处理, 不应该让客户等待太长时间, 销售人员开单后会自动传递给收款台, 为了保证收款台及时得到单据, 软件设置了自动刷新功能(5秒钟自动刷新一次), 并有自动刷新设置开关。
收款台只能显示与自己权限相关的出库单。
(2) 出库单过滤
在缺省状态下, 只显示未确认的出库单, 可按要求对出库单进行过滤:
① 所有的: 所有未出库的出库单, 包括未记账和已记账的。
② 未记账: 所有未出库的出库单, 未记账的。
③ 已记账: 所有未出库的出库单, 已记账的。
(3) 出库单的打印
收款台需要在做收款或记帐前将单据打印出来, 可按分联( 激光打印机) 或套打( 针式) 方式打印出库单,
三联单包括: ① 财务联 ②客户联 ③库房联, 分别传递给相关的人员。
用户若有特殊要求, 能够向开龙软件公司定制。
在打印出库单时, 收款台有义务对销售单进行审核, 如果销售单出现负利润, 则程序会出现红色的警示, 这时, 收款台一定要提醒销售人员, 是否单据录入有问题。
(4) 出库单的收款、 记账
ü 出库单收款
对需要收款的出库单进行收款, 对全额欠款或部分欠款情况进行记账并办理欠款手续, 记账后出库单应收款就会增加, 同时银行账户会自动增加。
ü 出库单记账结账
按【记账】按钮, 若收款额与销售额相等系统会自动提示结账, 若不相等, 出库单则只记账, 此时, 库房才能够出库。
(5) 出库单的反冲
如果出库单已经记账, 就不能再修改了, 如需要修改, 则需将出库单进行反冲( 按〖反冲〗按钮便可实现反冲) , 使出库单处于未记账状态, 如果出库单已经结算, 则自动将结算状态解除。
【注意问题】
ü 收款台可对当日的收款单进行修改、 作废, 不能修改或作废隔日收款单。
ü 一张出库单能够进行多次收款。
ü 如果出库单已经收款, 则出库单反冲后, 您不能修改客户名称, 也不能作废出库单, 您需要先将出库单对应的收款单作废, 如果是隔日收款单, 请使用退款功能。
7.1.3 库房付货
【目录位置】 『按钮』à〖库房管理〗à〖出库单〗

【内容描述】
这里显示所有未出库的出库单, 已出库的出库单就不在这里显示了。商品出库后, 库存数减少、 客户应收款增加, 公司的资金账户金额增加, 出库后不允许再修改或作废出库单, 若发现有不正确的地方, 则需要进行退货。退货出库单也需要库房确认出库, 退货时商品数量为负数, 退货后实际库存增加、 应收款减少。
【使用方法】
(1) 出库单出库原则
出库单出库必须是在收款台记账或结账的状态下才能点击【出库】, 表现在库房里是: 已经记账的出库单的记账出纳状态为”√”, 否则为”×”, 如上图所示。
库房根据出库单所指定的内容进行付货, 必须做到打印的出库单、 电脑帐单和实物三者绝对一致。
具体的核对方法如下:
ü 按打印出库单付货, 做到货物和打印出库单一致。
ü 打印出库单对着电脑出库单确认出库, 做到打印单和电脑单一致。
这样, 电脑单、 打印单、 实物三者做到了绝对一致。
(2) 付货控制
对于送货取款的情况, 能够采用付货锁定功能, 付货锁定的目的就是防止销售人员修改或作废单据, 付货锁定有两种形式: 一个锁定整个单据, 按〖付货〗按钮就能够了; 另一种就是部分商品锁定, 可输入商品的领料数。
对于送货取款, 可能有三种情况: 一是客户全部留下, 此时, 出库单直接出库就能够了; 二是客户部分留下商品, 或调整商品的数量及价格, 这时, 出库单需要进行付货反冲, 然后再由业务员修改出库单; 第三种情况是全部退货, 这时, 出库单需要进行付货反冲, 然后由业务员把出库单作废。
(3) 出库系列号记录
如果商品有系列号的要求, 则请输入或扫描系列号, 已有系列号能够以TXT文本的形式导入。
(4) 出库单出库处理
在出库之前, 程序会自动检查出库单的合法性, 在下列情况下, 出库单不能出库:
ü 系列号输入错误: 系列号数量和出库商品数量不一致, 或者在严格系列号管理下, 出库系列号不正确, 系统都会拦截。
ü 库存数量不够: 如果出库单对应的库房已经建账, 程序便对该商品进行出库数量检查, 库存数量不够就不能出库。如果出库单对应的库房未建账, 出库单出库时不检查库存数量。
(5) 出库单整单出库问题
如果出库单中某几项商品没有库存或库房数量不够, 则该出库单不能进行出库确认, 出库单必须整单确认出库, 遇到这类情况时, 能够将一张出库单拆分成多张出库单。
尽可能不要长期挂单, 否则会给库存盘点以及销售成本结转带来很大的麻烦。

7.2 销售业务及控制
销售开单不但仅是录单工作, 而且是商务运作及控制的好工具, 因此要充分发挥开龙软件的作用。
7.2.1 商品数量的控制
”开龙”能够实现业务同步运行, 也就是说, 销售人员在开单时, 能够实时查询到每种商品的库存数, 同时还能够看到可销数, 可销数的计算公式可根据需要自行定义(前面已经介绍过), 并能够设置开单控制, 当可销数不够时, 系统会进行拦截。
在可销数的计算中, 借出数、 借入数和订货开单数能够选择计入可销数。
【目录位置】 『菜单』à〖系统管理〗à〖系统参数设定〗

7.2.2 销售报价

开龙系统提供了零售价、 批发价、 代理价等报价功能, 在实际经营中, 这些只起参考作用, 因为销售过程中要考虑很多情况, 需要考虑市场行情, 库存状况、 客户购买数量、 客户付款情况、 客户对价格的接受情况等。
虽然报价只是提示作用, 但在交易过程中,