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关于烟用物资管理流程优化的思考

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2020年4月19日
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关于烟用物资管理模式优化的思考
摘要：本文分析了烟用物资管理模式优化的必要性，在分析烟草行业烟用物资管理当前存在问题的基础上，从转变管理思想、优化“物流”管理模式、优化“信息流”管理模式、构建科学仓储管理体系和健全管理制度等方面为企业发展提出了对策。
关键词：烟用物资；管理模式；流程优化
烟用物资主要包括育苗物资、化肥、农药、农膜、烤房物资、预检物资、烟叶包装物资等。烟用物资管理从内容来看主要包括烟用物资的采购、调拔、运输、储备、供应、损耗、资金回笼和信息传递等工作，具有业务链较长，各环节环环相扣、相互影响等特点，从烟用物资管理业务单位来看涉及从总公司、省公司、到市公司、县公司、烟草站等多个层次的管理人员，管理体系较为复杂。当前，烟用物资管理存在流程设计不合理、配送体系不科学、系统工作效率不高等问题。对烟用物资管理模式进行优化，有利于提高烟用物资管理的科学性、合理性，并提高管理效率，还能够有效降低烟草公司的管理成本。
一、烟用物资管理模式优化的意义
1、提升烟用物资管理水平的需要
烟用物资管理是烟草企业管理的重要组成部分，是烟叶生产过程的主要环节。烟用物资的采购、调拔关系到烟叶生产的顺利开展，与烟叶的产量和质量有重要关联关系。烟用物资管理是否规范，直接关系到烟用物资的利用效率。当前烟用物资管理存在流程不顺、仓储管理方法落后、物资损耗严重以及工作量大、满意度不高等问题。企业管理人员、烟用物资管理员和烟农对现有管理模式均不满意，烟用物资管理体系变革迫在眉睫。对烟用物资管理体系进行系统化思考和改革，有益于从系统的层面对烟用物资的管理进行统一规划和合理调配，有利于提高烟用物资的管理水平。
2、降低烟用物资管理成本的需要
烟用物资管理是一项政策性强、涉及面广且较为复杂的工作，科学合理地组织供应工作是保证烟叶生产进行的前提条件。烟用物资从采购、配送、调拨到仓储管理，运作环节长，存在损耗严重，成本高等问题。研究并建立系统化、科学化的烟用物资创新管理体系，不但能够提高烟用物资管理的效率，而且能够降低损耗、降低烟用物资管理的成本。
3、建立科学的烟用物资管理考核体系的需要
烟用物资创新管理体系，从公司层面对烟用物资管理的流程进行系统性的规划，经过建立科学的操作流程来规范烟用物资的管理，让烟用物资管理各环节工作有章可循，这为烟草公司对烟用物资管理工作进行量化考核提供依据。有利于考核者对烟用物资管理员和相关人员的工作进行考核。科学的考核体系，帮助企业获得烟用物资管理的真实情况，而且创造了公平的考核环境，有利于提高烟用物资管理考核工作的满意度，同时监督、促进烟用物资管理工作。
4、提高自主创新能力、建设创新型行业的需要
国家烟草局在烟草行业“卷烟上水平”总体规划中明确提出把“卷烟上水平”作为行业当前和今后一个时期的基本方针和战略任务。《国家烟草专卖局关于贯彻国家中长期人才发展规划纲要 全面推进人才工作创新发展的实施意见》指出“创新”应作为烟草企业的工作的重点。烟用物资管理体系的创新研究坚持以科学发展观为指导，以“创新”为主题，积极实践“卷烟上水平”战略。经过烟用物资管理体系创新提升企业管理水平，经过应用和推广烟用物资创新管理体系提高企业自主创新能力，积极践行创新型烟草行业的建设。
二、当前烟用物资管理存在的问题
1、管理思想落后
中国烟草行业实行的是烟草专卖制度，烟草公司长期依赖专卖制度形成的垄断市场获取高额利润。由于利润高、公司资金富足，一般不关注烟用物资的管理问题，在烟用物资的管理上一直沿用计划经济时代的管理思想。在物资的采购、配送和仓储管理上都没有进行改进，随着中国经济与世界经济的融合，特别是中国加入世贸组织以后，国家承诺要逐步对国外资本开放中国的烟草市场，竞争压力增大，计划经济时代的管理思想已经不能够适应社会竞争环境的变化，亟需改进。
2、烟用物资调拨、配送流程不合理
烟用物资一般由市公司负责采购，然后由市公司负责建立物资分配方案，并组织从市公司仓库向县公司仓库进行调拨；之后再由县公司向各烟草站进行调拨和配送，最终发到烟农手里，整个过程经历四、五次中转，产生了不必要的物资装卸、运输成本。同时，装卸过程多，产生的物资损耗也就多，这些损耗不但产生直接成本，还增加了新的采购和物流成本。因而，物流配送流程的优化对于烟草企业的成本管理具有积极意义。
3、仓储管理方法落后、管理水平低
仓库面积不足、仓储管理方法落后是当前烟草行业仓储管理的普遍问题，调查数据显示，很多县公司和烟草站仓库面积不足，在部分烟草站存在存储烟用物资时由于仓库面积不足而直接将烟用物资存放到烟叶仓库的情况，这造成烟叶仓库的环境恶化，影响到烟叶的标准存放条件，并有可能最终影响到烟叶的质量。同时，仓储管理的方法落后，没有合理的登记备案制度，管理数据获取效率低，仓库管理人员因为未能准确把握烟用物资的进库日期而先发放新入库物资的现象经常发生，造成了不必要的烟用物资过期损耗。总体而言，烟草公司当前的烟用物资管理方法落后，管理水平较低。
4、信息传递不通畅
由于当前的烟草公司组织结构的设置大部分沿用国有企业的模式，属“金字塔”式结构，这一方式使得信息的传递速度慢、效率不高。信息传递不通畅给物流配送和仓储管理带来负面作用，增加了可能的管理失误，造成管理成本升高。更为严重的是，信息传递不一般，延长了企业对于市场的反应时间，影响到企业的形象。
5、管理制度不完善
烟用物资管理制度存在缺陷，由于人员的不足，在部分烟草站，存在烟用物资的发放、收款和做帐都由物资管理人员一人完成的现象。员工的工作任务设置不合理，烟草站基层员工工作任务繁重，常一人兼几人工作，员工的工作积极性受到影响。管理考核制度的制定没有根据烟用物资管理运营的实践进行制定，考核的方式缺乏可操作性，导致考核流于形式，或者考核结论不科学，影响到员工的积极性。这些问题的存在凸显了当前烟用物资管理制度建设不完善，在管理模式的构建中需要进行进一步的研究。
三、烟用物资管理模式优化对策分析
1、解放思想、引入科学的管理理念
烟草行业管理者要充分认识到市场的变化、认真学习国家关于烟草行业发展的政策和方针。只有管理者认识到竞争的残酷性，才可能在思想上对烟用物资的管理引起重视，同时，只有重视了，才可能关注管理思想的变革。所有的企业变革都是一次思想的革命，烟草行业要抛却垄断者的姿态，张开双臂迎接市场的挑战。要在烟用物资的管理上引进先进的管理思想，要树立系统的理念、整体思考的方法，科学的分析、实事求是的检验，要有进行彻底变革的勇气，只有在思想上引起重视、在方法上学习先进、在行动上脚踏实地才能做好烟用物资管理模式的创新工作。
2、优化烟用物资“物流管理”模式
对现有烟用物资调拨和配送模式不能拘泥于局部的改良，要利用现代“物流管理”的先进理论和方法对现有流程进行彻底的分析和根本性的重新设计。对烟草公司烟用物资采购及调拨流程进行调研，掌握并绘制烟用物资采购及调拨管理的流程图，从宏观的层面掌握烟用物资管理的总体内容和框架。针对烟用物资的配送环节过多、设计不合理、运输成本过高的情况，重点研究物资调拨过程中不必要的中转流程，降低装卸成本和物资损耗。根据烟草公司的现有的流程和调拨节点分布，对关键业务流程和具有时间序列关系的环节进行标注，经过数学的方法，利用运筹学理论，对烟用物资采购和调拨流程及网络进行设计、优化提出烟用物资“物流管理”模式。
3、建立科学的仓储管理模式
仓储管理是烟用物资管理的重要内容，针对当前仓储管理存在库房面积不足、人员不足、物资过期、保管不善等现象，进行详细的调研和分析，在现代仓储管理理论的指导下，借鉴成功的仓储管理经验，建立标准化的管理仓库。研究科学的管理模式，建立能够操作的仓储管理工作流程，减少冗余的操作环节，减少不必要的物资搬运和转移，降低物资损耗。建立科学的仓储数据管理体系，建立信息化的管制模式，减少数据录入以减轻工作人员的工作量。经过信息化提高数据查询的效率，有效管理烟用物资的保质期，存储位置获取等问题。在此基础上，全面总结研究的成果，设计并建立标准化的仓库和仓储管理模式。经过标准化操作，最大限度的利用仓库面积，提高物资管理水平，减少物资的搬动和损耗，提高管理效率和效果。
4、优化烟用物资“信息流”管理
当前，烟草公司烟用物资的信息管理主要经过传统的渠道，分级向先进行传递，中转过程较长，流转速度较慢，效率不高。优化烟用物资“信息流”管理需要重点研究烟用物资管理过程中产生的采购、物流、管理、资金传递等信息的输入、存储、传递和保存等。研究最适合的信息输入和传递方式，要充分利用信息系统和新媒体，提高信息传递的准确性和效率。“信息流”的优化将直接提高“物流”、“资金流”的管理效率。
5、进一步健全和完善管理制度
要进一步健全管理制度，对于模式创新研究的成果要经过制度的方式保存下来，科学的管理制度不但能够减少沟通成本，也能够提高管理的效率。对烟用物资管理的工作任务，管理制度等进行分析，经过访谈和专家咨询，总结经验，改进不足，首先要优化各级单位的岗位设置和职责划分，建立合理的管理体系，其次，要建立有针对性的考核和激励制度，经过激发员工的积极性来提高管理效率；另外，要寻求与供应商建立科学的采购模式和物流配送模式，最大限度的降低采购成本和库存。建立以安全、便捷为导向的资金流管理模式，并经过制度的形式固定下来。
四、结语
烟用物资的管理水平直接关系到卷烟生产企业的管理成本，在“控烟”形式越来越严峻、市场竞争越来越激烈的背景下，控制成本对烟草企业的发展有着非常重要的意义。烟用物资管理模式的创新研究从理论和实践两个角度对提高烟用物资管理水平、降低烟草企业的管理成本的运作模式进行了探讨，对烟草行业的发展有重要指导意义。
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